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Smartsheet
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Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario y los administradores pueden editar todas las asignaciones de la hoja, incluso las que crearon otras personas. Los propietarios, editores y administradores pueden crear y editar sus propias asignaciones. Los observadores pueden ver las asignaciones y generar documentos para descargar, pero no pueden adjuntar documentos a las filas.

 

 

Generador de documentos: Asigne columnas de una hoja a un PDF que se puede completar

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  • Smartsheet
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Permisos

El propietario y los administradores pueden editar todas las asignaciones de la hoja, incluso las que crearon otras personas. Los propietarios, editores y administradores pueden crear y editar sus propias asignaciones. Los observadores pueden ver las asignaciones y generar documentos para descargar, pero no pueden adjuntar documentos a las filas.

 

 

El generador de documentos genera documentos con datos de Smartsheet y un PDF que se puede completar. Cree el PDF rellenable y, luego, utilice el generador de documentos para asignar columnas en Smartsheet a campos en el PDF.

Existen muchas formas de crear una plantilla de PDF que pueda completarse. A continuación se explica cómo crear un PDF que pueda completarse en Adobe  Acrobat, por ejemplo, pero puede usar cualquier herramienta que le funcione.

Para crear una asignación y enviar documentos para firmar desde DocuSign, consulte Crear y editar una asignación o configuración de DocuSign.

Crear una asignación

  1. Haga clic con el botón derecho en cualquier fila que contenga datos de la hoja para abrir el menú de la fila y seleccione Generar documentos. Se abre el generador de documentos. Las columnas de la hoja aparecen como campos a la izquierda del generador de documentos.
     
  2. Para cargar el PDF que se puede completar, seleccione el ícono de PDF (o use la opción arrastrar y soltar para cargar PDF). El PDF aparece a la derecha del generador de documentos.
     
  3. Arrastre y suelte los títulos de columnas de la hoja a la izquierda hacia los campos de DocuSign a la derecha.
    Escriba en cualquier campo que se pueda completar para ingresar un valor estático. El valor ingresado aparecerá en el campo para todos los documentos generados.
     
  4. Cuando termine de asignar sus campos, asigne un nombre a su asignación y seleccione Guardar o Generar.

Ahora puede generar documentos con sus datos de fila. Ahora puede descargar documentos a su dispositivo en un archivo .zip o adjuntar cada documento a su fila asociada en la hoja.

Consulte Generación de documentos: Generar documentos a partir de los datos de la fila para obtener más información sobre cómo generar documentos con sus asignaciones.

Consejos para trabajar con la asignación de columnas

  • Para descartar los cambios a su asignación, actualice la página o presione el botón para volver en su navegador.
  • Asegúrese de que los campos en su plantilla estén vacíos. Los campos o valores que pueden completarse en la plantilla PDF se sobrescribirán con los nuevos valores al crear su asignación.
  • La reasignación inteligente reutiliza las asignaciones de documentos existentes. Cuando realiza un cambio en una plantilla de documento existente y utiliza la función Generación de documentos para editar la asignación, reconocerá los campos asignados previamente; solo necesita asignar campos nuevos o modificados.
  • De manera predeterminada, las asignaciones reciben el nombre del archivo PDF rellenable utilizado en la asignación. Para cambiar el nombre de una asignación, seleccione el ícono del lápiz para abrir el editor de asignaciones y escriba el nombre deseado en el campo Nombre de documento de salida en la parte superior de la página.
  • Cree una columna de nombre de archivo, cuando cree su asignación, utilice esa columna para poner un nombre a sus documentos. Puede utilizar fórmulas para generar nombres de archivos personalizados que, por ejemplo, combinen un apellido y un número de cuenta.
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