Conectores: Sincronizar Smartsheet con Salesforce o con Service Cloud

Aplica a

Smartsheet Advance Package

Utilice estos conectores para hacer lo siguiente:

  • Conector de Salesforce: Envíe u obtenga registros de Salesforce de Smartsheet en tiempo real.
  • Conector de Service Cloud: Realice un seguimiento y calcule los datos de atención al cliente para asegurarse de que su equipo cumpla con el SLA.

Estos conectores están disponibles como sus propias ofertas premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas


Crear flujos de trabajo: Introducción

Realice las siguientes acciones antes de comenzar a crear flujos de trabajo.

Instalar los conectores para Salesforce o para Service Cloud

Después de adquirir la integración, solo estos usuarios pueden instalar el conector para Salesforce o Service Cloud

  • Un administrador de Salesforce o Service Cloud (una función al nivel de la cuenta única de la integración);
  • Un administrador del sistema de Smartsheet (SysAdmin); o
  • Un usuario que sea un administrador del sistema de Smartsheet y un administrador de Salesforce o Service Cloud 

Garantizar estos permisos para usar los conectores

Para crear flujos de trabajo en cualquier conector, debe tener todos los siguientes tipos de cuentas:

Iniciar sesión en los conectores

Una vez que haya instalado y configurado el conector para Salesforce o para Service Cloud, utilizará la siguiente URL para crear y sincronizar flujos de trabajo con cualquiera de las integraciones:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.

Asegúrese de que navegador sea compatible con Smartsheet.


Antes de crear un flujo de trabajo

Primero debe abrir el asistente de flujos de trabajo.

Solo podrá crear un flujo de trabajo de Smartsheet por hoja.

Para iniciar el asistente de flujos de trabajo

  1. En la parte superior izquierda de la página, seleccione el ícono de menú.
  2. Seleccione Panel.
  3. Seleccione Agregar flujo de trabajo.

¡Eso es todo! Ahora puede usar el asistente de flujo de trabajo para hacer lo siguiente: 

  • Seleccionar su hoja y objeto de Salesforce o Service Cloud 
  • Asignar sus columnas y campos respectivos para la sincronización

Asistente de flujos de trabajo

Configurar los aspectos básicos de su flujo de trabajo         

  1. En la página Configuración, complete los siguientes campos:
    • ¿Qué desea que haga este flujo de trabajo?: Seleccione la dirección de sincronización (a Salesforce o Service Cloud, a Smartsheet o de forma bidireccional entre las dos aplicaciones). 
      Después de guardar el flujo de trabajo, la hoja y el objeto de Salesforce o Service Cloud, no podrá modificar las direcciones de sincronización. Sin embargo, puede crear un flujo de trabajo nuevo para seleccionar otra configuración.
    • Nombre de la planilla: Seleccione una hoja ya existente o elija Crear una hoja nueva para crear automáticamente una hoja nueva en Smartsheet.
    • Objeto de Salesforce: Seleccione un objeto de Salesforce o Service Cloud en la siguiente lista desplegable.
  2. Para confirmar su configuración, seleccione Continuar.

Asignar los campos

  1. En la pestaña Campos, asigne los campos entre Salesforce o Service Cloud y Smartsheet.
  2. Opcional: Para insertar una columna nueva en la hoja, en la lista desplegable, seleccione nueva columna. Para incluir más campos de objetos de Salesforce o de Service Cloud en el flujo de trabajo, seleccione agregar campo.
  3. Opcional: En el menú desplegable Flujo 
     Selector de direcciones de sincronización , modifique la dirección de sincronización entre los campos y las columnas del objeto.
    Según los permisos que tenga en las herramientas requeridas y el uso del campo en la integración, es posible que no pueda modificar las direcciones de sincronización de determinadas asignaciones.
  4. Para confirmar sus asignaciones de campo, seleccione Continuar.

Usar filtros para controlar la sincronización de datos

En las páginas de Filtros puede crear filtros para controlar de mejor manera el tipo y la cantidad de datos que se comparten entre las dos aplicaciones. Estos filtros pueden ayudarle a garantizar que sincronice solamente campos que pertenecen a un proyecto, cliente o empleado específico.

