Best Practices und Fehlerbehebung für Smartsheet Jira Connector

So erstellen oder bearbeiten Sie einen Workflow mit Smartsheet Salesforce Connector:

• Sie müssen mindestens Bearbeiter-Berechtigungen für ein zugeordnetes Sheet haben.
• Sie müssen sich bei Salesforce anmelden können und Zugriff auf die Datensätze haben, für die ein Workflow erstellt werden soll.
• Wenn Ihr Systemadministrator die Einstellung Restrict Users in Salesforce Connector aktiviert, müssen Sie in Smartsheet auch die Rolle „Salesforce-Benutzer“ innehaben.
• Smartsheet Salesforce Connector ist eine Premium-Anwendung, die im Plan verfügbar ist, und die erste Verbindung zur Salesforce-Umgebung wurde bereits hergestellt.

Smartsheet Salesforce Connector ist als Premium-Angebot erhältlich. Für Preisinformationen wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam.

Wenn Sie Smartsheet Salesforce Connector für Ihren Plan erworben haben, melden Sie sich an, um Workflows zwischen Smartsheet und Salesforce zu erstellen.

Jetzt bei Smartsheet Salesforce Connector anmelden

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden zur Optimierung digitaler Workflows mit Schwerpunkt auf Best Practices zur Gewährleistung nahtloser Prozesse und Lösungen zur Fehlerbehebung bei potenziellen Herausforderungen.

Synchronisierungsfehlern suchen und beheben

Sie können folgende Ressourcen verwenden, um nach Workflow-Fehlern zu suchen und sie zu beheben:

• Ausführungsverlauf: Auf dieser Seite werden die Anzahl von Synchronisierungsfehlern für einen Workflow sowie die Fehlermeldung mit den Problemdetails angezeigt. 
• Fehlerberichte: Im Falle von Problemen wird eine E-Mail an den Workflow-Inhaber sowie an die Person gesendet, die das Feld oder die Workflow-Zeile bearbeitet hat, auf das bzw. auf die das Problem zurückzuführen ist.
• Spalte „Synchronisierungsfehler“: Diese Spalte in Smartsheet enthält Meldungen zu Zeilen mit einem Synchronisierungsproblem.

Run History

Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, werden auf der Seite „Run History“ der Synchronisierungsverlauf und etwaige Fehler angezeigt. Sie können auf „Run History“ zugreifen, indem Sie den Zeitstempel unter „Ausführungsdatum“ für Ihren Workflow auswählen. 

In Ihrem Ausführungsverlauf finden Sie mehrere Ausführungstypen:

• Mit Smartsheet synchronisieren: Dies stellt Workflow-Ausführungen dar, die Änderungen von Salesforce erfassen und mit Smartsheet synchronisieren.
• Mit Salesforce synchronisieren: Dies bezieht sich auf Workflow-Ausführungen, bei denen Smartsheet Änderungen mit Salesforce synchronisiert werden.
• Filtered Row Finder: Workflow-Ausführungen für Änderungen an Problemen, die basierend auf Ihrer Workflow-Konfiguration herausgefiltert werden sollten. Es handelt sich um eine Hintergrundaktivität, die alle 2 Stunden ausgeführt wird. Herausgefilterte Probleme werden in Ihrem Blatt unter Vom Konnektor herausgefiltert – nicht synchronisierte Hierarchie kategorisiert. Eine tiefere Beschreibung finden Sie unter Vom Konnektor herausgefiltert – nicht synchronisiert.

Die gefilterte Zeilensuche funktioniert nur für automatisierte Workflow-Typen und funktioniert auch ohne spezielle Filter in Ihrem Setup.

Best Practices

Oft speichern und aktualisieren

Um Synchronisierungsfehler zu minimieren, wenn Benutzer in beiden Systemen arbeiten, speichern Sie die Änderungen und aktualisieren Sie Ihre Sheets, wenn Sie Aktualisierungen vornehmen. Durch häufiges Speichern und Aktualisieren wird gewährleistet, dass andere Ihre Änderungen sehen. 

Spalten sperren und Fehler vermeiden

Vermeiden Sie es, Daten im erforderlichen Datensatz-ID-Feld innerhalb Smartsheet zu ändern. Um die Datengenauigkeit und -integrität in dieser Spalte zu wahren, sollte der Blattinhaber oder ein anderer Benutzer mit Administratorrechten Spalten und Zeilen, wie z. B. die Spalte Datensatz-ID, sperren oder entsperren . 

Festlegen von Dropdownspalten auf Einzelauswahl

Bei der Synchronisierung zwischen Salesforce und Sheets mit Mehrfachauswahl-Dropdown-Listen kommt es in Ihren Daten möglicherweise zu Fehlern. Legen Sie beim Konfigurieren Ihrer Zuordnungen alle Spalten mit Mehrfachauswahl auf einfache Auswahl fest.

Änderungen anzeigen

Sie können die Funktion Verlauf anzeigen in Smartsheet verwenden, um an einer Zelle vorgenommene Änderungen nachzuverfolgen. Bei Blättern mit Daten, die zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisiert werden, wird die Änderung der Person zugeschrieben, die den Workflow eingerichtet hat. Dies hilft bei der Identifizierung des Workflows eines bestimmten Benutzers, insbesondere wenn unvorhergesehene Änderungen an Ihrem Blatt auftreten.

Sheet-Berechtigungen bei unerwartet leeren Spalten überprüfen

Wenn eine Spalte auf einem Sheet, das Sie in Ihrem Workflow zugeordnet haben, leer angezeigt wird, ist die Spalte möglicherweise gesperrt. Lassen Sie sich vom Sheetinhaber (oder von einem anderen Administrator) Administratorberechtigungen für das Sheet erteilen.

Zuordnen von Feldern des Typs „Suchen nach“ zur einfachen Bearbeitung verknüpfter Objektfelder in Smartsheet

Um ein schreibgeschütztes Feld in Smartsheet zu bearbeiten, sollten Sie die Version Suchen nach... eines Bezugsobjektfelds zuordnen. Diese Methode ist besonders nützlich für Aufgaben wie das Aktualisieren eines Salesforce-Datensatzinhabers direkt aus Smartsheet, wodurch das manuelle Kopieren und Einfügen einer Benutzer-ID entfällt. Sie können beispielsweise das Feld Inhaber-ID (Nach vollständigem Benutzernamen suchen) zuordnen, um das Feld Vollständiger Name aus dem Objekt Benutzer zu synchronisieren. Beachten Sie, dass das Objekt Benutzer häufig mit anderen Objekten verknüpft ist, z. B. mit Konto und Geschäftsgelegenheit.

Beschränken des Pushens von Daten aus Smartsheet in Salesforce oder Service Cloud auf bestimmte Zeilen

Erwägen Sie das Hinzufügen einer Spalte wie Datensatz im Salesforce zu Ihrem Blatt, um eine bessere Kontrolle über die spezifischen Zeilen zu erhalten, die Daten zurück an Salesforce senden. Richten Sie dann innerhalb des Smartsheet Salesforce Connector Workflows einen Blattfilter im Smartsheet Salesforce Connector Workflow ein, um nur die Zeilen zu synchronisieren, bei denen die Option "Datensatz in Salesforce aktualisieren" aktiviert ist.