Crear WorkApps con Control Center

Requisitos previos

• Debe generar una nueva cartera con un nuevo plan de acción para crear programas que incluyan WorkApps. 
• Los planes de acción secundarios de varios niveles no son compatibles con las WorkApps de Cartera
• Los planes de acción tienen un límite de 50 páginas en WorkApps.

Permisos de Control Center y WorkApps 

Los administradores, los líderes adicionales y los usuarios de Control Center pueden gestionar WorkApps creadas desde Control Center.

Los usuarios que usan Control Center para aprovisionar proyectos pueden aprovisionar WorkApps para estos y ser administradores en WorkApps. 

Los líderes de programa adicionales y los administradores de Control Center se convierten en administradores de cartera en todas las WorkApps de cartera, plan de acción o proyecto. Los administradores de cartera pueden hacer lo siguiente:

• Reorganizar las páginas y los permisos en las aplicaciones
• Agregar o eliminar usuarios y grupos
• Actualizar el tema de la aplicación 
• Volver a publicar la aplicación
• Agregar páginas personalizadas 
• Agregar o eliminar funciones personalizadas

Crear una WorkApp con Control Center 

1. Agregar funciones a la hoja de ingreso

Smartsheet Control Center crea una WorkApp para cada nuevo programa de forma predeterminada. Especifique el propietario de la WorkApp en una columna de selección única o múltiple en la hoja de ingreso. También puede especificar funciones de WorkApp de forma predeterminada en una hoja de ingreso. 

2. Crear una nueva cartera o plan de acción

1. Póngase en contacto con el gerente de soporte técnico (CSM) para crear una nueva cartera de Control Center. Su contacto creará una nueva cartera y se la transferirá a usted. 
2. Abra la nueva cartera. Verá un enlace para abrir la WorkApp de Cartera. La WorkApp de Cartera estará vacía.   
3. Seleccione Nuevo plan de acción y siga las instrucciones en pantalla.  

3. Aplicar la configuración de WorkApps

1. Avance del Generador de plan de acción a la página Configuración de WorkApps.  
2. Seleccione la columna a completar con la URL de la WorkApp. Si aún no ha realizado esta acción, es posible que deba agregar una columna de URL de la WorkApp en la hoja de ingreso. 
3. Seleccione la configuración de Propietario del proyecto. Seleccione una columna de la hoja de ingreso para designar un propietario del proyecto. Si deja esta configuración en blanco, el líder principal (la persona que crea la cartera) será el propietario del proyecto. 
4. Opcional: seleccione la casilla de verificación Enviar notificaciones para enviar correos electrónicos al equipo cuando se aprovisionan proyectos. 
5. Seleccione la configuración de funciones de WorkApps.  La configuración de funciones de WorkApps limita el acceso a los datos según la función. Puede tener varias funciones; cada una será una columna en la hoja de ingreso. Complete el proceso como de costumbre y, a continuación, guarde el plan de acción.  
6. En la pantalla del plan de acción creado, seleccione Abrir WorkApp. 

4. Configurar el plan de acción de la WorkApp

1. Configure la vista de las hojas en la Configuración de la página en el panel derecho. Por ejemplo, puede configurar una hoja de tareas para que aparezca en la vista de tarjeta.
   No se admite la vista de Gantt en los planes de acción. Puede agregar páginas de vista de Gantt en carteras y proyectos.
2. En la pestaña de Funciones, seleccione una función. Para configurar los permisos de la página para cada función, seleccione la flecha desplegable junto a la página y elija un permiso (Modo lectura/Modo oculto/Modo de edición). De forma predeterminada, todas las páginas se encuentran ocultas para todas las funciones. 
   Debe seleccionar permisos de página y de funciones antes de aprovisionar proyectos en las WorkApps.
    
3. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Actualizar plan de acción. Al actualizar un plan de acción, se verán afectadas todas las WorkApps de proyectos creadas a partir del plan de acción.

Para encontrar su plan de acción en WorkApps, en la navegación izquierda, seleccione WorkApps. Seleccione el ícono Editar en la nueva WorkApp. Puede acceder al nuevo plan de acción desde el ícono Gestión de planes de acción en la barra lateral izquierda. Seleccione Gestionar y abra el plan de acción para editarlo en la WorkApp.

5. Configurar WorkApp de Cartera

1. En el panel izquierdo, seleccione Agregar páginas de cartera para agregar páginas, formularios, otros activos de Smartsheet o contenido web externo. 
2. Cree funciones según sus necesidades. Dos funciones aparecerán de forma automática: 
   • Los editores de la cartera pueden editar todos los activos en ella. Entre los editores, se incluyen todos los líderes del proyecto de Control Center. Puede editar la lista en Control Center. 
   • Los usuarios de la cartera pueden ver una lista de los proyectos compartidos con ellos. 
3. En la parte superior derecha de la pantalla, seleccione Publicar. El equipo ahora podrá usar la WorkApp de Cartera. 

Cuestiones para tener en cuenta

• Las WorkApps de Cartera tienen la misma estructura que el plan de acción del proyecto. No puede modificar las páginas ni las funciones dentro del proyecto. En los elementos con un ícono de bloqueo, se indican las páginas y las funciones definidas en el plan de acción. 
• Si usted es el propietario del proyecto, puede agregar páginas y funciones adicionales en un proyecto individual.
• No puede crear nuevas funciones con permisos que excedan los estipulados en el plan de acción. Por ejemplo, si un plan de acción incluye permisos de lectura y ocultos en una hoja de presupuesto, no puede crear una función en un proyecto con permisos de edición en esa misma hoja.
• La vista de página predeterminada del plan de acción solo se tendrá en cuenta cuando se creen nuevos proyectos. A los proyectos antiguos no se les aplicarán vistas de página.

Transferir o eliminar WorkApps de Cartera

• Inicie sesión en Smartsheet Control Center para eliminar o transferir una WorkApp de Cartera. Las acciones realizadas en Control Center se aplicarán al proyecto o a las WorkApps asociadas a la cartera.