Controle cómo su organización guarda los datos por cuestiones reglamentarias o normativas y cómo elimina los datos una vez que ya no son necesarios mediante una política de retención de datos.
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Se requiere una suscripción a Smartsheet Advance Platinum o Gestión avanzada del trabajo más Smartsheet Safeguard para habilitar los controles de gestión.
Descripción general
Utilice la página Controles de gestión en el Centro de administración para establecer su política de retención de datos, que rige qué datos conservar y qué datos purgar.
Solo puede crear una política, pero puede asignar todos los grupos de inclusión que desee a esa política. A partir de ahora, las condiciones de la política solo admiten hojas y sus archivos adjuntos. La política puede aplicarse a hojas anteriores a una fecha de creación o última edición especificada.
Una vez que configura y activa su política de retención de datos, se ejecuta en segundo plano para garantizar que los datos retenidos respeten los requisitos de cumplimiento.
Si el análisis detecta que las hojas o los archivos adjuntos no cumplen con la política, se notifica esta situación a los propietarios de las hojas y se les avisa que los datos se eliminarán si estos no toman medidas.
Recibirán una notificación adicional sobre la eliminación cuando esta se haya realizado.
Notificaciones
Las notificaciones sobre posibles eliminaciones se enviarán a los usuarios con permisos de Administrador y Propietario en el elemento, siempre que sean parte del grupo de inclusión de la política de retención de datos. Aquellos con permisos de Administrador en el elemento que no estén incluidos en el grupo no recibirán ninguna notificación.
Establecer una política de retención de datos
- Inicie sesión en el Centro de administración.
- Navegue hasta el ícono Menú en la esquina superior izquierda y seleccione Controles de gestión.
Seleccione Política de retención de datos > Configurar.
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- Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para definir las condiciones de la política.
- Defina las fechas Creación y Última modificación .
- Defina la frecuencia con la que desea ejecutar la política, la cantidad de notificaciones anticipadas que desea proporcionar y a qué grupos desea que afecte la política.
Seleccione Guardar y activar para activar la política.
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Puede habilitar o deshabilitar su política en cualquier momento desde Controles de gestión.
Edite su política de retención de datos:
- Navegue hasta Controles de gestión > Política de retención de datos.
- Seleccione Ver > Editar política.
Cuando actualiza la política, el análisis se ejecuta según lo programado en la actualización. Si realiza cambios en la política, se reinicia el plazo y se agregan (o eliminan) los grupos incluidos.
Puede editar o deshabilitar una política de retención de datos, pero no puede eliminarla.
Recuperar elementos eliminados
Los propietarios pueden recuperar las hojas si lo hacen antes de que la política elimine permanentemente el elemento.
Tiene dos formas de recuperar un elemento eliminado por la política de retención de datos:
- Abra la hoja.
- Modifíquelo.
- Guarde la hoja con los cambios.
Hacer esto asegura que el elemento esté excluido de la lista de evaluación para eliminación permanente.