Crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet

El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Si adquirió el Conector de Salesforce de Smartsheet en su plan, inicie sesión para empezar a crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Salesforce. 

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Antes de crear su primer flujo de trabajo entre una hoja en Smartsheet y Jira, ambas aplicaciones deben establecer una conexión. Asegúrese de que un administrador de su cuenta haya realizado la configuración de conexión inicial.

Requisitos previos

Para crear flujos de trabajo en el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe tener los siguientes niveles de permisos:

• Debe ser usuario con licencia de Smartsheet.
• Debe tener una cuenta de Salesforce. Debe poder iniciar sesión en la aplicación Salesforce con los siguientes permisos:
  • Ver configuración y ajustes
  • API habilitada Póngase en contacto con el administrador de Salesforce de su organización para obtener información detallada.
• Si el administrador del sistema activa la opción Restrict Users (Restringir usuarios) en el Conector de Salesforce, usted también debe tener la función de usuario de Conector de Salesforce en Smartsheet. Esta función se puede asignar en el Centro de administración de Smartsheet o en la interfaz del Conector de Salesforce.

Crear un flujo de trabajo

Una vez que se establecen los permisos y la conexión inicial con el entorno de Salesforce, los usuarios pueden crear flujos de trabajo para sincronizar información entre Salesforce y Smartsheet.

En el Conector de Salesforce de Smartsheet, tiene la opción de enviar información en una sola dirección (de Salesforce a Smartsheet y viceversa) o en las dos direcciones, para actualizar los registros al instante en ambas aplicaciones.

Puede sincronizar con una hoja existente o crear una nueva hoja para iniciar un proyecto de Smartsheet que tome los registros en Salesforce. 

Si bien solo debe tener permisos de editor o superiores en la hoja de destino, recomendamos que tenga al menos niveles de permisos de administrador, ya que es posible que deba agregar nuevas columnas a la hoja durante el proceso de creación de los flujos de trabajo.

 Paso 1: Iniciar el asistente de flujos de trabajo

1. Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet.
2. Seleccione Add Workflow (Agregar flujo de trabajo) para iniciar el asistente de flujos de trabajo.

Paso 2: Configurar los ajustes      

1. Elija la dirección deseada para el flujo de trabajo; no puede cambiarla una vez que haya guardado el flujo de trabajo. Esto determina si el flujo de trabajo es manual o automático.

Para que los campos sean bidireccionales o que la sincronización entre Smartsheet y Salesforce sea automática, seleccione Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Mantener los problemas automáticamente actualizados en Smartsheet y en Salesforce). Al igual que con esta configuración, puede decidir más adelante si desea que un campo específico sea bidireccional o que la sincronización simplemente sea unidireccional.

En Smartsheet, no puede asignar automáticamente columnas con numeración automática, columnas del sistema ni columnas que contengan fórmulas mediante el Conector de Salesforce. Si desea sincronizar valores de estas columnas en Salesforce, configure una conexión unidireccional e inicie la sincronización manualmente.

2. Seleccione la hoja con la que desea sincronizar los datos de Salesforce o Create a new sheet… (Crear una nueva hoja); no podrá cambiar esto una vez que haya guardado el flujo de trabajo.
    

   Solo podrá crear un flujo de trabajo del conector por hoja.

3. Seleccione los proyectos de Salesforce que desea sincronizar con la hoja. No podrá cambiar esto una vez que haya guardado el flujo de trabajo. 

4. Seleccione Continue (Continuar).

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Paso 3: Asignar los campos

Smartsheet asigna los campos de Salesforce a columnas. Los campos de Salesforce que puede elegir dependen de los campos que haya seleccionado para el flujo de trabajo en el objeto de Salesforce. Cuando configura la asignación de campos, puede decidir cómo deben transmitirse los datos.

Complete las asignaciones de esta página, elimine o agregue campos de Salesforce y columnas de Smartsheet según lo desee y seleccione Continue (Continuar) cuando termine.

