Smartsheet mit Microsoft Dynamics 365 synchronisieren

Nachdem Sie den Smartsheet for Dynamics 365 Connector erworben haben, folgen Sie der Administratoreinrichtung.

Workflow erstellen

Nachdem Sie sich angemeldet haben, kann Sie der Workflow-Assistent durch die Erstellung von Workflows für die automatische Synchronisierung führen.

1. Wählen Sie oben links auf der Seite das Menü und dann Dashboard aus.
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2. Wählen Sie Workflow hinzufügen aus, um den Workflow-Assistenten zu starten.
   
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Workflow-Assistent

Wählen Sie über den Workflow-Assistenten Ihr Sheet und die Microsoft Dynamics-Entität aus und ordnen Sie die entsprechenden Spalten und Felder für die Synchronisierung zu.

1. Auf der Seite Einstellungen legen Sie die Grundlagen für Ihren Workflow fest:

   • Was soll dieser Workflow tun?: Wählen Sie die Synchronisierungsrichtung des Workflows (zu Dynamics 365, zu Smartsheet oder bidirektional zwischen den beiden Anwendungen).
   • Sheetname: Wählen Sie ein vorhandenes Sheet aus oder verwenden Sie die Option Neues Sheet erstellen, um sofort ein neues Sheet in Smartsheet zu erstellen.
   • Dynamics-Element: Wählen Sie eine Dynamics 365-Entität aus der Dropdown-Liste aus.

   Nach dem Speichern des Workflows können Sie das Blatt, die Dynamics 365-Entität und die Synchronisierungsrichtungen nicht mehr ändern. Sie können jedoch einen neuen Workflow erstellen, um andere Einstellungen auszuwählen.

2. Wählen Sie Weiter aus, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
3. Ordnen Sie im Abschnitt Felder die Felder zwischen Dynamics 365 und Smartsheet zu.
   
   Sie können in der Dropdown-Liste Neue Spalte auswählen, um eine neue Spalte in das Blatt einzufügen. Sie können auch Feld hinzufügen auswählen, um mehr Dynamics 365-Entitätsfelder in den Workflow einzubeziehen.

4. Sie können die Synchronisierungsrichtung zwischen Entitätsfeldern und Spalten über die Ablauf-Dropdownlisten   Brandfolder Image  ändern.

   Möglicherweise können Sie die Synchronisierungsrichtungen bestimmter Zuordnungen nicht ändern. Dies hängt von Ihren Berechtigungen in Dynamics 365 und Smartsheet sowie von der Verwendung des Felds in der Integration ab (wie zum Beispiel als Dynamics-ID).

5. Klicken Sie auf Weiter , um die ausgewählten Optionen für die Feldzuordnung zu bestätigen.
6. Auf den Seiten Dynamics-Filter und Blattfilter können Sie Filter erstellen, um Art und Menge der Daten, die von beiden Anwendungen gemeinsam genutzt werden, besser zu steuern.
7. Benennen Sie auf der Seite Speichern Ihren Workflow, speichern Sie ihn und überprüfen Sie eine Übersicht der Aktualisierungen Ihrer Dynamics 365-Entität und Ihres Blattes. 
   
   Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie schrittweise zum Workflow zurückkehren und Ihre Änderungen hinzufügen.
8. Wählen Sie Workflow speichern, um die Workflow-Synchronisierung zu starten. 

Nach dem Speichern des Workflows können Sie den Assistenten beenden und zurück zum Dashboard navigieren.Ihr Workflow aktualisiert automatisch Datensätze in Dynamics 365 und Zeilen in Ihrem Smartsheet Blatt gemäß den Workflow-Regeln.

Filter zur Feinabstimmung der Datensynchronisierung verwenden

Dynamics-Filter

Sie können Filter hinzufügen, um die Dynamics 365-Datensätze zu regulieren, die in das Blatt fließen. Mit diesen Filtern können Sie sicherstellen, dass Sie nur Felder synchronisieren, die zu einem bestimmten Projekt, Kunden oder Mitarbeiter gehören.

So erstellen Sie Dynamics-Filter:

1. Wählen Sie Filter hinzufügen aus, um die Liste der verfügbaren Entitätsfelder auszufüllen.

2. Wählen Sie mithilfe der Dropdown-Liste die Bedingung des Filters aus, z. B. "Ist gleich", "Enthält" oder "Ist leer".

   Wenn Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, erscheint rechts ein Textfeld.

