Mover o copiar filas entre hojas automáticamente

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los propietarios y administradores de la hoja en las hojas de origen y destino pueden crear una acción automatizada para mover o copiar filas. La licencia es obligatoria.

Cualquier persona que pueda editar la hoja (ya sea de manera directa, a través de un informe o por medio de una solicitud de actualización o aprobación) puede desencadenar una acción automatizada para mover o copiar filas.
 

Con las acciones Mover filas Copiar filas, puede mover o copiar una fila automáticamente a otra hoja cuando se cumplen las condiciones. A continuación se muestra un ejemplo:

  1. Una solicitud de abastecimiento se envía a la hoja a través de un formulario.
  2. Después de agregar los detalles a la solicitud, deberá asignarla a su equipo de TI.
  3. El gerente de TI aprueba la solicitud.
  4. La fila que contiene la solicitud de abastecimiento se mueve automáticamente a una hoja de proyecto de TI activa para continuar con las acciones.

Para crear un flujo de trabajo que mueva o copie filas de manera automática, tanto usted como el propietario de la hoja de origen deben tener permisos de uso compartido de nivel de propietario o administrador en relación con la hoja de destino.


Definir una acción automatizada de mover o copiar filas

En la hoja de origen, haga lo siguiente:

  1. Cree un nuevo flujo de trabajo y defina las condiciones y los desencadenadores del flujo de trabajo.
  2. En el cuadro Seleccionar una acción, seleccione Mover filas o Copiar filas.
  3. En Mover filas o Copiar filas, elija Seleccionar una hoja.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar una hoja, elija su hoja de destino y seleccione Aceptar.

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila o Solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad .


Lo que debe saber acerca de mover y copiar filas entre hojas

Tenga en cuenta lo siguiente al mover o copiar filas entre las hojas:

  • Cuando mueve filas entre hojas: 
  • Cuando copia filas entre hojas: 
    • Las filas que copió se conservarán en la hoja de origen y se agregarán a la hoja de destino.
    • El historial de celdas no se conservará en la hoja de destino.
  • Encontrará las filas que movió o copió en la parte inferior de la hoja de destino. Puede seleccionarlas y arrastrarlas a una ubicación diferente.
  • Cualquier adjunto o comentario de la fila también se moverá a la hoja de destino en forma automática.
  • Se reemplazarán las fórmulas en la fila por valores estáticos en la hoja de destino.
  • Si la hoja de origen contiene columnas que no incluye la hoja de destino, dichas columnas se crearán automáticamente en la hoja de destino cuando se mueva o copie la fila.

Cuando mueve o copia filas con columnas del sistema o de la línea de base

  • Si la columna existe en la hoja de destino, pero no existe en la hoja de origen, la columna Creada por tendrá la misma fecha/hora que la fila que se movió o copió.
  • La columna Creada por muestra al usuario que movió o copió la fila. Si la fila se movió o copió mediante automatización, mostrará automation@smartsheet.com.
  • Si la columna existe tanto en la hoja de destino como de origen, el valor de la hoja de origen se trasladará a la de destino. A diferencia de otros tipos de columnas, no es necesario que coincidan los nombres de columnas.

Si una columna del sistema o una columna de la línea de base tiene un nombre que coincide con una columna que tiene otro tipo de columna (desplegable, texto/número, etc.), podrá encontrarse con los siguientes errores:

  • No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna tiene el mismo nombre que una columna del sistema en la hoja de origen.
  • No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna del sistema tiene el mismo nombre que una columna en la hoja de origen.

Para solucionarlo, cambie el nombre de una de las columnas o modifique el tipo de columna para que coincida con la hoja de origen.