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El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre el precio, contacte a nuestro equipo de ventas. Si compró el Conector de Salesforce de Smartsheet en su plan, utilice el botón a continuación para iniciar sesión y comenzar a crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Salesforce.
Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet
Primeros pasos
Antes de crear su primer flujo de trabajo entre una hoja en Smartsheet y Salesforce, ambas aplicaciones deben establecer una conexión. Asegúrese de que un administrador de su plan haya realizado la configuración de conexión inicial.
Requisitos previos
Para crear flujos de trabajo en el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe ser un usuario de pago de Smartsheet.
- Debe tener permisos de editor o superiores en cualquier hoja asignada. También debe tener acceso a los registros para los que desea crear un flujo de trabajo.
- Debe tener una cuenta de Salesforce. También debería poder iniciar sesión en la aplicación Salesforce con los siguientes permisos:
- Ver configuración y ajustes
- API habilitada Póngase en contacto con el administrador de Salesforce de su organización para obtener información detallada.
- El Conector de Salesforce de Smartsheet debe ser una aplicación premium disponible en el plan, y ya debe haber establecido la conexión inicial con el entorno de Salesforce.
- Si el administrador del sistema activa la opción Restringir usuarios en el Conector de Salesforce, usted también debe tener la función de usuario de Conector de Salesforce en Smartsheet. Esta función se puede asignar en el Centro de administración de Smartsheet o en la interfaz del Conector de Salesforce.
- Si no puede acceder al Conector de Salesforce y el mensaje de error le indica que se ponga en contacto con el administrador del sistema de su Smartsheet, es posible que deba otorgar sus permisos. Aprenda cómo ponerse en contacto con su administrador del sistema.
Crear un flujo de trabajo
Una vez que haya obtenido los permisos y establecido la conexión inicial con su entorno de Salesforce, los usuarios pueden crear flujos de trabajo para sincronizar información entre Salesforce y Smartsheet.
En el Conector de Salesforce de Smartsheet, tiene la opción de enviar información en una sola dirección (de Salesforce a Smartsheet y viceversa) o en las dos direcciones, para actualizar los registros al instante en ambas aplicaciones.
Puede sincronizar con una hoja existente o crear una nueva hoja para iniciar un proyecto de Smartsheet utilizando registros de Salesforce.
Si bien solo debe tener permisos de editor o superiores en la hoja de destino, recomendamos que tenga al menos niveles de permisos de administrador, ya que es posible que deba agregar nuevas columnas a la hoja durante el proceso de creación de los flujos de trabajo.
Paso 1: Iniciar el asistente de flujos de trabajo
- Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet.
- Seleccione Agregar flujo de trabajo para iniciar el asistente de flujos de trabajo.
También puede acceder al conector de Jira en la vista de tabla; para ello, vaya a Integraciones de datos > Administrar conectores > Salesforce o Integraciones de datos > Crear flujo de trabajo, y luego seleccione el mosaico Salesforce en el panel Integraciones de datos.
Paso 2: Configurar los ajustes
Elija la dirección de flujo de trabajo deseada. Una vez que haya guardado el flujo de trabajo, no podrá cambiarlo. Esto determina si el flujo de trabajo es manual o automático.
En Smartsheet, no puede asignar automáticamente columnas con numeración automática, columnas del sistema ni columnas que contengan fórmulas mediante el Conector de Salesforce. Si desea sincronizar valores de estas columnas en Salesforce, configure una conexión unidireccional e inicie la sincronización manualmente.
- Para que los campos sean bidireccionales o que la sincronización entre Smartsheet y Salesforce sea automática, seleccione Mantener los problemas actualizados automáticamente en Smartsheet y Salesforce. Con esta configuración, puede decidir más adelante si un campo específico es bidireccional o solo unidireccional.
- Seleccione la hoja con la que desea sincronizar los datos de Salesforce o Crear una nueva hoja. No podrá cambiar esto una vez que haya guardado el flujo de trabajo.
Solo podrá crear un flujo de trabajo del conector por hoja.
- Seleccione el objeto de Salesforce que desea sincronizar con la hoja. Una vez que haya guardado el flujo de trabajo, no podrá cambiarlo.
