Resource Management-Konto einrichten

Sie müssen RM-Admin sein, um Ihr Konto einzurichten.

Schritt 1: Kontoeinstellungen auswählen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen. 

• Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
• Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie oben rechts Einstellungen und dann Kontoeinstellungen aus.

Legen Sie in den Kontoeinstellungen die Standardeinstellungen für Ihr Unternehmen fest und fügen Sie wichtige Geschäftsinformationen wie Projekt-Dropdown-Listen, Standorte und gesetzliche Feiertage hinzu. 

Kontoinhaber

Sie können die*den Kontoinhaber*in ändern, und zwar im Abschnitt Allgemein der Seite Kontoeinstellungen. Nur RM-Admins können Kontoinhaber*in sein, und es kann nur eine*n Inhaber*in geben. Der Kontoinhaber ist für die Einrichtung des Kontos verantwortlich. 

Zeiterfassung

Bestimmen Sie, welches Inkrement am besten geeignet ist, wenn Ihr Unternehmen Resource Management zur Zeiterfassung verwenden möchte. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Unternehmen Stundenzettel handhaben sollte, erfahren Sie hier mehr über die Zeiterfassung. Wenn Sie nicht planen, die Zeit in Resource Management nachzuverfolgen, können Sie andere Tools für die Zeiterfassung integrieren.

Angefallene Stunden

Wählen Sie die Option für Angefallene Stunden und Beträge aus, die für Ihr Team am besten geeignet ist. Wenn Sie die Zeit in Resource Management nachverfolgen, wählen Sie Nur bestätigte Stunden oder Nur genehmigte Stunden aus. Auf diese Weise werden die tatsächlichen Stunden aus den Stundenzetteln im Projektstatus als angefallene Zeit oder Gebühren angezeigt. Wenn Ihr Unternehmen Zeit nicht offiziell erfasst, wählen Sie für eine passive Nachverfolgung Bestätigte Stunden und unbestätigte Stunden nach der Planung aus.

Wenn Sie eine Zuweisung im Zeitplan vornehmen, werden auf dem Stundenzettel einer Person Vorschläge für die Zeiteingabe angezeigt. Diese Person kann diese Stunden bestätigen oder ändern. Unveränderte Stunden werden in Resource Management als unbestätigt angezeigt, geänderte Stunden als bestätigt.

Einstellungen für die Zeiterfassung

• 1/2 Tage: Diese Option eignet sich am besten für Teams mit geringen Abweichungen in den täglichen Aktivitäten, weil die Mitarbeitenden üblicherweise an einem oder zwei Projekten gleichzeitig arbeiten.
• Stunden und Minuten: Diese Einstellung kombiniert die Effizienz der Einstellung für Halbtage mit der Genauigkeit der Aufschlüsselungseinstellung. Die Mitarbeitenden können die genaue Zeit eingeben, die für jedes Projekt oder jede Phase aufgewendet wird und die vorgeschlagenen Stunden für die Tage bestätigen, an denen sie gemäß dem Plan arbeiten. Dieses Design verfügt über einen Timer (verfügbar in der Tagesansicht), um Fehler bei der Zeiteingabe zu vermeiden.
• Aufgeschlüsselte Stunden und Minuten: Dies ist die detaillierteste Zeiteingabeeinstellung. Mitarbeitende können jedem Eintrag eine Kategorie zuweisen und im Anmerkungsfeld weitere Details angeben. Verwenden Sie diese Kategorien, um Projekten für eine zusätzliche Berichtsebene Unterbudgets zuzuweisen.

Dies ist die beste Option, um nachvollziehen zu können, wie lange Arbeit tatsächlich gedauert hat, und um die Dauer mit den geplanten Zeitrahmen zu vergleichen. 

Genehmigungs-Workflow

Wählen Sie den Genehmigungs-Workflow aus, der für die Bedürfnisse Ihres Teams am besten geeignet ist.

Hier können Sie Folgendes tun:

• Den Genehmigungs-Workflow für Zeiten und Kosten aktivieren

• Einträge nach der Genehmigung sperren

  Sie müssen Einträge nach der Genehmigung sperren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen keine zusätzlichen Zeiten oder Kosten für bereits genehmigte Einträge hinzufügen können. Wenn diese Einstellung nicht aktiviert ist, können Benutzer*innen genehmigte Zeiten oder Kosten nicht bearbeiten, aber sie können genehmigten Einträgen Zeiten oder Kosten hinzufügen.

