Copiar una carpeta o un espacio de trabajo

Aplica a

Smartsheet
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  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Debe ser un usuario con licencia para ser propietario de las hojas. Necesitará una licencia para crear una copia de una carpeta o un espacio de trabajo que contenga hojas. (¿No sabe con certeza qué tipo de cuenta tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).

Puede crear una copia de una carpeta o espacio de trabajo a los que tenga acceso. Por ejemplo, copiar un espacio de trabajo o una carpeta simplifica el hecho de poder recrear un conjunto de hojas, que se utilizarán para un nuevo proyecto o cliente.

Puede copiar una carpeta o un espacio de trabajo que contenga hasta 100 elementos (incluidos hojas, informes, paneles, plantillas y subcarpetas).

 


Crear una copia de una carpeta o espacio de trabajo

Para crear una copia de una carpeta o un espacio de trabajo:

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Examinar y vaya al elemento que quiere copiar.
  2. En el panel de la izquierda, haga clic con el botón derecho en el nombre del espacio de trabajo o carpeta.
  3. Seleccione Guardar como nuevo.
  4. Ingrese un nombre para la nueva carpeta o espacio de trabajo.

    NOTA: Si bien puede definir un nuevo nombre para el espacio de trabajo o la copia de la carpeta, los nombres de las hojas, los informes y las plantillas incluidos coincidirán exactamente con los originales. Puede asignarles un nuevo nombre luego de hacer la copia, si lo desea.
  5. Haga clic en las flechas para ver las opciones debajo de Conservar notificaciones y uso compartido y Conservar datos y formatos para revisar si quiere conservar los elementos descritos aquí.
  6. Elija qué informes y enlaces de celdas harán referencia a las Hojas recientemente creadas u Hojas originales.

    Al seleccionar Hojas recientemente creadas, el generador de informes se actualizará para extraer información de las nuevas hojas en la carpeta copiada y los enlaces de las celdas salientes también se transferirán a las copias de la hoja.

    Al seleccionar Hojas originales, si la carpeta o el espacio de trabajo que va a copiar incluye un informe que hace referencia a hojas dentro de la misma carpeta, el informe copiado seguirá haciendo referencia a dichas hojas en la carpeta original. Del mismo modo, si hay una hoja en la carpeta o en el espacio de trabajo con enlaces de celdas salientes a otra hoja en la misma carpeta, la copia de dicha hoja tampoco los incluirá.
     
  7. Haga clic en Aceptar.

La nueva carpeta o el nuevo espacio de trabajo se muestran en el panel de la izquierda, debajo de la opción Inicio.

NOTA: Al copiar una carpeta o un espacio de trabajo que incluya un informe, los criterios del Generador de informes de la copia coincidirán exactamente con los criterios del informe original, excepto cuando en la sección Dónde se incluyan las hojas incluidas en la misma carpeta o espacio de trabajo que el informe. En este caso, Smartsheet actualiza en forma automática la sección Dónde del Generador de informes copiado para extraer los resultados de las nuevas hojas en la carpeta o el espacio de trabajo copiados (en lugar de seguir extrayendo resultados de las hojas de la carpeta o el espacio de trabajo original).


Qué se conserva al hacer una copia

Se guardarán siempre los siguientes elementos en la nueva copia:

  • La estructura de la subcarpeta
  • Hojas
  • Columnas
  • Reglas de formato condicional
  • Plantillas
  • Informes

Puede elegir si desea conservar estas cosas:

  • Uso compartido
  • Opciones de alerta y flujo de trabajo automatizado
  • Diversos aspectos del formato de la hoja y los datos.

¿No sabe qué elegir en Opciones de datos y formatos? Aquí hay más información para ayudarlo.

Datos y formatos de la hoja: incluye información ingresada en las celdas y el formato manualmente aplicado a ellas. Si desmarca la opción, las hojas copiadas conservarán los nombres y los tipos de columnas; no obstante, las filas quedarán en blanco.

Comentarios: incluye todos los comentarios de filas, hojas y espacios de trabajo (si se copia un espacio de trabajo).

Adjuntos: incluye todos los adjuntos de filas, hojas y espacios de trabajo (si se copia un espacio de trabajo).

Enlaces de celdas y referencias cruzadas entre hojas: preserva los enlaces de las celdas. Si se desmarca la opción, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero ya no estarán vinculados.

Hipervínculos de hojas: mantiene hipervínculos a otras hojas. Si se desmarca la opción, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero ya no estarán hipervinculados.

Filtros de hojas compartidas: se conservan los filtros creados para la hoja.

Formularios: incluye cualquier formulario que se haya agregado a la hoja.

Marca personalizada del espacio de trabajo (copia de espacio de trabajo, únicamente): el espacio de trabajo copiado heredará los mismos colores y logotipo que el original. Si se cancela la selección, el nuevo espacio de trabajo heredará los colores y el logotipo configurados en su cuenta de Smartsheet.