Starten von Smartsheet Bridge-Workflows mit Auslösern

• Verwenden Sie einen Integrationsauslöser, damit Ihr Smartsheet Bridge-Workflow als Reaktion auf etwas gestartet wird, z. B. wenn sich ein Spaltenwert in einer Zeile ändert.
• Verwenden Sie einen Zeitplanauslöser, um Ihren Smartsheet Bridge-Workflow zu einem bestimmten Datum/Uhrzeit oder in einem bestimmten Intervall starten zu lassen, z. B. täglich, wöchentlich, monatlich.
• Verwenden Sie einen anderen Smartsheet Bridge-Workflow als Auslöser – jeder Smartsheet Bridge-Workflow kann als übergeordneter Workflow-Auslöser für einen anderen Workflow dienen.
• Verwenden Sie die Schaltfläche Abspielen als manuellen Auslöser für Ihre Workflows.
• Richten Sie einen Webhook-Auslöser ein, damit Ihr Smartsheet Bridge-Workflow auf eine Änderung in einem System ohne Integration reagiert.

Für Prozesse, die auf mehrere verschiedene Weisen gestartet werden müssen, können Sie auch mehrere Auslöser einrichten. Einige Auslöser können auch wichtige Informationen zum Starten Ihres Workflows liefern.

Integrationsauslöser

Smartsheet Bridge-Workflows können als Reaktion auf eine Änderung in einem System gestartet werden, z. B. wenn eine Zeile zu Ihrem Sheet hinzugefügt wird. Diese werden als Integrationsauslöser bezeichnet.

Verwenden Sie Integrationsauslöser, wenn Ihr Workflow auf eine Änderung reagieren muss. Hier sind einige der Integrationen, die Sie zum Auslösen eines Workflows verwenden können:

• Smartsheet
• Resource Management
• Brandfolder
• ServiceNow
• SharePoint

Derzeit sind nur Smartsheet-Auslöser für die Einrichtung im Bereich „Trigger“ des Workflow-Designers sichtbar. Alle anderen Integrationsauslöser müssen auf der Seite „Integrations“ Ihres Smartsheet Bridge-Arbeitsbereichs eingerichtet werden.

Für jede Integration, die Auslöser unterstützt, stehen mehrere Arten von Auslösern zur Auswahl. Um die Auslöser einer Integration zu verwenden, müssen Sie die Integration zuerst mit den folgenden Schritten einrichten: 

1. Öffnen Sie in Smartsheet Bridge die Seite „Integrationen“. 
2. Suchen Sie nach der Integration, die Sie für Ihren Workflow benötigen.
3. Wählen Sie die Integration aus. 
4. Um sich zu authentifizieren und die Integration einzurichten, folgen Sie den Anweisungen zur Integration.

Sobald die Integration eingerichtet ist, lesen Sie in den oben verlinkten Artikeln die spezifischen Auslöserereignisse, die für jede Integration verfügbar sind. Hier finden Sie ein Beispiel für das Einrichten eines Auslösers.

Übergeordnete Workflows

Workflows können so eingerichtet werden, dass sie andere Workflows auslösen. Wir sprechen dann von übergeordneten und untergeordneten Workflows. Ein Workflow kann ein oder mehrere übergeordnete und ein oder mehrere untergeordnete Workflows haben.

Weitere Informationen zu über- und untergeordneten Workflows

Zeitplanauslöser

Smartsheet Bridge-Workflows können so eingerichtet werden, dass sie einmal zu einem bestimmten Datum/Uhrzeit oder in bestimmten Intervallen ausgeführt werden, z. B. stündlich, täglich usw. Wenn Sie einen Zeitplanauslöser verwenden, muss Ihr Workflow so eingerichtet werden, dass er alle Informationen erhält, die er zur Ausführung Ihres Prozesses benötigt.

Führen Sie diese Schritte aus, um einen Zeitplan für Ihren Workflow festzulegen: 

1. Um den Bereich Trigger zu erweitern, wählen Sie im Workflow-Generator das Element Trigger aus. 
2. Erweitern Sie die Option Schedule. 
3. Definieren Sie Ihre Zeitplandetails.

Weitere Informationen zum Planen von Workflows

Manuelle Auslöser

Ein Workflow kann manuell ausgelöst werden, während der Workflow in Smartsheet Bridge angezeigt wird. Dieser Auslöser wird meist beim Erstellen Ihres Workflows verwendet, um Ihre neuesten Änderungen zu testen. Sie können diesen Auslöser auch verwenden, wenn Sie einen Prozess haben, der nicht als Reaktion auf etwas oder zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden muss, aber gelegentlich ausgeführt werden sollte.

So lösen Sie die Ausführung eines Workflows manuell aus:

1. Suchen Sie in Smartsheet Bridge den Workflow, den Sie ausführen möchten.
2. Öffnen Sie den Workflow im Designer, indem Sie den Namen des Workflows auswählen. 
3. Öffnen Sie das „Run Log“  .
4. Wählen Sie die Schaltfläche „Abspielen“ aus.

Webhook-Auslöser

Wenn Smartsheet Bridge nicht in ein anderes System integriert ist, das Sie zum Auslösen von Workflows verwenden möchten, definieren Sie diese Auslöser mit der „Inbound Webhook Utility“:

1. Öffnen Sie die Seite Integrations.
2. Suchen Sie das Symbol für Inbound Webhooks.
3. Tragen Sie die erforderlichen Informationen ein.

Das ist nur dann eine praktikable Option, wenn das System relevante Webhooks bietet (z. B. die Ereignisse, auf die Sie reagieren möchten) und keine Prüfung von Webhook-Endpunkten erfordert.