FAQ: Smartsheet-Formulare

Lizenzierte Sheetinhaber oder Administratoren können Formulare erstellen.

Mit einer Smartsheet-Testversion können Sie Formulare erstellen, aber nicht freigeben.

Business- und Enterprise-Pläne bieten zusätzliche Optionen für das Branding und für die Sicherheit. 

Je nach den Sicherheitseinstellungen des Formulars kann jeder ein Formular ausfüllen. Formulareinreicher benötigen keine Lizenz oder Anmeldedaten für Smartsheet. 
 
Manche Formularfunktionen wie die Offline-Einreichung, das Barcode-Scannen und die Geolokalisierung sind nur über die Smartsheet-Mobil-App verfügbar. Einreicher benötigen keine Lizenz, müssen aber Anmeldedaten für Smartsheet erstellen, um die App nutzen zu können.

Wenn Sie weiter einschränken möchten, wer ein Formular ausfüllen kann, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten ausprobieren:

• Fügen Sie Ihrem Sheet die Spalte Formularkennwort hinzu, machen Sie dieses Feld zum ersten Feld in Ihrem Formular und fügen Sie dem Formular Bedingungslogik hinzu, sodass Sie das richtige Kennwort eingeben müssen, um die restlichen Fragen im Formular zu sehen.
• Betten Sie das Formular in ein Dashboard in einem Widget für Webinhalte ein und geben Sie dieses Dashboard für die gewünschten Mitarbeiter frei.
• Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um das Formular in eine Webseite einzubetten, die den Zugriff bereits einschränkt.

Nur lizenzierte Administratoren oder Inhaber können Änderungen an Ihren Formularen vornehmen. 

Alle Mitarbeiter, für die das Sheet freigegeben wurde, in dem das Formular erstellt wurde, können auf den Tab „Formulare“ im Sheet zugreifen.
 
Jeder, für den das Sheet freigegeben wurde, kann den Link zum Formular abrufen und ihn an andere weitergeben.

• Ordnen Sie Ihre Felder sinnvoll an und entfernen Sie Felder, die keine Daten benötigen. 
• Fügen Sie formularspezifische Feldbezeichnungen oder Anweisungen hinzu, damit andere genau wissen, welche Informationen sie angeben müssen. 
• Fügen Sie Validierung hinzu, um andere bei der Angabe der richtigen Daten zu unterstützen.
• Verwenden Sie Standardwerte oder Abfrageparameter zum Vorausfüllen bestimmte Felder.
• Steuern Sie mit bedingter Logik, wann ein Feld angezeigt wird.

Möchten Sie bestimmte Dropdown-Werte basierend auf einem Wert in einem anderen Feld anzeigen, erstellen Sie eine andere Spalte für jeden Satz an Dropdown-Werten.

• ​​​​Kennzeichnen Sie ein Feld als erforderlich, damit das Formular nicht ohne einen Wert darin eingereicht wird.
• Schränken Sie für eine konsistente Datenerfassung mögliche Feldeingaben ein (Dropdown-Menüs/Datumsangaben/Kontrollkästchen) oder fügen Sie Datenvalidierung hinzu.
• Sie können pro Sheet mehr als ein Formular verwenden. Dies ist hilfreich, wenn jede Zielgruppe unterschiedliche Nachrichten erhalten soll, Sie aber die Daten an einem Ort erfassen möchten. 
• Verwenden Sie bedingte Logik und/oder Abfrageparameter, um dasselbe Formular in unterschiedlichen Szenarien wiederzuverwenden. 
• Um Daten zu erfassen, ohne dass Formularbenutzer sie sehen oder ändern können, fügen Sie einen Standardwert oder im Voraus einen Abfrageparameter hinzu und verbergen Sie das Feld.

Wenn Sie einen Business-Plan oder höher haben, können Sie ein Formular mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihren Bildern anpassen. Siehe Anpassen der Designs eines Formulars.

Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte Erstellungsdatum hinzu, um automatisch zu erfassen, wann das Formular ausgefüllt und eine neue Zeile erstellt wurde.

Formulareinreichungen sind standardmäßig anonym. Um zu erfassen, wer das Formular ausfüllt, erstellen Sie eine Kontaktspalte (ohne vorausgefüllte Werte), stellen Sie sie auf „erforderlich“ ein und fügen Sie Datenvalidierung für E-Mails hinzu.
 
Fügen Sie Ihrem Sheet alternativ die Systemspalte Erstellt von hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass die Smartsheet-Anmeldung erforderlich ist. So wird automatisch erfasst, wer das Formular ausfüllt. Beachten Sie, dass Sie nicht rückwirkend erfassen können, wer das Formular vor Änderung dieser Sicherheitseinstellung ausgefüllt hat.
 

Als Erinnerung: Benutzer, die sich bei Smartsheet anmelden, um Ihr Formular auszufüllen, müssen nicht Teil des Smartsheet-Plans Ihrer Organisation sein oder eine Lizenz besitzen.

Auch wenn Sie zum Ausfüllen des Formulars eine Anmeldung verlangen, haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Daten, die im zugrunde liegenden Sheet eingegeben wurden, wenn es nicht für sie freigegeben wurde.

