Assets freigeben

Intuitives, zuverlässiges und sicheres Teilen ist das Herzstück der Brandfolder-Plattform. Brandfolder bietet einige Optionen für die Freigabe von Assets, um letztendlich eine effektivere Zusammenarbeit zwischen Teams und Partnern zu schaffen, die Ausbreitung von Assets zu minimieren und die Unternehmensressourcen zu maximieren.

Einzelne Assets freigeben

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie einzelne Assets über einen Freigabelink intern oder extern freigeben können.

Modale Freigabe über das Asset-Modal

Öffnen Sie das Asset-Modal für das Asset, das Sie freigeben möchten, und wählen Sie die Option Freigeben in der unteren rechten Ecke.

Die in diesem Artikel erwähnten Sammlungen beziehen sich auf eine Brandfolder-Funktion. Informationen zu Sammlungen in Smartsheet finden Sie unter Übersicht über Sammlungen in Arbeitsbereichen.

Freigabe aus dem Brandfolder oder der Sammlung

Die zweite Option zum Freigeben eines einzelnen Assets ist auf der Ebene Brandfolder oder Collection verfügbar. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Asset und klicken Sie auf die Auslassungspunkte in der oberen rechten Ecke, und klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option Freigeben .

Freigabe von Assets in großen Mengen

Wählen Sie innerhalb des Asset-Modals die Assets aus, die Sie freigeben möchten, indem Sie die Kontrollkästchen auf den Asset-Kacheln verwenden.

Sobald Sie Assets ausgewählt haben, sehen Sie die blaue Symbolleiste für die Massenverwaltung unten auf Ihrer Seite. Wählen Sie in dieser Symbolleiste die Option Freigeben aus (es ist immer hilfreich, die # der Assets zu beachten, die in der unteren linken Ecke ausgewählt sind).

Bearbeiten der Optionen für Freigabelinks

Sobald Sie die Assets ausgewählt haben, die Sie freigeben möchten, erscheint ein neues Freigabemodal mit einigen anpassbaren Optionen.

Über dieses Modal können Sie Folgendes bearbeiten:

• Link privat machen: Nur Benutzer mit einem Brandfolder-Login oder einem einfachen Passwort (wenn aktiviert) können freigegebene Assets sehen. Dadurch wird die Option E-Mail-Adresse für Zugriff erforderlich ausgeblendet. Das Aktivieren der privaten Option funktioniert auch für die interne Freigabe von Assets (unter Brandfolder-Benutzern).
• Download-Funktion deaktivieren (schreibgeschützter Modus): Benutzer können nur Inhalte innerhalb des Freigabelinks anzeigen, sie können keine Assets herunterladen oder freigeben. Mit schreibgeschützten Brandfoldern oder Sammlungen können Gäste den Zugriff auf die Dateien anfordern.
• Ablauflink: Legen Sie ein Ablaufdatum für Ihren Freigabelink fest. Nach Ablauf des Ablaufdatums kann auf den Link nicht mehr zugegriffen werden.
• Mich über Aktualisierungen des Freigabelinks benachrichtigen: Der Ersteller des Freigabelinks wird in Benachrichtigungen benachrichtigt, wenn jemand den Freigabelink angesehen oder Assets über den Freigabelink heruntergeladen hat. Diese Benachrichtigungen werden über das Brandfolder-Benachrichtigungscenter und per E-Mail an den Ersteller gesendet. Aktualisierungen des Benachrichtigungs-Centers erfolgen in Echtzeit basierend auf der Aktivität des Freigabelinks. E-Mail-Benachrichtigungen werden stündlich versendet.
• Galerieansicht aktivieren: Die Galerieansicht sorgt für ein elegantes und markengerechtes Freigabeerlebnis.Zusätzliche Informationen wie Abschnitte, Asset-Name und Asset-Details werden nicht angezeigt. Stattdessen werden alle Ihre Anlagen einfach angezeigt. Wenn Ihr Freigabelink Downloads zulässt, können Sie den Mauszeiger über das Asset halten und die Schaltfläche zum Herunterladen auswählen. Wenn Ihr Freigabelink privat ist, können Sie die Galerieansicht nicht aktivieren. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Logo hochzuladen, das oben in einem Freigabelink für die Galerieansicht angezeigt wird.

Es gibt einige zusätzliche Freigabeeinstellungen, die Administratoren anpassen können, indem sie Einstellungen > allgemeine Einstellungen > Registerkarte "Erweitert" aufrufen. 

Als zusätzliche Sicherheitssteuerung können Administratoren die Freigabe auf Brandfolder-Benutzer beschränken, indem sie die Freigabe auf Benutzer dieses Brandfolders beschränken aktivieren. 

Administratoren können ihre Freigabelinks standardmäßig als privat erstellen, indem sie Freigabelinks standardmäßig privat machen aktivieren. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer, der Links teilt, den Link wieder auf öffentlich umschalten kann, wenn er dies wünscht.

Administratoren können eine Standardzeit für den Ablauf von Freigabelinks festlegen, indem sie Neue Freigabelinks in einer Standardzeitspanne ablaufen lassen. 

Administratoren können auch verlangen, dass ein Benutzer eine E-Mail-Adresse eingibt, um auf den Freigabelink zuzugreifen, indem sie ID für öffentliche Freigaben erforderlich aktivieren. Die eingegebene E-Mail-Adresse dient nur zur Nachverfolgung von Benutzern in Insights und muss nicht mit einem Brandfolder-Konto verknüpft sein. 

