Aufgaben und Zuweisungen mit der Projekt-Arbeitsliste verwalten

Die Arbeitsliste bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Sehen Sie sämtliche Arbeit, ihren Status und wem sie zugewiesen ist.
• Erstellen und Bearbeiten Sie Projektpläne.
• Geben Sie an, wer wann woran arbeiten soll. 
• Fügen Sie Arbeitselemente für wichtige Leistungen oder Meilensteine hinzu.

Bevor Sie die Arbeitsliste verwenden können, müssen Sie ein Projekt einrichten.

Phasen

Phasen untergliedern ein Projekt in verschiedene Arten von Arbeit. Fügen Sie zunächst Phasen und dann jeder Phase Arbeitselemente hinzu.

So fügen Sie der Arbeitsliste Phasen hinzu:

1. Wählen Sie oben links in der Arbeitsliste die Option Phase aus. Eine neue Phasenzeile wird am unteren Ende der Arbeitsliste angezeigt.
2. Benennen Sie die Phase. Verwenden Sie die Eingabetaste, um weitere Phasen hinzuzufügen. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm, wenn Sie fertig sind.  
3. Wählen Sie zum Bearbeiten der Phase die neue Zeile aus. In der rechten Seitenleiste wird der Bereich „Eigenschaften“ geöffnet. 

So passen Sie die Phasendaten an:

1. Wählen Sie das Start- oder Enddatum in einer Phasenzeile aus, um den Kalender zu öffnen. 
2. Wählen Sie im Kalender die neuen Daten aus. 

Legen Sie bei ihrer Erstellung die Daten für jede Phase fest. Die nächste Phase, die Sie hinzufügen, beginnt unmittelbar nach dem Ende der vorherigen Phase.

Arbeitselemente zur Arbeitsliste hinzufügen 

Arbeitselemente definieren Projektleistungen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten für das Projekt, die Phase oder die Person.

So fügen Sie Arbeitselemente hinzu:

1. Halten Sie den Mauszeiger über eine Person und wählen Sie dann Arbeitselement aus.   
2. Geben Sie im rechten Bereich die Eigenschaften des Arbeitselements an.  

Wenn Sie den Mauszeiger über eine Zeile halten, wird die Option + Arbeitselement am unteren Ende der Projekt- bzw. Phasengruppierung angezeigt, mit der Sie Details zum Element hinzufügen können.

So weisen Sie Arbeitselemente zu:

1. Wählen Sie die Zeile „Arbeitselement“ aus, um die Details des Arbeitselements zu öffnen.
2. Wählen Sie Teammitglied zuweisen aus.

Oder:

• Halten Sie den Mauszeiger über das Arbeitselement und wählen Sie dann Zuweisen aus. 

Arbeitselemente in der Arbeitsliste kopieren

Sie können ein Arbeitselement duplizieren und es entweder in das Projekt oder eine Phase des Projekts kopieren. Kopieren Sie Arbeitselemente in den folgenden Fällen:

• Wenn mehrere Personen an derselben Sache arbeiten. Kopieren Sie das Arbeitselement mehrmals und weisen Sie jede Kopie einer Person zu, die daran arbeitet. 
• Wenn ähnliche Zuweisungen in mehreren Projektphasen vorkommen, z. B. eine Entwurfsüberprüfung. Kopieren Sie das Arbeitselement für jede Phase und bearbeiten Sie die Daten.
• Wenn Sie ein Arbeitselement verschieben müssen. Kopieren Sie das Arbeitselement in die neue Phase und löschen Sie das alte Arbeitselement.

So kopieren Sie ein Arbeitselement:

1. Wählen Sie in der Arbeitsliste das Arbeitselement aus, das Sie kopieren möchten.  
2. Wählen Sie am unteren Ende des Detailbereichs auf der rechten Seite Kopieren aus. 
3. Wählen Sie das Projekt oder die Phase aus, in die sie das Arbeitselement kopieren möchten.

Arbeitselemente aus der Arbeitsliste löschen

Nur RM-Administrator*innen und Portfoliobearbeiter*innen können Arbeitselemente löschen. Beim Löschen eines Arbeitselements werden die gesamte Zeile und der gesamte Inhalt gelöscht, einschließlich der Zuweisung. Die bereits erfasste Zeit für die Zuweisung wird nicht gelöscht.

1. Wählen Sie die Zeile mit dem Arbeitselement aus. 
2. Wählen Sie am unteren Ende des Bereichs auf der rechten Seite Löschen aus. 

Personen zur Arbeitsliste hinzufügen

So fügen Sie ein Teammitglied einer Phase hinzu:

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Teammitglied zur Arbeitsliste hinzuzufügen:

• Wählen Sie das Projekt oder die Phase und dann + Teammitglied hinzufügen im rechten Bereich aus.
• Halten Sie den Mauszeiger über die letzte Phase oder den letzten Projekteintrag und wählen Sie Teammitglied aus. Ihr Teamverzeichnis wird im rechten Bereich angezeigt. 

So fügen Sie ein Teammitglied mehreren Phasen hinzu:

1. Wählen Sie oben in der Arbeitsliste die Option Teammitglied aus. 
2. Wählen Sie im rechten Bereich die Phasen aus, denen Teammitglieder hinzugefügt werden sollen. Sie können auch das gesamte Projekt auswählen. 
3. Wählen Sie am unteren Ende des Bereichs Phasen hinzufügen aus. 
4. Wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie hinzufügen möchten.

Alle Zuweisungen haben ein Start- und ein Enddatum. Je nachdem, ob die Person auf Projekt- oder Phasenebene zugewiesen ist, übernehmen die Zuweisungen standardmäßig das Start- und Enddatum des Projekts oder der Phase.

Arbeitsstatus in der Arbeitsliste angeben

Sie können für jedes Arbeitselement einen Status angeben. RM-Administrator*innen, Portfoliobearbeiter*innen und die Person, die der Arbeit zugewiesen ist, können den Status im Laufe eines Projekts ändern. 

Verwenden Sie den Status, um Elemente zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Sie können Statuseinstellungen an das spezifische Vokabular Ihrer Organisation anpassen.

Der Status wird überall dort angezeigt, wo ein Arbeitselement angezeigt wird. Weitere Informationen zum Arbeitsstatus.

Daten in der Arbeitsliste ändern

Projekt- und Phasendaten ändern sich. Wenn Sie Phasen und Zuweisungen definiert haben, können Sie Daten ändern, ohne die einzelnen Elemente zu bearbeiten.

So ändern Sie Daten:

1. Wählen Sie in der Arbeitsliste den Projekt- oder Phasennamen aus. Dieser steht fett gedruckt ganz oben im Projekt- oder Phasenabschnitt. 
2. Wählen Sie im rechten Bereich Daten ändern aus.
3. Geben Sie ein neues Startdatum ein und wählen Sie dann Speichern aus.

Die Änderung eines Projektdatums verschiebt alle Phasen, Zuweisungen und Fälligkeitstermine von Aufgaben.