Conectores: Sincronizar Smartsheet con Salesforce o con Service Cloud

Utilice el Conector para Salesforce para que las oportunidades, los contactos y otros registros de Salesforce se actualicen automáticamente hacia y desde Smartsheet en tiempo real.

Utilice el Conector para Service Cloud para realizar un seguimiento y cálculos con respecto a datos de servicios a los cliente; eso incluye un preciso seguimiento de casos elevados a otras instancias, visibilidad de las interacciones con las principales Cuentas y Contactos y la duración del Cierre de casos de su equipo para garantizar que su personal esté cumpliendo con los plazos del acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA).

Estos conectores están disponibles como sus propias ofertas premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Una vez que haya adquirido el Conector para Salesforce o para Service Cloud, un usuario que tenga permisos de Administrador del sistema de Smartsheet y de Salesforce o Service Cloud deberá instalarlo siguiendo los pasos de nuestro artículo Cómo configurar la integración de Smartsheet con Salesforce o con Service Cloud.

En este artículo:

Cómo crear flujos de trabajo: Introducción
Iniciar sesión en el Conector
Crear un flujo de trabajo
Asistente de flujos de trabajo
Usar filtros para controlar la sincronización de datos
Mantener registros relacionados juntos con la Jerarquía de Smartsheet
Administrar flujos de trabajo
Cómo detectar y corregir errores de sincronización
Smartsheet para Salesforce: Prácticas recomendadas para flujos de trabajo


Cómo crear flujos de trabajo: Introducción

Cómo instalar los conectores para Salesforce o para Service Cloud

Una vez adquirida la integración, un Administrador del sistema de Salesforce o de Service Cloud (un rol a nivel de cuenta exclusivo de la integración) o una persona que sea tanto Administrador de sistema de Smartsheet como de Salesforce o de Service Cloud deberá instalarla siguiendo los pasos que se indican en nuestro artículo Cómo configurar la integración de Smartsheet con Salesforce o con Service Cloud.

Permisos requeridos para usar los conectores

Para crear flujos de trabajo en cualquier conector, debe tener todos los siguientes tipos de cuentas:

  • Usuario de Smartsheet con licencia: sus administradores de sistema de Smartsheet pueden darle una licencia. Consulte Administrar usuarios para obtener más información.
  • Usuario de Salesforce: sus administradores de sistema de Smartsheet pueden convertirlo en usuario de Salesforce. Consulte Administrar usuarios para obtener más información.
  • Cuenta en Salesforce: debe poder iniciar sesión en las aplicaciones Salesforce o Service Cloud. Además, póngase en contacto con el administrador de Salesforce o de Service Cloud de su organización para conocer detalles.

Cómo iniciar sesión en los conectores

Una vez que haya instalado y configurado el conector para Salesforce o para Service Cloud, utilizará el siguiente URL para crear y sincronizar flujos de trabajo con cualquiera de las integraciones:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Para obtener más información sobre la compatibilidad de navegadores, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.


Crear un flujo de trabajo

Después de iniciar sesión en el Conector, podrá crear flujos de trabajo que manejen la sincronización automática. El asistente para flujos de trabajo lo guiará en todo el proceso.

Para comenzar a crear un flujo de trabajo nuevo:

  1. Haga clic en el ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Panel de control.

    Panel de control
     
  2. Haga clic en Agregar flujo de trabajo para iniciar el asistente de flujos de trabajo.
    Asistente de flujos de trabajo

Asistente de flujos de trabajo

Utilice el asistente de flujos de trabajo para seleccionar su planilla y la entidad de Salesforce o de Service Cloud, y asigne sus respectivos campos y columnas para la sincronización.           

  1. En la página de Configuración establecerá los aspectos básicos correspondientes a su flujo de trabajo:
    • Al lado de ¿Qué quiere que haga este flujo de trabajo?, elija el sentido de sincronización del flujo de trabajo (hacia Salesforce o hacia Service Cloud, hacia Smartsheet, o en forma bidireccional entre las dos aplicaciones).
    • Al lado de Nombre de la planilla, seleccione una planilla ya existente o elija Crear una planilla nueva para crear automáticamente una planilla nueva en Smartsheet.
    • Seleccione un Objeto de Salesforce o de Service Cloud en la siguiente lista desplegable.

