Benutzer*innen im Abonnementmodell für Benutzer*innen verwalten
Sie haben zwei Möglichkeiten, Benutzer*innen im Abonnementmodell für Benutzer*innen zu verwalten: Sie überprüfen die Nutzung und legen innerhalb der regelmäßig geplanten Abstimmungszeiträume fest, wer kostenpflichtigen Zugriff benötigt, oder Sie gewähren Benutzer*innen nur bei Bedarf direkt kostenpflichtig Zugriff.
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Pro
- Business
- Enterprise
Berechtigungen:
- Systemadmin
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Dieser Artikel bezieht sich nur auf Pläne, die das Abonnementmodell für Benutzer*innen verwenden. Wenn in Ihrem Plan das alte Mitarbeitendenmodell enthalten ist, erfahren Sie im Artikel Benutzerverwaltung, wie Sie Benutzer*innen für Ihren Plan verwalten können.
Das Abonnementmodell für Benutzer*innen ermöglicht es Benutzer*innen, Smartsheet zu testen, bevor Sie sie dem Plan kostenpflichtig hinzufügen. Der temporäre bzw. vorläufige Zugriff ist zweierlei Hinsicht hilfreich:
- Mitglieder können Assets ganz einfach nach Bedarf freigeben und die Person, für die ein Asset freigegeben wurde, hat Zugriff auf alle Smartsheet-Funktionen. Es gibt keinen Genehmigungsprozess und der vorläufige Zugriff ist kostenlos.
- Sie können anhand der tatsächlichen Nutzungsdaten in regelmäßigen Abständen* auswählen, wer kostenpflichtigen Zugriff benötigt.
* Die Abstimmung für Jahrespläne wird in vierteljährlichen Abständen durchgeführt. Monatspläne haben einen kürzeren Abstimmungszeitraum von einem Monat. Im Artikel Übersicht über das Abonnementmodell für Benutzer*innen finden Sie weitere Informationen zur vorläufigen Nutzung, zum Abonnementmodell für Benutzer*innen und dazu, wie Sie überprüfen, welches Modell Ihr Plan beinhaltet.
Ausgleichsprozess
Vorläufige Mitglieder in Ihrem Plan können alle Funktionen des Plans mindestens 30 Tage lang nutzen. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie Ihren Plan ausgleichen müssen. Jahrespläne enthalten einen 30-tägigen Abstimmungszeitraum alle drei Monate.
Während des Abstimmungszeitraums haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können die Anzahl der kostenpflichtigen Benutzer*innen des Plans erhöhen, um die zusätzliche Nutzung für den verbleibenden Zeitraum Ihres Plans abzudecken. Alternativ wird Smartsheet das am Ende des Abstimmungszeitraums automatisch für Sie erledigen.
- Sie können die Berechtigungen von Benutzer*innen anpassen, um innerhalb des Umfangs Ihres Plans zu bleiben.
Wenn Sie während des Ausgleichszeitraums nichts unternehmen, wird Ihnen der Betrag für die zusätzlichen kostenpflichtigen Benutzer*innen im Plan anteilig in Rechnung gestellt
Schritte für den Ausgleich
Sie haben in jedem Abstimmungszeitraum die Möglichkeit, die vorläufigen Mitglieder und Nutzungsdaten für alle Mitglieder zu überprüfen, bevor Sie sich verpflichten, Ihrem Plan zusätzliche kostenpflichtige Benutzer*innen hinzuzufügen. Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, empfehlen wir Ihnen, zu überprüfen, ob vorläufige Mitglieder ausgeglichen werden müssen. Falls vorläufige Mitglieder vorhanden sind, befolgen Sie diese drei Schritte.
- Überprüfen Sie die Informationen und Nutzungsdaten auf der Seite „Ausgleich verwalten“ in Admin Center.
- Überprüfen Sie, wie viele Tage für die Abstimmung verbleiben, wie viele Benutzer*innen zusätzlich bezahlt werden müssen, wenn alle vorläufigen Mitglieder in Mitglieder umgewandelt werden, und welche Kosten Ihnen dabei entstehen.
- Überprüfen Sie die Liste der Benutzer*innen. Verwenden Sie Filter oder den Bericht zu Nutzungstypen, um die benötigten Informationen abzurufen.
