Descripción general del generador de documentos: Generar documentos con los datos de la fila

Para generar documentos con los datos de la fila, deberá preparar su hoja, crear un PDF que pueda completarse y asignar filas en su hoja para su PDF rellenable. Una vez creada la asignación, puede utilizarla en cualquier momento para generar documentos personalizados.

Aprenda cómo crear una asignación.

Utilice filtros para encontrar filas que ya están listas para la generación de documentos. Consulte Crear un filtro para mostrar u ocultar datos para obtener más información.

Para generar documentos:

1. Seleccione las filas con las que desea generar documentos. Cada una de las filas es un solo documento.
2. Haga clic con el botón derecho en una fila resaltada y, luego, seleccione Generar documentos... El generador de documentos se abre en la misma ficha del navegador. Las asignaciones guardadas aparecen a la derecha.
3. Arrastre la columna Nombre del archivo al campo Nombre de documento de salida en la parte superior de la pantalla. Si deja este campo en blanco, sus documentos heredarán el nombre de la plantilla PDF y será difícil distinguirlos. Conozca cómo generar nombres de archivos personalizados para sus documentos del generador de documentos.
4. En cualquiera de las asignaciones guardadas, seleccione la lista desplegable Generar.
   Si genera sus documentos a partir de una hoja, puede seleccionar Descargar o Adjuntar a filas; si genera a partir de un informe, seleccione Descargar.
5. Revise sus documentos para asegurarse de que los datos aparezcan según lo esperado. Es posible que deba editar la asignación si los datos no se completan correctamente. Seleccione el ícono del lápiz junto a la asignación para revisarla y editarla según sea necesario.

Información adicional

Tenga esto en cuenta al generar documentos:

• ¿No recibió todas las filas que quería usar? Seleccione Volver a la hoja en la esquina superior izquierda de la ventana del generador y, luego, complete el proceso del generador de documentos.
• Si genera un nuevo documento para una fila con la misma asignación que se utilizó anteriormente, dicho documento se cargará como una nueva versión del adjunto existente. Para obtener más información, consulte Mantener actualizados los adjuntos de archivos siempre para obtener información sobre las versiones del adjunto.
• El PDF generado heredará el nombre del documento cargado, no el de la asignación. Puede generar un nombre de archivo único para cada documento.
• Puede asignar imágenes en las celdas para los campos de imágenes en un PDF, pero asegúrese de que el campo en el PDF sea un campo de imagen, de lo contrario recibirá el nombre del archivo de imagen cuando genere el documento.
• Puede generar documentos para hasta 100 filas a la vez.
• Si su documento tiene varias imágenes que usan los mismos datos, vincule los datos en el PDF y asigne la primera instancia. Los campos restantes se completarán automáticamente cuando genere el documento.
• Si es posible, no restrinja los tipos de datos en su PDF. Por ejemplo, los campos de texto permiten a las personas ingresar fechas en cualquier formato. Si restringe el campo y alguien ingresa los datos en el formato incorrecto, los datos no se sincronizarán entre el PDF y Smartsheet.