Mit automatisierten Workflows werden zu wichtigen Zeitpunkten E-Mails an Kontakte in Ihrem Sheet gesendet, z. B. wenn bei der Formulareinreichung eine Zeile in Ihrem Sheet erstellt wird oder wenn basierend auf den übermittelten Daten weitere Informationen benötigt werden. 
 
Um einen Benachrichtigungs- oder Anforderungs-Workflow in Kombination mit einem Formular zu verwenden, müssen Sie bei der Einreichung als Kontaktwert die E-Mail-Adresse der Person erfassen, die das Formular ausgefüllt hat. 
 
Zum Erfassen dieser Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie eine Kontaktspalte, in die der Benutzer seine E-Mail-Adresse mit E-Mail-Validierung eingibt.
2. Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte Erstellt von hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass der Benutzer sich anmelden muss. 
    

Wenn Sie Ihr Sheet nicht für den Formulareinreicher freigeben, müssen Sie die Automatisierungsberechtigungen auf „uneingeschränkt“ festlegen. 

Weisen Sie Ihren E-Mails eine eindeutige ID zu, indem Sie Ihrem Sheet die Spalte Automatische Nummerierung hinzufügen und diese in Ihren automatisierten E-Mails verwenden.
 

Dies funktioniert nicht nur für E-Mails.

Neu erstellte Zeilen in Formularen können automatisierte Workflows auslösen. Weisen Sie damit sofort Aufgabeninhaber zu, verschieben oder kopieren Sie Zeilen in andere Sheets, starten Sie einen Genehmigungszyklus, erstellen Sie automatisch ein Dokument und mehr. Siehe Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird.

Mit Formeln im zugrunde liegenden Sheet können zusätzliche Daten in derselben Zeile der Formulareinreichung ausgefüllt werden. Das Formular muss zunächst übermittelt werden, bevor mit der Formel in der Zeile des Sheets gerechnet wird. 
 
Zum Beispiel: Mit Ihrem Formular werden Mitarbeiter für eine Auszeichnung nominiert. Eines Ihrer Felder enthält den zu nominierenden Kontakt. Die Benutzer, die das Formular einreichen, wissen möglicherweise nicht, wer der Manager des Nominierten ist, aber Sie benötigen diese Information bei der Wahl des Gewinners. 
 
In diesem Fall können Sie ein weiteres Referenzsheet mit allen Mitarbeitern in einer Spalte und ihren Managern in der zweiten Spalte erstellen. Verwenden Sie dann eine Kombination von INDEX und MATCH als Spaltenformel, um automatisch den Manager in Ihrem Sheet auszugeben. 

1. Wählen Sie im Tab Einstellungen, ob neue Formulareinreichungen am Anfang oder am Ende des Sheets hinzugefügt werden. Siehe Formularanzeige und Einreichungsoptionen verwalten.
2. Erstellen Sie einen Zeilenbericht und wählen Sie das Sheet mit den Formulareinreichungen als Quelle aus. Sie können direkt im Bericht arbeiten und das Sheet als Daten-Repository verwenden.  
   
   Im Bericht können Sie zusammengehörige Formulareinreichungen entweder gruppieren oder die Sortierfunktion verwenden, um sicherzustellen, dass neue Zeilen automatisch in der richtigen Gruppe oder Sortierreihenfolge angezeigt werden. 

Kein Zugriff auf Daten
Passen Sie Ihre Formulareinstellungen an: Standardmäßig können sich Einreichende in einer Antwort selbst auf CC setzen. Benutzer können dieses Kontrollkästchen aktivieren und Ihre E-Mail angeben, um eine Kopie Ihrer Einreichung und der Fragen im Formular zu erhalten. Als Formularersteller können Sie diese Funktion deaktivieren. Siehe Formularanzeige und Einreichungsoptionen verwalten. 

Nur Lesezugriff auf bestimmte Daten
Zeilenbericht veröffentlichen: Erstellen Sie einen Zeilenbericht und schränken Sie ein, welche Spalten und Zeilen Benutzer sehen können.
 
Bearbeiterzugriff auf bestimmte Daten
Aktualisierungsanforderungen: Sie können einen Workflow für Aktualisierungsanforderungen einrichten, um Anforderungen zu erstellen, mit denen nach der ersten Formulareinreichung Änderungen an Zeilen vorgenommen werden. So können Sie gut mit Personen zusammenarbeiten, für die das gesamte Sheet nicht freigegeben werden soll. 
 
Dynamic View: Falls Sie Sicherheitsbedenken haben, wenn andere weitere Zeilen oder Spalten sehen können, richten Sie Dynamic View ein. 
 
Zeilenbericht in einer WorkApp: Sie können Berichte in einer WorkApp einbinden, ohne dass Mitarbeiter Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet erhalten. 
 
Zugriff auf alle Daten
Geben Sie das Sheet frei, in dem die Formulareinreichungen gesammelt werden, oder veröffentlichen Sie das Sheet für Benutzer ohne Smartsheet-Konto.