      NOTA: Una vez que guarde el flujo de trabajo, la planilla, el objeto de Salesforce o de Service Cloud, y sincronice sus sentidos de sincronización no podrá modificarlos; sin embargo, puede crear un flujo de trabajo nuevo para seleccionar otra configuración.
  2. Haga clic en Continuar para confirmar sus ajustes.
  3. Utilice la página de Campos para asignar los campos entre Salesforce o Service Cloud y Smartsheet.

    Si es necesario, puede seleccionar columna nueva en el selector desplegable para insertar una columna nueva en la planilla. Para incluir más campos de objetos de Salesforce o de Service Cloud en el flujo de trabajo, seleccione agregar campo.
    Puede modificar el sentido de sincronización con las listas desplegables de flujo Selector del sentido de sincronización entre campos de objetos y columnas.

    NOTA: Es posible que no pueda modificar el sentido de sincronización de ciertas asignaciones en función de sus permisos tanto en Salesforce o en Service Cloud como en Smartsheet, al igual que el uso de los campos en la integración (como en el caso de los ID de Salesforce o de Service Cloud).
     
  4. Haga clic en Continuar para confirmar sus opciones de asignación de campos.
  5. En las páginas de Filtros puede crear filtros para controlar de mejor manera el tipo y la cantidad de datos que se comparten entre las dos aplicaciones. (Consulte la sección de Filtros más adelante para obtener más información.)
  6. En la página Guardar le asignará un nombre a su flujo de trabajo, lo guardará y revisará un resumen de las actualizaciones que se realizarán en su entidad de objeto de Salesforce o de Service Cloud y planilla.

    Si descubre que en el Resumen de actualización se indica que se efectuará una cantidad inesperada de cambios, tiene la oportunidad de retroceder por el asistente y realizar más cambios en el flujo de trabajo, como ser agregar filtros.
     
  7. Haga clic en Guardar flujo de trabajo para iniciar la sincronización del flujo de trabajo, agregando cualquier registro y fila de Salesforce o de Service Cloud que se especifique en el Resumen de actualización.

Una vez que guarde el flujo de trabajo, completará el asistente y el sistema lo llevará al Panel de control. Su flujo de trabajo se ejecutará y actualizará automáticamente los registros presentes en Salesforce o en Service Cloud y las filas de su planilla en Smartsheet de acuerdo con las reglas que configuró en el flujo de trabajo.

Para modificar un flujo de trabajo ya existente, siga los pasos que se indican más adelante en la sección Administrar flujos de trabajo.

Usar filtros para controlar la sincronización de datos

Filtros de Salesforce o de Service Cloud

Tiene la opción de agregar filtros para regular de mejor manera los registros de Salesforce o d Service Cloud que fluyen hacia la planilla. Estos filtros pueden ayudarle a garantizar que sincronice solamente campos que pertenecen a un proyecto, cliente o empleado específico, por ejemplo.

Para crear filtros de Salesforce o de Service Cloud:

  1. Haga clic en agregar campo para completar la lista de campos de objetos disponibles; luego, seleccione uno de ellos para crear el filtro.
     
  2. Utilice la lista desplegable para seleccionar la condición del filtro. Por ejemplo: es igual a, contiene, está en blanco.

    NOTA: Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.
     
  3. Haga clic en Continuar para confirmar y aplicar los filtros.

Verá la cantidad de campos que se actualizarán en su objeto de Salesforce o de Service Cloud en la página Guardar del asistente, al lado del Resumen de la actualización. Puede usar esta cantidad para medir la cantidad de datos que fluye hacia el objeto desde su planilla.

Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, puede retroceder para agregar o quitar filtros según sea necesario.