Entfernen von Assets aus Freigabelinks

Benutzer, die über Bearbeitungsberechtigungen für einen bestimmten Freigabelink verfügen, können Assets aus diesem Freigabelink entfernen, nachdem er erstellt wurde. Die folgenden Benutzer haben Zugriff auf Bearbeitungsberechtigungen für Freigabelinks: Benutzer mit Administratorberechtigungen für die freigegebenen Ressourcen und Gäste oder Mitarbeiter, die den Freigabelink erstellt haben.

1. Um Assets aus einem Freigabelink zu entfernen, navigieren Sie zunächst zur URL des Freigabelinks.
2. Wählen Sie auf der Seite mit der URL des Freigabelinks die zu entfernenden Assets aus.
3. Sobald die Assets ausgewählt sind, wird am unteren Bildschirmrand ein Balken angezeigt. In der Leiste befindet sich die Schaltfläche Vom Freigabelink entfernen. Wählen Sie die Schaltfläche aus.

4. Ein neues Modal wird angezeigt, um zu überprüfen, ob die ausgewählten Assets entfernt wurden. Wählen Sie Remove assets (Assets entfernen) aus .

5. In der oberen rechten Ecke des Bildschirms sehen Sie eine Benachrichtigung wie die untenstehende, die Sie darüber informiert, dass Ihre Assets erfolgreich aus dem Freigabelink entfernt wurden!

Fehler beim Hinzufügen von Assets zum Freigabelink.

Dieselben Benutzer, die Assets aus einem Freigabelink entfernen können, können auch Assets hinzufügen, nachdem ein Freigabelink erstellt wurde.

1. Wählen Sie die Assets aus, die dem bereits erstellten Freigabelink hinzugefügt werden sollen. Sobald Sie die Assets ausgewählt haben, wird die Bulk-Symbolleiste angezeigt.
2. Wählen Sie In der Bulk-Symbolleiste Zum Freigabelink hinzufügen aus.
3. Ein neues Modal wird angezeigt. In der Suchleiste für Freigabelinks können Sie Folgendes verwenden, um einen zuvor erstellten Freigabelink zu finden:

• Die URL des Freigabelinks (exakte Übereinstimmung)
• Der Name des Freigabelinks (enthält)
• Der Ersteller des Freigabelinks (enthält basierend auf

Administratoren können die Suche eingrenzen, indem Sie Nur von mir erstellte Freigabelinks anzeigen aktivieren. 

4. Die Suchergebnisse können auf der rechten Seite des Modals in einer Vorschau angezeigt werden, indem Sie den gewünschten Freigabelink in der Liste auswählen. Wenn nur ein Suchergebnis vorhanden ist, wird für diesen Freigabelink automatisch eine Vorschau angezeigt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Freigabelink hinzufügen. Assets werden dem Freigabelink hinzugefügt und ein Popup-Fenster wird angezeigt, das anzeigt, dass Assets erfolgreich zum Freigabelink hinzugefügt wurden.

Linkinformationen freigeben, die für Redakteure sichtbar sind

Nachdem ein Freigabelink erstellt wurde, kann ein Bearbeiter den Freigabelink anzeigen und auf der rechten Seite zwei Felder mit Informationen über den Freigabelink anzeigen.

Darin sind die folgenden Informationen enthalten:

• Der Brandfolder, von dem aus die Assets freigegeben werden.
• Die Anzahl der ausgeblendeten Assets (unveröffentlichte, abgelaufene oder nicht genehmigte Assets).
• Die Anzahl der angezeigten Assets.
• Zugang (öffentlich oder privat).
• Erstellungsdatum
• Ablaufdatum
• Erstellt von
• Benachrichtigungen – diese Option kann ein- oder ausgeschaltet werden. Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Benutzer den Freigabelink sehen.

Der zweite Bereich ist der Freigabe von Link-Aktivitäten gewidmet. Es wird angezeigt, wer den Freigabelink angesehen hat, indem seine E-Mail-Adresse, das Datum und die Uhrzeit des Aufrufs angezeigt werden.

Verwalten von Freigabelinks in großen Mengen

Administratoren können ihre Freigabelinks über die Bulk-Verwaltung verwalten, indem sie zu Einstellungen > Bulk-Verwaltung > Freigabelinks navigieren.

Auf der Seite "Links freigeben" gibt es einige Aktionen, die Administratoren durchführen können.

• Sie können grundlegende Informationen zu jedem Freigabelink anzeigen, wie z. B. den Namen, von wem er erstellt wurde, die Anzahl der Assets, Zugriffseinstellungen, wann er erstellt wurde, wann er abläuft und ob für die Anzeige eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.
• Administratoren können auch Bearbeiten auswählen, um Anpassungen an den Einstellungen vorzunehmen, die für ihren Freigabelink konfiguriert sind.
• Administratoren können einen einzelnen Freigabelink löschen, indem sie das Papierkorbsymbol auswählen.
• Freigegebene Links können auch in großen Mengen gelöscht werden, indem die Kontrollkästchen links neben den einzelnen Links aktiviert werden. Um nur bestimmte Freigabelinks zum Löschen auszuwählen, verwenden Sie Umschalt+Klicken. Sobald die zu löschenden Freigabelinks ausgewählt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen .