Compartir recursos

El uso compartido intuitivo, fiable y seguro es el núcleo de la plataforma Brandfolder. Brandfolder ofrece algunas opciones para compartir activos con el fin de crear una colaboración más eficaz entre equipos y socios, minimizar la expansión de los activos y maximizar los recursos de la empresa.

Compartir activos individuales

Hay dos formas de compartir activos individuales a través de un enlace compartido, ya sea interna o externamente. 

Uso compartido desde el modal de activos

Abra el modo de activo para el activo que desea compartir y seleccione el Compartir en la esquina inferior derecha.

Las colecciones mencionadas en este artículo se refieren a una característica de Brandfolder. Para ver las colecciones en Smartsheet, consulte la Recopilaciones en áreas de trabajoNo.

Compartir desde el Brandfolder o la colección

La segunda opción para compartir un activo individual está disponible en el nivel Brandfolder o Collection. Coloque el cursor sobre el activo y haga clic en las elipses en la esquina superior derecha, haga clic en el Compartir en el menú desplegable.

Compartir activos en grandes cantidades

Dentro del modo activo, seleccione los activos que le interese compartir utilizando las casillas de verificación en los mosaicos de activos.

Una vez que haya seleccionado los activos, verá la barra de herramientas de administración masiva azul en la parte inferior de su página. En esta barra de herramientas, seleccione el Compartir (siempre es útil tener en cuenta el número de activos seleccionados en la esquina inferior izquierda).

Edición de opciones de vínculo compartido

Una vez que haya seleccionado los activos que desea compartir, aparecerá un nuevo modal de recursos compartidos con algunas opciones personalizables.

Desde este modal se puede editar lo siguiente:

• Hacer que el enlace sea privado: Solo usuarios con un inicio de sesión de Brandfolder o Contraseña simple (cuando esté habilitado) podrá ver los activos compartidos. Esto ocultará la opción Requerir dirección de correo electrónico para acceder. Alternar la opción privada también funcionará para compartir recursos internamente (entre usuarios de Brandfolder). 
• Deshabilitar la funcionalidad de descarga (modo de sólo visualización)Nota: Los usuarios solo podrán ver el contenido dentro del enlace compartido, no pueden descargar o compartir activos. Las carpetas de marca o colecciones de solo visualización permiten a los invitados solicitar acceso para descargar los archivos.
• Vínculo de vencimiento: Establece una fecha de caducidad para tu enlace compartido. Después de que la fecha de vencimiento haya pasado, el enlace será inaccesible.
• Notifíqueme de cambios para compartir enlace: Las notificaciones alertarán al Creador del vínculo compartido cuando alguien haya visto el vínculo compartido o haya descargado activos del vínculo compartido. Estas notificaciones se envían al creador a través del centro de notificaciones de Brandfolder y por correo electrónico. Las actualizaciones del centro de notificaciones se realizan en tiempo real en función de la actividad del enlace compartido. Las notificaciones por correo electrónico se enviarán cada hora.
• Habilitar vista de galería: La vista de galería crea una experiencia de uso compartido elegante y sin marca.  No se mostrará información adicional como secciones, nombre de activo y detalles de activo. En su lugar, todos los archivos adjuntos simplemente aparecerán y si su enlace compartido permite descargas, puede pasar el cursor sobre el activo y seleccionar el botón de descarga. Si el vínculo para compartir es privado, no se puede habilitar la vista de galería. También tiene la opción de cargar un logotipo que aparecerá en la parte superior de un enlace para compartir la vista de la galería. 

Hay algunas configuraciones de uso compartido adicionales que los administradores pueden ajustar yendo a sConfiguración > Configuración general > Pestaña avanzadaNo. 

Como control de seguridad adicional, los administradores pueden restringir el uso compartido solo a los usuarios de Brandfolder habilitando Restringir el uso compartido a los usuarios de este BrandfolderNo. 

Los administradores pueden crear por defecto sus enlaces compartidos como privados habilitando Hacer que los vínculos de recurso compartido sean privados de forma predeterminadaNo. Tenga en cuenta que los enlaces de uso compartido de usuarios pueden volver a activar el enlace público si así lo desean.

Los administradores pueden establecer una cantidad de tiempo predeterminada para que los vínculos de uso compartido expiren habilitando Expira los nuevos vínculos compartidos en un período de tiempo predeterminadoNo. 

Los administradores también pueden requerir que un usuario ingrese una dirección de correo electrónico para acceder al enlace compartido habilitando Requerir ID para acciones públicasNo. La dirección de correo electrónico introducida es para el seguimiento de los usuarios en Perspectivas Solo y no necesita estar asociado con una cuenta de Brandfolder. 