Para crear filtros de Salesforce o de Service Cloud y de Smartsheet

  1. Para crear la lista de campos de objetos disponibles, seleccione agregar campo.
  2. Seleccione un campo de objeto de la lista.
  3. Seleccione una condición de filtro. Por ejemplo, es igual a, contiene, está en blanco, etc.
    Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.
  4. Para confirmar y aplicar los filtros, seleccione Continuar.

Definir grupos de filas en su flujo de trabajo

Cree grupos de filas para que su flujo de trabajo organice los registros de Salesforce por las opciones de un campo específico. Por ejemplo, puede agrupar sus registros en función de las siguientes etapas de oportunidades:

  • Cerrado ganado 
  • Cerrado perdido
  • Necesita análisis 

Cuando agrupa sus registros, no tiene que moverlos manualmente en su hoja después de la sincronización.

Para definir los grupos de filas en su flujo de trabajo

Antes de comenzar

  • Los registros de Salesforce o de Service Cloud deben tener los hipervínculos correctos en la columna de ID de Salesforce o de Service Cloud en su planilla. Si copia y pega manualmente los ID de Salesforce o Service Cloud desde cualquier aplicación a su hoja, es posible que su flujo de trabajo no funcione adecuadamente.
    • Si todavía no hay ninguna columna de ID de Salesforce o de Service Cloud, se agregará automáticamente a su planilla cuando se ejecute el flujo de trabajo por primera vez.  
  • Debe asignar el campo de ID de Salesforce o Service Cloud a la columna primaria de la hoja. De esta manera se asegura de crear correctamente las filas primarias y la jerarquía.
     

La definición de grupos de filas es opcional. Si no necesita agrupar sus registros, diríjase a la sección Guardar su flujo de trabajo. De lo contrario, siga estos pasos:

  1. En la lista Agrupar por, seleccione un campo de Salesforce o Service Cloud existente o escriba un valor nuevo.
  2. Opcional: Defina un subgrupo para contar con una capa adicional de organización. 
    • Por ejemplo, haga que los registros se sincronicen debajo de una fila primaria Internacional que también es secundaria de una fila de Ventas en Smartsheet.
  3. Seleccione Continuar

Grupo de filas en Salesforce

Cuando define grupos de filas:

  • El valor que selecciona en la lista Agrupar por determina el valor de la columna Primaria en las filas primarias de su hoja. Por ejemplo: cuando agrupa por la etapa de una oportunidad, se crean filas primarias en su hoja para cada etapa.
  • Las filas primarias nuevas se crearán en la parte inferior de su hoja a menos que el campo Agrupar por coincida con un valor de columna primaria ya existente de la hoja.

Guardar su flujo de trabajo

En la sección Resumen de la actualización de la página Guardar, verá la cantidad de campos que se actualizarán en su objeto de Salesforce o de Service Cloud. Puede usar este dato para medir la cantidad de datos que fluye hacia el objeto desde su hoja. Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, retroceda para agregar o quitar filtros según sea necesario.

  1. En la página Guardar, asígnele un nombre al flujo de trabajo. 
  2. Revise un resumen de las actualizaciones que se harán en su objeto de Salesforce o Service Cloud y en la hoja de Smartsheet.
  3. Seleccione Guardar flujo de trabajo.

Se mostrará el panel después de guardar su flujo de trabajo. Luego, su flujo de trabajo se ejecutará y  actualizará automáticamente los registros en los siguientes lugares en función de las reglas que configura en el flujo de trabajo:

  • Salesforce o Service Cloud 
  • Filas de su hoja de Smartsheet 

Para modificar un flujo de trabajo ya existente, siga los pasos que se indican más adelante en la sección Administrar flujos de trabajo.

Las columnas Numeración automática o Sistema en Smartsheet son de solo lectura. Solo se pueden seleccionar si la asignación de Salesforce se configura con Transferir datos de Salesforce a Smartsheet.