Als Systemadmin im Benutzer-Abonnement-Modell sind Sie dafür verantwortlich, den Benutzerzugriff zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihr Plan nur die Mitglieder enthält, die Sie tatsächlich benötigen. In diesem Artikel erfahren Sie, wo und wie Sie Benutzer*innen verwalten, einschließlich der Unterschiede zwischen verfügbaren Verwaltungstools und wichtigen Best Practices.
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Wo erfolgt die Benutzerverwaltung?
Für die Benutzerverwaltung gibt zwei Hauptbereiche im Admin Center:
Tool | Wann Sie es verwenden sollten |
|---|---|
Verwenden Sie diese Option während der Abstimmung, um Benutzertypen zu überprüfen und zu aktualisieren, oder jederzeit, um Benutzer*innen zu verwalten, die dem Plan basierend auf Berechtigungsstufen hinzugefügt wurden. | |
Verwenden Sie diese Seite jederzeit, um Benutzer*innen hinzuzufügen, den Zugriff zu entfernen, Benutzer*innen zu deaktivieren, Benutzer*innen mit automatischer Bereitstellung anzuzeigen und Benutzerdaten zu exportieren. |
Verwenden Sie den Tab Ausgleich, um ausschließlich Mitglieder und vorläufige Mitglieder anzuzeigen und zu verwalten. Verwenden Sie den Tab Alle Benutzer und die Seite Benutzerverwaltung, um Ihre vollständige Benutzerliste zu verwalten.
Während der Abstimmung zeigt der Tab Ausgleich eine statische Momentaufnahme der Benutzer*innen an. Sie umfasst nur vorläufige Mitglieder aus dem letzten Nutzungszeitraum. Neu hinzugefügte Benutzer*innen oder Änderungen, die auf der Seite Benutzerverwaltung vorgenommen wurden, werden hier nicht angezeigt, obwohl sie sich auf die Gesamtbenutzerzahl und die Kosten Ihres Plans auswirken.
So fügen Sie Benutzer*innen hinzu
Wenn eine Person ein Hauptelement für eine*n Mitarbeiter*in freigibt, wird diese Person Ihrem Plan hinzugefügt – entweder als vorläufiges Mitglied, Betrachter oder Gast. Als Systemadmin können Sie Ihrem Plan jederzeit Benutzer*innen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Admin Center: Benutzer*innen hinzufügen.
So ändern Sie Benutzertypen
Sie können den Zugriff von Benutzer*innen je nach ihrer Aktivität und den Anforderungen Ihres Plans herabstufen.
So ändern Sie den Benutzertyp:
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wechseln Sie zur Seite Benutzertypen und Ausgleich.
Wählen Sie den Tab Ausgleich (während der Abstimmung) oder Alle Benutzer (außerhalb der Abstimmung) aus.
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Verwenden Sie Filter, um nach den Benutzer*innen zu suchen, die Sie ändern möchten.
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Wählen Sie eine*n Benutzer*in (oder mehrere Benutzer*innen) aus.
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- Wählen Sie Benutzertyp ändern und dann die entsprechende Option aus.
Wenn Benutzer*innen zu „Gast“ oder „Betrachter“ geändert werden, werden sie aus Gruppen mit höheren Berechtigungen entfernt. Ihre Berechtigungen für Hauptelemente werden ebenfalls aktualisiert, um den neuen Benutzertyp widerzuspiegeln.
Wenn Sie eine*n externe*n Benutzer*in zu Gast herabstufen, werden Sie aufgefordert, seine*ihre neue Berechtigungsstufe auszuwählen: Kommentierer oder Bearbeiter. Wenn Sie keine Berechtigungsstufe angeben, weist Smartsheet standardmäßig Bearbeiter – kann freigeben als Standard zu.
So ändern Sie Benutzertypen für mehrere Personen gleichzeitig
Massenaktionen sind nützlich, wenn Sie den Zugriff für mehrere Benutzer*innen gleichzeitig herabstufen oder anpassen möchten, insbesondere für inaktive Benutzer*innen.