Aspectos para tener en cuenta

• Especifique siempre una columna de Smartsheet al asignar campos de Salesforce. No puede dejar la columna de Smartsheet vacía.
• Es posible que solo vea campos específicos de Salesforce en función de los permisos de su cuenta de Salesforce.
• Asegúrese de incluir las columnas Record ID y Error, ya que ambas se agregan automáticamente a la asignación de campos y solo pueden transmitirse de Salesforce a Smartsheet. Smartsheet incluirá nuevas columnas Record ID y Error si utiliza una hoja existente. Sin embargo, tiene la opción de asignarlas a columnas preexistentes.
• Recuerde siempre que Record ID es el identificador clave de los registros en Salesforce. Debe alinearlo con la columna primaria de la hoja para garantizar que sea correcta la creación de la jerarquía y las filas primarias. Si elimina cualquiera de estas columnas en Smartsheet, se interrumpirá el flujo de trabajo, lo que generará un error durante la próxima sincronización de datos.
• Recuerde que el campo que está vinculando influirá en el tipo de columna si elige una New column (Nueva columna) en Smartsheet durante la asignación. Por ejemplo, una fecha de Salesforce se alineará con una columna de fecha de Smartsheet y verá el tipo entre paréntesis.

Paso 4: Filtros opcionales

Crear filtros es una forma opcional y útil de controlar los datos sincronizados entre Smartsheet y Salesforce. Si no desea filtrar los datos, seleccione Continue (Continuar) a través de las páginas Salesforce Filters (Filtros de Salesforce) y Sheet Filters (Filtros de hoja) y vaya al paso 5. 

Los filtros pueden ser filtros de Salesforce o filtros de hoja. Cuando considere qué tipo de filtro usar, piense si solo está tratando de llevar ciertos datos de Salesforce a Smartsheet (por ejemplo, mostrar siempre registros que tengan todos los datos asociados a un cliente en particular, lo que sería una buena razón para usar filtros de Salesforce) o si solo quiere que ciertas líneas de Smartsheet se sincronicen con Salesforce (por ejemplo, solo las filas que tienen una casilla de verificación marcada en una columna específica, lo que sería una buena razón para usar filtros de hoja). 

Filtros de Salesforce

Puede definir filtros de Salesforce seleccionando Add filter (Agregar filtro), en qué campo se debe basar el filtro y los criterios de filtrado. Todos los filtros agregados de esta manera tendrán una relación AND. 

Filtros de hoja

Defina los filtros de hoja seleccionando Add filter (Agregar filtro), las columnas de Smartsheet que determinarán el filtro y los criterios de filtrado. Todos los filtros agregados de esta manera tienen una relación AND.

Los criterios de filtrado disponibles dependerán de las columnas que haya en la hoja. Si desea filtrar opciones que no están en la lista, agregue primero la nueva columna a la hoja.

Paso 5 (opcional): Definir grupos de filas

Como paso opcional, puede definir agrupaciones de filas para los registros de Salesforce por campos de Salesforce (p. ej., Etapa) o valores de columnas primarias de la hoja. Para agregar una agrupación de filas, seleccione Add group (Agregar grupo) y el campo de Salesforce que determinará la agrupación. También puede, en Add Custom Group (Agregar grupo personalizado), indicar el valor de la columna primaria en el que desea que se base la agrupación.

Cuando define grupos de filas personalizados por la columna primaria de su hoja, puede usar un valor existente de la columna primaria o crear un nuevo valor para generar una nueva agrupación de filas primarias. 

Si su grupo de filas personalizadas no se encuentra dentro de la jerarquía existente, la nueva fila primaria aparecerá en la parte inferior de la hoja.

Notas

• Si asignó el campo Record ID a una columna que no es la columna primaria de la hoja, no podrá generar nuevos registros en Salesforce desde Smartsheet con la función Agrupación de filas activada. Sin embargo, aún puede iniciar nuevos registros en Salesforce y sincronizarlos con Smartsheet.
• Los registros que no tengan un valor de agrupación en Salesforce aparecerán debajo de una jerarquía llamada Field '[Group]' not set (Campo '[Grupo]' no definido).

