Best Practices für Resource Management

Terminplan im Voraus

• Wenn Sie ein Projekt zu Beginn vollständig planen, können Sie in Echtzeit einen Einblick in seine Rentabilität erhalten. 

• Die Kosten für ein vollständig geplantes Projekt müssen dem Budget entsprechen, bevor es beginnt. Daher ordnen Sie den Arbeitsplan für das Projekt der tatsächlichen Gebühr zu, die Sie bei der Planung des Projekts geschätzt haben.

  • Wenn das Budget beispielsweise 96.000$ beträgt und Sie zwei Personen für zwei Monate in Vollzeit für 150 USD/Stunde einplanen, sollte der zukünftige geplante Betrag dem Budget entsprechen.
• Wenn dein Team seine Arbeitsstunden meldet, siehst du sofort, wie sich das auf das prognostizierte Budget auswirkt.

Platzhalter verwenden

• Sie können eine Rolle wie Visual Designer oder eine Abteilung für die Planung angeben, bevor Sie Personen Aufgaben zuweisen. Sie können einen Rechnungssatz für den Platzhalter festlegen.
• Sobald Sie die richtige Person identifiziert haben, weisen Sie ihr das Projekt zu. 
• Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen, können Sie die Zuweisung des Platzhalters aufteilen und jedes Segment neu zuweisen. 

Ein Rechnungssatz ist immer höher als der tatsächliche Lohnsatz des Arbeitnehmers, da er Gemeinkosten, gesetzlich vorgeschriebene Ausgaben (wie Steuern) und eine Gewinnspanne beinhaltet.

Rechnungssätze ermitteln

Wenn Sie Ihre Abrechnungssätze festlegen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Arbeitskosten: Dazu gehören Gehälter und Leistungen der Mitarbeiter sowie Gemeinkosten für nicht abrechnungsfähige Personen, Miete und andere Betriebskosten.
• Nutzungsziele: Der Prozentsatz der Arbeitsstunden, die als direkte Arbeit (Projektarbeit, für die Kunden bezahlen) gelten, im Gegensatz zu indirekter Arbeit (Arbeit, die als Gemeinkosten oder Arbeit zwischen Kundenprojekten gilt)
  • Die Auslastung ist je nach Unternehmen unterschiedlich, liegt aber in der Regel zwischen 50 und 75% Über 75 % kann für ein Unternehmen über einen längeren Zeitraum von Nachteil sein.
• Rentabilitätsziele: Die Gewinnspanne, die das Unternehmen anstrebt. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, liegt aber in der Regel im Bereich von 15 bis 25%
• Volllastensatz: Indem Sie die tatsächlichen Kosten pro Produktionsstunde für jedes Teammitglied berechnen, können Sie genau berechnen, wie viel Sie pro Stunde für diese Person berechnen müssen, um Ihre Bruttogewinnziele für die Projekte zu erreichen. 
• Preismultiplikator: Sie können den Stundensatz mit dem Preismultiplikator multiplizieren. Ein typischer Preismultiplikator liegt zwischen drei und fünf. Multiplikatoren variieren stark und hängen von der Branche ab. Recherchieren Sie, welcher Multiplikator für Ihr Team am sinnvollsten ist.

Arbeitsausgaben und Gemeinkosten ändern sich im Laufe der Zeit. Berechnen Sie diesen Tarif ein- oder zweimal pro Jahr neu, um sicherzustellen, dass er aktuell ist, und passen Sie die Abrechnungssätze für neue Projekte nach Bedarf an.

Geschätzte Projektkosten berechnen

Verwenden Sie diesen Rechnungssatz, um Ihren Kunden einen Kostenvoranschlag zu geben. Finden Sie heraus, wie lange die Arbeit dauern würde, und multiplizieren Sie diese Zeit mit dem Stundensatz. Ein Beispiel finden Sie unter Schätzen Sie das Budget für ein neues Projekt.

Es ist vielleicht besser, dies als festes Angebot zu teilen und die detaillierten Berechnungen, die darin enthalten waren, nicht mit einzubeziehen. Andernfalls könnten Sie am Ende jede Stunde verhandeln und nicht über den Wert der Arbeit. Selbst wenn die Projektdauer nicht vorhersehbar ist, können Sie Zeitblöcke mit einer Budgetobergrenze berechnen.

Projektbudgets in Resource Management einrichten

Projekte mit festem Angebot

Sie bieten an, einen bestimmten Satz von Arbeiten für einen bestimmten Betrag abzuschließen. Ihr Budget ist der Preis, den Sie dem Kunden in Rechnung stellen.

