Es posible que su organización tenga que auditar los registros de aprobación para demostrar que implementa un proceso de aprobación conforme (conforme a SOX, por ejemplo).
A diferencia de los informes, que solo representan el estado de aprobación actual de cada entrada de tiempo, el registro de auditoría de aprobaciones captura cada evento de cambio (envío, rechazo, aprobación, etc.) y los comentarios de rechazo o aprobación asociados, las fechas y los usuarios que realizan los cambios. El registro es útil para respaldar los procesos relacionados con la conformidad, como en una auditoría SOX.
A principios de cada mes, Resource Management genera un archivo CSV que contiene un registro de auditoría del mes anterior. Los meses anteriores se pueden descargar en cualquier momento.
Los registros de auditoría del mes actual no se pueden generar hasta el mes siguiente.
Descargar registros de auditoría de aprobación

Siga estos pasos para acceder a los registros de auditoría:
- En la configuración de la cuenta, desplácese hacia abajo hasta el flujo de trabajo de aprobación y, a continuación, haga clic en Access Audit Logs (Acceder a registros de auditoría).
- En la nueva ventana, seleccione el mes y el año para las entradas de tiempo y gastos que desea auditar (el mes en el que se registraron esos gastos o tiempo).
- El registro de auditoría se procesará y, una vez disponible, aparecerá un enlace de descarga en la lista de solicitudes recientes. También se enviará un enlace al archivo al correo electrónico del solicitante.
- Seleccione Download (Descargar) para acceder al archivo de registro de auditoría.
El período se aplica a las fechas de los registros de entrada de tiempo, no a las fechas en que se presentaron o aprobaron. Dado que el tiempo y los gastos pueden aprobarse o rechazarse mucho más tarde del mes durante el cual se enviaron las entradas, los archivos de registro de auditoría de un mes determinado pueden diferir debido a que las entradas se aprobaron después de descargar el registro. Cuando se realiza una auditoría, se recomienda solicitar y descargar nuevos registros de auditoría para capturar los cambios más actualizados.
Comprender los registros de auditoría de aprobación
Los registros de auditoría de aprobación contienen registros de entrada de tiempo o gastos (según a cuál se le realice un seguimiento) junto con el historial de cambios realizados en el estado de aprobación de esas entradas. Esto significa que es probable que un mismo registro de entrada de tiempo o gastos tenga varias filas en el registro de auditoría, una para cada vez que cambie el estado de aprobación de esa entrada.
Por ejemplo, si un usuario envía una entrada de tiempo para su aprobación que se rechaza, modifica, vuelve a presentar y, luego, se aprueba, habrá una fila para cada uno de esos cambios en el estado de aprobación (cambio de pendiente a rechazado, otra vez a pendiente y, finalmente, a aprobado).
El registro de auditoría contiene varias columnas que describen las distintas propiedades de la entrada de tiempo o gastos, así como de los usuarios que realizan cambios en el registro. A continuación, se muestra una descripción de lo que representa cada una de las columnas del registro de auditoría.
Columna
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Descripción
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Columna
action
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Descripción
Muestra si el registro se creó o actualizó
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Columna
approvable_id
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Descripción
El identificador único de la entrada específica de tiempo o gastos
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Columna
approvable_date
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Descripción
La fecha de la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approval_id
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Descripción
El identificador único del registro de aprobación
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Columna
approved_at
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Descripción
La hora y fecha en que se aprobó el registro
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Columna
approved_by_email
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Descripción
El correo electrónico del usuario que aprobó la entrada
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Columna
approved_by_id
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Descripción
El ID del usuario que aprobó la entrada
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Columna
approved_by_name
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Descripción
El nombre del usuario que aprobó la entrada
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Columna
client_name
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Descripción
El cliente del proyecto para la entrada de tiempo o gastos
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Columna
comment
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Descripción
Las notas de rechazo o aprobación proporcionadas por el aprobador (si corresponde)
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Columna
created_at
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Descripción
La hora y fecha en que se creó originalmente la entrada
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Columna
current_user_email
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Descripción
El correo electrónico del usuario que realizó la acción que generó la fila actual
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Columna
current_user_id
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Descripción
El ID del usuario que realizó la acción que generó la fila actual
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Columna
current_user_name
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Descripción
El nombre del usuario que realizó la acción que generó la fila actual del registro de auditoría
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Columna
expense_item_amount
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Descripción
El monto del gasto
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Columna
expense_item_category
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Descripción
La categoría (si corresponde) registrada con la entrada del gasto
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Columna
expense_item_notes
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Descripción
Notas proporcionadas con el gasto (si corresponde)
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Columna
organization_id
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Descripción
El ID de la organización actual
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Columna
phase_name
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Descripción
La fase (si corresponde) para la entrada de tiempo o gastos
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Columna
project_name
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Descripción
El nombre del proyecto para la entrada de tiempo o gastos
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Columna
status
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Descripción
El estado de aprobación en ese momento
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Columna
submitted_at
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Descripción
La hora y fecha en que se envió la entrada para su aprobación
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Columna
submitted_by_email
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Descripción
El correo electrónico para el usuario que envió la entrada para aprobación (también puede ser el gerente que envió tiempo o gastos en nombre de otra persona)
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Columna
submitted_by_id
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Descripción
El ID del usuario que envió la entrada para aprobación (también puede ser el gerente que envió tiempo o gastos en nombre de otra persona)
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Columna
submitted_by_name
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Descripción
El nombre del usuario que envió la entrada para aprobación (también puede ser el gerente que envió tiempo o gastos en nombre de otra persona)
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Columna
time_entry_category
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Descripción
La categoría (si corresponde) registrada con la entrada del tiempo
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Columna
time_entry_difference
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Descripción
La diferencia positiva o negativa entre el tiempo ingresado y el tiempo programado
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Columna
time_entry_incurred_hours
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Descripción
La cantidad de tiempo ingresada
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Columna
time_entry_notes
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Descripción
Notas proporcionadas con la entrada de tiempo (si corresponde)
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Columna
time_entry_scheduled_hours
|
Descripción
Las horas programadas asociadas a la entrada de hora (si corresponde)
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Columna
updated_at
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Descripción
Fecha y hora en que se actualizó la entrada
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Columna
approvable_user_id
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Descripción
El ID de usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approvable_user_name
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Descripción
El nombre de usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approvable_user_email
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Descripción
El correo electrónico del usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approvable_user_employee_number
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Descripción
El número de empleado del usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approvable_user_discipline
|
Descripción
La disciplina del usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
approvable_user_role
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Descripción
La función del usuario asociado a la entrada de tiempo o gastos
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Columna
assignable_id
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Descripción
El ID del proyecto para la entrada de tiempo o gastos
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Columna
parent_id
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Descripción
El ID del proyecto si la asignación fue para una fase
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