Agregar funciones a una WorkApp

Luego de agregar páginas a su WorkApp, cree Funciones para controlar qué páginas pueden ver y editar los distintos grupos de interés.

Los niveles de permiso de las funciones de WorkApps son independientes de los niveles de permiso de Smartsheet para los colaboradores del elemento de origen. Si comparte una WorkApp con alguien, no necesita otorgarle acceso a cada elemento de Smartsheet contenido en la WorkApp.

Estos son algunos ejemplos que muestran cómo podría usar esta capacidad:

• Revelar diferentes partes de un proyecto a funciones específicas. Podría crear una función para gerentes de proyecto, lo que permite que las personas que tienen esa función editen todo el plan del proyecto y vean el panel de métricas. También puede crear una función individual para el asignado, que oculta el panel de métricas y solo les permite a las personas que tienen esa función editar un informe que muestra el trabajo que tienen asignado.
• Otorgarle a un usuario acceso a un informe que se encuentra fuera de Smartsheet. Un usuario al que no se le compartió el informe Abrir solicitudes en Smartsheet puede recibir acceso de editor al mismo informe a través de las funciones de WorkApps. Este colaborador no podrá ver ni interactuar con el informe en Smartsheet, pero sí acceder a él en la WorkApp.
• Dirigir asignaciones de trabajo Utilice el filtro Usuario actual en un informe y configure el permiso de la página con la función de editor. El informe solo mostrará las filas relevantes para el colaborador. Los colaboradores con permisos de editor en la página podrán editar los valores de las filas que les fueron asignadas en la WorkApp.

Crear y editar funciones

1. Seleccione el ícono de funciones en el sector izquierdo.
2. Seleccione Agregar funciones.

• Para editar o eliminar una función existente, seleccione el ícono del menú ubicado a la derecha del nombre de la función y seleccione Editar o Eliminar.

Configuración de las funciones de WorkApps

En la página de configuración, puede hacer lo siguiente: 

• Asignarle un nombre a la función, para lo cual debe seleccionar el nombre de la función destacado en negrita en la parte superior del panel
• Agregar personas a una función
• Ver las personas asignadas a una función específica en la pestaña Personas (los colaboradores pueden tener más de una función y pueden alternar esas funciones) 
• Eliminar a las personas que ya no quiere que estén asignadas a una función
• Controlar los permisos de las funciones en cada página de su aplicación
• Modificar el orden de la página (pase el mouse sobre el nombre de la página y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo de la lista cuando aparezca el ícono de arrastrar )

Referencia de permisos de la página

A medida que se crean funciones, deben tenerse en cuenta los permisos a nivel de la página. Recomendamos brindarles a las personas el menor nivel de permiso necesario, mientras tienen acceso a los activos que necesitan.

Los permisos relativos a las funciones son independientes de los permisos del colaborador en el elemento de origen de Smartsheet.

En la siguiente tabla se identifican los permisos de la página por función.