Configurar una política de retención de datos

Utilice el Control de gestión de políticas de datos para establecer su política de retención de datos, que rige qué datos conservar y qué datos purgar. 

Solo puede crear una política, pero puede asignar todos los grupos de inclusión que desee a esa política. A partir de ahora, las condiciones de la política solo admiten hojas y sus adjuntos. La política puede aplicarse a hojas anteriores a una fecha de creación o última edición especificada. 

Una vez que configura y activa su política de retención de datos, se ejecuta en segundo plano para garantizar que los datos retenidos respeten los requisitos de cumplimiento.

Si el análisis detecta que las hojas o los adjuntos no cumplen con la política, se notifica esta situación a los propietarios de las hojas y se les avisa que los datos se eliminarán si estos no toman medidas. Si no toman medidas para que los elementos cumplan con lo establecido, se eliminan. Recibirán una notificación adicional sobre la eliminación cuando esta se haya realizado. 

Establecer una política de retención de datos

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione Controles de gestión > Política de retención de datos > Configurar. 
3. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para definir las condiciones de la política.  
   • Defina las fechas de Creación y Última modificación.
   • Defina la frecuencia con la que desea ejecutar la política, la cantidad de notificaciones anticipadas que desea proporcionar y a qué grupos desea que afecte la política.
4. Seleccione Guardar y activar para activar la política.  

Puede habilitar o deshabilitar su política en cualquier momento desde Controles de gestión. 

Para editar la política de retención de datos, realice los siguientes pasos:

• Vaya a Controles de gestión en el Centro de administración y seleccione Editar política.

Cuando actualiza la política, el análisis se ejecuta según lo programado en la actualización.  Si realiza cambios en la política, se reinicia el plazo y se agregan (o eliminan) los grupos incluidos. 

Puede editar o deshabilitar una política de retención de datos, pero no puede eliminarla. 

Recuperar elementos eliminados

Los propietarios pueden recuperar las hojas si lo hacen antes de que la política elimine permanentemente el elemento. 

Tiene dos formas de recuperar un elemento eliminado por la política de retención de datos:

• Puede sacar la hoja de la carpeta de elementos eliminados.
  
• También puede abrir y modificar la hoja y, luego, guardarla con los nuevos cambios.