- Entscheiden Sie Ihre weitere Vorgehensweise.
| Die Rolle des*der Benutzer*in ist: | Dann: |
|---|---|
Genau richtig | Tun Sie nichts. |
„Vorläufiges Mitglied“ und der*die Benutzer*in soll Mitglied werden. | Tun Sie nichts. Smartsheet wandelt den Nutzungstyp am Ende des Abstimmungszeitraums automatisch in Mitglied um. |
„Vorläufiges Mitglied“ und der*die Benutzer*in soll nicht Mitglied werden. | Ändern Sie den Nutzungstyp. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Nutzungstypen sind verfügbar? im Abschnitt „FAQ“. |
Mitglied und der*die Benutzer*in soll nicht mehr Mitglied sein | Ändern Sie den Nutzungstyp. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Nutzungstypen sind verfügbar? im Abschnitt „FAQ“. |
- Bestätigen Sie die Kosten und das Zahlungsdatum.
Weitere Informationen zur Seite „Ausgleich verwalten“ und zum Ausgleichsprozess finden Sie in der Übersicht über das Abonnementmodell für Benutzer*innen.
Den Nutzungstyp ändern
Sie können den Nutzungstyp eines vorläufigen Mitglieds oder eines Mitglieds ändern. Wenn Sie den Nutzungstyp für eine*n oder mehrere Benutzer*innen ändern, wird die Anzahl der zu kaufenden Mitglieder und die Zahlungsinformationen aktualisiert.
Weitere Informationen dazu, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, finden Sie unter Welche Nutzungstypen sind verfügbar? im Abschnitt „FAQ“.
Externe*n Benutzer*in in Gast umwandeln
Nur externe Benutzer*innen können als Gast festgelegt werden.
- Wählen Sie Change user type (Nutzungstyp ändern) und dann Guest (Gast) aus.
- Legen Sie die zutreffende Berechtigungsstufe fest („Bearbeiter*in – kann freigeben“, „Bearbeiter*in – kann nicht freigeben“ oder „Kommentierer*in“), überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie dann auf Ändern.
Wenn Sie einem*einer Benutzer*in die Rolle „Gast“ zuweisen, wird der*die Benutzer*in aus Gruppen mit höheren Berechtigungsstufen entfernt.
Benutzer*in in Betrachter*in umwandeln
- Wählen Sie Change user type (Nutzungstyp ändern) und dann Betrachter*in aus.
- Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie dann auf Ändern.
Wenn Sie einem*einer Benutzer*in die Rolle „Betrachter*in“ zuweisen, wird der*die Benutzer*in aus Gruppen mit höheren Berechtigungsstufen entfernt.
„Kein Zugriff“ für Benutzer*in festlegen
- Wählen Sie Change user type (Nutzungstyp ändern) und dann Kein Zugriff aus.
- Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie dann auf Ändern.
Benutzerverwaltung
In „Benutzerverwaltung“ haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
- Sie können einem*einer Benutzer*in oder einer Gruppe von Benutzer*innen kostenpflichtigen Zugriff gewähren.
- Sie können den kostenpflichtigen Zugriff eines*einer Benutzer*in entfernen (und den kostenpflichtigen Zugriff einem*einer anderen Benutzer*in zuweisen).
- Sie können zusätzliche kostenpflichtige Zugriffslizenzen für den Rest der Vertragslaufzeit erwerben.
- Sie können die Eigenschaften von Benutzer*innen bearbeiten.
- Sie können Benutzer*innen deaktivieren.
Änderungen, die Sie in „Benutzerverwaltung“ vornehmen, sind auf der Seite „Ausgleich verwalten“ möglicherweise nicht sichtbar.
Weitere Informationen und Prozesse finden Sie im Artikel Benutzerverwaltung.
Automatisiertes Provisioning von Benutzer*innen (UAP)
Das automatisierte Provisioning von Benutzer*innen fügt eine*n interne*n Benutzer*in automatisch dem Plan hinzu, wenn er*sie sich zum ersten Mal anmeldet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum automatisierten Provisioning von Benutzer*innen.
FAQ
Wann sollte ich die Seite „Ausgleich verwalten“ und wann „Benutzerverwaltung“ verwenden?
