Benutzer-Abonnement-Modell und vorläufige Mitgliedschaft

Das Benutzermodell bietet Kund*innen einen Rahmen, der sofortigen Benutzerzugriff mit Abrechnungsmanagement und Aufsicht ermöglicht. Benutzer*innen brauchen nicht auf das Zutun von Systemadmins zu warten, sondern können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen, wenn ein Element im Plan für sie freigegeben wird. Wenn Sie ein*e Systemadmin sind, ist es wichtig, diesen Prozess zu verstehen, da Sie für die Verwaltung des Benutzerzugriffs und die Überprüfung der Nutzung in diesem System verantwortlich sind.

Sie nutzen noch das alte Mitarbeitermodell? Siehe Migration from the Legacy Collaborator Model (Migration vom alten Mitarbeitermodell).

Platztypen

• Mitglieder: Kostenpflichtige Benutzer*innen mit uneingeschränktem Zugriff zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Elementen
• Vorläufige Mitglieder: Benutzer*innen, die sofort und kostenlos für mindestens 30 Tage den vollen Funktionsumfang erhalten
• Betrachter: Benutzer mit kostenlosem Plan, die freigegebene Elemente anzeigen können
• Gäste: Je nach Plantyp kostenlose externe Benutzer*innen, die Inhalte anzeigen oder dazu beitragen können 

Vorläufige Mitgliedschaft 

Vorläufige Mitglieder

• Können während der vorläufigen Phase über die gleichen Funktionen wie Mitglieder verfügen
• Erhalten mindestens 30 Tage lang unbezahlte Nutzung
• Gehen automatisch in Mitglieder über, wenn sie nicht bis zum Ende des nächsten Überprüfungszeitraums herabgestuft werden

Wie funktioniert eine vorläufige Mitgliedschaft?

Aus Benutzer*innen werden vorläufige Mitglieder, wenn die folgenden zwei Dinge eintreten: 

1. Ein*e Benutzer*in erhält Zugriff auf den Plan, z. B.:
   • Ein*e Benutzer*in gibt ein zentrales Element wie ein Sheet oder Dashboard für sie frei.
   • Ein*e Systemadmin fügt den*die Benutzer*in hinzu.
2. Der*Die Benutzer*in führt dann eine Aktion aus, die über das bloße Anzeigen von Inhalten hinausgeht.

Hilfreiche Informationen

• Die vorläufige Mitgliedschaft beginnt in der Regel, wenn Benutzer*innen Aktivitäten (wie Bearbeiten, Kommentieren oder Erstellen neuer Inhalte) an Kernelementen (wie einem Sheet, Bericht oder Dashboard) durchführen.
• Die Überprüfungszeiträume finden bei Jahresabonnements vierteljährlich und bei Monatsabonnements monatlich statt. Während dieser Zeiträume sollten Systemadmins die Aktivitäten überprüfen und bestätigen, ob Benutzer*innen zu Mitgliedern werden oder herabgestuft werden sollen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Benutzer*innen verwalten.

Jede*r Benutzer*in kann einmal vorläufiges Mitglied sein. Wenn sie Zugriff benötigen, nachdem Sie herabgestuft wurden, müssen sie von einem*einer Systemadmin zum Mitglied hochgestuft werden.
 

Beispiele 

Der Platztyp von Benutzer*innen ändert sich zu „Vorläufiges Mitglied“, wenn sie mehr Aktionen vornehmen, als ein Kernelement (wie ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard) anzuzeigen. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Hinzufügen oder Bearbeiten von Inhalten
• Ändern von Einstellungen wie Spalten, Filter oder Berechtigungen
• Erstellen oder Umbenennen eines Sheets

Diese Beispiele veranschaulichen die Arten von Aktivitäten, die eine vorläufige Mitgliedschaft auslösen. Dies ist jedoch keine vollständige Liste.

Best Practices für Systemadmins

Zu den empfohlenen Vorgehensweisen gehören unter anderem:

• Berechtigungen mit Bedacht erteilen: Legen Sie Benutzer*innen nahe, Elemente mit der niedrigsten erforderlichen Zugriffsebene freizugeben, da Aktivitäten, die über die Anzeige hinausgehen, dazu führen können, dass aus Benutzer*innen vorläufige Mitglieder werden.
• Aktivitäten überwachen: Verwenden Sie Filter und Berichte in Admin Center, um zu sehen, wer neben dem Anzeigen von Inhalten auch Aktionen ausgeführt hat.
• Regelmäßig überprüfen: Passen Sie die Platztypen der Benutzer*innen vor und während des Überprüfungszeitraums an, um sicherzustellen, dass die Plätze die tatsächliche Aktivität widerspiegeln.
• Richtlinien kommunizieren: Helfen Sie internen Benutzer*innen, zu verstehen, wie ihre Aktivitäten den Platztyp beeinflussen können.
• Redundanz wahren: Weisen Sie mindestens zwei Benutzer*innen Administratorberechtigungen für wichtige Elemente zu, um eine fehlende Inhaberschaft zu vermeiden.

Systemadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können den Smartsheet-Zugriff auch an interne Richtlinien anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Entwicklerleitfaden und im Hilfeartikel Manage seat types using ITSM workflows (Platztypen mit ITSM-Workflows verwalten).