Seleccione Continuar.
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Paso 3: Asignar los campos
El Smartsheet asigna campos de Salesforce a columnas. Los campos de Salesforce que puede elegir dependen de los campos que haya seleccionado para el flujo de trabajo en el objeto de Salesforce. Cuando configura la asignación de campos, puede decidir cómo deben transmitirse los datos.
Complete las asignaciones de esta página, elimine o agregue campos de Salesforce y columnas de Smartsheet según lo desee y seleccione Continuar cuando termine.
Aspectos para tener en cuenta
- Especifique siempre una columna de Smartsheet al asignar campos de Salesforce. No puede dejar la columna de Smartsheet vacía.
- Es posible que solo vea campos específicos de Salesforce en función de los permisos de su cuenta de Salesforce.
- Asegúrese de incluir las columnas ID de registro y Error. Ambas aparecen automáticamente en la asignación de campos y solo pueden fluir de Salesforce a Smartsheet. Smartsheet presenta las nuevas columnas ID de registro y Error si utiliza una hoja existente. Sin embargo, puede asignarlos a columnas existentes.
- Recuerde siempre que Record ID es el identificador clave de los registros en Salesforce. Debe alinearlo con la columna primaria de la hoja para garantizar que la creación de la jerarquía y las filas primarias sea correcta. Si elimina alguna de estas columnas en Smartsheet, interrumpirá el flujo de trabajo, lo que genera un error durante la próxima sincronización de datos.
- Recuerde que el campo que vincula influye en el tipo de columna si opta por una Columna nueva en Smartsheet durante la asignación. Por ejemplo, una fecha de Salesforce se alinea con una columna de fecha de Smartsheet y ve el tipo entre paréntesis.
Paso 4: Filtros opcionales
Crear filtros es una forma opcional y útil de controlar los datos sincronizados entre Smartsheet y Salesforce. Si desea no filtrar sus datos, seleccione Continuar en las páginas Filtros de Salesforce y Filtros de Hoja y, luego, vaya al paso 5.
Los filtros pueden ser filtros de Salesforce o filtros de hoja. Al considerar qué tipo de filtro usar, piense si solo está tratando de llevar ciertos datos de Salesforce al Smartsheet (por ejemplo, mostrar siempre problemas que muestran todos los registros asociados a un cliente en particular, lo que sería una buena razón para usar filtros de Salesforce) o si solo quiere que líneas específicas del Smartsheet se sincronicen con Salesforce (por ejemplo, solo filas que tienen una Casilla de verificación marcada en una columna específica, lo que sería una buena razón para usar filtros de hoja).
Filtros de Salesforce
Puede definir los filtros de Salesforce seleccionando Agregar filtro, definiendo sus criterios de filtro y seleccionando el campo por el que desea filtrar. Todos los filtros agregados de esta manera tienen una relación AND.
Filtros de hoja
Para definir los filtros de hoja, seleccione Agregar filtro, seleccione las columnas de Smartsheet por las que filtrar e introduzca los criterios de filtrado. Todos los filtros agregados de esta manera tienen una relación AND.
Los criterios de filtro disponibles dependen de las columnas presentes en la hoja. Si desea filtrar las opciones que no aparecen en la lista, primero agregue una nueva columna a la hoja.
Paso 5: Definir grupos de filas (opcional)
Como paso opcional, puede definir agrupaciones de filas para sus registros de Salesforce por campos de Salesforce (por ejemplo, Etapa) o valores de columna primaria en su hoja.
Para agregar una agrupación de filas, seleccione Agregar grupo y el campo de Salesforce que determinará la agrupación. También puede, en Agregar grupo personalizado, indicar el valor de la columna primaria en el que desea que se base la agrupación.
Cuando define grupos de filas personalizados por la columna primaria de su hoja, puede usar un valor existente de la columna primaria o crear un nuevo valor para generar una nueva agrupación de filas primarias.
Si su grupo de filas personalizado no existe dentro de la jerarquía actual, la nueva fila primaria aparecerá en la parte inferior de la hoja.