Filtros de Smartsheet

Tiene la opción de agregar filtros para controlar las filas que se sincronizan con objetos en Salesforce o en Service Cloud. Puede usar estos filtros para regular de mejor manera los registros que se retrosincronizan a su objeto. Por ejemplo: utilice un filtro para sincronizar solamente filas específicas que tengan un cliente potencial referenciado a un objeto de Clientes potenciales en Salesforce.

Para crear filtros de Smartsheet:

  1. Haga clic en agregar campo para completar la lista de columnas de planilla disponibles; luego, seleccione una columna para completar el filtro.
     
  2. Utilice la lista desplegable para seleccionar la condición del filtro. (Ejemplos: es igual a, contiene, está en blanco.)

    NOTA: Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.
     
  3. Haga clic en Continuar para confirmar y aplicar los filtros.

Verá la cantidad de filas que se agregarán y actualizarán en su planilla en la página Guardar del asistente, al lado del Resumen de actualización, para conocer los cambios que se realizarán después de guardar el flujo de trabajo.

Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, puede retroceder para agregar o quitar filtros según sea necesario.

Mantener registros relacionados juntos con la Jerarquía de Smartsheet

Defina grupos de filas en su flujo de trabajo para mantener juntos sus registros de Salesforce o de Service Cloud como tareas primarias y secundarias en Smartsheet. Crear grupos de filas para que su flujo de trabajo organice sus registros de Salesforce por las opciones de un campo específico, como Etapas de una oportunidad (como ser Cerrado ganado, Cerrado perdido, Necesita análisis), sin tener que moverlas manualmente en su planilla después de que se sincronicen.

Grupo de filas en Salesforce

Tenga presente lo siguiente cuando esté definiendo grupos de filas: 

  • En Agrupar por, puede seleccionar un campo de Salesforce o de Service Cloud ya existente o escribir un valor nuevo en registros de grupos a medida que se sincronizan a su planilla. La opción Agrupar por determinará el valor de la columna primaria de las filas principales de su planilla. Por ejemplo: cuando Agrupa por la Etapa de una Oportunidad, se crean filas principales en su planilla para cada etapa (como ser Cerrado ganado, Cerrado perdido, Necesita análisis).
  • Las filas principales nuevas se crearán en la parte inferior de su planilla a menos que Agrupar por coincida completamente con un valor de columna primaria ya existente de la planilla.
  • Puede definir un subgrupo para contar con una capa adicional de organización. Haga que los registros se sincronicen, por ejemplo, debajo de una fila principal Internacional que también es secundaria de una fila de Ventas en Smartsheet.
  • Los registros de Salesforce o de Service Cloud deben tener los hipervínculos correctos en la columna de ID de Salesforce o de Service Cloud en su planilla. (Si todavía no hay ninguna columna de ID de Salesforce o de Service Cloud, se agregará automáticamente a su planilla cuando se ejecute el flujo de trabajo por primera vez.) Copiar y pegar manualmente identificadores de Salesforce o de Service Cloud desde estas aplicaciones a su planilla puede hacer que el flujo de trabajo no se sincronice según lo esperado.

Administrar flujos de trabajo

Administrará flujos de trabajo desde el Panel de control. Haga clic en el menú del ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Panel de control para ver la lista de flujos de trabajo que ha creado.

NOTA: Los administradores de sistema de Smartsheet ven los flujos de trabajo que han creado todos los usuarios de su equipo, además de los que ellos mismos crearon. Si precisa información sobre las capacidades de los administradores del sistema en los conectores, consulte nuestro artículo sobre Configuración de la administración.

Página del Panel de control

Configuraciones

Haga clic en Configuraciones para expandir las siguientes opciones:

  • Editar flujo de trabajo: lo lleva de regreso por el asistente de flujos de trabajo para que realice cambios en el flujo de trabajo.
  • Cambiar el nombre de un flujo de trabajo: le permite cambiar el título del flujo de trabajo.
  • Deshabilitar/Habilitar flujo de trabajo: detiene o inicia la automatización del flujo de trabajo.
  • Eliminar flujo de trabajo: retira el flujo de trabajo del Panel de control.

