Mit der Projektressourcenansicht Einblicke in die Ressourcenzuordnung erhalten

Eine Ressourcenansicht ist eine visuelle Möglichkeit, nachzuverfolgen und zu prüfen, wie Personen in Ihrem Smartsheet-Plan (Ressourcen) über die Projekte hinweg zugewiesen sind, an denen sie arbeiten. Nutzen Sie Ressourcenansichten, um Entscheidungen zur Arbeitslast von Ressourcen zu treffen.

Weitere Informationen zur Einrichtung und Aktivierung der Ressourcenverwaltung finden Sie unter Ressourcenverwaltung und -zuordnung.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Ressourcen in einer Ressourcenansicht anzeigen können, müssen die Teammitglieder Elementen in Projektblättern mit aktivierter Ressourcenverwaltung zugewiesen sein, wie im Artikel Ressourcen verwalten beschrieben.

Ihr Smartsheet-Systemadministrator muss zudem Folgendes tun:

• Sie als Ressourcenbetrachter für das Konto angeben
• Sicherstellen, dass die Personen, die Sie nachverfolgen möchten, dem Konto angehören – es kann sich um nicht lizenzierte Benutzer handeln, aber sie müssen dem Konto angehören. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzerverwaltung.)

HINWEIS: Diese Funktion ist für Konten mit Pro-Plan nicht verfügbar. (Sie sind sich nicht sicher, über welchen Plantyp Sie verfügen? Weitere Informationen finden Sie unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertypen finden.)

Ressourcen in der Projektressourcenansicht anzeigen

1. Klicken Sie in einem Blatt mit aktivierter Ressourcenverwaltung auf Gantt-Ansicht in der Symbolleiste und klicken Sie auf das Symbol Projektressourcenansicht  (unter der Schaltfläche Freigabe) rechts im Fenster.
2. Von hier aus können Sie die Arbeitslasten aller Ressourcen anzeigen, denen die Aufgaben in diesem Blatt zugeteilt wurden.
3. Klicken Sie auf den Namen der Ressource, um deren Zuordnung nach Projekt anzuzeigen.

TIPP: Klicken Sie auf das Zuordnungswarnsymbol , um die Projektressourcenansicht anzuzeigen.

Ressourcen über mehrere Blätter hinweg anzeigen

Ressourcen-Betrachter können auch die Zuordnung über alle Blätter hinweg prüfen, sofern diese Funktion für sie aktiviert ist. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Symbol Menü (links oben im Smartsheet-Fenster) > Start.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
3. Wählen Sie die Blätter oder Ressourcen aus, für die Sie die Zuordnung anzeigen möchten, und klicken Sie auf OK.
   
   HINWEIS: Wenn einer Ressource Aufgaben in Blättern zugeordnet wurden, die nicht für Sie freigegeben wurden, wird die Zuordnung über alle Blätter hinweg zusammengefasst und unter Andere Blätter in der Ressourcenansicht aufgelistet.

Das Zuordnungswarnsymbol wird neben allen Aufgaben angezeigt, die mindestens einer überbuchten Ressource zugewiesen sind. Blättern Sie durch die Zeitachse, um die Blätter anzuzeigen, in denen der Ressource Aufgaben zugewiesen wurden, und überprüfen Sie, ob einige der Aufgaben anderen Personen zugewiesen werden können.

Die Ressourcenansicht freigeben oder exportieren

So exportieren Sie die Ressourcenansicht und geben sie frei:

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Durchsuchen und gehen Sie zu Ressourcenansichten. 
2. Klicken Sie unter „Ressourcenansichten“ auf die Ansicht und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Um die Ressourcenansicht per E-Mail als Anlage im Format Microsoft Excel (.xls) zu schicken, klicken Sie auf das Umschlagssymbol  .
   • Um eine Datei im Format Microsoft Excel (.xls) aus der Ressourcenansicht herunterzuladen, klicken Sie auf das Exportsymbol  . Klicken Sie auf den Datumsbereich, um den Zeitrahmen für die Ansicht zu ändern.

Eine benutzerdefinierte Ressourcenansicht erstellen

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Ressourcenansicht, um einen relevanteren Datensatz zu erstellen:

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Durchsuchen und gehen Sie zu Ressourcenansichten. 
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
3. Wählen Sie den gewünschten Filter:
   • Nach Benutzer zeigt alle Projekte, bei denen die angegebenen Ressourcen Aufgaben zugewiesen sind.
   • Nach Projekt zeigt eine Liste der Ressourcen, die Aufgaben in den angegebenen Projekten zugewiesen sind. In dieser Ansicht sind die anderen Projekte enthalten, bei denen diese Ressourcen zugewiesen sind, wodurch Sie potenzielle Zeitprobleme erkennen können.
   • Nach Gruppen zeigt alle Projekte mit Aufgaben, die den Mitgliedern der Gruppe zugewiesen sind.
4. Klicken Sie auf OK.