Aplicación Calendar: Interactuar con un calendario

Utilice la aplicación de Calendario para mostrar sus datos de Smartsheet en formatos de calendario personalizados. Quienes tienen acceso al calendario pueden interactuar con datos relevantes sin abrir la aplicación de Smartsheet.

Para obtener más información sobre cómo crear o editar un calendario con la aplicación de Calendario, consulte  Mantenga sus equipos organizados con la aplicación de calendario de Smartsheet.

La aplicación de Calendario de Smartsheet es un complemento premium disponible para la compra. Para más información sobre cómo obtener las aplicaciones premium de Smartsheet, contacte a Ventas de Smartsheet.

Antes de comenzar

Puede acceder al Calendar App después de que alguien le haya compartido una vista o si un administrador le ha dado acceso a la aplicación.

Acceda a la aplicación de Calendario

Puede acceder a la aplicación de Calendario desde el Ejecutador de aplicaciones en Smartsheet, o bien, al iniciar sesión con sus credenciales de Smartsheet. Para obtener información sobre cómo usar el Ejecutador de aplicaciones, consulte Cómo acceder a plantillas y aplicaciones premium con el Ejecutador.

La aplicación de Calendario de un vistazo

• Luego de iniciar sesión en la aplicación con sus credenciales de Smartsheet, verá una lista de los calendarios que son de su propiedad o que se le han compartido. En la aplicación de Calendario, accederá a una vista de los mosaicos del calendario que el propietario del calendario ha personalizado.
• En la página principal de la aplicación de Calendario, seleccione el nombre del calendario que desea abrir. Visualizará los datos de Smartsheet ordenados según configuró el calendario el propietario del calendario.
• Utilice los botones de flechas ubicados en el extremo superior derecho para avanzar o retroceder por distintas fechas. Para limitar la lista de calendarios que se visualizan, intente buscar por nombre de calendario específico, o bien, aplicar un filtro a la lista.
• Los calendarios se construyen a partir de hojas o informes subyacentes. El usuario que crea el calendario es el administrador principal. Todos los usuarios que son administradores en la hoja o informe subyacente también son administradores en el calendario.
• Si el uso compartido está activado, el calendario aparecerá en la vista de lista para todos los usuarios que sean administradores del calendario o agregados a la lista de recursos compartidos del calendario. Si no está activado el uso compartido, el calendario solo aparecerá en la lista para el administrador principal.
• Los permisos del administrador principal en la hoja o informe subyacente determinan cómo ven el calendario todos los usuarios. El administrador principal es también el único usuario que puede transferir el calendario a otro usuario. Cualquier administrador o administrador principal puede cambiar la configuración del calendario o compartir, publicar o eliminar el calendario. 

Ver o editar tareas

Seleccione un mosaico de tareas para ver o editar los detalles de las tareas. Si tiene permisos de editor o superiores respecto de la hoja en la que se basa el calendario, puede editar los detalles en el calendario para actualizar la hoja subyacente.

Según los permisos, en la ventana Detalles, puede: 

• Editar detalles de las tareas, como nombre, fecha de vencimiento o usuario asignado de la tarea.
• Agregue comentarios y archivos adjuntos si el propietario de un calendario ha habilitado estas características.
• En la parte inferior del panel de detalles, seleccione Abrir fila para desplazarse a la hoja subyacente. 

Calendarios personalizados para usted

Cada calendario se crea con una configuración específica, como una vista predeterminada (diaria, semanal, etc.). No obstante, al visualizar un calendario, puede modificar la manera en que se muestra la información según sus necesidades.

Cómo modificar el período de tiempo que se muestra

Utilice el menú de marco de tiempo para mostrar diferentes períodos. Puede seleccionar entre:

• Día
• Semana
• Mes
• Multi-Month (Varios meses)
• Trimestral
• Day-Month (Día-mes)
• 454 Calendario (Solo se muestra cuando el propietario del calendario habilita la opción)

Utilice el botón Hoy para regresar a la fecha actual.

Utilizar filtros para ajustar el calendario

Puede utilizar filtros para ajustar la información que se muestra en un calendario.Por ejemplo, puede usar filtros para mostrar tareas vencidas o asignadas a una persona en particular.

Puede aplicar, crear, editar o eliminar filtros seleccionando el Filtro Icono en la parte superior del calendario.

Crear un nuevo filtro

1. Seleccionar Filtro > Nuevo filtroNo.
2. En el formulario Filtros, seleccione las condiciones que quiere aplicar a los datos en la vista y, luego, seleccione Aplicar para ver los resultados del filtrado.
3. (Opcional) Asígnele un nombre al filtro para que le resulte sencillo diferenciar los filtros. 

Puede copiar un filtro existente para iniciar uno nuevo. En el menú Filtros, ubíquese sobre el nombre del filtro existente y seleccione el botón Copiar.

Editar un filtro

Luego de crear un filtro, siempre puede regresar y modificar los criterios más adelante. Para editar un filtro existente:

1. En el menú Filtros, ubíquese sobre el nombre del filtro y seleccione el ícono del lápiz.
2. En el formulario Filtros, actualice las condiciones según lo desee y haga clic en Aplicar.

Desactivar un filtro

Para mostrar una vista sin filtros de su calendario, seleccione Filtro desactivado en el menú Filtros.

Eliminar filtro

Seleccione el Filtro Menú, pase el cursor por encima del nombre del filtro y seleccione el Eliminar icono.

Para obtener más información sobre el uso de filtros en el Calendar App, consulte Filtros de la aplicación Calendario: Preguntas frecuentesNo.

Insertar un calendario en un panel de Smartsheet

Para insertar un calendario en un panel de Smartsheet, utilice un widget de contenido web:

1. Desde el calendario en la aplicación de Calendario, copie la URL del calendario que se muestra en la barra de direcciones del navegador.
2. Cambie al panel de control de Smartsheet y seleccione Editar panel en la esquina superior derecha.
3. Crear un nuevo Contenido web widget, pega la URL del calendario en el Contenido web Ventana de Widget y seleccione Aplicar.
4. Seleccionar Guardar en la esquina superior derecha para guardar los cambios.

Establezca un filtro antes de copiar la dirección URL para mostrar una vista filtrada específica de su calendario en un panel.

Descargar o imprimir un calendario

Cree una instantánea por única ves de su calendario.

Descargar un calendario

Seleccionar Descargar para descargar un archivo de imagen PNG del calendario actual. Esto crea una imagen de exactamente lo que se ve en la vista actual.

Personalizar y descargar como PDF

1. Seleccione Descargar PDF para personalizar e imprimir una versión del calendario en PDF.
2. En la ventana Imprimir a PDF, elija cualquiera de las siguientes opciones de personalización:

• Cambiar orientación, tamaño del papel, zoom, visualización de mosaicos y comprimir a gusto. 
• Imprimir con filtros: Seleccionar En Para imprimir los elementos tal como aparecen en la vista actual con los filtros aplicados; seleccione Desactivado para imprimir todos los elementos. 
• Imprimir plantilla: 
  • Seleccione Predeterminado para crear un PDF con el nombre del calendario en la parte de arriba y la referencia en el pie de página.
    NOTA: La referencia Mes/Semana no aparece en la exportación.
  • Seleccione Referencia en la parte superior para crear un PDF con la referencia del Mes/Semana en la parte superior, con el nombre del calendario en el pie de página. En esta plantilla, la referencia solo indicará los primeros 6 elementos.

3. Una vez que haya seleccionado sus opciones, haga clic en Descargar para generar el PDF.