Configurar aprobaciones

Activar el flujo de trabajo de aprobaciones

Los administradores de asignaciones de recursos pueden configurar aprobaciones para las entradas de tiempo y gastos de su organización. 

1. Establezca quién aprueba el tiempo o los gastos en la configuración de perfil de la persona. 

2. Abra Configuración de la cuenta y vaya a la sección Flujo de trabajo de aprobaciones.

Aquí puede:

• Habilitar el flujo de trabajo de aprobación para tiempo y gastos

• Bloquear entradas tras la aprobación

  Debe tener esta configuración activada para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos adicionales para las entradas aprobadas. Sin esta configuración habilitada, los usuarios no pueden editar el tiempo ni los gastos aprobados, pero pueden agregar tiempo o gastos adicionales a las entradas aprobadas.

• Permita que los propietarios del proyecto aprueben el tiempo y los gastos de los proyectos de su propiedad.
  • Incluye automáticamente a los propietarios de proyectos como aprobadores de las personas asignadas a sus proyectos
  • Los propietarios del proyecto solo pueden ver y aprobar el tiempo o los gastos de sus proyectos
• Configure notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de tiempo y gastos.
  • Envía una notificación por correo electrónico a los responsables de aprobación cuando se envían tiempo o gastos
  • Envía una notificación y notas al remitente cuando se aprueba o rechaza el tiempo o el gasto.

Esta configuración es independiente de las notificaciones de actividad.

• Permita que el responsable de aprobación desbloquee las entradas de tiempo y gastos enviadas.
  • Cuando está desactivada, solo los administradores de asignaciones de recursos pueden desbloquear el tiempo.

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Aprobaciones basadas en proyectos

Cuando la configuración que indica que los propietarios del proyecto pueden aprobar sus proyectos está habilitada, los propietarios del proyecto solo pueden aprobar las entradas de tiempo y gastos registradas para sus proyectos. 

Los gerentes de equipo, departamento u otros gerentes pueden ser responsables de la aprobación en el perfil de una persona para proporcionar gerentes de respaldo y aprobar el tiempo de licencia. Los responsables de aprobación existentes permanecen en su lugar cuando la opción de que los propietarios del proyecto puedan aprobar el tiempo de sus proyectos esté habilitada.

Cómo la auditoría de aprobaciones incurre en horas y cantidades

Activar las aprobaciones para las entradas de tiempo agrega solo las horas aprobadas a Configuración de la cuenta > Horas y montos incurridos. 

Cuando realiza un seguimiento de las horas aprobadas únicamente, Resource Management limita los cálculos de horas incurridas del proyecto en función del tiempo aprobado únicamente y aplica un filtro de estado de aprobación predeterminado a los informes. Solo las horas aprobadas aparecen como incurridas por defecto. 

Cambiar el filtro de estado de aprobación le permite filtrar las horas no aprobadas de los informes.

Cómo afectan las aprobaciones a los gastos incurridos

Activar las aprobaciones para los gastos agrega solo los gastos aprobados a Configuración de la cuenta > Gastos incurridos. 

Cuando realiza un seguimiento de los gastos aprobados únicamente, Resource Management limita los gastos incurridos del proyecto a los gastos aprobados únicamente.

Aprobar tiempo y gastos pasados de forma masiva

1. Abra Configuración de la cuenta.
   1. Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de la cuenta.
   2. Si trabaja en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Flujo de trabajo de aprobación y seleccione Aprobación masiva.
3. Seleccione Guardar y continuar.
4. En la página de aprobación masiva, seleccione las opciones que desea usar. Puede aprobar todas las entradas de tiempo, entradas de gastos o ambas hasta la fecha que elija. También puede configurar el bloqueo de todas las entradas de tiempo o gastos aprobadas, lo que evita que los usuarios agreguen gastos o entradas de tiempo adicionales. 
5. Seleccione Aprobar todo.

Revise sus selecciones. No se puede deshacer la aprobación masiva.