Crear un registro en ServiceNow desde una fila de Smartsheet

Descripción general

Puede utilizar Bridge para trasladar solicitudes específicas a ServiceNow a fin de realizar un análisis/progreso más detallado mientras realiza un seguimiento general en Smartsheet. 

Por ejemplo, puede crear un formulario de ingreso en Smartsheet para capturar problemas con un nivel de gravedad sugerido. La plantilla de Bridge convierte automáticamente las filas de alta gravedad en registros en ServiceNow. 

Sistemas en uso

• Smartsheet
• ServiceNow

Desencadenador de flujo de trabajo

• Smartsheet: When Column Values Are Changed (Cuando cambian los valores de la columna)

Flujos de trabajo en esta plantilla

• Convertir solicitudes de alta gravedad en registros de ServiceNow

Permisos necesarios

El generador de flujos de trabajo de Bridge debe garantizar que ambas integraciones se autentiquen. También deben tener los siguientes permisos en ambas aplicaciones:

• Smartsheet: El usuario que crea el flujo de trabajo en Bridge debe tener al menos un permiso de editor en la hoja 
• ServiceNow: El usuario que crea el flujo de trabajo en Bridge debe tener la capacidad de agregar registros a la tabla de destino

Autenticar las integraciones de ServiceNow y Smartsheet

Lea los siguientes artículos sobre cómo autenticar ambas aplicaciones:

• Configurar la integración de ServiceNow
• Integración de Bridge de Smartsheet: Información general y configuración

Configurar la hoja

Requisitos de Smartsheet para usar esta plantilla

Cree una nueva hoja con estas columnas obligatorias o agréguelas a su hoja existente: 

• El ID de la hoja: Para encontrarlo, en su hoja, seleccione File (Archivo) > Properties (Propiedades)
• Una columna desplegable (selección simple): Introduzca Gravedad como nombre de la columna y agregue lo siguiente como opciones de la lista: 
  • Baja 
  • Media 
  • Alta 
• Una columna de texto/número: Introduzca ID de registro de ServiceNow como nombre de la columna 

Según cómo esté configurada su tabla de ServiceNow, las columnas de su hoja deben corresponder a los campos de sus registros. En la hoja de ejemplo siguiente, las columnas Solicitud, Gravedad y Detalles se utilizan en el flujo de trabajo. 

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Implementar la plantilla

1. Inicie sesión en su cuenta de Bridge. 
2. En el Centro de soluciones, busque y seleccione la plantilla Convert High-Severity Requests to ServiceNow Records (Convertir solicitudes de alta gravedad en registros de ServiceNow).
3. Asigne un nombre a su flujo de trabajo. 
4. Para agregar su flujo de trabajo a la lista de flujos de trabajo, seleccione Deploy (Implementar). 
5. Seleccione el espacio de trabajo que desea implementar. El nuevo flujo de trabajo estará disponible en la lista de flujos de trabajo de ese espacio de trabajo. 
6. Para abrir el flujo de trabajo que crea, seleccione el nombre.

Definir los campos de registro

Requisitos de ServiceNow para usar esta plantilla

Necesita lo siguiente: 

• El nombre de la tabla de ServiceNow en la que desea agregar registros
• Los nombres de los campos que desea completar desde Smartsheet en su registro de ServiceNow

Para mover datos de la fila de Smartsheet a su nuevo registro de ServiceNow, debe asignar los campos.

Parte de la asignación está precargada y solo necesita ajustar los valores del campo Key (Clave) para que coincidan con los campos de su registro. 

En la foto de abajo, puede ver los campos Key (Clave) y Value (Valor). Reemplace los valores del campo Key (Clave) para que coincidan con los campos disponibles en su registro de ServiceNow (esto es específico de su configuración de ServiceNow). 