Notas
- Si asignó el campo ID de registro a una columna que no sea la columna primaria de la hoja, no podrá generar nuevos registros en Salesforce desde Smartsheet con Agrupación de filas activada. Sin embargo, aún puede iniciar nuevos registros en Salesforce y sincronizarlos con Smartsheet.
- Los problemas que carecen de un valor de agrupación en Salesforce aparecen en una jerarquía titulada Campo '[Grupo]' no definido.
Paso 6: Guardar el flujo de trabajo
El Resumen de actualización en la página Guardar muestra la cantidad de campos actualizados en Salesforce y Smartsheet. Si el recuento del Resumen de actualización aparece inesperadamente alto o bajo, retroceda y agregue o elimine filtros según sea necesario.
- Una vez que esté satisfecho con el recuento del Resumen de actualización, etiquete su flujo de trabajo en Nombre del flujo de trabajo. De esta manera, puede localizarlo rápidamente más adelante en el panel del Conector de Salesforce.
- Si desea convertir las filas nuevas de Smartsheet en elementos de Salesforce, marque la casilla de verificación ubicada junto a Sincronizar nuevas filas creadas en Smartsheet con Salesforce.
- Por último, después de hacer todos los ajustes, seleccione Guardar flujo de trabajo.
Una vez que haya guardado el flujo de trabajo, no podrá cambiar ningún valor en la página de Configuración, como la dirección del flujo de trabajo, la hoja sincronizada o el objeto de Salesforce incluido en este flujo de trabajo.
Después de guardar su flujo de trabajo, llegará al panel, donde se ejecuta automáticamente y actualiza los registros según su configuración. Si una sincronización es bidireccional, seguirá ejecutándose automáticamente, a menos que se desactive o elimine. Debe ejecutar manualmente el flujo de trabajo para que se actualice la configuración de sincronización unidireccional.
Editar flujos de trabajo
Siempre puede editar el flujo de trabajo que creó. Los administradores de Salesforce de Smartsheet pueden desactivar o eliminar cualquier flujo de trabajo de la organización, pero no pueden editarlos.
Para editar el flujo de trabajo, seleccione el ícono del engranaje a la izquierda del nombre del flujo de trabajo y elija cualquiera de las siguientes opciones:
- Editar flujo de trabajo: Volver al asistente de flujos de trabajo para realizar cambios en el flujo de trabajo. No puede cambiar la dirección del flujo de trabajo, la sincronización de la hoja ni el objeto de Salesforce incluido.
- Cambiar el nombre del flujo de trabajo: Cambiar el nombre del flujo de trabajo.
- Desactivar/Activar el flujo de trabajo: Detener o iniciar la automatización del flujo de trabajo.
- Eliminar el flujo de trabajo: Eliminar el flujo de trabajo por completo. No puede recuperar los flujos de trabajo eliminados.
Filtrar por conector: sin sincronizar
Supongamos que una fila de la hoja ya no se sincroniza con Salesforce, ya sea debido a las condiciones del filtro en el flujo de trabajo o porque el registro ya no existe en Salesforce. En ese caso, la fila se mueve automáticamente a la sección Filtrar por conector: sin sincronizar de la hoja.
Aun cuando una fila ya no se sincronice, podría contener datos, archivos adjuntos o comentarios esenciales de columna. Por este motivo, Smartsheet no elimina filas de la hoja. En cambio, crea esta sección Filtrado por conector: sin sincronizar para conservar la información filtrada por el conector.
No puede desactivar la funcionalidad Filtrado por conector: sin sincronizar, ya que protege contra la pérdida de datos debido a flujos de trabajo accidentales u otros cambios. Si está seguro de que no necesita los elementos que aparecen en la fila Filtrar por conector: sin sincronizar, puede eliminar las filas de su hoja. Las filas en cuestión no vuelven a la hoja hasta que cumplen los criterios de filtrado establecidos en el flujo de trabajo del Conector.
Si mueve una fila a Filtrado por conector: sin sincronizar y comienza a coincidir con los criterios de filtrado de nuevo, automáticamente comienza a sincronizarse de nuevo y se mueve de la sección Filtrado por conector: sin sincronizar de su hoja a la sección de hoja correcta (en función de los grupos de filas).