Copiar un espacio de trabajo o una carpeta es mucho más fácil que recrear un conjunto de hojas para un nuevo proyecto o cliente, y también permite ahorrar tiempo. Puede copiar cualquier carpeta o espacio de trabajo que contenga hasta 100 elementos.
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Crear una copia de una carpeta o espacio de trabajo
- En la barra de navegación de la izquierda, seleccione Explorar.
- Vaya al elemento que desea copiar.
- En el panel izquierdo, haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre de un espacio de trabajo o una carpeta.
- Seleccione Guardar como nuevo…
Al copiar una carpeta, utilice el campo Guardar en para seleccionar el espacio de trabajo en el que desea almacenar la carpeta copiada. Al copiar un espacio de trabajo, siempre crea un nuevo espacio de trabajo y puede asignarle un nombre.
- Ingrese un nombre para la nueva carpeta o espacio de trabajo.
Puede establecer un nuevo nombre para la copia de espacio de trabajo o carpeta, pero los nombres de las hojas, informes y plantillas contenidas siguen coincidiendo con los originales. Puede cambiarles el nombre después de hacer las copias.
- Amplíe las siguientes secciones y revise si desea conservar los elementos descritos en cada sección:
- Uso compartido
- Opciones de alerta y flujos de trabajo automatizados
- Opciones de datos y formato
- Elija si desea que los informes, los paneles, los enlaces de hojas y los de celdas hagan referencia a cualquiera de estas opciones:
- Hojas recién creadas: Con esta opción, se reasignan los enlaces para hacer referencia a las copias recién creadas, dado que se copian elementos interconectados dentro de la misma carpeta o espacio de trabajo.
Los enlaces a los elementos fuera de la carpeta o el espacio de trabajo copiados permanecen vinculados al elemento externo y es posible que deba eliminarlos manualmente. - Hojas originales: Los elementos recién creados siguen vinculándose a la misma hoja que el elemento original.
- Hojas recién creadas: Con esta opción, se reasignan los enlaces para hacer referencia a las copias recién creadas, dado que se copian elementos interconectados dentro de la misma carpeta o espacio de trabajo.
- Seleccione Aceptar.
Para encontrar su nuevo espacio de trabajo, vaya a Inicio > Todos los espacios de trabajo.
Qué sucede cuando copia una carpeta o un espacio de trabajo
La nueva copia siempre guarda lo siguiente del original:
- La estructura de la subcarpeta
- Hojas
- Columnas
- Reglas de formato condicional
- Plantillas
- Informes
Si tiene un flujo de trabajo de automatización Mover o Copiar fila en una hoja copiada, la acción Mover o Copiar fila se dirige a la hoja de destino original del flujo de trabajo, no al destino recién copiado.
Después de copiar la carpeta o el espacio de trabajo, debe actualizar las automatizaciones Mover y Copiar Fila con la nueva hoja de destino.
Elegir qué datos y formatos conservar en la copia
A continuación, le brindamos más información:
- Datos y formato de la hoja: Incluya la información escrita en las celdas y el formato aplicado de forma manual. De lo contrario, las hojas copiadas conservan los nombres y tipos de columnas, pero todas las filas aparecen en blanco.
- Comentarios: Incluya todos los comentarios de filas, hojas y espacios de trabajo (en caso de copiar este tipo de elemento).
- Archivos adjuntos: Incluya todos los archivos adjuntos de filas, hojas y espacios de trabajo (en caso de copiar este tipo de elemento).
- Enlaces de celdas y referencias entre hojas: Conserve los enlaces de celdas. Si no selecciona esta opción, los datos de la celda permanecen en la copia de la hoja, pero no están vinculados.
- Hipervínculos de hojas: Mantenga los hipervínculos a otras hojas. Si no selecciona esta opción, los datos de la celda permanecen en la copia de la hoja, pero no están hipervinculados.
- Filtros de hoja compartidos: Conserve los filtros que creó para la hoja.
- Formularios: Incluya los formularios en las hojas.
- Marca del Espacio de trabajo (solo copia del espacio de trabajo): El espacio de trabajo copiado hereda los mismos colores y logotipo que el original. Si no selecciona esta opción, el nuevo espacio de trabajo hereda los colores y el logotipo configurados en su cuenta de Smartsheet.
Cuando copia un espacio de trabajo o una carpeta con un informe
La nueva copia del informe copia los criterios establecidos en las siguientes pestañas del informe original:
- Hojas de origen
- Columnas para mostrar
- Criterio de filtro
- Grupo
- Resumir
- Ordenar