Conectores de Salesforce y Service Cloud: Configuración de la administración

Utilice el Conector de Salesforce para conocer información valiosa de sus datos de ventas e impulsar la ejecución de tareas en todos sus equipos. El Conector puede automatizar y optimizar una amplia variedad de procesos de negocios, como ser entregas de ventas a servicios profesionales, revisión y pronóstico de proyectos, cálculos y aprobaciones de comisiones y administración de territorios.

Utilice Service Cloud Connector para realizar un seguimiento y cálculos con respecto a datos de servicios correspondientes a su organización; eso incluye un preciso seguimiento de casos elevados a otras instancias, visibilidad de las interacciones con las principales Cuentas y Contactos y la duración del Cierre de casos de su equipo para garantizar que su personal esté cumpliendo con los plazos del acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA).

En este artículo se proporciona información sobre los conectores más recientes. Si está buscando información en la integración de Enlaces de Smartsheet heredada con Salesforce, consulte la guía de configuración.

Iniciar sesión en los conectores

Después de que compre el Conector de Smartsheet para Salesforce o para Service Cloud, usará el siguiente URL para iniciar sesión y crear flujos de trabajo de sincronización en el Conector:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Antes de comenzar:Requisitos

Para configurar un Conector, debe tener al menos los siguientes permisos en la aplicación Salesforce o Service Cloud:

1. API habilitada
2. Ver configuración y ajustes
3. Ver todos los datos

También debe tener los siguientes permisos en Smartsheet:

• La cuenta utilizada para establecer la conexión inicial debe ser de un usuario con licencia de Smartsheet.
• Administrador del sistema en Smartsheet. (Consulte el artículo Tipos de usuario para obtener más información.)
  
  -O-
• Un Administrador de conectores (un rol de nivel de cuenta exclusivo de los conectores, consulte Tipos de permisos de Smartsheet para Salesforce si precisa más información).

Además, debe tener un rol de administrador de sistema y un perfil en Salesforce.

El usuario que configura el conector debe ser Administrador de Salesforce.

Configurar una conexión entre Salesforce o Service Cloud y Smartsheet

1. En un navegador web, diríjase a la página de inicio d sesión del Conector y haga clic en Iniciar sesión con Smartsheet.
    
2. Cuando se le solicite que permita el acceso a su cuenta de Smartsheet, haga clic en Permitir.
    
3. Haga clic en el ícono del menú del ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de la cuenta.
   
   
    
4. Haga clic en Registrar organización de Salesforce nueva > Organización de Salesforce.
   
   Aparecerá la página de Inicio de sesión de Salesforce.
   
   
    
5. Inicie sesión en su cuenta de Salesforce o de Service Cloud (si es que todavía no lo ha hecho) y haga clic en Permitir cuando el sistema se lo solicite.

¡Felicitaciones! ¡Eso es todo! Ahora debería estar en la página de Administración de la cuenta; allí podrá acceder a todas las herramientas que necesita para crear y administrar flujos de trabajo entre Smartsheet y la instancia de Salesforce o de Service Cloud a la que acaba de conectarse.

El nombre de su organización de Salesforce o de Service Cloud aparecerá en la página de Administración de la cuenta.

Consulte el artículo de la ayuda de Smartsheet sobre Cómo crear y editar flujos de trabajo para conocer detalles para diseñar flujos de trabajo que sincronicen datos entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud.

Administrar el acceso a los conectores y los permisos de los flujos de trabajo

Lo que pueda hacer en el Conector dependerá de las restricciones que se hayan habilitado, al igual que de los permisos que tenga sobre elementos tanto en Smartsheet (permisos de uso compartido de planillas) como en Salesforce o Service Cloud (permisos de lectura/escritura sobre objetos).

Los flujos de trabajo del conector respetan los permisos específicos de las aplicaciones

El Conector respeta los permisos que le fueron otorgados en las aplicaciones Salesforce o Service Cloud y Smartsheet. Como resultado, el Conector podrá leer, escribir, actualizar y eliminar datos de acuerdo con los permisos concedidos a esa persona en ambas aplicaciones.

Por ejemplo: si la persona que creó un flujo de trabajo en el Conector no tiene el permiso para editar datos de un objeto específico, cuando esté en la aplicación Salesforce o Service Cloud, el flujo de trabajo que cree no podrá editar los datos de ese objeto a través del Conector.

Administrar quiénes pueden acceder al Conector

Los administradores del sistema de Smartsheet y los administradores del Conector pueden controlar quiénes tienen acceso al Conector. Un Administrador del sistema de Smartsheet debe habilitar un ajuste para restringir el acceso al Conector, por ejemplo: que solo ciertos usuarios puedan crear y editar sus propios flujos de trabajo.

CONSEJO: Los usuarios del Conector podrán modificar datos de Smartsheet y de Salesforce o Service Cloud por medio de los flujos de trabajo del Conector que han creado. Por este motivo, es posible que los administradores del sistema y los del Conector quieran limitar el acceso solamente a las personas pertenecientes a la organización con profundos conocimientos de trabajo tanto de Smartsheet como de las aplicaciones Salesforce o Service Cloud.

Para habilitar el ajuste que restringe el acceso a la integración:

1. Inicie sesión en el Conector (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce) con sus credenciales de Smartsheet.
2. Haga clic en el ícono del menú del ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de usuarios.
3. Marque la casilla de verificación contigua a Restringir los usuarios que pueden acceder a la integración de Smartsheet para Salesforce
   La dirección de correo electrónico de cualquier persona que ya haya creado flujos de trabajo se agregará automáticamente a la lista de usuarios con permiso para acceder al Conector. Si es necesario, puede restringir su acceso al Conector si retira la dirección de correo electrónico de esta lista.
    
