Generador de documentos: Generar documentos con los datos de la fila

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Ícono de requisitos de permisos El propietario, los administradores y los editores pueden adjuntar documentos generados a las filas de la hoja. Cualquier persona con acceso a la hoja puede generar documentos y descargarlos en su dispositivo. La licencia es obligatoria.

 

 

Use el generador de documentos para generar de manera rápida versiones personalizables de un PDF que se puede completar usando los datos de las filas en su hoja. Luego, puede descargar los documentos personalizados o adjuntarlos a la hoja.

Si trabaja con una asignación configurada para enviar documentos para firmar con DocuSign, consulte Enviar documentos para firmar con una asignación.

Antes de comenzar

Para generar documentos, necesitará una asignación ya creada en la hoja. Consulte Generador de documentos: Asignar columnas a un PDF que se puede completar para obtener más información sobre la creación de asignaciones.

Generar documentos

Puede usar una asignación existente en cualquier momento para generar documentos personalizados con los datos de las filas. Para esto:

  1. Seleccione las filas que tienen los datos con los que desea generar los documentos. Para resaltar rápidamente varias filas consecutivas, seleccione la primera fila, mantenga presionada la tecla Mayús y, luego, seleccione la fila inferior. Puede elegir varias filas no consecutivas manteniendo presionada la tecla Ctrl (Windows) o Command (Mac) mientras selecciona los números de filas deseados.
    CONSEJO: Puede usar filtros para mostrar fácilmente las filas que ya están listas para la generación de documentos. Consulte Crear un filtro para mostrar u ocultar datos para obtener más información.
     
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en un número de fila resaltado a la izquierda y seleccione Generar documentos... desde el menú de la fila.

    La ventana del generador de documentos se abre en la misma ficha del navegador. Las asignaciones guardadas se mostrarán a la derecha.
     
  3. En cualquiera de las asignaciones guardadas, seleccione la lista desplegable Generar. Tendrá la opción de seleccionar Descargar o Adjuntar a las filas.

    Cualquier colaborador puede seleccionar Descargar para descargar un archivo .zip que contiene un PDF para cada fila en su dispositivo.

    Los colaboradores con permisos de editor o superiores pueden seleccionar Adjuntar a las filas para cargar cada PDF a su fila asociada en la hoja.

Cada documento generado incluirá datos de las filas según la asignación seleccionada. Si no aparece como lo deseaba, seleccione el ícono del lápiz junto a la asignación para revisarla y editarla según sea necesario.

Información adicional

Tenga esto en cuenta al generar documentos

  • Para seleccionar filas adicionales desde las cuales generar documentos mientras se encuentra en el generador de documentos, seleccione Volver a la hoja en la esquina superior izquierda de la ventana del generador y, luego, repita los pasos de arriba para seleccionar las filas deseadas.
  • Si genera un nuevo documento para una fila con la misma asignación que se utilizó anteriormente, dicho documento se cargará como una nueva versión del adjunto existente. Para obtener más información, consulte Mantener actualizados los adjuntos de archivos siempre para obtener información sobre la versión del adjunto.
  • El PDF generado heredará el nombre del documento cargado, no el de la asignación.
  • También pueden asignarse imágenes a las celdas a los campos de imagen en un PDF. Nota: Si asigna imágenes de celdas a un campo de texto en un PDF, este se completará con el nombre de la imagen. El campo del PDF debe ser del tipo "Imagen" para completarlo correctamente.
  • Puede generar documentos para hasta 100 filas a la vez.