Paso 6: Guardar el flujo de trabajo

En el campo Update Summary (Resumen de actualización) de la página Save (Guardar), se muestra la cantidad de campos que se actualizarán en Salesforce y Smartsheet. Si la cantidad de Update Summary (Resumen de actualización) parece inesperadamente alta o baja, retroceda para agregar o quitar filtros según sea necesario.

1. Etiquete el flujo de trabajo en Workflow Name (Nombre del flujo de trabajo) una vez que esté satisfecho con la cantidad que figura en Update Summary. (Resumen de actualización) Esto servirá, luego, para localizarlo rápidamente en el panel del Conector de Salesforce.
2. Si desea convertir las filas nuevas de Smartsheet en elementos de Salesforce, marque la casilla de verificación ubicada junto a Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Sincronizar nuevas filas creadas en Smartsheet con Salesforce).
3. Por último, después de hacer todos los ajustes, seleccione Save Workflow (Guardar flujo de trabajo).

Una vez que haya guardado el flujo de trabajo, no podrá cambiar ninguno de los valores de la página Settings (Configuración), como la dirección del flujo de trabajo, la hoja que se sincroniza o el objeto de Salesforce incluido en este flujo de trabajo.

Después de guardar el flujo de trabajo, se abrirá el panel y el flujo se ejecutará y actualizará automáticamente los registros en función de su configuración. Si una sincronización es bidireccional, seguirá ejecutándose automáticamente, a menos que se deshabilite o elimine. Debe ejecutar manualmente el flujo de trabajo para que se actualice la configuración de sincronización unidireccional.

Editar flujos de trabajo

Siempre puede editar el flujo de trabajo creado. Los administradores de Salesforce de Smartsheet pueden deshabilitar o eliminar cualquier flujo de trabajo de la organización, pero no pueden editarlos.

Para editar el flujo de trabajo, seleccione el ícono del engranaje a la izquierda del nombre del flujo de trabajo y elija cualquiera de las siguientes opciones: 

• Edit Workflow (Editar flujo de trabajo): Regrese al asistente de flujos de trabajo para realizar cambios en el flujo de trabajo (no puede cambiar la dirección del flujo de trabajo, la hoja que se sincroniza ni el objeto de Salesforce incluido).
• Rename Workflow (Renombrar flujo de trabajo): Permite cambiar el nombre del flujo de trabajo.
• Disable/Enable Workflow (Deshabilitar/Habilitar flujo de trabajo): Permite detener o iniciar la automatización del flujo de trabajo.
• Delete Workflow (Eliminar flujo de trabajo): Permite eliminar el flujo de trabajo por completo (no se pueden recuperar los flujos de trabajo eliminados).

Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar)

Supongamos que una fila de la hoja ya no se sincroniza con Salesforce, ya sea debido a las condiciones de un filtro en el flujo de trabajo o porque el registro ya no existe en Salesforce. En ese caso, la fila se mueve automáticamente a la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) de la hoja.

Aun cuando una fila ya no se sincronice, podría contener datos, archivos adjuntos o comentarios esenciales de columna. Por tal motivo, Smartsheet no elimina filas de la hoja. En cambio, crea la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) para conservar la información que filtra el conector. 

No es posible desactivar la funcionalidad de Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar); es una protección contra la pérdida de datos debido a flujos de trabajo accidentales u otros cambios. Si está seguro de que no necesita los elementos que aparecen en la fila Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar), puede eliminar las filas de su hoja. Las filas en cuestión no regresarán a la hoja hasta tanto cumplan con los criterios de filtrado establecidos en el flujo de trabajo del conector.

Si una fila se movió a Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar), pero comienza a coincidir con los criterios de filtrado de nuevo, automáticamente comenzará a sincronizarse otra vez y pasará de la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) de la hoja a la sección de la hoja correspondiente (según las agrupaciones de filas, etc.).