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El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre el precio, contacte a nuestro equipo de ventas.
Si compró el Conector de Salesforce de Smartsheet en su plan, utilice el botón a continuación para iniciar sesión y comenzar a crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Salesforce.
Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet.
Terminología y niveles de permisos
- Conexión: Vincula el Conector de Salesforce (p. ej., Smartsheet) y un entorno específico de Salesforce.
- Flujo de trabajo: Se trata del enlace establecido en el Conector de Salesforce entre elementos específicos dentro de Salesforce y una hoja en Smartsheet.
Tres tipos de usuarios pueden interactuar con el Conector de Salesforce de Smartsheet:
- Administrador del sistema de Smartsheet: Gestiona a los administradores y usuarios del Conector de Salesforce y restringe su acceso.
- Administrador de Conector de Salesforce: Establece la conexión entre una instancia de Salesforce y el Conector de Salesforce de Smartsheet.
- Usuario de Conector de Salesforce: Crea flujos de trabajo para sincronizar la información entre Smartsheet y Salesforce.
Consulte Crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet para obtener información sobre los requisitos para crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet.
Funciones por tipo de usuario
Utilice este diagrama como referencia para las funciones disponibles para los usuarios por tipo de usuario que pueden acceder al Conector.
| Función | Administrador del sistema de Smartsheet | Administrador de Conector de Salesforce | Usuario de Conector de Salesforce |
|---|---|---|---|
| Crear conexión | Sí | Sí | No |
| Crear flujos de trabajo | Sí* | Sí* | Sí |
| Editar flujos de trabajo propios | Sí* | Sí* | Sí |
| Desactivar flujos de trabajo propios | No | No | Sí |
| Ver todos los flujos de trabajo de la organización | Sí | Sí | Sí |
| Desactivar cualquier flujo de trabajo en la organización | Sí | Sí | No |
| Habilitar o ejecutar cualquier flujo de trabajo de la organización | No | No | No |
| Asignar la función de usuario de Conector de Salesforce | Sí | Sí | No |
| Asignar la función de administrador de Conector de Salesforce | Sí | No | No |
| Habilitar la configuración para restringir el acceso | Sí | Sí | No |
| Agregar personas a la lista de Acceso restringido (después de haber habilitado las restricciones) | Sí | Sí | No |
* Los administradores del sistema de Smartsheet y los administradores del conector pueden crear y editar flujos de trabajo libremente si la función Restringir acceso está desactivada. Sin embargo, cuando esta función está habilitada, estos administradores deben tener el rol de Usuario del Conector para conservar este privilegio. Obtenga más información sobre cómo restringir el acceso al Conector de Salesforce de Smartsheet.
Configuración de la conexión
Para comenzar a usar el Conector de Salesforce de Smartsheet, primero debe configurar una conexión entre su Smartsheet y los entornos de Salesforce para que los usuarios puedan crear flujos de trabajo que conecten elementos específicos en Smartsheet y Salesforce.
Requisitos
Para conectar Smartsheet y Salesforce, debe tener los siguientes permisos.
En Salesforce:
- Función de administrador del sistema de Salesforce
- API habilitada
- Ver configuración y ajustes
- Ver todos los datos
En Smartsheet:
- Acceso pago a un plan de Smartsheet (licencia en modelo heredado o miembro en modelo de usuario).
- Función de Administrador del sistema de Smartsheet (consulte el artículo Tipos de usuario a nivel de la cuenta para obtener más información) o función de Administrador del Conector de Salesforce de Smartsheet (una función a nivel de la cuenta única para los conectores; consulte Terminología y niveles de permiso para obtener más información).
Si bien solo se requiere la función de Administrador del sistema de Smartsheet o la función de Administrador del Conector de Salesforce de Smartsheet, se recomienda tener ambas funciones para configurar el Conector.
Instrucciones para configurar la conexión
- Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet. Si se le solicita que permita el acceso a su cuenta de Smartsheet, seleccione Allow (Permitir).
Seleccione el ícono del menú en el extremo superior izquierdo de la página y, luego, haga clic en Administración de la cuenta.
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- Seleccione Registrar nueva organización de Salesforce. Luego, indique si se está conectando a una organización de Salesforce o a una organización de sandbox de Salesforce. En este ejemplo, se supone que se está conectando a una organización de Salesforce.
