Smartsheet für Gmail-Add-on

Sobald die Informationen in Smartsheet erfasst sind, können alle Smartsheet-Mitarbeitenden die Informationen sehen und darauf reagieren. Das Smartsheet für Gmail-Add-on funktioniert mit Gmail und der Gmail-App für Android-Smartphones.

Gmail mit Smartsheet verbinden

1. Navigieren Sie im Google Workspace Marketplace zum Smartsheet für Gmail-Add-on und wählen Sie INSTALL (Installieren) aus.
2. Wählen Sie das Gmail-Konto aus, das Sie mit dem Add-on verwenden möchten. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto an. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort für Gmail. Möglicherweise müssen Sie erneut INSTALL (Installieren) auswählen.
3. Wählen Sie ALLOW (Zulassen) aus.

Die Installation war erfolgreich, wenn eine Meldung angezeigt wird, dass das Smartsheet für Gmail-Add-on installiert wurde.

Sie müssen Ihr Gmail-Konto nur einmal mit Ihrem Smartsheet-Konto verbinden.

Wenn Sie die Gmail-App für Android-Smartphones verwenden, steht Ihnen das Add-on auch dort zur Verfügung, sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, um es zu installieren und zu verbinden.

Wenn Sie ein*e Google Workspace-Administrator*in sind, können Sie das Smartsheet für Gmail-Add-on für Ihre gesamte Domäne installieren. Weitere Informationen zur Installation von Add-ons auf Domänenebene finden Sie in der Hilfe von Google Workspace. 

Ihre Gmail- und Smartsheet-Konten verbinden

1. Navigieren Sie zu Gmail und öffnen Sie eine E-Mail-Nachricht.

2. Wählen Sie zum Öffnen des Smartsheet für Gmail-Add-ons das Smartsheet-Logo im Add-on-Bereich aus.
     

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   Wenn Sie das Symbol im Add-on-Bereich nicht sofort sehen, müssen Sie möglicherweise Ihr Browserfenster aktualisieren. 

3. Wählen Sie im Add-on-Bereich für Smartsheet die Option CONNECT TO SMARTSHEET (Mit Smartsheet verbinden) aus.

4. Ein neues Fenster öffnet sich mit einer Meldung, die besagt, dass die App den Zugriff auf Smartsheet anfordert.
     

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5. Wählen Sie Allow (Zulassen) aus, damit das Add-on auf Smartsheet zugreifen kann.

Fertig! Nachdem Sie das Add-on installiert und verbunden haben, ist Ihr Smartsheet-Konto im Add-on-Bereich verfügbar. Wählen Sie BROWSE ALL SHEETS (Alle Sheets durchsuchen) aus, um Sheets im Bereich anzuzeigen.

Smartsheet für Gmail-Add-on verwenden

Sobald das Smartsheet für Gmail-Add-on installiert und mit Ihrem Smartsheet Konto verbunden wurde, können Sie Folgendes tun:

• Kommentar hinzufügen, der den Nachrichtentext und seine Metadaten enthält (von wem die Nachricht stammt, den Betreff, das Datum der Versendung usw.)
• Anlagen aus E-Mail-Nachrichten als Anlagen zum Kommentar hinzufügen
• Den Inhalt anderer Felder in einer Zeile direkt im Add-in-Bereich bearbeiten (d. h. Sie müssen nicht zu Smartsheet wechseln, um Änderungen an den Sheetdaten vorzunehmen)

Die Vorgehensweise ist nahezu identisch, unabhängig davon, ob Sie über einen Internetbrowser oder über die Gmail-App für Android-Smartphones auf Gmail zugreifen.

