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Programar el guardado diario de la hoja

Guarde su hoja a diario y actualice la función TODAY en su hoja, sin necesidad de abrir o editar la hoja.

¿Quién puede usar esto?

Planes:

  • Bridge by Smartsheet

La función TODAY en Smartsheet arroja la fecha actual en las fórmulas.  Sin embargo, debe actualizar y guardar la hoja para que la función TODAY reconozca la fecha actual. Si la hoja no tiene suficiente actividad diaria para que TODAY la actualice, este flujo de trabajo de Bridge puede hacerlo automáticamente cada día.

Cuando se ejecuta este flujo de trabajo, obtiene el estado actual de la columna Save sheet (Guardar hoja). Luego, para cambiar la hoja y obligarla a guardarse, selecciona o borra la casilla. Una vez aplicados y guardados esos cambios, el flujo de trabajo actualiza la fórmula TODAY.

Lo que necesita para comenzar

  • En Smartsheet:
    • El ID de hoja
    • Una columna de casilla de verificación llamada Save Sheet (Guardar hoja)
    • El ID de fila de una fila que siempre permanecerá en la hoja
  • En Bridge:
    • Integración de Smartsheet
    • Desencadenador del cronograma de Bridge
    • Módulos de flujo de trabajo de Bridge:
      • Integraciones > Smartsheet > Get Row
      • Integraciones > Smartsheet > Update Row
      • Utilidades > Uniones condicionales > Coincidir
      • Estado nuevo

Comenzar

Para crear este flujo de trabajo en Bridge, autentique la integración de Smartsheet para su espacio de trabajo de Bridge.

Mantenga la hoja y el flujo de trabajo de Bridge abiertos en dos pestañas separadas al crear un flujo de trabajo. Esto facilita la navegación por el proceso de creación.

1. Cree un campo oculto

  1. En la hoja que desea guardar a diario, agregue una columna y asígnele el nombre Guardar hoja. 
  2. Conviértala en una columna con casilla de verificación. 
  3. Marque la casilla en la fila seleccionada.
  4. Oculte la columna Save Sheet.
  5. Guarde la hoja.

Utilice solo una fila de la columna para sus flujos de trabajo. Elija una fila que tenga sentido para su proceso y que no se eliminará. No interfiere con ninguna otra columna de la misma fila.

2. Cree el modelo básico de flujo de trabajo 

  1. Cree un nuevo flujo de trabajo en Bridge. 
  2. En el generador de flujos de trabajo, utilice el panel para agregar módulos en este orden:
    1. Integraciones> Smartsheet > Get Row
    2. Utilidades> Uniones condicionales > Match: etiquételo Check Box Value. Agregue un Nuevo Estado en cada ruta, nombre una Caja Borrar y la otra Seleccione Caja
    3. Integrations > Smartsheet > Actualizar fila. Necesita dos de estos módulos, uno debajo de cada ruta de Junction.
  3. Guarde el flujo de trabajo.

Esto es lo que debe ver en su flujo de trabajo cuando haya terminado:

Adding Match Junction

3. Configure los módulos del flujo de trabajo

Paso 1: Configurar el módulo Get Row

Debe introducir manualmente valores en el módulo Obtener fila. Luego, complete los módulos restantes y utilice la referencia a los datos del tiempo de ejecución (Run Log) de los resultados de Get Row.

  1. En el campo Hoja, ingrese el ID de hoja. 
  2. En el campo ID de fila, ingrese el ID de fila. 
  3. Guarde el flujo de trabajo. 
  4. Abra el Registro de ejecución, en el panel derecho.
  5. Para ejecutar el flujo de trabajo, seleccione Play Ícono Play (Reproducir).

¿Qué hace el módulo Get Row en este flujo de trabajo?

El módulo Obtener fila extrae datos de la fila y los introduce en Run Log (Registro de ejecución) del flujo de trabajo.  Se puede hacer referencia a los datos en las siguientes etapas del flujo de trabajo.

Paso 2: Configurar el módulo Junction Match

  1. Abra el Registro de ejecución. 

  2. Para ver la ejecución de prueba que se creó al seleccionar el botón Play, actualice el Registro de ejecución.

    La entrada Ejecutar registro dice Detenido porque aún no ha completado la configuración.

