Smartsheet-Benutzermodell und vorläufige Mitgliedschaft

Funktionsweise des Benutzermodells

Das Benutzermodell bietet Kund*innen einen Rahmen, der sofortigen Benutzerzugriff mit Abrechnungsmanagement und Aufsicht ermöglicht. Benutzer*innen brauchen nicht auf das Zutun von Systemadmins zu warten, sondern können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen, wenn ein Element im Plan für sie freigegeben wird. Wenn Sie ein*e Systemadmin sind, ist es wichtig, diesen Prozess zu verstehen, da Sie für die Verwaltung des Benutzerzugriffs und die Überprüfung der Nutzung in diesem System verantwortlich sind.

Sie nutzen immer noch das alte Modell? Unter Migration vom alten Mitarbeitermodell finden Sie weitere Informationen.

Platztypen

Ob ein*e Benutzer*in intern oder extern ist, hängt von seiner*ihrer E-Mail-Domäne ab. Interne Benutzer*innen haben E-Mail-Adressen, die mit den Domänen Ihrer Organisation übereinstimmen. Externe Benutzer*innen haben E-Mail-Adressen, die nicht mit den Domänen Ihrer Organisation übereinstimmen. Eine vollständige Aufschlüsselung der Möglichkeiten der einzelnen Platztypen finden Sie unter Platztypen.

• Mitglieder: Kostenpflichtige Benutzer*innen mit uneingeschränktem Zugriff zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Elementen
• Vorläufige Mitglieder: Benutzer*innen, die sofort und kostenlos für mindestens 30 Tage den vollen Funktionsumfang erhalten (außer wenn ein*e Systemadmin ihren Platztyp ändert)
• Mitwirkende: Benutzer*innen mit kostenlosem Plan, die freigegebene Elemente anzeigen können Mit Kommentierer-Berechtigungen können Mitwirkende auch kommentieren und Anlagen hinzufügen oder löschen.
• Gäste: Kostenlose externe Benutzer*innen, die bei Business- und Enterprise-Plänen verfügbar sind und freigegebene Elemente anzeigen oder bearbeiten können

Gäste werden innerhalb von 90 Tagen automatisch auf den Platztyp Mitwirkender zurückgesetzt, wenn sie keine Bearbeiter-Berechtigungen oder höher für ein freigegebenes Smartsheet-Hauptelement haben. Dadurch wird sichergestellt, dass der zugewiesene Platztyp der Benutzer*innen mit ihren aktuellen Freigabeberechtigungen übereinstimmt.

Vorläufige Mitgliedschaft 

Vorläufige Mitglieder profitieren von folgenden Vorteilen:

• Sie verfügen während ihrer vorläufigen Mitgliedschaft über die gleichen Funktionen wie Mitglieder.
• Sie erhalten mindestens 30 Tage lang kostenlose Nutzung (außer wenn ein*e Systemadmin ihren Platztyp ändert).
• Ihr Platztyp wird automatisch in einen kostenlosen Platztyp umgewandelt, wenn Folgendes eintritt:
  •  Die Genehmigungseinstellung des Plans ist so eingestellt, dass sie herabgestuft werden.
  • Ein*e Systemadmin führt bis zum Ende des nächsten Überprüfungszeitraums kein Upgrade zu einem kostenpflichtigen Mitglied durch.

Nähere Informationen finden Sie unter Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder.

Wie funktioniert eine vorläufige Mitgliedschaft?

Aus Benutzer*innen werden vorläufige Mitglieder, wenn die folgenden zwei Dinge eintreten: 

1. Ein*e Benutzer*in erhält Zugriff auf den Plan, wenn ein*e andere*r Benutzer*in ein Hauptelement für ihn*sie freigibt, z. B. ein Sheet oder Dashboard.
2. Der*Die Benutzer*in führt eine Aktion aus, die seine*ihre Freigabeberechtigungsstufe zulässt, sein aktueller Platztyp jedoch nicht. Beispiel:
   • Für eine*n interne*n Benutzer*in mit dem Platztyp Mitwirkender wird ein Element als Bearbeiter freigegeben. Das Bearbeiten von Inhalten des Elements löst eine vorläufige Mitgliedschaft aus, da die Bearbeitung über das hinausgeht, was der Platztyp „Mitwirkender“ zulässt.
   • Für eine*n externe*n Benutzer*in mit dem Platztyp Gast wird ein Element als Admin freigegeben – das Erstellen eines neuen Elements löst eine vorläufige Mitgliedschaft aus, da die Adminberechtigung die Fähigkeit zum Erstellen gewährt, die der Platztyp „Gast“ nicht umfasst.

Der entscheidende Faktor ist die Kombination aus der erteilten Freigabeberechtigungsstufe und der ausgeführten Aktion. Wenn die Freigabeberechtigung eines*einer Benutzer*in es ihm*ihr erlaubt, eine Aktion auszuführen, die über die Berechtigungen des aktuellen Platztyps hinausgeht, und er*sie die Aktion mit dieser Berechtigung ausführt, wird er*sie zu einem vorläufigen Mitglied.