So führen Sie ein Bulk-Update für Benutzer*innen durch:
Navigieren Sie zum Tab Ausgleich.
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Verwenden Sie Filter wie Zuletzt aktiv, um nach einer bestimmten Gruppe zu suchen (z. B. Benutzer*innen, die seit mehr als 6 Monaten inaktiv sind).
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- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Name, um alle angezeigten Benutzer*innen auszuwählen (bis zu 200 pro Seite).
- Wählen Sie Benutzertyp ändern aus und bestätigen Sie die Aktualisierung.
Wenn mehr als 200 Benutzer*innen Ihren Filterkriterien entsprechen, müssen Sie diesen Vorgang möglicherweise mehrmals wiederholen.
Best Practices für die Benutzerverwaltung
- Legen Sie einen Zeitplan fest, um Benutzeraktivitäten und -berechtigungen regelmäßig zu überprüfen.
- Verwenden Sie den Bericht zum Benutzertyp, um die Nutzung vor jeder Abstimmung zu evaluieren.
- Stufen Sie Benutzer*innen herab, die seit längerer Zeit kein Smartsheet mehr verwendet haben (z. B. Benutzer*innen, die in den letzten 180 Tagen nicht aktiv waren).
- Speichern Sie Berichte, bevor Sie größere Änderungen vornehmen (sie können nicht rückgängig gemacht werden).
- Wenn Sie einen Enterprise-Plan haben, verwenden Sie einen benutzerdefinierten Willkommensbildschirm, um interne Richtlinien anzuzeigen, bevor Benutzer*innen zum ersten Mal auf Smartsheet zugreifen.
Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Plan haben und eine große Anzahl von Benutzer*innen programmatisch verwalten müssen, sollten Sie die API zum Deaktivieren von Benutzer*innen verwenden. Sie ermöglicht Ihnen, den Zugriff zu widerrufen und gleichzeitig Berechtigungsdaten und Gruppenmitgliedschaften beizubehalten.
Verwenden Sie diese Filter in Ihrem Bericht zum Benutzertyp, um inaktive Benutzer*innen zu identifizieren:
- Number of asset comments = 0 (Anzahl der Asset-Kommentare = 0)
- Number of asset edits = 0 (Anzahl der Asset-Bearbeitungen = 0)
- Number of created assets = 0 (over the past 180 days) (Anzahl der erstellten Assets = 0 (in den vergangenen 180 Tagen)
Was passiert, wenn Sie Benutzer*innen herabstufen?
Wenn Sie den Benutzertyp herabstufen (z. B. von Mitglied zu Betrachter), treten die folgenden Änderungen auf:
- Die Benutzer*innen sehen reduzierte Berechtigungen für alle Hauptelemente, die ihrem neuen Benutzertyp entsprechen
- Die Benutzer*innen gehören nicht länger Gruppen mit höherer Berechtigungsstufe an
- Sie verlieren Rollen wie Plan-Asset-Admin oder Gruppenadmin (falls zutreffend)
- Wenn sie alleinige*r Admin für ein Element waren, hat dieses Element keine*n Admin mehr
Smartsheet setzt Sie über diese Änderungen in Kenntnis, bevor Sie sie anwenden, unabhängig davon, ob Sie eine*n oder mehrere Benutzer*innen aktualisieren.
Sie können diese Änderungen nicht rückgängig machen. Speichern Sie eine Kopie des Berichts zum Benutzertyp, bevor Sie Aktualisierungen vornehmen, insbesondere bei Massenänderungen. Wenn Sie den Zugriff wiederherstellen müssen, müssen Sie Berechtigungen, Gruppen oder Rollen manuell wieder zuweisen.
Tragen Sie dafür Sorge, dass wichtige Elemente mehr als eine*n Admin haben, und weisen Sie einen Plan-Asset-Admin zu, um zu vermeiden, dass Sie selbst Zugriffsanforderungen erhalten, wenn jemand herabgestuft wird oder das Unternehmen verlässt.