Aparece la página de inicio de sesión de Salesforce. Inicie sesión en su cuenta de Salesforce (si aún no lo ha hecho) y seleccione Permitir cuando se le solicite.
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Ahora está en la página Administración de la cuenta del Conector de Salesforce de Smartsheet. En esta página, se brinda acceso a herramientas que crean y administran flujos de trabajo entre Smartsheet y la instancia de Salesforce. El nombre de su organización de Salesforce aparecerá en la página Administración de la cuenta.
Consulte el artículo de ayuda del Smartsheet sobre Crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce del Smartsheet para obtener detalles sobre cómo hacer que los flujos de trabajo sincronicen hojas en datos de Smartsheet y Salesforce.
Restringir el acceso al Conector de Salesforce de Smartsheet
Sus habilidades dentro del Conector de Salesforce dependen de las restricciones activas y de los permisos que tenga en el Smartsheet (como los permisos de uso compartido de hojas) y en Salesforce (como los permisos de lectura y escritura de objetos).
Para establecer un flujo de trabajo entre un objeto de Salesforce y una hoja de Smartsheet, necesita al menos permisos de editor en Smartsheet y permisos para leer, escribir, actualizar y eliminar el objeto de Salesforce.
Para restringir el acceso
Para limitar qué personas pueden crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce, solicite al administrador del sistema de Smartsheet o de Salesforce que active la configuración Restringir acceso.
Siga estos pasos para activar la configuración Restringir acceso:
- Utilice sus credenciales de Smartsheet para iniciar sesión en el Conector de Salesforce.
- Seleccione el ícono de menú en el ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de usuarios.
Marque la opción Restringir qué usuarios pueden acceder a la integración de Smartsheet para Salesforce .
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La dirección de correo electrónico de cualquier persona que haya creado flujos de trabajo anteriormente se agrega automáticamente a la lista de usuarios con permiso para acceder al Connector. Si es necesario, puede restringir su acceso al conector si retira la dirección de correo electrónico de esta lista.- Agregue la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quiera otorgarle acceso al conector.
Una vez que active esta configuración, solo los usuarios con permisos de usuario de Salesforce o administrador de Salesforce en Smartsheet pueden acceder al Conector de Salesforce. Administre estos niveles de permiso a través de la interfaz del Conector de Salesforce y la aplicación Smartsheet.
Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios desde la aplicación Smartsheet, consulte el artículo Centro de administración.
Para quitar el acceso
Los administradores del sistema de Smartsheet/Salesforce también pueden eliminar usuarios del Conector de Salesforce si seleccionan el ícono de eliminación a la derecha del nombre de usuario.
Ya no podrá crear ni editar flujos de trabajo si lo retiran de la lista.
Si ya no tiene acceso, sus flujos de trabajo estarán activos durante diez minutos como máximo. Después de este tiempo, los flujos de trabajo se desactivarán automáticamente.
Frecuencia de sondeo
Puede ajustar la frecuencia de sondeo de las solicitudes realizadas entre Smartsheet y Salesforce. Salesforce tiene un límite en cuántas veces la información puede actualizarse automáticamente por minuto. Si supera estos límites, los flujos de trabajo activos generan errores y no sincronizan la información. Para solucionar este problema, elimine el límite de Salesforce o defina la frecuencia de sondeo en un intervalo más largo.
Para administrar mejor la conexión entre Smartsheet y Salesforce, cree notificaciones de uso de API personalizadas en Salesforce. Tenga en cuenta que Salesforce puede usar tipos de campos relacionados con otros objetos (como Campos de relaciones de búsqueda o Campos de relaciones polimórficas), lo que aumenta la cantidad de solicitudes enviadas a Salesforce por el Conector de Salesforce del Smartsheet.
Definir la frecuencia de sondeo
Para cambiar la frecuencia de sondeo dentro de los conectores, realice lo siguiente:
- Seleccione el menú en el ángulo superior izquierdo y, luego, Administración de la cuenta.
Seleccione Preferencias en el lado derecho para abrir el panel Frecuencia de sondeo junto a su organización.
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Luego, puede establecer una tarifa específica, en segundos, para todos los flujos de trabajo de su organización para evitar que superen el límite de solicitudes.