Configurar una política de conservación de datos

Aplica a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los administradores del sistema pueden configurar una política de conservación de datos.
 

Una política de conservación de datos controla la forma en que su organización guarda los datos por motivos de cumplimiento o regulación, así como la forma en que se deshace de los datos cuando ya no son necesarios.

Utilice el Control de la política de datos en materia de gobernanza para definir la política de conservación de datos, que rige cuáles son los datos que se conservarán y cuáles se eliminarán.

Solo puede crear una política, pero puede asignar muchos grupos de inclusión a esa política. Las condiciones de la política por ahora solo admiten hojas. La política se puede aplicar a las hojas más antiguas que una fecha de creación específica o una fecha de última modificación.

Una vez que haya configurado y activado su política de conservación de datos, se ejecutará en segundo plano para garantizar que los datos conservados cumplan con los requisitos de cumplimiento. Si a partir del análisis se detecta que hay hojas que no cumplen con su política, se notificará a los propietarios de las hojas que sus datos no están en cumplimiento y se eliminarán si no toman alguna medida. Si los propietarios de las hojas no toman alguna medida para que sus hojas cumplan con la política, estas se eliminarán, y los propietarios de las hojas recibirán otra notificación en la que se les informará que sus hojas se han eliminado.

Definir una política de conservación de datos

Para configurar una política de conservación de datos:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración.
  2. Seleccione Controles de gobernanza y, en el mosaico Política de conservación de datos, seleccione Configurar
  3. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla para definir las condiciones de la política.
    • Defina la Fecha de la última modificación y la de creación.
    • Defina la frecuencia con la que desea que se ejecute la política, la antelación con la que desea que se envíen las notificaciones, y los grupos a los que desea que afecte la política.
  4. Haga clic en Guardar y activar para activar la política.  

Puede habilitar o deshabilitar la política en cualquier momento desde Controles de gobernanza.

Para editar su política de conservación de datos:

  • Vaya a Controles de gobernanza en el Centro de administración y haga clic en Editar política.

Cuando actualiza la política, el análisis se ejecuta según lo programado en la actualización. Cualquier cambio que se haga en la política hace que se reinicie el período de tiempo y que se agregues (o eliminen) los grupos incluidos.

Puede editar o deshabilitar la política de conservación de datos, pero no puede eliminarla. 

Recuperar elementos eliminados

Los propietarios pueden recuperar las hojas antes de que la política elimine de forma permanente el elemento.

Para recuperar un elemento eliminado por la política de conservación de datos, lleve a cabo una de estas dos acciones:

  • Mueva la hoja fuera de la carpeta de elementos eliminados.
  • Abra y modifique la hoja y, a continuación, guárdela con los nuevos cambios.