Retainer

Der Kunde zahlt eine Gebühr für einen bestimmten Arbeitsaufwand, der Umfang wird jedoch in der Regel nicht im Voraus festgelegt. Es kann ein Wert vereinbart werden, den das Budget nicht überschreiten soll. 

Das Budget hängt davon ab, wie Sie den Honorar aufteilen möchten. Sie können es beispielsweise in eine Reihe von einmonatigen Projekten aufteilen oder ein einjähriges Projekt erstellen. 

Aufwandsvergütung

Sie werden für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt. Sie können das Budget leer lassen und die angefallenen Gebühren nachverfolgen. Sie können auch einen Zielbetrag oder den vereinbarten Höchstbetrag eingeben. Möglicherweise müssen Sie die Rechnungssätze anpassen, wenn Sie sich auf den zulässigen Aufschlag für Arbeitsstunden geeinigt haben.

Wenn möglich, sollten Sie eher grobe Schätzungen und nachfolgende Vorschläge bereitstellen, anstatt jede kleine Ausgabe im Voraus zu berechnen.

Das folgende Projekt umfasst einen Designer und einen Entwickler für zwei Monate mit einem Stundensatz von 150 USD und insgesamt 96.000 USD abrechnungsfähiger Arbeit.

In Resource Management können Sie ein neues Projekt erstellen und dann Personen (oder Platzhalter für Rollen und Disziplinen) für die Zeit zuweisen, die schätzungsweise für das Projekt erforderlich sein wird. Der daraus resultierende zukünftig geplante Betrag ist die Schätzung für dieses Projekt.

Wird das Projekt umgesetzt, ist diese Schätzung das Budget. Wenn Sie zukünftige Zuweisungen zum Projekt hinzufügen, sollte der daraus resultierende zukünftig geplante Betrag dem Budget entsprechen.

Wenn Sie zu viele Personen oder zu viel Zeit für ein Projekt einplanen, werden Sie sofort sehen, dass das Projektbudget überschritten wird.

Wenn Sie nicht genügend Mitarbeiter für ein Projekt einplanen, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Ressourcen, wenn Sie sie benötigen.

Erfassen Sie nicht mehr, als Sie brauchen.

Zeiterfassung belastet die Person, die für die Eingabe verantwortlich ist. Es ist effizienter, möglichst wenig zu erfassen, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen.

Einige Organisationen erfassen Zeit überhaupt nicht. Sie gehen davon aus, dass die geplante Zeit mit der angefallenen übereinstimmt. Diese Teams berechnen die angefallenen Stunden und Beträge als bestätigte und unbestätigte zuvor geplante Stunden.

Andere Organisationen benötigen mehr Informationen und erfassen nur die für jedes Projekt erforderlichen Stunden. Sie legen die Zeiterfassung auf Stunden und Minuten fest.

Eine detaillierte Erfassung erfordert, dass Ihr Team für jeden Eintrag Notizen eingibt. Diese Methode ermöglicht eine bessere Filterung und Analyse der gemeldeten Stunden.

Eine gute Entscheidungsfindung ermöglichen

Die am Projekt arbeitenden Personen können die Zeiteinteilung für ihre Arbeit besser einschätzen, sofern Erwartungen an Fristen und dafür aufzuwendende Zeit klar sind.

Am besten gestalten Sie Zuweisungen möglichst offen, z. B. eine einwöchige Zuweisung von 20 % der Zuordnung einer Person, anstatt diese Zuweisung auf einen einzigen Tag à acht Stunden festzulegen. Auf diese Weise können Personen sich die ganze Woche auf nicht so detaillierte Erwartungen fokussieren.

Segmentübergreifende Analyse

Berichte ermöglichen es Ihnen, angefallene und zukünftige Stunden, Budgets, Auslastungen und mehr aus verschiedenen Perspektiven zu gruppieren. Sie können die Stunden für ein Projekt analysieren, alle Stunden nach Kunden, Disziplin, Rolle oder Monat gruppiert oder nach vielen anderen Kategorien analysieren.

Die Analyse von Berichten hilft Ihnen, in Zukunft strategische Anpassungen vorzunehmen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Personen stets mehr Zeit für die Arbeit benötigen oder bestimmte Kunden immer das Budget überschreiten. Diese Details helfen Ihnen, Ihre Schätzungen in Zukunft anzupassen. So zum Beispiel für den Kunden, der immer das Budget überschreitet. Sie können drei zusätzliche Wochen hinzufügen, wenn Sie Ihr nächstes Projekt mit ihm beginnen.

Sie können Projektvorlagen mit empfohlenen Budgets für bestimmte Aktivitäten erstellen. Berichtsdaten geben Ihnen einen wahren Einblick in die Einrichtung dieser Vorlagen und verbessern so jedes Mal Ihre Baseline-Planung.