4. Agregue la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quiera otorgarle acceso al Conector.

Dejar de permitir que una persona acceda al Conector

Los administradores del sistema de Smartsheet y los administradores del Conector también pueden quitar usuarios del Conector si hacen clic en el ícono de eliminar  que se encuentra a la derecha de la información de cuenta de esa persona.

Ningún usuario que se haya eliminado de la lista podrá volver a crear o editar sus propios flujos de trabajo.

NOTA: Si una persona que ya fue retirada de la lista de acceso ya había creado flujos de trabajo, estos seguirán activos durante un máximo de 10 minutos. Transcurrido este tiempo, se los deshabilitará automáticamente.

Si es administrador de sistema de Smartsheet, también puede administrar administradores de Conector de Salesforce y usuarios de Salesforce en la aplicación Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios desde la aplicación Smartsheet, consulte el artículo Administrar usuarios.

Tipos de permisos de Smartsheet para Salesforce

Tres tipos de usuarios pueden interactuar con el Conector:

• Administrador del sistema de Smartsheet: administrar administradores y usuarios de conectores desde la aplicación Smartsheet. Consulte el artículo Administrar usuarios para obtener más información. Los administradores del sistema también pueden habilitar un ajuste para restringir el acceso a la integración.
• Administrador de conectores de Salesforce: un tipo de usuario exclusivo de la integración que puede establecer una conexión entre una organización de Salesforce y el conector. Si un administrador del sistema de Smartsheet habilita el ajuste para restringir la lista de acceso, los administradores del conector de Salesforce también pueden controlar quiénes pueden usar el conector. Consulte Administrar quiénes pueden acceder al Conector para obtener información sobre la lista de acceso restringido.
• Usuario de conector de Salesforce: un tipo de usuario único de la integración. Puede crear flujos de trabajo que sincronizan información entre Smartsheet y Salesforce.

Características por tipo de permiso

Utilice este diagrama como referencia de las características en función de los tipos de usuarios que pueden acceder al conector.

*Los Administradores de sistema de Smartsheet y los Administradores de conectores pueden crear y editar sus propios flujos de trabajo si la característica de la lista de acceso restringido está deshabilitada. Si la lista de acceso restringido está habilitada, deben tener el rol de usuario del conector. Consulte Administrar quiénes pueden acceder al Conector para obtener más información sobre la lista de acceso restringido.

Definir la frecuencia de sondeo

Ajustar la frecuencia de sondeo para evitar errores relacionados con límites de velocidades

Los administradores pueden definir la frecuencia de sondeo correspondiente a solicitudes realizadas entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud a través del Conector. Las aplicaciones Salesforce y Service Cloud tienen un límite en cuanto a la cantidad de veces que la información puede actualizarse automáticamente por minuto. Si se exceden estos límites, los flujos de trabajo habilitados devolverán errores y solo sincronizarán información cuando:

• Se retire el límite de Salesforce.
  -O-
• Se defina la frecuencia de sondeo en un intervalo más prolongado de modo que no se alcance el límite.

NOTA: Los flujos de trabajo seguirán tratando de sincronizar datos; eso quiere decir que no es necesario que haga nada más después de quitar el límite de Salesforce o de ajustar la frecuencia de sondeo.

Recibir notificaciones de límite de velocidad de las aplicaciones Salesforce o Service Cloud

Para aprender a crear notificaciones de Uso de API personalizadas dentro de Salesforce o de Service Cloud, consulte la documentación de Ayuda de Salesforce. Con las notificaciones de Uso de APIU, los administradores de las aplicaciones Salesforce y Service Cloud pueden crear notificaciones que se enviarán a un conjunto selecto de usuarios cuando se hayan alcanzado los umbrales de invocaciones a interfaces API.

Definir la frecuencia de sondeo

Para cambiar la frecuencia de sondeo dentro de los conectores:

1. Seleccione el menú del ángulo superior izquierdo y, luego, Administración de la cuenta.
2. Al lado de su organización, seleccione Preferencias en el lateral derecho para abrir el panel de Frecuencia de sondeo.
   

Luego puede definir una velocidad específica en segundos para todos los flujos de trabajo de su organización para evitar más fácilmente que los flujos de trabajo excedan las limitaciones relacionadas con solicitudes.

Campos de relaciones y límites de velocidades en Salesforce o en Service Cloud

Salesforce y Service Cloud pueden usar tipos de campos dentro de un objeto que se relacionan con otros objetos, como ser Campos de relaciones de búsqueda (por ejemplo: Nombre de la cuenta en el objeto Cuenta) y Campos de relaciones polimórficas (por ejemplo: el campo “Qué” de un Evento).

IMPORTANTE: Cuando cree flujos de trabajo en el Conector que asigna estos campos, el Conector debe comprobar ese objeto y todos sus objetos relacionados. Esto multiplica la cantidad de solicitudes que se realizan dependiendo de la cantidad de objetos relacionados con el campo asignado. Ajustar la frecuencia de sondeo para efectuar menos solicitudes puede evitar potenciales errores relacionados con límites de velocidades.

Crear y editar flujos de trabajo

Ahora que ya se ha configurado el Conector, consulte nuestro artículo Cómo crear y editar flujos de trabajo para conocer detalles sobre el proceso de sincronización entre los dos sistemas.