Eliminación de activos de vínculos de recursos compartidos

Los usuarios que tienen permisos de edición para un vínculo compartido determinado pueden quitar los activos de ese vínculo compartido después de crearlo. Los siguientes usuarios tienen acceso a los permisos de edición en los vínculos compartidos: los usuarios que tienen permisos de administrador en los recursos compartidos y los invitados o colaboradores que han creado el vínculo compartido. 

1. Para eliminar activos de un vínculo compartido, primero vaya a la dirección URL del vínculo compartido.
2. Una vez en la página de URL del enlace para compartir, seleccione los activos que desea eliminar.
3. Una vez seleccionados los activos, aparecerá una barra en la parte inferior de la pantalla. El bar incluirá un Quitar de Share Link botón. Seleccione el botón +. 

4. Aparecerá un nuevo modal para verificar la eliminación de los activos seleccionados. Seleccionar eliminar activos.

5. En la esquina superior derecha de la pantalla, verá una notificación como la que se muestra a continuación que le informa de que sus activos se han eliminado correctamente del enlace de compartir.

 Agregar activos para compartir vínculos

Los mismos usuarios que tienen la capacidad de eliminar activos de un vínculo compartido también pueden agregar activos después de que se haya creado un vínculo compartido.

1. Seleccione los recursos que desea agregar al vínculo de recurso compartido ya creado. Una vez que se seleccionan los activos, aparecerá la barra de herramientas masiva.
2. Seleccionar Agregar a Share Link en la barra de herramientas masiva.
3. Aparecerá un nuevo modal. En la barra de búsqueda de enlaces compartidos, se puede utilizar lo siguiente para localizar un enlace compartido creado previamente:

• La URL del enlace para compartir (coincidencia exacta)
• El nombre del vínculo de recurso compartido (contiene)
• El creador del enlace para compartir (contiene información basada en el correo electrónico)

Los administradores pueden activar Mostrar solo vínculos de recurso compartido Yo creé para reducir la búsqueda. 

4. Los resultados de la búsqueda se pueden previsualizar en el lado derecho del modal seleccionando el enlace de recurso compartido deseado en la lista. Si solo hay un resultado de búsqueda, ese enlace compartido se previsualizará automáticamente. 

5. Haga clic en el Agregar a Share Link botón. Los activos se agregarán al vínculo de recurso compartido y aparecerá una ventana emergente que indica que los activos se han agregado al vínculo de recurso compartido correctamente en la esquina superior derecha.

Compartir información de enlaces visible para los editores

Después de que se haya creado un enlace compartido, un editor puede ver el enlace compartido y ver dos paneles de información sobre el enlace compartido a lo largo del lado derecho. 

El primer panel incluye la siguiente información:

• El Brandfolder desde el que se comparten los recursos.
• Número de activos ocultos (activos no publicados, caducados o no aprobados).
• El número de activos mostrados.
• Acceso (público o privado).
• Fecha de creación
• Fecha de vencimiento
• Creado por:
• Notificaciones: esto se puede activar o desactivar. Si está activado, recibirá notificaciones para cuando los usuarios vean el enlace de compartir. 

El segundo panel está dedicado a la actividad de compartir enlaces. Mostrará quién ha visto el enlace de compartir mostrando su dirección de correo electrónico, la fecha que vieron y la hora que vieron. 

Administrar enlaces compartidos en masa

Los administradores tienen la capacidad de administrar sus enlaces compartidos desde el área de administración masiva navegando a Configuración > Administración masiva > Compartir enlaces.

Dentro de la página de enlaces para compartir hay algunas acciones que los administradores pueden tomar.

• Pueden ver información básica sobre cada enlace compartido, como el nombre, por quién fue creado, el número de activos, la configuración de acceso, cuándo se creó, cuándo caducará y si requiere una dirección de correo electrónico para verlo.
• Los administradores también pueden seleccionar Editar para realizar ajustes en la configuración configurada en su vínculo de recurso compartido.
• Los administradores pueden eliminar un solo enlace compartido seleccionando el icono de la papelera.
• Los enlaces compartidos también se pueden eliminar de forma masiva seleccionando las casillas de verificación a la izquierda de cada enlace. Para seleccionar solo ciertos enlaces compartidos para eliminar, utilice Mayús+clic. Una vez seleccionados los vínculos compartidos que se van a eliminar, haga clic en el Eliminar botón.