In Admin Center finden Sie zwei verschiedene Orte zum Verwalten von Benutzer*innen. Welche der beiden Sie verwenden müssen, hängt davon ab, was Sie erreichen möchten.
| Aktion | Seite „Ausgleich verwalten“ oder „Benutzerverwaltung“ | Details |
|---|---|---|
Zuweisen von kostenpflichtigem Zugriff für eine*n bestimmte*n Benutzer*in | Benutzerverwaltung | Diese Option ermöglicht es Ihnen, auf Anfrage von Manager*innen neue Mitarbeiter hinzuzufügen oder Teams uneingeschränkten Zugriff zu gewähren. Erinnern Sie Ihre Kolleg*innen bei Bedarf daran, dass sie Mitarbeitende des Unternehmens jederzeit freigeben können. Sie müssen keinen Zugriff von Ihnen anfordern. |
Aktivieren des automatisierten Provisioning von Benutzer*innen (UAP) für den Plan | Benutzerverwaltung | Das automatisierte Provisioning von Benutzer*innen fügt eine*n interne*n Benutzer*in automatisch dem Plan hinzu, wenn er*sie sich zum ersten Mal anmeldet. |
Vorläufige Benutzer*innen überprüfen und abstimmen | Seite „Ausgleich verwalten“ | Die Abstimmung ist nur während des Ausgleichszeitraums verfügbar. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Ausgleichszeitraum beginnt. |
Überprüfen Sie die Anzahl der vorläufigen Benutzer*innen. | Seite „Ausgleich verwalten“ | Sie müssen die vorläufigen Benutzer*innen erst im Abstimmungszeitraum verwalten. Natürlich können Sie aber die Informationen jederzeit einsehen. |
Entfernen des kostenpflichtigen Zugriffs eines*einer Benutzer*in | Benutzerverwaltung (jederzeit) Die Seite „Ausgleich verwalten“ (während des Ausgleichszeitraums) | Sie können den kostenpflichtigen Zugriff eines Mitglieds entfernen, um ihn für eine*n andere*n Benutzer*in verfügbar zu machen. Hinweis: Während des Abstimmungszeitraums empfiehlt es sich, den kostenpflichtigen Zugriff über die Seite „Ausgleich verwalten“ zu entfernen. |
Eigenschaften von Benutzer*innen bearbeiten | Benutzerverwaltung | Sie können den Namen, die Rollen, die alternative E-Mail-Adresse des*der Benutzer*in und mehr ändern. |
Benutzer*in deaktivieren | Benutzerverwaltung | Wenn jemand das Unternehmen verlässt, können Sie den*die Benutzer*in deaktivieren. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen. |
Warum werden neue Mitglieder nicht in der Liste der Benutzer*innen auf der Seite „Ausgleich verwalten“ angezeigt?
Während des Ausgleichszeitraums werden auf der Seite „Ausgleich verwalten“ nur die folgenden Änderungen vorgenommen:
- Änderungen an Benutzer*innen, die von Systemadmins auf der Seite vorgenommen werden
- Änderungen an der Gesamtzahl der kostenpflichtigen Benutzer*innen, die zugewiesen werden können
Wenn Sie den kostenpflichtigen Zugriff eines*einer Benutzer*in auf der Seite „Benutzerverwaltung“ entfernen, wird er*sie nicht mehr in der Liste der Benutzer*innen angezeigt. Aber die Anzahl der zu kaufenden Mitglieder und die damit verbundenen Kosten werden angepasst.
Wenn Sie Benutzer*innen während des Ausgleichszeitraums in „Benutzerverwaltung“ verwalten, erscheinen die Änderungen erst nach Ablauf des Ausgleichszeitraums in der Liste der Benutzer*innen.
Was steht in der E-Mail-Benachrichtigung für den Ausgleich? Wer bekommt sie?
Smartsheet sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Systemadmins, die dem Plan zugeordnet sind, wenn der Abstimmungszeitraum beginnt. Darin sind die folgenden Informationen enthalten:
- Anzahl der vorläufigen Mitglieder, die während des vorherigen Nutzungszeitraums hinzugefügt wurden
- Datumsbereich des Nutzungszeitraums
- Datum, an dem die vorläufigen Mitglieder in Mitglieder umgewandelt werden (Wenn Kosten anfallen, ist das gleichzeitig das Datum der automatischen Abrechnung.)
- Alle Kosten, die im Rahmen der Umwandlung der vorläufigen Mitglieder anfallen
Wenn es keine neuen vorläufigen Mitglieder für den Plan gibt, enthält die E-Mail nur den Datumsbereich und eine Bestätigung, dass keine vorläufigen Mitglieder geprüft werden müssen.
Warum muss ich eine Berechtigungsstufe angeben, wenn ich eine*n Benutzer*in in „Gast“ ändere?
Externe Benutzer*innen mit der Rolle „Gast“ können die Berechtigungen „Kommentierer*in“ oder „Bearbeiter*in“ erhalten. Damit Smartsheet die Berechtigungsstufen korrekt anpassen kann, müssen sie zuerst definiert werden. Bearbeiter*in – kann freigeben. Hierbei handelt es sich um die Standardberechtigungsstufe.
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.