1. En el flujo de trabajo, seleccione el módulo ServiceNow: Create Record (Crear registro). 
2. Agregue el nombre de su tabla de ServiceNow en el campo Table Name (Nombre de la tabla).
3. Expanda la sección Columns (Columnas). 
4. En el campo Key #1 (Clave N.º 1), reemplace el valor con el nombre del campo en el registro ServiceNow en el que desea que aparezcan los datos de la columna Detalles. 
5. En el campo Key #2 (Clave N.º 2) , reemplace el valor con el nombre del campo del registro ServiceNow para el que desea que aparezcan los datos de la columna Solicitud. 
6. Para incorporar el valor de la columna Gravedad, en Key #3, reemplace el valor con el nombre de campo correspondiente.

Si desea incorporar más datos a su registro, en el siguiente campo Key (Clave), agregue el nombre del campo de registro. A continuación, incluya la referencia de datos en el campo Value (Valor). 

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Configurar el desencadenador

El desencadenador que configure ejecuta su nuevo flujo de trabajo cada vez que el valor del campo Gravedad cambia. 

Para configurar el desencadenador

1. Una vez autenticado, seleccione la pestaña Triggers (Desencadenadores) y expanda la sección Triggers (Desencadenadores).
2. Seleccione Add to Triggers (Agregar a desencadenadores). 
3. En la ventana Trigger Name (Nombre de desencadenador), agregue un nombre único para su desencadenador.

4. En el campo Sheet ID (ID de hoja), ingrese el ID único de la hoja. 
    

   Para encontrarlo, en su hoja, seleccione File (Archivo)>Properties (Propiedades).

    

5. En la ventana Event Type (Tipo de evento), seleccione el desencadenador When Column Values are Changed (Cuando se modifican los valores de las columnas). 
6. En el campo Column Name or ID (Nombre o ID de columna), escriba Gravedad. 
7. En la lista Workflow (Flujo de trabajo), seleccione su nuevo flujo de trabajo. 

Desglose del flujo de trabajo

Descubra qué hace cada elemento de los flujos de trabajo en la siguiente plantilla. 

La mayoría de los módulos de esta lista utilizan referencias de datos.

• Smartsheet: Get Row (Obtener fila): Cuando el flujo de trabajo detecta el cambio en el valor Gravedad en su hoja de Smartsheet, el módulo Get Row (Obtener fila) toma los datos de esa fila. 
• Columna Junction (Unión): Check Severity (Verificar gravedad): Comprueba el valor de la columna Gravedad, que compara un valor estático (p. ej., alto) con una referencia a datos, es decir, el valor de la celda en la columna Gravedad desde el módulo Get Row (Obtener fila). Si el valor de la referencia de datos coincide con el valor estático, el flujo de trabajo sigue la ruta para crear un registro de ServiceNow. Cualquier otro valor da como resultado la ruta opuesta, que detiene el flujo de trabajo. 
• ServiceNow: Create Record (Crear registro): Crea un registro en una tabla específica de ServiceNow. Necesita el nombre de una tabla para indicar dónde debe crearse el registro. Los campos Key (Clave) y Value (Valor) de este módulo extraen referencias del módulo Get Row (Obtener fila) y colocan los valores de la columna para las columnas Detalles, Solicitud y Gravedad en los campos de registro de ServiceNow. Debe cambiar el nombre de los valores de Key (Clave) en este módulo para que coincidan con el lugar donde quiere que aparezcan esos datos en su registro de ServiceNow. 
• Smartsheet: Update Row (Actualizar fila): Utiliza el número de la referencia de datos del registro creado. Luego, inserta el valor en el campo Record ID (ID de registro) de ServiceNow en la hoja de Smartsheet. Una vez que este valor aparece en su hoja, significa que el flujo de trabajo se ejecutó correctamente y tiene el ID para localizar su registro en ServiceNow.

Personalizar esta plantilla

A continuación, le mostramos algunas formas de personalizar esta plantilla: 

• Utilice una columna de casilla de verificación y haga que el módulo Update Row (Actualizar fila) seleccione la casilla si la fila se convirtió en un registro de ServiceNow 
• Si un equipo específico solo trabaja en ServiceNow, convierta todas las filas asignadas a ese equipo en registros de ServiceNow