  3. Localice las referencias de datos necesarias: expanda Smartsheet: Get Row > row > cells. Busque la entrada de columna Guardar hoja y expándala. 
  4. En el lado derecho de la entrada de valor, seleccione Ícono More Options (Más opciones).
  5. Seleccione Copiar referencia de datos.  
  6. Abra el módulo de coincidencia denominado Check Box Value. 
  7. En el campo First Value, pegue la referencia que copió en el paso 5. 
  8. En el campo Segundo valor, escriba true.
  9. Guarde el flujo de trabajo. 

Esto es lo que debería ver en el módulo Junction Match cuando haya terminado:

Setting up Junction Match Module

¿Qué hacen los módulos Junction Match en este flujo de trabajo?

El módulo Match analiza los datos de la columna Save Sheet de los resultados del módulo Get Row, para determinar si la casilla de la columna Save Sheet está marcada o no. Si la casilla está marcada, el módulo Match sigue la ruta Clear Box. Si la casilla no está marcada, sigue la ruta Seleccionar casilla.

Paso 3: Configurar los módulos Update Row

  1. Obtenga el valor sheetId del módulo Smartsheet: Get Row.
    1. Vuelva a abrir el Registro de ejecución.
    2. Localice el valor de sheetId bajo la fila.
    3. En el lado derecho del valor, seleccione Ícono More Options (Más opciones). y seleccione Copiar referencia.  
    4. Abra el módulo Actualizar fila.
    5. En el campo ID de hoja, pegue la referencia.
  2. Obtenga el valor id del módulo Update Row.
    1. Regrese al Registro de ejecución.
    2. Localice el valor id, debajo de celdas.
    3. En el lado derecho del valor, seleccione Ícono More Options (Más opciones). y seleccione Copiar referencia.  
    4. Abra el módulo Actualizar fila.
    5. En el campo Row ID, pegue la referencia.
  3. En la ruta Uncheck Box del módulo Update Row, siga estos pasos: 
    1. Expandir Cells. 
    2. En el campo Key #1, escriba el nombre de la columna Guardar hoja. 

    3. En el campo Value #1, escriba false.

      En una columna de casilla de verificación, Falso desmarca la casilla.

  4. En la ruta Check Box del módulo Actualizar fila, siga estos pasos:
    1. Expandir Cells. 
    2. En el campo Key #1, escriba el nombre de la columna Guardar hoja. 

    3. En el campo Value #1, escriba true.

      En una columna de casilla de verificación, True marca la casilla.

  5. Guarde el flujo de trabajo.

Esto es lo que debería ver en los módulos Actualizar fila cuando haya terminado:

Setting Update Row modules

¿Qué hacen los módulos Update Row en este flujo de trabajo?

Los módulos Actualizar fila marcan o desmarcan la casilla de verificación en la columna Guardar hoja para forzar un cambio en la celda y guardar una hoja.

Paso 4: Probar el flujo de trabajo

Pruebe ambas condiciones para asegurarse de que el flujo de trabajo se esté ejecutando y esté realizando las acciones correctas. Antes de comenzar, verifique si la columna Save sheet (Guardar hoja) en la fila de la hoja está marcada.  

  1. Abra el Registro de ejecución . 
  2. Seleccione Play Botón Play (Reproducir) . 
  3. Vuelva a la hoja.
  4. Espere hasta que la casilla de verificación se desmarque en su fila. 
  5. Cuando la casilla de verificación se desmarque correctamente, regrese a Bridge. 
  6. Vuelva a reproducir el flujo de trabajo. 
  7. Para volver a seleccionar la casilla, regrese a la hoja. 

Ahora que ambos flujos de trabajo completaron sus acciones correctamente, es hora de configurar el desencadenador para ejecutar el flujo de trabajo a diario.

Repita cada paso de configuración si el flujo de trabajo no se está ejecutando de la manera esperada. Asegúrese de que cada campo y referencia de datos aparezcan según lo indicado.

4. Configurar el desencadenador del flujo de trabajo 

  1. En el generador de flujos de trabajo, seleccione el módulo Trigger. 
  2. Expanda el panel Schedules. 
  3. Seleccione Add a new schedule.

  4. Seleccione una hora para ejecutar el flujo de trabajo cada día.

    Todas las horas están en UTC. Asegúrese de ajustar la hora a las necesidades de su proceso.

  5. Seleccione una fecha de inicio futura para su flujo de trabajo. 
  6. En la lista Frequency, seleccione Daily. 
  7. Guarde el desencadenador.