    NOTA: La eliminación de un flujo de trabajo no puede deshacerse, y los flujos de trabajo eliminados no pueden recuperarse.

Cómo detectar y corregir errores de sincronización

Tiene a su disposición varios recursos que le ayudarán a detectar y resolver errores en flujos de trabajo, a saber:

  • La página del Historial de ejecución: Esto proporciona un conteo de la cantidad de errores de sincronización correspondiente a un flujo de trabajo y expone un mensaje de error con detalles del problema. Consulte la sección del Historial de ejecución más adelante para obtener información sobre resolución de problemas.
  • Correos electrónicos con informes de errores: Cada vez que se produce un error se envía un mensaje por correo electrónico al propietario del flujo de trabajo y a la persona que editó el campo o la fila del flujo de trabajo que causó el problema.
  • La columna Error de sincronización de Smartsheet escribe un mensaje en las filas que tienen un problema de sincronización. (Esta columna debería estar presente en cualquier planilla asociada con un objeto de Salesforce o de Service Cloud.)

Cómo usar la página del Historial de ejecución para resolver errores de sincronización

Después de crear un flujo de trabajo podrá ver su historial de sincronización en la página del Historial de ejecución del flujo de trabajo; eso incluye cualquier error que se haya producido.

Para llegar a la página del Historial de ejecución:

  1. Desde el menú, haga clic en el Panel de control (ángulo superior izquierdo) para ver la lista de flujos de trabajo.

    Panel de control de los conectores

  2. Haga clic en la marca de hora que se encuentra debajo de Fecha de ejecución para ver la página del Historial de ejecución de un flujo de trabajo.

  3. Después puede hacer clic en la marca de hora debajo de Última ejecución de una instancia de ejecución específica para ver todos los mensajes de error.

    Última ejecución

Prácticas recomendadas para flujos de trabajo en los conectores

Guardar y actualizar a menudo

Como trabajará en dos aplicaciones, las probabilidades de que se produzcan errores de sincronización aumentan a medida que colaboran más personas. A fin de minimizar el riesgo de problemas de sincronización, guarde los cambios y actualice sus planillas cada vez que realice actualizaciones. Guardar y actualizar frecuentemente garantizará que otras personas vean sus cambios y que estén sincronizados con Salesforce o Service Cloud y con Smartsheet de acuerdo con los flujos de trabajo que ha configurado.

Para obtener más información sobre cómo guardar y actualizar planillas en Smartsheet, consulte el siguiente artículo del Centro de Ayuda: Cómo guardar y actualizar planillas.

Otorgar permisos de visualización sobre planillas

Para impedir que se realicen cambios accidentales en la planilla que podrían causar problemas de sincronización entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud, puede otorgar permisos de Visualización a quienes colaboran en su planilla.

Con permisos de Visualización, los colaboradores pueden ver los datos de la planilla pero no podrán editarlos.

Ver cambios

En Smartsheet puede usar la característica Ver historial para ver un registro de los cambios que se realizaron en una celda. En el caso de planillas que incluyen datos compartidos entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud, el nombre del usuario asociado con el cambio será la persona que creó el flujo de trabajo.

Esta información puede ayudarle a restringirse al flujo de trabajo de un usuario específico si está detectando que se están realizando cambios inesperados en su planilla, posiblemente a raíz de columnas asignadas incorrectamente, y que no está recibiendo errores en la columna Error de sincronización.

Si precisa más detalles sobre cómo realizar un seguimiento de los cambios en Smartsheet, consulte Ver historial de celdas en el Centro de Ayuda.

Transferir datos de Smartsheet a Salesforce o a Service Cloud solo para filas específicas

Para tener más control sobre qué filas transfieren datos explícitamente a Salesforce o a Service Cloud, cree una Actualización en la columna Salesforce o Service Cloud de la planilla en Smartsheet y un filtro en el flujo de trabajo del Conector:

  1. En Smartsheet, en la planilla que tiene pensado conectar con el objeto de Salesforce o de Service Cloud, cree una columna nueva (los pasos para crear columnas nuevas en una planilla están disponibles en el Centro de Ayuda), seleccione el tipo de Casilla de verificación y asígnele el siguiente nombre a la columna: Actualizar en Salesforce o en Service Cloud.

