Best Practices und Fehlerbehebung für Smartsheet und Microsoft Dynamics 365

Synchronisierungsfehler suchen und beheben

Sie können folgende Ressourcen verwenden, um Workflow-Fehler zu finden und zu beheben:

• Die Seite „Run History“ (Ausführungsverlauf): Hier finden Sie die Anzahl an Synchronisierungsfehlern für einen Workflow sowie eine Fehlermeldung mit den Problemdetails.
• E-Mails mit Fehlerberichten: Bei Problemen wird eine E-Mail an den*die Workflow-Inhaber*in sowie an die Person gesendet, die das Feld oder die Workflow-Zeile bearbeitet hat, auf das bzw. auf die das Problem zurückzuführen ist.
• Spalte „Synchronisierungsfehler“: Diese Spalte in Smartsheet enthält Meldungen in Zeilen mit Synchronisierungsproblemen. (Diese Spalte sollte auf jedem Sheet vorhanden sein, das mit einer Dynamics 365-Entität verknüpft ist.)

Synchronisierungsfehler auf der Seite „Run History“ beheben

Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, sehen Sie auf der Seite Run History (Ausführungsverlauf) den Synchronisierungsverlauf und etwaige Fehler.

So gelangen Sie zur Seite Run History (Ausführungsverlauf):

1. Wählen Sie im Menü Dashboard aus, um die Liste der Workflows anzuzeigen.
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2. Wählen Sie den Link unter Letzte Ausführung aus, um die Seite Run History (Ausführungsverlauf) eines Workflows anzuzeigen.

3. Wählen Sie unter Letzte Ausführung den Zeitstempel einer bestimmten Ausführungsinstanz aus, um ggf. vorhandene Fehlermeldungen anzuzeigen.

Best Practices für Connector-Workflows

Oft speichern und aktualisieren

Die Arbeit über zwei Anwendungen hinweg erhöht die Wahrscheinlichkeit von Synchronisierungsfehlern. Um dieses Risiko zu minimieren, speichern Sie Änderungen und aktualisieren Sie Ihre Sheets, wenn Sie Änderungen vornehmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Änderungen sichtbar sind und basierend auf Ihren Workflows mit Dynamics 365 und Smartsheet synchronisiert werden.

Betrachterberechtigung für Sheets erteilen

Um versehentliche Änderungen an Sheets zu verhindern, die möglicherweise Synchronisierungsprobleme zwischen Smartsheet und Dynamics 365 verursachen, können Sie Mitarbeitenden Betrachterberechtigungen für Sheets erteilen. Auf diese Weise können Mitarbeitende die Sheetdaten sehen, aber keine Änderungen vornehmen.

Änderungen anzeigen

Verwenden Sie die Funktion Verlauf anzeigen, um einen Datensatz mit den Änderungen anzuzeigen, die an einer Zelle vorgenommen wurden. Bei Sheets, die von Smartsheet und Dynamics 365 gemeinsam genutzte Daten enthalten, wird der Name der Person, die den Workflow erstellt hat, mit der Änderung assoziiert.

Anhand dieser Informationen lassen sich die Workflows bestimmter Benutzer*innen isolieren, wenn Sie unerwartete Änderungen feststellen. Diese stammen möglicherweise von falsch zugeordneten Spalten oder von der Spalte „Synchronisierungsfehler“, wenn Sie keine Fehlermeldungen erhalten.

Daten aus Smartsheet zu Dynamics 365 nur für bestimmte Zeilen verschieben

So haben Sie die Kontrolle darüber, welche spezifischen Zeilen Daten an Dynamics 365 zurücksenden:

1. Erstellen Sie eine neue Spalte in dem Sheet, das Sie mit der Dynamics 365-Entität verbinden möchten. Wählen Sie den Typ „Kontrollkästchen“ aus und benennen Sie die Spalte „Synchronisierung mit Dynamics“.
2. Melden Sie sich auf der Seite „Smartsheet für Dynamics 365“ an und führen Sie die Schritte zur Erstellung eines Workflows aus.
3. Geben Sie im Workflow-Assistenten einen bidirektionalen Workflow an und erstellen Sie Filter, um nur Zeilen aus dem Sheet zu synchronisieren, bei denen die Spalte „In Dynamics 365 aktualisieren“ aktiviert ist.

Bei der nächsten Synchronisierung des Sheets und der Dynamics-Entität werden die nur die Daten aus den Zeilen, für die das Kontrollkästchen Synchronisierung mit Dynamics aktiviert ist, zurück an Dynamics gesendet.

Sheetberechtigungen bei unerwartet leeren Spalten überprüfen

Je nach Ihren Freigabeberechtigungen werden die Daten in einem Sheet möglicherweise zwar nicht aktualisiert, doch Sie erhalten keinen Fehler. Wenn eine Spalte auf einem Sheet, das Sie in Ihrem Workflow zugeordnet haben, leer ist, ist die Spalte auf dem Sheet möglicherweise gesperrt. In diesem Fall benötigen Sie Administratorberechtigungen für das Sheet.