Generador de documentos: Asignar columna a un PDF que se puede completar

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario y los administradores pueden editar todas las asignaciones de la hoja, incluso las que crearon otras personas. Los propietarios, editores y administradores pueden crear y editar sus propias asignaciones. Los observadores pueden ver las asignaciones y generar documentos para descargar, pero no pueden adjuntar documentos a las filas.

 

 

Con el Generador de documentos, es posible asignar columnas a un PDF que se puede completar.

Crear una asignación

Antes de poder generar documentos, primero debe cargar un PDF que se pueda completar y asignar las columnas de la hoja a los campos que se pueden completar a fin de crear una asignación.

Si quiere crear una asignación que pueda usarse para enviar documentos para firmar desde DocuSign, consulte Crear y editar una asignación o configuración de DocuSign.

Para crear una asignación:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier fila que contenga datos de la hoja para abrir el menú de la fila, y seleccione Generar documentos.

    Se abre el generador de documentos. Las columnas de la hoja se mostrarán como campos a la izquierda del generador de documentos.
     
  2. Cargue el PDF que se puede completar seleccionando el ícono de PDF (o use la opción Arrastrar y soltar para cargar PDF).

    El PDF aparecerá a la derecha del generador de documentos.
     
  3. Arrastre y suelte los campos de Smartsheet de la izquierda en los campos asociados del PDF que se puede completar a la derecha para asignar campos.

    CONSEJO: Escriba en cualquier campo que se pueda completar para ingresar un valor estático. El valor ingresado aparecerá en el campo para todos los documentos generados.
     
  4. Una vez que se asignen todos los campos, otorgue un nombre a la asignación y seleccione Guardar o Generar.

Ahora que creó la asignación, puede generar documentos usando los datos de las filas, lo que le permitirá descargar los documentos a su dispositivo en un archivo .zip o adjuntar cada documento a su fila asociada en la hoja. Consulte Generación de documentos: Generar documentos con los datos de la fila para obtener más información sobre cómo generar documentos con sus asignaciones.

Información adicional

Tenga esto en cuenta al crear asignaciones

  • Debe utilizar un PDF con campos que se puedan completar para crear una asignación.
  • Si está editando una asignación y decide descartar los cambios, puede actualizar la página o presionar el botón Atrás del navegador para hacerlo.
  • De manera predeterminada, las asignaciones toman el nombre del archivo del PDF que se puede completar que cargó. Para cambiar el nombre de una asignación, seleccione el ícono del lápiz para abrir el editor de asignaciones y escriba el nombre deseado en el campo Nombre en la parte superior de la página.