Informationen aus Ihrer E-Mail zu einer Zeile in Smartsheet hinzufügen

1. Öffnen Sie in Gmail oder in der Gmail-App für Android-Smartphones eine E-Mail-Nachricht.
2. Wählen Sie oben rechts im E-Mail-Fenster das Smartsheet-Logo aus. Wenn Sie mit der Gmail-App arbeiten, tippen Sie unten in der E-Mail-Nachricht auf das Add-on-Symbol.
3. Suchen Sie das Sheet, zu dem Sie den Inhalt der E-Mail hinzufügen möchten. Suchen Sie gezielt nach dem Sheet oder durchsuchen Sie alle Sheets danach.
   • Suchen: Geben Sie oben im Add-on-Bereich den Namen des Sheets in das Suchfeld ein und klicken Sie auf SEARCH
     (Suchen). Alternative:
   • Durchsuchen: Wählen Sie BROWSE ALL SHEETS (Alle Sheets durchsuchen) aus, um durch die verfügbaren Sheets zu navigieren.

4. Wählen Sie aus den folgenden Optionen, um den Nachrichtentext und die Anlagen einzubeziehen:
   
   Text der E-Mail-Nachricht zu einer Zeile hinzufügen
   Wählen Sie aus, ob Sie die Informationen zu einer neuen oder zu einer bestehenden Zeile hinzufügen möchten:
   

   • Neue Zeile: Wählen Sie oben im Add-on-Bereich Add a row (Zeile hinzufügen) aus. Die neue Zeile wird am unteren Ende des Sheets hinzugefügt. 
     Sie haben die Möglichkeit, Informationen in die primäre Spalte der Zeile einzugeben. (Es empfiehlt sich, hier einen Wert einzugeben, z. B. den Namen der Aufgabe.)
     
   • Bestehende Zeile: Wählen Sie die Zeile im Add-on-Bereich aus. Der Inhalt der primären Spalte der Zeile wird im Bereich mit den Apps angezeigt. Sie können den Inhalt ändern oder aktualisieren.
      

   In beiden Fällen wird der Text der E-Mail-Nachricht automatisch als Kommentar in die Zeile eingefügt. Der Kommentar enthält den Nachrichtentext und seine Metadaten (von wem die Nachricht stammt, den Betreff, das Datum der Versendung usw.).
   
   Anlagen ausschließen
   Alle mit der E-Mail verknüpften Anlagen werden hochgeladen und standardmäßig an den Zeilenkommentar angehängt (Inline-Bilder gelten als Anlagen und werden ebenfalls einbezogen).
   
   Wenn Sie einen Anhang nicht einbeziehen möchten, schalten Sie den Schieberegler neben dem Namen des Anhangs auf „Off“ (Aus).
    

5. Wählen Sie den Abwärtspfeil aus, um die anderen Spalten im Sheet zu überprüfen und sie wie gewünscht zu bearbeiten.
6. Wählen Sie APPLY CHANGES (Änderungen anwenden) aus, um die Informationen der gewünschten Zeile hinzuzufügen.

Wenn die Meldung Success! (Erfolg!) angezeigt wird, wurden die Informationen wie von Ihnen angegeben hinzugefügt oder aktualisiert.

Sie können jeweils nur Text aus einer E-Mail-Nachricht kopieren. Ihre Änderungen gehen verloren, wenn Sie von einer Nachricht zu einer anderen navigieren, auch wenn sich diese Nachricht im selben E-Mail-Thread befindet, bevor Sie APPLY CHANGES (Änderungen anwenden) auswählen.

Fehlerbehebung bei Problemen mit dem Smartsheet für Gmail-Add-on

Wenn ich einen Wert in ein Feld im Add-on-Bereich eingebe, erhalte ich eine Meldung, dass der Wert für die Zelle in der Spalte 00028901279323 nicht den strengen Anforderungen für den Typ COLUMN_TYPE (Spaltentyp) entsprach.

In Smartsheet ist es möglich, die Dateneingabe für bestimmte Spaltentypen einzuschränken. Wenn Sie versuchen, einen Wert in eine Spalte einzugeben, die diesen Typ nicht unterstützt (z. B. wenn Sie eine Zahl in eine Kontaktspalte eingeben), erhalten Sie eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie den richtigen Datentyp in das Feld eingeben.

Ich kann einige Spaltenwerte aus dem Add-on nicht ändern.

