Copiar una carpeta o un espacio de trabajo

Puede crear una copia de una carpeta o un espacio de trabajo a los que pueda acceder. Copiar un espacio de trabajo o una carpeta simplifica el hecho de poder, por ejemplo, recrear un conjunto de hojas, que se utilizarán para un nuevo proyecto o cliente.

Puede copiar una carpeta o un espacio de trabajo que contenga hasta 100 elementos (incluidos hojas, informes, paneles, plantillas y subcarpetas).

Tipos de cuentas requeridos

Es necesario ser un usuario con licencia paga para ser propietario de las hojas. Por lo tanto, necesitará una licencia para crear una copia de una carpeta o de un espacio de trabajo que contenga hojas. Deberá estar suscrito a un plan que incluya informes para poder copiar una carpeta o un espacio de trabajo que contenga informes. (¿No está seguro de qué tipo de cuenta tiene? Consulte Identifique su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Crear una copia de una carpeta o de un espacio de trabajo

Para crear una copia de una carpeta o de un espacio de trabajo:

  1. Haga clic en el icono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. En el panel de la izquierda, haga clic con el botón derecho en el nombre de un espacio de trabajo o una carpeta.
  3. Seleccione Guardar como nuevo.

    Aparece el formulario Guardar como nuevo.
  4. Ingrese un nombre para la nueva carpeta o espacio de trabajo.

    NOTA: Si bien puede definir un nuevo nombre para la copia del espacio de trabajo o de la carpeta, los nombres de las hojas, los informes y las plantillas incluidos coincidirán exactamente con los originales. Puede cambiarles el nombre luego de hacer la copia, si así lo desea.
  5. Haga clic en las flechas para ver las opciones disponibles en Conservar notificaciones y uso compartido y Conservar el formato de los datos para analizar si desea conservar los elementos allí descritos.
  6. Decida si los informes y los enlaces de las celdas harán referencia a las Hojas recientemente creadas o a las Hojas originales.

    Si selecciona Hojas recientemente creadas, el creador de informes se actualizará para extraer información de las hojas nuevas en la carpeta copiada. Los enlaces de las celdas salientes también se trasladarán a las copias de las hojas.

    Si selecciona Hojas originales, en caso de que la carpeta o el espacio de trabajo que copiará incluya un informe que haga referencia a hojas ubicadas dentro de la misma carpeta, el informe copiado seguirá haciendo referencia a dichas hojas en la carpeta original. Del mismo modo, si hay una hoja en la carpeta o en el espacio de trabajo con enlaces de celdas salientes a otra hoja en la misma carpeta, la copia de dicha hoja tampoco los incluirá.
     
  7. Haga clic en Aceptar.

La nueva carpeta o el nuevo espacio de trabajo aparecen en el panel de la izquierda, debajo de Inicio.

NOTA: Al copiar una carpeta o un espacio de trabajo que incluya un informe, los criterios del Creador de informes de la copia coincidirán exactamente con los criterios del informe original, excepto cuando en la sección Dónde se incluyan las hojas incluidas en la misma carpeta o espacio de trabajo que el informe. En este caso, Smartsheet actualiza en forma automática la sección Dónde del Creador de informes copiado para extraer los resultados de las nuevas hojas en la carpeta o el espacio de trabajo copiados (en lugar de seguir extrayendo resultados de las hojas de la carpeta o el espacio de trabajo original).


Qué se conserva al hacer una copia

Los siguientes elementos del original se guardarán siempre en la nueva copia:

  • La estructura de la subcarpeta
  • Hojas
  • Columnas 
  • Reglas de formato condicional
  • Plantillas
  • Informes

Puede decidir si desea conservar estos elementos:

  • Uso compartido
  • Notificaciones y reglas de Alertas y Acciones
  • Diversos aspectos de la hoja y del formato de datos

¿No sabe qué seleccionar en Opciones de datos y formatos? A continuación, se proporciona más información que le resultará útil.

Datos y formatos de la hoja: incluye la información ingresada en las celdas y el formato aplicado manualmente a ellas. Si se cancela la selección, las hojas copiadas conservarán los nombres y los tipos de columnas; no obstante, todas las filas quedarán en blanco.

Comentarios: incluye todos los comentarios de filas, hojas y espacios de trabajo (si se copia un espacio de trabajo).

Adjuntos: incluye todos los adjuntos de filas, hojas y espacios de trabajo (si se copia un espacio de trabajo).

Enlaces de celdas y referencias de hoja cruzada: conserva los enlaces de las celdas. Si se cancela la selección, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero ya no estarán vinculados.

Hipervínculos de la hoja: conserva los hipervínculos a otras hojas. Si se cancela la selección, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero ya no estarán vinculados.

Filtros de las hojas de uso compartido: conserva los filtros creados para la hoja.

Formularios: incluye los formularios agregados a las hojas.

Marca personalizada del espacio de trabajo (copia del espacio de trabajo, únicamente): el espacio de trabajo copiado heredará los mismos colores y logotipo que el original. Si se cancela la selección, el nuevo espacio de trabajo heredará los colores y el logotipo configurados en su cuenta de Smartsheet.