  2. Inicie sesión en la página de Smartsheet para Salesforce o para Service Cloud y siga los pasos para crear un flujo de trabajo.

  3. En el asistente de flujos de trabajo, especifique un flujo de trabajo bidireccional y cree filtros para sincronizar solamente las filas de la planilla que tengan marcada la Actualización en la columna Salesforce o Service Cloud.

La próxima vez que se sincronicen la planilla y el objeto de Salesforce o de Service Cloud, los datos se retrotransferirán a Salesforce o a Service Cloud solamente en el caso de las filas que tengan marcada la casilla de verificación Actualizar en Salesforce (o en Service Cloud).

Comprobar permisos sobre planillas en columnas en blanco inesperadas

Es posible que los datos no se actualicen en una planilla dependiendo de sus permisos de uso compartido, pero tal vez no reciba un error. Si aparece una columna en blanco en una planilla que ha asignado en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada en la planilla. Solicítele al Propietario de la planilla (o a otro Administrador) que le otorgue permisos de Administrador sobre la planillas con los pasos que se indican en el siguiente artículo del Centro de Ayuda: Cómo compartir planillas.

Ajustar la frecuencia de sondeo al asignar campos de relaciones

En ocasiones, Salesforce y Service Cloud utilizan tipos de campos dentro de un objeto que se relacionan con otros objetos, como ser Campos de relaciones de búsqueda (por ejemplo: Nombre de la cuenta en el objeto Cuenta) y Campos de relaciones polimórficas (por ejemplo: el campo “Qué” de un Evento).

Tenga presente lo siguiente con estos tipos de campos:

  • Cuando cree flujos de trabajo en el Conector que asigna estos campos, la integración debe comprobar ese objeto y todos sus objetos relacionados. Esto multiplica la cantidad de solicitudes que se realizan dependiendo de la cantidad de objetos relacionados con el campo asignado.
  • Pídale a un Administrador de Smartsheet y de Salesforce o de Service Cloud que ajuste la frecuencia de sondeo para realizar menos solicitudes; so ayudará a reducir la cantidad de solicitudes API que recibe su organización de Salesforce.

Asignar campos “Buscar por...” para editar fácilmente campos de objetos relacionados en Smartsheet

Puede asignar una versión “buscar por…” de un campo de objeto relacionado para editar un campo desde Smartsheet, campo que, de no ser así, sería de solo lectura. Es una excelente manera de cambiar el propietario de un registro de Salesforce o de Service Cloud desde Smartsheet sin tener que copiar y pegar un ID de usuario. (Consulte el artículo de la Base de conocimientos de Salesforce sobre Cómo encontrar un ID de usuario.)

Por ejemplo: puede asignar el campo de ID del propietario (Buscar por Nombre completo del usuario) para sincronizar el campo Nombre completo desde el objeto Usuario (que habitualmente está relacionado con otros objetos, como ser Cuenta y Oportunidad).

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Tiene dos opciones para asignar el campo ID del propietario. El campo ID del propietario contiene un ID de usuario, que es una serie de caracteres del objeto Usuario que representa al propietario de un registro de Salesforce o de Service Cloud en particular, como ser Cuenta u Oportunidad. (Consulte el artículo de la Base de conocimientos de Salesforce sobre Cómo encontrar un ID de usuario.)

Si se utiliza la situación de asignación del objeto Oportunidad anterior como ejemplo:

  • Puede asignar el ID del propietario, que sincronizará la serie de caracteres (por ejemplo: 00530000000ibYc) a Smartsheet como de solo lectura.
    -O-
  • Puede asignar el ID del propietario (Buscar por Nombre completo del usuario), que sincronizará el campo Nombre completo (por ejemplo: Sally Smart) del objeto Usuario a Smartsheet como editable. Esto le permite cambiar el ID del propietario de un registro escribiendo otro nombre en su planilla.