Wenn Sie im Smartsheet für Gmail-Add-on arbeiten, können Sie keine Werte in Zellen bearbeiten, die Folgendes enthalten:

• Datum
• Dauer
• Kontrollkästchen
• Formeln
• Kontaktliste (wenn mehrere Kontakte pro Zelle aktiviert sind)

Beachten Sie, dass Sie diese Werte direkt in Smartsheet ändern können, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Ich sehe keine Möglichkeit, das Add-on zu installieren (oder die Schaltfläche „INSTALL“ (INSTALLIEREN) ist ausgegraut).

Wenn Sie Gmail in einer Umgebung verwenden, in der Google Workspace von einem*einer Administrator*in verwaltet wird, kann es sein, dass Ihr*e Administrator*in die Verwendung von Add-ons aus dem Google Workspace Marketplace deaktiviert hat. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie Ihre*n Administrator*in kontaktieren und ihn bzw. sie bitten, das Smartsheet-Add-on für Ihr Unternehmen zu aktivieren. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem*Ihrer Google Workspace-Administrator*in unter Festlegen, ob Nutzer Marketplace-Apps installieren können in der Google Workspace-Admin-Hilfe (auf der Google Support-Website).

Ich habe das Add-on installiert, aber das Smartsheet-Symbol wird in Gmail nicht angezeigt.

Wenn Sie das Add-on nach der Installation zum ersten Mal verwenden, müssen Sie eventuell das Browserfenster aktualisieren, bevor Sie das Smartsheet-Symbol im Add-on-Bereich sehen können. Je nach Anzahl der Add-ons müssen Sie außerdem möglicherweise durch die Liste der Add-ons blättern, um das Smartsheet-Symbol zu finden und auszuwählen. 

Ich sehe nur ein paar Zeilen der E-Mail-Nachricht im Add-on-Bereich.

Derzeit werden im Add-on-Bereich jeweils nur wenige Zeilen Text angezeigt. Um den vollständigen Text des Kommentars anzuzeigen, wählen Sie See full text (Vollständigen Text anzeigen) aus. (Beachten Sie, dass diese Volltextansicht derzeit schreibgeschützt ist.) Wenn Sie den Inhalt der E-Mail-Nachricht einfacher ändern möchten, wechseln Sie zu Smartsheet, suchen Sie die Zeile, zu der der Kommentar hinzugefügt wurde, und ändern Sie den Kommentar dort. Weitere Informationen über die Arbeit mit Kommentaren finden Sie unten im Abschnitt mit den entsprechenden Artikeln.

Ich sehe den Add-on-Bereich nicht in meinem Posteingang.

Das Add-on wird angezeigt, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht zur Ansicht auswählen.  Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht öffnen, sehen Sie das Smartsheet-Logo im Bereich auf der rechten Seite des Fensters.  Wählen Sie das Smartsheet-Logo aus, um den Add-on-Bereich zu öffnen.

Ich kann den Add-on-Bereich nicht sehen, wenn ich eine E-Mail über die Desktop-Browser-Version des Add-ons anzeige (doch ich sehe ihn auf meinem Mobilgerät).

Einige Chrome-Browsererweiterungen von Drittanbietern erkennen Gmail-Add-ons noch nicht automatisch und verdecken möglicherweise den rechten Teil des Bildschirms, einschließlich des Add-on-Bereichs.

Um dieses Problem zu umgehen, können Sie möglicherweise Elemente der Chrome-Browsererweiterung deaktivieren, die das Problem verursachen. Weitere Informationen über die Verwaltung von Chrome-Erweiterungen finden Sie unter Erweiterungen installieren und verwalten in der Hilfe von Google Chrome Web Store. 

Wenn Sie Chrome-Erweiterungen finden, die dieses Verhalten zeigen (d. h. wenn Sie Erweiterungen finden, die den Add-on-Bereich verdecken), benachrichtigen Sie die Entwickler*innen der Erweiterungen direkt, damit sie das Problem beheben können.  Die Kontaktinformationen für die Entwickler*innen finden Sie auf der Liste des Chrome Web Store für die Erweiterung.