Obtener perspectivas sobre la asignación de recursos con vista de recursos de proyectos

Una vista de recursos ofrece un medio visual para llevar un registro y revisar la manera en que las personas (recursos) están asignadas a su plan de Smartsheet en relación con los proyectos en los que están trabajando. Use las vistas de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo de recursos.

Para obtener más información sobre cómo configurar y habilitar la administración de recursos, consulte Administración y asignación de recursos.

Antes de comenzar

Antes de ver los recursos en una vista de recursos, debe asignarse a los miembros del equipo a hojas de proyecto con administración de recursos habilitada, tal como se describe en el artículo Administración de recursos.

Su administrador del sistema de Smartsheet también puede hacer lo siguiente:

• Designarlo para ser un visor de recursos en la cuenta
• Asegurarse de que las personas sobre las que quiere realizar un seguimiento estén incluidas en la cuenta. Pueden ser usuarios sin licencia, pero deben estar incluidos en la cuenta. (Para obtener más información, consulte el artículo Administración de usuarios).

NOTA: Esta característica no se encuentra disponible en cuentas de planes Profesionales. (¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).

Mostrar recursos en la vista de recursos de proyectos

1. En una hoja con administración de recursos habilitada, haga clic en Vista de Gantt en la barra de herramientas y, luego, en el icono Vista de recursos de proyectos (debajo del botón Compartir) a la derecha de la ventana.
2. Desde allí, puede revisar la carga de trabajo de todos los recursos asignados a tareas en esa hoja.
3. Haga clic en el nombre del recurso para revisar la asignación por proyecto.

CONSEJO: Haga clic en el icono de alerta de asignación para mostrar la vista de recursos de proyectos.

Ver recursos en distintas hojas

Los observadores de recursos también pueden revisar la asignación en todas las hojas que tengan la funcionalidad habilitada. Para esto:

1. Haga clic en el icono Menú (en el extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y, luego, en Crear nueva vista.
3. Seleccione las hojas o los recursos respecto de los cuales quiere ver la asignación y haga clic en Aceptar.
   
   NOTA: Si un recurso está asignado a tareas en ciertas hojas sobre las cuales usted no tiene uso compartido, la asignación en todas esas hojas se combinará y mencionará en Otras hojas en la vista de recursos.

Se mostrará el icono de alerta de asignación junto a cualquiera de las tareas asignadas para, al menos, un recurso sobreasignado. Desplácese por la línea de tiempo para ver las hojas en las cuales el recurso tiene tareas asignadas y analice la posibilidad de reasignar algunas de ellas a otros recursos.

Compartir o exportar la vista de recursos

Para exportar y compartir la vista de recursos:

1. En la barra de navegación, haga clic en Examinar y desplácese hasta Vistas de recursos.
2. En Vistas de recursos, haga clic en la vista y, luego, haga lo siguiente:
   • Para enviar por correo electrónico la vista de recursos como adjunto de Microsoft Excel (.xls), haga clic en el icono del sobre .
   • Para descargar un archivo de Microsoft Excel (.xls) de la vista de recursos, haga clic en el icono de exportación . Haga clic en el intervalo de fechas para cambiar el período de tiempo que se muestra en la vista.

Crear una vista de recursos personalizada

Use una vista de recursos personalizada para crear un conjunto de datos más relevante:

1. En la barra de navegación, haga clic en Examinar y desplácese hasta Vistas de recursos.
2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y, luego, en Crear nueva vista.
3. Elija el filtro deseado:
   • Por usuario mostrará todos los proyectos en los que hay recursos específicos asignados a tareas.
   • Por proyecto mostrará una lista de los recursos asignados a las tareas en los proyectos especificados. La vista incluirá los otros proyectos donde se asignan dichos recursos, de modo que pueda identificar los posibles problemas de cronograma.
   • Por grupos mostrará todos los proyectos con tareas asignadas a miembros del grupo.
4. Haga clic en Aceptar.