Configurar aprobaciones

Para activar las aprobaciones, vaya a Account Settings (Configuración de la cuenta) > Approval Workflow (Flujo de trabajo de aprobación). 

Establezca quién aprueba el tiempo o los gastos en la configuración de perfil de la persona.

Configuración de la aprobación:

• Para entradas de tiempo
  • Permite aprobaciones de tiempo
• Para gastos
  • Permite aprobaciones de gastos
• Los propietarios de los proyectos pueden aprobar sus proyectos.
  • Incluye automáticamente a los propietarios del proyecto como responsable de la aprobación para las personas asignadas a sus proyectos
  • Los propietarios del proyecto solo pueden ver y aprobar el tiempo o los gastos de sus proyectos
• Enviar notificaciones por correo electrónico para la aprobación de tiempo y gastos
  • Envía una notificación por correo electrónico a los responsables de la aprobación cuando se envía el tiempo o el gasto
  • Envía una notificación y notas al remitente cuando se aprueba o rechaza el tiempo o el gasto

Esta configuración es independiente de las notificaciones de actividad

• Permitir que los responsables de aprobación desbloqueen tiempo y gastos
  • Cuando esta opción está deshabilitada, solo los administradores de asignaciones de recursos podrán desbloquear el tiempo

Aprobaciones basadas en proyectos

Cuando la configuración que indica que los propietarios del proyecto pueden aprobar sus proyectos está habilitada, los propietarios del proyecto pueden aprobar cualquier entrada de tiempo y gastos registrada para sus proyectos. Los propietarios del proyecto solo pueden aprobar el tiempo o los gastos relacionados con sus proyectos

Los gerentes de equipo, departamento u otros gerentes pueden ser responsables de la aprobación en el perfil de una persona para proporcionar gerentes de respaldo y aprobar el tiempo de licencia. Los responsables de la aprobación existentes permanecerán vigentes cuando la opción de que los propietarios del proyecto puedan aprobar el tiempo de sus proyectos esté habilitada.

Cómo afectan las aprobaciones las horas y los importes incurridos

Si activa las aprobaciones para las entradas de tiempo, las horas aprobadas solo se agregan a Account Settings (Configuración de la cuenta) > Incurred Hours and Amounts (Horas y montos incurridos). 

Cuando realiza un seguimiento de las horas aprobadas únicamente, Resource Management limita los cálculos de horas incurridas del proyecto en función del tiempo aprobado únicamente y aplica un filtro de estado de aprobación predeterminado a los informes. Solo las horas aprobadas aparecen como incurridas por defecto. 

Cambiar el filtro de estado de aprobación le permite filtrar las horas no aprobadas de los informes.

Cómo afectan las aprobaciones a los gastos incurridos

Si activa las aprobaciones de los gastos, se agrega Approved expenses only (Solo gastos aprobados) a Account Settings (Configuración de la cuenta) > Incurred Expenses (Gastos incurridos). 

Cuando realiza un seguimiento de Approved expenses only (Solo gastos aprobados), Resource Management limita los gastos incurridos del proyecto a los gastos aprobados únicamente.

Aprobar tiempo y gastos pasados de forma masiva

1. En Account Settings (Configuración de la cuenta), desplácese hacia abajo hasta la sección Approval Workflow (Flujo de trabajo de aprobación) y seleccione Bulk Approve (Aprobar masivamente).
2. Seleccione Save and Continue (Guardar y continuar).
3. En la página de aprobación masiva, seleccione las opciones que desea usar. Puede aprobar todas las entradas de tiempo, entradas de gastos o ambas hasta la fecha que elija.
4. Seleccione Approve all (Aprobar todo).

Revise sus selecciones; no puede deshacer la aprobación masiva.