Prácticas recomendadas y resolución de problemas del Conector de Jira de Smartsheet

Para crear o editar flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Debe tener permisos de Editor o superiores en cualquier hoja asignada.
• Debe poder iniciar sesión en Salesforce y tener acceso a los registros para los que desea crear un flujo de trabajo.
• Si el administrador del sistema activa la opción Restrict Users (Restringir usuarios) en el Conector de Salesforce, usted también debe tener la función de usuario de Salesforce en Smartsheet.
• El Conector de Salesforce de Smartsheet debe ser una aplicación premium disponible en el plan, y ya se debe haber establecido la conexión inicial con el entorno de Salesforce.

El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de Ventas.

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Este artículo proporciona una guía completa sobre la optimización de los flujos de trabajo digitales, centrándose en las prácticas recomendadas para garantizar procesos sin problemas y soluciones de resolución de problemas para desafíos potenciales.

Detectar y corregir errores de sincronización

Puede usar los siguientes recursos para detectar y resolver errores de flujo de trabajo:

• Historial de ejecución: Vaya a esta página para ver un recuento de la cantidad de errores de sincronización para un flujo de trabajo y el mensaje de error con los detalles del problema. 
• Informes de errores: Cuando ocurren problemas, el propietario del flujo de trabajo y la persona que editó el campo o la fila del flujo de trabajo que causó el problema recibirán un correo electrónico.
• Columna Error de sincronización: Consulte esta columna de Smartsheet para ver un mensaje en las filas que tienen un problema de sincronización.

Historial de ejecución

Después de crear un flujo de trabajo, puede ir a la página Historial de ejecución para ver el historial de sincronización y los errores que se produjeron. Para acceder al Historial de ejecución, seleccione la marca de tiempo que se encuentra en Fecha de ejecución del flujo de trabajo. 

En el Historial de ejecución, encontrará varios tipos de ejecución:

• Sincronizar con Smartsheet: esto representa las ejecuciones del flujo de trabajo que capturan los cambios de Salesforce y los sincronizan con Smartsheet.
• Sincronizar con Salesforce: esto se refiere a las ejecuciones del flujo de trabajo en las que las modificaciones de Smartsheet se sincronizan con Salesforce.
• Buscador de filas filtradas: Se ejecuta el flujo de trabajo correspondiente a los cambios hechos a algunos registros que deberían filtrarse en función de la configuración de su flujo de trabajo. Es una actividad en segundo plano que funciona cada 2 horas. Se agregarán los problemas filtrados a la jerarquía Filtrado por Conector - no sincronizado de la hoja. Para obtener una comprensión más profunda, consulte Filtrado por conector: no sincronizado..

El Buscador de filas filtradas funciona solo para tipos de flujos de trabajo automatizados y funcionará incluso sin filtros especificados en su configuración.

Prácticas recomendadas

Guardar y actualizar a menudo

Para minimizar los errores de sincronización cuando los usuarios trabajan en ambos sistemas, guarde los cambios y actualice las hojas a medida que realiza actualizaciones. Guardar y actualizar datos de la hoja con frecuencia para asegurarse de que otras personas vean sus cambios. 

Bloquear columnas para evitar errores

Evite alterar los datos en el campo requerido de ID de registro dentro de Smartsheet. Para mantener la precisión e integridad de los datos en esta columna, el propietario de la hoja u otro usuario con derechos de administrador deben Bloquear o desbloquear columnas y filas como la columna ID de registro. 

Configurar columnas desplegables de selección simple

Puede ver errores en sus datos cuando sincroniza Salesforce y hojas con listas desplegables de selección múltiple. Configure las columnas de selección múltiple como columnas de selección simple al momento de ajustar sus asignaciones.

Ver los cambios

Puede usar el diálogo Ver historial en Smartsheet para realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas en una celda. Para las hojas con datos sincronizados entre Smartsheet y Salesforce, el cambio se atribuirá a la persona que configuró el flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar el flujo de trabajo de un usuario en particular, especialmente si se producen alteraciones imprevistas en su hoja.

Comprobar permisos sobre la hoja en columnas en blanco inesperadas

Si aparece una columna en blanco en una hoja que asignó en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada. Pídale al propietario de la hoja (o a otro administrador) que le otorgue permisos de administración para la hoja.

Asignar campos “Buscar por...” para editar fácilmente campos de objetos relacionados en Smartsheet

Para editar un campo de solo lectura en Smartsheet, considere la posibilidad de asignar el Buscar por... versión de un campo de objeto relacionado. Este método es especialmente útil para tareas como actualizar un propietario de registros de Salesforce directamente desde Smartsheet, lo que elimina la necesidad de copiar y pegar manualmente un registro ID de usuario.. Por ejemplo, puede asignar el campo ID de propietario (Buscar por nombre completo del usuario) para sincronizar el campo Nombre completo del objeto Usuario. Tenga en cuenta que el objeto Usuario a menudo se asocia con otros objetos, como Cuenta y Oportunidad.

Transferir datos de Smartsheet a Salesforce o a Service Cloud solo para filas específicas

Considere la posibilidad de agregar una columna, como Actualizar registro en Salesforce, a su hoja para tener un mejor control sobre las filas específicas que envían datos de regreso a Salesforce. Luego, dentro del flujo de trabajo del Conector de Smartsheet Salesforce, establezca un Filtro de hoja en el flujo de trabajo del Conector de Smartsheet Salesforce para sincronizar solamente esas filas con la opción "Actualizar registro en Salesforce" marcada.