Smartsheet Bridge: Workflow-Ausführungen planen

Verwenden Sie feste Zeitpläne, um tägliche Erinnerungen oder wöchentliche Aufgaben zu automatisieren. Sie können auch dynamische Zeitpläne verwenden, wenn die Startzeit von einem anderen Ereignis abhängt, z. B. von einer Änderung des Projektstatus oder wenn Informationen hinzugefügt werden.

Fester Zeitplan innerhalb des Auslösers

1. Navigieren Sie zum Workflow und wählen Sie das Auslösermodul oben aus. 
2. Erweitern Sie den Bereich Schedules (Zeitpläne) und wählen Sie Add new schedule (Neuen Zeitplan hinzufügen) aus. 
3. Wählen Sie eine Startzeit (UTC) und ein zukünftiges Startdatum aus.
4. Wählen Sie unter „Frequency“ (Häufigkeit) aus, wie oft der Zeitplan den Workflow auslöst. Dies kann Once (Einmal), Hourly (Stündlich), Daily (Täglich), Weekly (Wöchentlich), Monthly (Monatlich), Annually (Jährlich) oder Custom (Benutzerdefiniert) sein.

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Dynamischer Zeitplan mit einem Dienstprogramm-Modul

1. Gehen Sie im Designer zu Utilities > Scheduling (Dienstprogramme > Zeitplanung).

2. Fügen Sie dem Workflow das Create Workflow Schedule (Workflow-Zeitplan erstellen) Dienstprogramm-Modul hinzu.

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2. Wählen Sie den Namen des Workflows aus, für den Sie einen Zeitplan erstellen möchten.

Sie können denselben Workflow auswählen, in dem sich das Modul befindet, aber nur, wenn der Workflow mit einer Verzweigung endet, die entscheidet, ob ein Zeitplan erstellt werden soll, und die Häufigkeit Once (Einmal) ist (z. B. ob der Workflow in einer Woche noch einmal ausgeführt werden soll). Wenn keine Verzweigung vorhanden ist, erstellt der Workflow beim ersten Auslösen eine Schleife, die eine unendliche Anzahl von Zeitplänen generiert. Wenn dies geschieht, löschen Sie das Modul aus dem Workflow und speichern Sie es. Dadurch sollte die Schleife gestoppt werden, es sei denn, es wurde eine andere Häufigkeit als Once (Einmal) verwendet.

3. Wenn der andere Workflow Informationen referenzieren muss, z. B. eine Sheet-ID oder Zeilen-ID, können Sie für jeden Wert im zu planenden Workflow einen Status hinzufügen. Erweitern Sie im Modul den Bereich State Values (Zustandswerte) und geben Sie den Namen jedes Status in das Feld Key (Schlüssel) und den Verweis oder den genauen Wert in das Feld Value (Wert) ein. Wenn die Zeitplanmodule den anderen Workflow auslösen, kann er diese Status referenzieren, um die Werte abzurufen.
4. Wählen Sie die Schedule Start Time (Startzeit des Zeitplans):

• When The Workflow Runs (Wenn der Workflow ausgeführt wird): Das Startdatum und die Startzeit des Zeitplans sind identisch mit der Ausführungszeit des Moduls.
• Am festgelegten Datum: Das geplante Startdatum und die Uhrzeit beziehen sich auf ein bestimmtes Datum, das im ISO-Format oder als Unix-Zeitstempel vorliegen kann.

5. Wählen Sie eine Häufigkeit aus, um festzulegen, wie oft der Zeitplan den Workflow auslöst. Ihre Optionen sind: Einmal, Stündlich, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder benutzerdefiniert.

Die folgenden Daten sind im Ausführungsprotokoll verfügbar, wenn das Modul ausgeführt wurde:

• Erstellungszeitpunkt: der Zeitpunkt, zu dem der Zeitplan erstellt wurde.
• Häufigkeit: die Häufigkeit des neuen Zeitplans, die dem Wert entspricht, der in den Einstellungen des Moduls festgelegt wurde.
• ID: die ID des Zeitplans.
• Startzeit: die Startzeit des erstellten Zeitplans als Unix-Zeitstempel. Wenn die Startzeit referenziert wurde, wird die Zeit im Ausführungsprotokoll im Format der referenzierten Zeit angezeigt, z. B. ISO oder Unix.
• Workflow-ID: die eindeutige ID des geplanten Workflows.

Wichtige Anmerkungen

• Wenn Sie Monatlich auswählen, wird ein Kontrollkästchen für die automatische Ausführung am letzten Tag des Monats eingeblendet. Wenn Sie ein Datum auswählen, das nicht in jedem Monat vorkommt (z. B. den 29., 30. und 31.) und das Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird der Workflow nur in den Monaten ausgelöst, in denen das Datum vorkommt. Wenn Sie das Kontrollkästchen jedoch aktivieren, wird der Workflow am letzten Tag jedes Monats ausgelöst. Wenn das Startdatum ein anderes Datum des Monats ist, spielt es keine Rolle, ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren oder nicht.
• Sie können eine benutzerdefinierte Häufigkeit auswählen, um weitere Optionen zu erhalten, z. B. wie oft der Workflow ausgeführt werden soll, indem Sie eine Zahl und eine Einheit festlegen, wie z. B. alle 7 Stunden. Beachten Sie, dass die Startzeit für Zeitpläne nicht garantiert ist, sodass der Workflow bis zu 15 Minuten später ausgeführt werden kann.

Wenn die Zeitpläne eine wiederkehrende Häufigkeit haben, ist es ratsam, vor der Erstellung zu entscheiden, wie sie gelöscht werden sollen. Dies könnte das Ergebnis des geplanten Workflows sein oder durch Aktualisierung der Quelle, die die Erstellung verursacht hat, mit der ID des Zeitplans, sodass sie später zum Löschen referenziert werden kann.

Zeitpläne dynamisch löschen

Verwenden Sie das Modul Löschen des Zeitplans, um Zeitpläne dynamisch zu löschen und das Auslösen eines Workflows zu stoppen. Dieser Workflow könnte der ursprünglich geplante oder ein völlig separater sein. 

Das Modul Löschen des Zeitplans hat ein Feld, in dem die ID des Zeitplans referenziert wird. Der Workflow läuft weiterhin erfolgreich, wenn der referenzierte Zeitplan nicht existiert.

Die Status daten sind im Run Log verfügbar, sobald das Modul Delete Schedule ausgeführt wurde. Wenn ein Zeitplan vorhanden war und gelöscht wurde, lautet der Status Schedule deleted. Wenn ein Zeitplan nicht existierte, lautet der Status Schedule not found.

Zeitpläne manuell löschen oder bearbeiten

Alle Workflow-Zeitpläne erscheinen im Trigger-Bereich des Workflows, für den der Zeitplan gilt. Um einen Zeitplan zu löschen:

1. Navigieren Sie zum Workflow.
2. Wählen Sie das Zahnrad daneben aus.
3. Wählen Sie Edit oder Deleteaus.

Wenn ein Zeitplan die Ausführung des Workflows in der Zukunft nicht erneut auslöst, ist der Zeitplan nicht im Bereich sichtbar und kann nicht gelöscht werden.

Sie können Zeitpläne nicht deaktivieren. Um zu verhindern, dass ein geplanter Workflow ausgeführt wird, müssen Sie ihn löschen.