Hilfreiche Informationen

• Die vorläufige Mitgliedschaft beginnt, wenn interne Benutzer*innen Aktivitäten (wie Bearbeiten oder Erstellen neuer Elemente) an Hauptelementen (wie einem Sheet, Bericht oder Dashboard) durchführen.
• Die Überprüfungszeiträume finden bei Jahresabonnements vierteljährlich und bei Monatsabonnements monatlich statt, unmittelbar vor dem Datum der automatischen Rechnungsstellung oder des Rechnungsdatums. Während dieser Zeiträume sollten Systemadmins die Aktivitäten überprüfen und bestätigen, ob Benutzer*innen zu Mitgliedern werden oder herabgestuft werden sollen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Benutzer*innen verwalten.
• Wenn die meisten vorläufigen Mitglieder in Ihrem Plan aktiv zusammenarbeiten, können Sie die Einstellungen ändern, um am Ende des Überprüfungszeitraums ein Upgrade der vorläufigen Mitglieder zu kostenpflichtigen Mitgliedern durchzuführen. Wenn keine Mitgliedsplätze verfügbar sind, finden Sie die Kosten für zusätzliche Mitgliedsplätze in Ihrer automatischen Rechnungsstellung oder auf Ihrer Rechnung. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder.

Was am Ende des Überprüfungszeitraums mit vorläufigen Mitgliedern passiert, hängt von der Einstellung für vorläufige Mitglieder in Admin Center ab. Wenn die Einstellung auf Upgrade konfiguriert ist, werden vorläufige Mitglieder, die nicht manuell herabgestuft wurden, automatisch in kostenpflichtige Mitgliedsplätze umgewandelt. Wenn keine Mitgliedsplätze verfügbar sind, werden zu Ihrer nächsten Rechnung zusätzliche Plätze hinzugefügt. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen für vorläufige Mitglieder, um zu sehen, wie Ihr Plan konfiguriert ist.

Ein*e Benutzer*in kann nur einmal vorläufiges Mitglied sein. Sobald Benutzer*innen herabgestuft werden, haben sie keinen Anspruch mehr auf eine vorläufige Mitgliedschaft. Wenn sie Zugriff benötigen, nachdem sie herabgestuft wurden, müssen sie von einem*einer Systemadmin zum Mitglied hochgestuft werden.

Was Systemadmins tun sollten

Best Practices

Empfohlene Vorgehensweisen sind unter anderem:

• Berechtigungen mit Bedacht erteilen: Legen Sie Benutzer*innen nahe, Elemente mit der niedrigsten erforderlichen Zugriffsebene freizugeben.
• Aktivität überwachen: Verwenden Sie Admin Center-Berichte, um zu sehen, welche Aktionen bestimmte Benutzer*innen durchgeführt haben. Überprüfen Sie die Platzanforderungen während und kurz nach jedem Überprüfungszeitraum.
• Einstellungen für vorläufige Mitglieder prüfen: Sehen Sie sich an, was am Ende jedes Abrechnungszeitraums mit vorläufigen Mitgliedern passiert, und ändern Sie die Einstellungen bei Bedarf. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder.
• Regelmäßig überprüfen: Passen Sie die Platztypen der Benutzer*innen während des Überprüfungszeitraums an, um sicherzustellen, dass die Plätze die tatsächliche Aktivität widerspiegeln.
• Richtlinien kommunizieren: Helfen Sie internen Benutzer*innen, zu verstehen, wie ihre Aktivitäten den Platztyp beeinflussen können.
• Redundanz wahren: Weisen Sie mindestens zwei Benutzer*innen Adminberechtigungen für wichtige Elemente zu, um eine fehlende Inhaberschaft zu vermeiden. Wenn Elemente in Ihrem Plan bereits keine*n aktive*n Admin oder Inhaber*in haben, können Sie sie über die Seite Verwaiste Elemente verwalten in Admin Center suchen und neu zuweisen.

Systemadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können den Smartsheet-Zugriff auch an interne Richtlinien anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Entwicklerleitfaden und im Hilfeartikel Platztypen mithilfe von ITSM-Workflows verwalten.

Beispiele

Interne Benutzer*innen

Der Platztyp eines*einer internen Benutzer*in ändert sich in „Vorläufiges Mitglied“, wenn der*die Benutzer*in über das Anzeigen, Kommentieren oder Anhängen von Dateien bei einem Kernelement hinausgeht, wie beispielsweise bei einem Sheet, Bericht oder Dashboard. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Hinzufügen oder Bearbeiten von Elementen
• Ändern von Einstellungen wie Spalten, Filter oder Berechtigungen
• Erstellen oder Umbenennen eines Sheets

Diese Beispiele veranschaulichen die Arten von Aktivitäten, die eine vorläufige Mitgliedschaft auslösen. Dies ist jedoch keine vollständige Liste.

Externe Benutzer*innen

Der Platztyp von externen Benutzer*innen (Gästen) ändert sich in „Vorläufiges Mitglied“, wenn sie eine Erstellungsaktion für ein Hauptelement ausführen, die ihre Freigabeberechtigungsstufe zulässt. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Erstellen eines neuen Sheets, Berichts oder Dashboards (bei Freigabe als Admin)
• Erstellen neuer Elemente innerhalb eines Arbeitsbereichs, auf den sie Adminzugriff haben

Gäste können eine vorläufige Mitgliedschaft nicht allein durch Bearbeiten oder Kommentieren auslösen. Es gelten nur Aktionen, bei denen neue Elemente erstellt werden.