Administrar tipos de puestos mediante flujos de trabajo de ITSM

Con los webhooks a nivel del plan de Smartsheet y las API de usuario de Smartsheet, puede desarrollar un proceso que automatice la administración de solicitudes de puestos (licencias) de usuarios para alinearse con las necesidades de su organización. Como parte de este proceso, puede incorporar su sistema de gestión de servicios de tecnología de la información (ITSM), como ServiceNow, para gestionar las solicitudes de puestos y los flujos de aprobación.

Este enfoque se centra en estos beneficios:

• Administración optimizada de puestos (licencias)
• Carga administrativa reducida
• Asignación de costos mejorada

En esencia, es un enfoque programático para integrar su entorno de Smartsheet directamente con el sistema interno de la organización. Estos son los componentes clave:

1. Webhooks a nivel del plan de Smartsheet: Lo suscriben a notificaciones en tiempo real basadas en eventos iniciadas desde Smartsheet. Por ejemplo, cuando un usuario ingresa a un estado de Miembro provisional, Smartsheet envía de forma automática un mensaje seguro a un extremo de servicio que implemente para procesar los eventos y enviar solicitudes a su sistema interno.
2. API de usuario de Smartsheet: Sus sistemas internos utilizan estas API para comunicar a Smartsheet el tipo de puesto o las instrucciones de licencia del usuario. En función de la lógica empresarial de su organización al momento de determinar el estado del puesto de un usuario, su sistema interno puede aprovechar automáticamente estos puntos finales de la API para actualizar el tipo de puesto del usuario en Smartsheet. Con las API, también puede recopilar datos de usuarios y planes mediante programación, lo que proporciona perspectivas mejoradas que complementan la información disponible en el Centro de administración de Smartsheet.

Cómo funciona: Un recorrido simplificado

En el diagrama y las descripciones de los nodos siguientes, se demuestra cómo el sistema integrado recibe eventos de tipo de puesto de usuario que desencadenan flujos de ITSM para gestionar (actualizar o degradar) el tipo de puesto de un usuario en función de sus criterios.

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A partir de los elementos numerados a continuación, se describen las acciones de cada nodo en el diagrama de flujo anterior.

1. Smartsheet notifica a su sistema suscrito (por ejemplo, un ITSM): Un webhook de Smartsheet que usted configura envía a su extremo HTTPS POST una carga útil de evento que describe la actualización del tipo de puesto de un usuario que no es miembro a Miembro provisional.
2. Su sistema de ITSM extrae información clave de la carga útil y la entrega a su proceso de aprobación de licencias. En la información, se incluye el ID de usuario, la dirección de correo electrónico y el estado del nuevo tipo de puesto.
3. Su ITSM decide si aprueba o rechaza la membresía del plan del usuario y toma medidas utilizando la API de Smartsheet. 
   • Si se aprueba: Su ITSM llama a la API de actualización de usuario de Smartsheet, que cambia el tipo de puesto del usuario de Miembro provisional a Miembro.
   • Si se deniega: Su ITSM llama a la API de degradación de usuario de Smartsheet, que cambia el tipo de puesto del usuario a Observador (o Invitado para usuarios externos), lo que evita el pago de licencias innecesarias.
4. El administrador del sistema de Smartsheet revisa los resultados: Los estados actualizados del tipo de puesto aparecen en la página Administrar corrección de Smartsheet, en la que el administrador del sistema revisa y valida los resultados del proceso automatizado.

Beneficios clave para su organización

Al configurar e implementar esta solución, su organización puede obtener estas ventajas significativas:

• Aprobaciones automatizadas y delegadas: Elimine los pasos manuales de revisión y aprobación de los puestos de usuario (licencias) para que el sistema maneje las solicitudes de rutina de forma automática.
• Recopilación mejorada de datos de usuarios y planes: Recopile datos detallados de usuarios y planes de manera programática, lo que ayuda a tomar decisiones más informadas y eficientes sobre suscripciones (licencias) y administración de usuarios. Puede acceder a información como la lista de planes de los que un usuario es miembro, el tipo de licencia del usuario, la última vez que cambió su tipo de puesto y si el usuario es interno o pertenece al dominio de su plan.
• Reducción de la carga de trabajo administrativa: Esto libera a los administradores del sistema de tareas que consumen mucho tiempo, como el procesamiento manual de solicitudes de acceso y la asignación de costos, especialmente durante los períodos pico de corrección.
• Escalabilidad mejorada: La automatización hace que el Modelo de suscripción de usuarios de Smartsheet sea más manejable y escalable a medida que su organización crece.
• Asignación precisa de costos: A partir de la integración de sus herramientas de ITSM con webhooks y API de Smartsheet, su organización puede recopilar automáticamente datos esenciales de departamentos o centros de costos, lo que permite un seguimiento y una asignación más precisos de los costos de puestos (licencias) de Smartsheet.
• Eficiencia en tiempo real: Reciba notificaciones inmediatas sobre los cambios en el tipo de puesto del usuario, lo que permite una administración de acceso de usuarios más rápida y receptiva.
• Integración perfecta: Los webhooks y las API de administración de usuarios de Smartsheet se rigen por los estándares del sector, lo que facilita su integración con los flujos de trabajo y sistemas de TI existentes, como ServiceNow, para lograr un proceso operativo cohesivo y acelerado.
• Seguridad mejorada: Controle el acceso de manera efectiva mediante la automatización del proceso de concesión o revocación de permisos de usuario en función de criterios definidos y aprobaciones internas.

Este enfoque integrado le permite administrar los tipos de puestos de Smartsheet de manera más eficiente, lo que hace que el Modelo de suscripción de usuarios sea más escalable para la implementación a nivel empresarial.

Para obtener un tutorial detallado de configuración técnica, consulte la guía para desarrolladores sobre cómo automatizar la administración de tipos de puestos de usuario.