• Projektinhaber*innen berechtigen, die Zeiten und Kosten für Projekte zu genehmigen, deren Inhaber*innen sie sind.
• E-Mail-Benachrichtigungen für Zeit- und Kostengenehmigungen einrichten
• Genehmiger*innen erlauben, eingereichte Zeit- und Kosteneinträge zu entsperren

Schritt 2: Rollen und Disziplinen einrichten

Fügen Sie vor dem Hinzufügen von Teammitgliedern in den Kontoeinstellungen Rollen und Disziplinen hinzu. Disziplinen sind die Abteilungen in Ihrem Unternehmen (z. B. Finanzen, Forschung, visuelles Design) und Rollen sind die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Kompetenzebenen (z. B. Geschäftsführer, Nachwuchsführungskraft, Leiter).
 

Schritt 3: Abrechnungssätze einrichten

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Unternehmensdienstleistungen anbietet und Kund*innen nach Zeit abrechnet, verwenden Sie Abrechnungssätze. Sie können jeder Person einen auf ihrer Disziplin/Rolle basierenden oder individuellen Abrechnungssatz zuweisen. Wenn Sie je nach Position und Titel unterschiedliche Abrechnungssätze haben, gliedern Sie diese in der Abrechnungssatzmatrix auf. Wenn Sie sich nicht sicher sind, beginnen Sie mit einem gemischten Abrechnungssatz. Sie können später Änderungen vornehmen.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Team Projektfinanzen oder Abrechnungssätze einsehen kann, können Sie diese Informationen beim Festlegen der Berechtigungsstufen ausblenden.

Schritt 4: Personen zu Ihrem Konto hinzufügen und einladen

Fügen Sie eine Liste von Teammitgliedern und benötigten Platzhalterressourcen hinzu. Fügen Sie alle Ressourcen hinzu, die Sie in Resource Management aufnehmen möchten. 

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterliste in Excel haben, können Sie Ihre Liste importieren.

• Obwohl nur Vor- und Nachname erforderlich sind, um eine Person hinzuzufügen, können Sie später weitere Eigenschaften hinzufügen, um Ihr Team zu filtern oder zu gruppieren.
• Bevor Sie Zugriff gewähren, überprüfen Sie die Berechtigungsstufen aller Personen, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht Informationen anzeigen oder Änderungen vornehmen können.
• Sobald Sie Personen hinzugefügt haben, können Sie sie zu Ihrem Konto einladen. Sie erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, Ihre Einladung anzunehmen und Anmeldedaten zu erstellen.

Personen Eigenschaften hinzufügen

Sie können Standorte (Stadt, Landkreis, Team), Abrechnungssätze, Auslastungsziele und andere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die Ihr Unternehmen zum Gruppieren von Personen verwendet, z. B. Fähigkeiten, die*den Manager*in der Person und Zertifizierungen.

Platzhalter erstellen

Wenn Sie einem Projekt Mitarbeitende zuweisen, wissen Sie nicht immer, wen Sie für Ihre Projekte benötigen. Die Einrichtung von Platzhalterressourcen ermöglicht Ihnen, eine Projektzuweisung durchzuführen, obwohl Sie keine bestimmte Person zur Verfügung haben.

Schritt 5: Projekte und Kunden hinzufügen

• Fügen Sie zwei bis fünf Projekte hinzu. Erstellen Sie sie, um zu testen und zu verstehen, wie Ihr Prozess Resource Management zugeordnet wird. Nachdem Sie nun die Grundlagen jedes Projekts hinzugefügt haben, geben Sie für mehr Details auf der Projektseite Phasen, Budgets, Teammitglieder und Aufgaben an.

• Fügen Sie Kunden hinzu. Geben Sie Informationen zu Kund*innen und Projekten ein, an denen Ihr Unternehmen arbeitet. Untergliedern Sie Projektarbeit beim Hinzufügen in Phasen oder passen Sie sie später an Ihre Pläne an. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Kund*innen und Projekten.

Schritt 6: Zeitplan verwenden

Sie haben Kontoeinstellungen, Personen und einige Projekte. Betrachten Sie den Zeitplan, um zu sehen, wer woran arbeitet, wann Mitarbeitende verfügbar werden, wann Projekte anstehen und vieles mehr.

Reduzieren Sie die Zeitplanansicht, um einen zusammengefassten Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams zu erhalten. Wählen Sie in der Personenansicht des Zeitplans das Dropdown-Menü über Ihrem Team und dann Hide All Details aus.

Schritt 7: Berichte nutzen

Richten Sie in den ersten ein oder zwei Wochen Projekte, Budgets und Kosten ein. Sobald Sie genügend Informationen in Resource Management haben, können Sie die Seite Berichte umfassend nutzen, um wichtige Einblicke in Ihr Unternehmen zu erhalten. Erfahren Sie mehr über Berichte.