Aplica a
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
- Los administradores del sistema pueden configurar una política de retención de datos.
- Se requiere una suscripción a Smartsheet Advance Platinum o Advanced Work Management más Smartsheet Safeguard para habilitar los controles de gestión.
Configurar una política de retención de datos
Controle cómo su organización guarda los datos por cuestiones reglamentarias o normativas y cómo elimina los datos una vez que ya no son necesarios mediante una política de retención de datos.
¿Quién puede usar esto?
Planes:
- Smartsheet Advance Package
Permisos:
- Los administradores del sistema pueden configurar una política de retención de datos.
- Se requiere una suscripción a Smartsheet Advance Platinum o Advanced Work Management más Smartsheet Safeguard para habilitar los controles de gestión.
Averigüe si esta capacidad está incluida en Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.
Utilice el Control de gestión de políticas de datos para establecer su política de retención de datos, que rige qué datos conservar y qué datos purgar.
Solo puede crear una política, pero puede asignar todos los grupos de inclusión que desee a esa política. A partir de ahora, las condiciones de la política solo admiten hojas y sus archivos adjuntos. La política puede aplicarse a hojas anteriores a una fecha de creación o última edición especificada.
Una vez que configura y activa su política de retención de datos, se ejecuta en segundo plano para garantizar que los datos retenidos respeten los requisitos de cumplimiento.
Si el análisis detecta que las hojas o los archivos adjuntos no cumplen con la política, se notifica esta situación a los propietarios de las hojas y se les avisa que los datos se eliminarán si estos no toman medidas. Si no toman medidas para que los elementos cumplan con lo establecido, se eliminan. Recibirán una notificación adicional sobre la eliminación cuando esta se haya realizado.
Establecer una política de retención de datos
- Inicie sesión en Admin Center (Centro de administración).
- Seleccione Governance Controls (Controles de gestión) > Set Up Governance Controls (Establecer controles de gestión) > Data Retention Policy (Política de retención de datos) > Configure (Configurar).
- Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para definir las condiciones de la política.
- Defina las fechas Created (Creación) y Last Modified (Última modificación).
- Defina la frecuencia con la que desea ejecutar la política, la cantidad de notificaciones anticipadas que desea proporcionar y a qué grupos desea que afecte la política.
- Seleccione Save & Turn On (Guardar y activar) para activar la política.
Puede habilitar o deshabilitar su política en cualquier momento desde Controles de gestión.
Para editar la política de retención de datos, realice los siguientes pasos:
- Seleccione Governance Controls (Controles de gestión) > Set Up Governance Controls (Establecer controles de gestión) > Data Retention Policy (Política de retención de datos) > View (Ver) > Edit Policy (Editar política)
Cuando actualiza la política, el análisis se ejecuta según lo programado en la actualización. Si realiza cambios en la política, se reinicia el plazo y se agregan (o eliminan) los grupos incluidos.
Puede editar o deshabilitar una política de retención de datos, pero no puede eliminarla.
Recuperar elementos eliminados
Los propietarios pueden recuperar las hojas si lo hacen antes de que la política elimine permanentemente el elemento.
Tiene dos formas de recuperar un elemento eliminado por la política de retención de datos:
- Sacar la hoja de la carpeta de elementos eliminados.
- Abrir y modificar la hoja y, luego, guardarla con los nuevos cambios.