3. Wählen Sie Weiter aus, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.

Sheetfilter

Sie können Filter hinzufügen, um die Zeilen zu steuern, die mit Objekten in Dynamics 365 synchronisiert werden. Sie können diese Filter verwenden, um die Datensätze zu steuern, die mit Ihrem Objekt synchronisiert werden. Verwenden Sie beispielsweise einen Filter, um nur bestimmte Zeilen mit dem Wert Statusgrund für In Bearbeitung mit der Entität Geschäftschance in Dynamics 365 zu synchronisieren.

So erstellen Sie Sheetfilter:

1. Wählen Sie Filter hinzufügen aus, um die Liste der verfügbaren Blattspalten auszufüllen, und wählen Sie eine Spalte aus, die im Filter eingetragen wird.

2. Use the dropdown to select the filter's condition, such as equals, contains, or is blank.

   Falls Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, wird rechts ein Textfeld angezeigt.

3. Wählen Sie Weiter aus, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.

Für beide Filter sehen Sie auf der Seite "Speichern" des Assistenten neben "Übersicht der Aktualisierungen" die Anzahl der Felder, die in Ihrer Dynamics 365-Entität aktualisiert werden sollen. Auf diese Weise können Sie die Menge der Daten messen, die aus Ihrem Blatt in die Entität fließen.

Wenn die Anzahl unter „Übersicht der Aktualisierungen“ unerwartet hoch oder niedrig erscheint, können Sie zurückgehen, um bei Bedarf Filter hinzuzufügen oder zu entfernen.

Verwandte Datensätze mit der Smartsheet-Hierarchie zusammenhalten

Definieren Sie Zeilengruppen in Ihrem Workflow, um Ihre Dynamics 365-Datensätze als übergeordnete und untergeordnete Aufgaben in Smartsheet zusammenzuhalten.Erstellen Sie Zeilengruppen, damit Ihr Workflow Dynamics 365-Datensätze nach bestimmten Feldern, wie z. B. Stufen von Geschäftschancen, organisieren kann, ohne diese nach der Synchronisierung manuell in Ihrem Blatt verschieben zu müssen.

Beachten Sie bei der Definition von Zeilengruppen Folgendes:

• In Gruppieren nach können Sie ein vorhandenes Dynamics 365-Feld auswählen oder einen neuen Wert eingeben, um Datensätze bei der Synchronisierung mit Ihrem Sheet zu gruppieren. Die Option „Gruppieren nach“ bestimmt den Wert der primären Spalte der übergeordneten Zeilen in Ihrem Sheet. Wenn Sie beispielsweise nach der Stufe einer Geschäftschance gruppieren, werden in Ihrem Sheet für jede Stufe (z. B. Vorschlag, Qualifizieren, Vertrag) übergeordnete Zeilen erstellt.
• Neue übergeordnete Zeilen werden unten in Ihrem Blatt angezeigt, es sei denn, die Option Gruppieren nach stimmt vollständig mit dem Wert einer primären Spalte im Blatt überein.
• Sie können eine Untergruppe für eine weitere Organisationsebene definieren. So können Sie beispielsweise Datensätze unterhalb der übergeordneten Zeile „International“ synchronisieren, die ihrerseits eine untergeordnete Zeile der Zeile „Vertrieb“ in Smartsheet ist.
• Die richtigen Hyperlinks müssen sich in der Spalte Primäre ID auf Ihrem Blatt für Dynamics 365-Datensätze befinden. Wenn keine Spalte "Primäre ID" vorhanden ist, wird sie automatisch hinzugefügt, wenn der Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird. 

Das manuelle Kopieren und Einfügen von Dynamics-IDs aus Dynamics 365 in Ihr Blatt kann dazu führen, dass der Workflow nicht wie erwartet synchronisiert wird.

Workflows verwalten

Sie können Workflows vom Dashboard aus verwalten. Wählen Sie oben links auf der Seite das dreizeilige Menü und Dashboard aus, um eine Liste der von Ihnen erstellten Workflows anzuzeigen.

Einstellungen

Wählen Sie Einstellungen aus, um:

• Workflow bearbeiten: Führt Sie über den Workflow-Assistenten zurück, damit Sie Änderungen am Workflow vornehmen können.
• Workflow umbenennen: Ändert den Titel des Workflows.
• Workflow deaktivieren/aktivieren: Stoppt oder startet die Automatisierung des Workflows.
• Workflow löschen: Entfernt den Workflow aus dem Dashboard.

Das Löschen eines Workflows kann nicht rückgängig gemacht werden, und gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden.