Workflows mit Smartsheet Salesforce Connector erstellen

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Smartsheet Advance Package

Berechtigungen:

  • Bearbeiter

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Smartsheet Salesforce Connector ist als Premium-Angebot erhältlich. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam. Wenn Sie den Smartsheet Salesforce Connector für Ihren Plan erworben haben, melden Sie sich über die Schaltfläche unten an, um Workflows zwischen Smartsheet und Salesforce zu erstellen. 

Bei Smartsheet Salesforce Connector anmelden

Erste Schritte

Bevor Sie Ihren ersten Workflow zwischen einem Sheet in Smartsheet und Salesforce erstellen, müssen beide Anwendungen eine Verbindung herstellen. Stellen Sie sicher, dass ein*e Admin in Ihrem Plan die Ersteinrichtung der Verbindung durchgeführt hat.

Voraussetzungen

So erstellen Sie Workflows im Smartsheet Salesforce Connector: 

  • Sie müssen ein*e kostenpflichtige*r Smartsheet-Benutzer*in sein.
  • Sie müssen mindestens Bearbeiterberechtigungen für ein zugeordnetes Sheet haben. Sie sollten auch Zugriff auf die Datensätze haben, für die Sie einen Workflow erstellen möchten.
  • Sie benötigen ein Salesforce-Konto. Sie sollten auch in der Lage sein, sich mit den folgenden Berechtigungen bei der Salesforce-Anwendung anzumelden:
    • Einrichtung und Konfiguration anzeigen
    • API aktiviert. Weitere Einzelheiten erhalten Sie vom Salesforce-Administrator Ihrer Organisation.
  • Smartsheet Salesforce Connector muss als Premium-Anwendung in Ihrem Plan verfügbar sein, und Sie sollten bereits die Ersteinrichtung der Verbindung zur Salesforce-Umgebung durchgeführt haben.
  • Wenn Ihr*e Systemadmin die Einstellung Restrict Users (Benutzer*innen einschränken) im Salesforce Connector aktiviert, müssen Sie in Smartsheet auch die Rolle Smartsheet Salesforce Connector-Benutzer innehaben. Diese Rolle kann im Smartsheet Admin Center oder im Salesforce Connector zugewiesen werden.

Workflow erstellen

Sobald Sie diese Berechtigungen erhalten und die Erstverbindung zu Ihrer Salesforce-Umgebung hergestellt haben, können Benutzer*innen Workflows erstellen, um Informationen zwischen Salesforce und Smartsheet zu synchronisieren.

Mit Smartsheet Salesforce Connector können Sie Informationen in eine einzige Richtung (von Salesforce zu Smartsheet oder von Smartsheet zu Salesforce) oder in beide Richtungen übermitteln, sodass Probleme direkt in beiden Anwendungen aktualisiert werden.

Sie können die Synchronisierung mit einem bestehenden Sheet durchführen oder ein neues Sheet erstellen, um ein Smartsheet-Projekt mittels Datensätzen in Salesforce zu starten.

Sie müssen zwar nur mindestens Bearbeiter-Berechtigungen für das Zielsheet haben, wir empfehlen jedoch, mindestens über Administratorberechtigungen zu verfügen, da Sie dem Sheet während der Workflow-Erstellung möglicherweise neue Spalten hinzufügen müssen.

 Schritt 1: Workflow-Assistenten starten

  1. Melden Sie sich beim Smartsheet Salesforce Connector an.
  2. Wählen Sie Workflow hinzufügen aus, um den Workflow-Assistenten zu starten.

Sie können auch in der Tabellenansicht auf den Salesforce Connector zugreifen, indem Sie zu Datenintegrationen > Connectors verwalten > Salesforce oder Datenintegrationen > Workflow erstellen navigieren und dann die Salesforce-Kachel im Bereich Datenintegrationen auswählen.

Schritt 2: Einstellungen konfigurieren      

  1. Wählen Sie die gewünschte Richtung für den Workflow aus. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. Dadurch wird festgelegt, ob der Workflow manuell oder automatisch ausgeführt wird.

    In Smartsheet können Sie Spalten mit automatischer Nummerierung, Systemspalten oder Spalten, die Formeln enthalten, nicht automatisch mithilfe von Salesforce Connector zuordnen. Wenn Sie Werte aus diesen Spalten mit Salesforce synchronisieren möchten, richten Sie eine unidirektionale Verbindung ein und starten Sie die Synchronisierung manuell.

  2. Um Felder bidirektional oder automatisch zwischen Smartsheet und Salesforce zu synchronisieren, wählen Sie Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Vorgänge in Smartsheet und Salesforce automatisch aktualisieren) aus. Bei dieser Einstellung können Sie später entscheiden, ob Sie ein bestimmtes Feld bidirektional oder nur unidirektional synchronisieren möchten.
  3. Wählen Sie das Sheet aus, mit dem Sie Salesforce-Daten synchronisieren möchten, oder erstellen Sie ein neues Sheet. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. 

Pro Sheet kann immer nur ein einzelner Connector-Workflow erstellt werden.

  1. Wählen Sie die Salesforce-Objekte aus, die mit dem Sheet synchronisiert werden sollen. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. 

  2. Wählen Sie Continue (Weiter) aus.

    Configure the workflow through the wizard

Schritt 3: Felder zuordnen 

Smartsheet ordnet Feldern aus Salesforce Spalten zu. Welche Salesforce-Felder Sie auswählen können, hängt von den Feldern ab, die Sie für den Workflow im Salesforce-Objekt ausgewählt haben. Wenn Sie die Feldzuordnung konfigurieren, können Sie entscheiden, wie die Daten fließen sollen.

Richten Sie die Zuordnungen auf dieser Seite ein, entfernen oder fügen Sie nach Bedarf Salesforce-Felder und Smartsheet-Spalten hinzu und wählen Sie Continue (Weiter) aus, wenn Sie fertig sind.

Zu beachtende Punkte
  • Geben Sie beim Zuordnen von Salesforce-Feldern immer eine Smartsheet-Spalte an. Die Smartsheet-Spalte darf nicht leer gelassen werden.
  • Je nach den Berechtigungen Ihres Salesforce-Kontos werden Ihnen möglicherweise nur bestimmte Salesforce-Felder angezeigt.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalten „Record ID“ (Datensatz-ID) und „Error“ (Fehler) angeben. Beide werden automatisch in Ihrer Feldzuordnung angezeigt und können nur von Salesforce zu Smartsheet übertragen werden. Smartsheet fügt die neuen Spalten „Record ID“ und „Error“ hinzu, wenn Sie ein vorhandenes Sheet verwenden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese bereits vorhandenen Spalten zuzuordnen.
  • Denken Sie immer daran, dass die Datensatz-ID die Schlüsselkennung für Vorgänge in Salesforce ist. Sie sollten sie an der primären Spalte im Sheet ausrichten, um die korrekte Erstellung der übergeordneten Zeilen und der Hierarchie zu gewährleisten. Wenn Sie eine dieser Spalten in Smartsheet entfernen, unterbrechen Sie den Workflow, was zu einem Fehler bei der nächsten Datensynchronisierung führt.
  • Denken Sie daran, dass das von Ihnen verknüpfte Feld den Spaltentyp beeinflusst, wenn Sie während der Zuordnung eine neue Spalte in Smartsheet verwenden. Beispielsweise passt ein Salesforce-Datum in eine Smartsheet-Datumsspalte. Der Spaltentyp wird in Klammern angezeigt.

Schritt 4: Optionale Filter

Das Erstellen von Filtern ist eine optionale, aber hilfreiche Möglichkeit, die zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisierten Daten zu steuern. Wenn Sie Ihre Daten nicht filtern möchten, wählen Sie auf den Seiten Salesforce-Filter und Sheetfilter die Option Weiter aus und fahren Sie mit Schritt 5 fort. 

Sie können Filter entweder mit Salesforce-Filtern oder mit Sheetfiltern definieren. Wenn Sie überlegen, welche Art von Filter Sie verwenden sollen, berücksichtigen Sie, ob Sie nur versuchen, bestimmte Informationen aus Salesforce in Smartsheet zu importieren (wenn Sie z. B. stets Vorgänge anzeigen möchten, die wiederum alle Datensätze anzeigen, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft sind, wäre dies ein guter Grund für die Verwendung von Salesforce-Filtern) oder ob Sie nur bestimmte Zeilen von Smartsheet mit Salesforce synchronisieren möchten (z. B. nur Zeilen, bei denen ein Kontrollkästchen in einer bestimmten Spalte aktiviert ist, was ein guter Grund für die Verwendung von Sheetfiltern wäre). 

Salesforce-Filter

Sie können Salesforce-Filter definieren, indem Sie Add filter (Filter hinzufügen) auswählen, Ihre Filterkriterien definieren und das Feld auswählen, nach dem Sie filtern möchten. Alle hinzugefügten Filter haben eine UND-Beziehung. 

Sheetfilter

Definieren Sie Sheetfilter, indem Sie Add filter (Filter hinzufügen) auswählen und dann die Smartsheet-Spalten, nach denen gefiltert werden soll, und die Filterkriterien festlegen. Alle hinzugefügten Filter haben eine UND-Beziehung.

Die verfügbaren Filterkriterien hängen von den Spalten in Ihrem Sheet ab. Wenn Sie Optionen filtern möchten, die nicht aufgeführt sind, fügen Sie dem Sheet zunächst eine neue Spalte hinzu.

Schritt 5: Zeilengruppen definieren (optional)

Als optionalen Schritt können Sie Zeilengruppierungen für Ihre Salesforce-Datensätze nach Salesforce-Feldern (z. B. Phase) oder Werten in primären Spalten in Ihrem Sheet definieren. 

Um eine Zeilengruppierung hinzuzufügen, wählen Sie Add group (Gruppe hinzufügen) und entweder das Salesforce-Feld aus, nach dem Sie gruppieren möchten, oder listen Sie unter Add Custom Group (Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen) den Wert der primären Spalte auf, nach dem Sie gruppieren möchten.

Wenn Sie benutzerdefinierte Zeilengruppen nach der primären Spalte Ihres Sheets definieren, können Sie einen vorhandenen Wert in Ihrer primären Spalte verwenden oder einen neuen Wert erstellen, um eine neue übergeordnete Zeilengruppierung zu erstellen. 

Wenn Ihre benutzerdefinierte Zeilengruppe nicht in der aktuellen Hierarchie vorhanden ist, wird die neue übergeordnete Zeile unten in Ihrem Sheet angezeigt.

Anmerkungen
  • Wenn Sie das Feld „Record ID“ einer anderen Spalte als der primären Spalte im Sheet zugeordnet haben, können Sie in Smartsheet mit aktivierter Row grouping (Zeilengruppierung) keine neuen Datensätze in Salesforce generieren. Sie können jedoch weiterhin neue Datensätze in Salesforce initiieren und mit Smartsheet synchronisieren.
  • Vorgänge, die in Salesforce keinen Gruppierungswert haben, werden unter einer Hierarchie mit dem Titel Field '[Group]' not set (Feld für „[Gruppe]“ nicht festgelegt) angezeigt.

Schritt 6: Workflow speichern

Die Update Summary  (Aktualisierungszusammenfassung) auf der Seite Save (Speichern) zeigt die Anzahl der Felder an, die in Salesforce und Smartsheet aktualisiert wurden. Wenn die die Menge in dieser Aktualisierungszusammenfassung unerwartet hoch oder niedrig erscheint, gehen Sie zurück, um nach Bedarf Filter hinzuzufügen oder zu entfernen.

  1. Sobald Sie mit Menge in der Aktualisierungszusammenfassung zufrieden sind, benennen Sie Ihren Workflow unter „Workflow Name“ (Workflow-Name). Auf diese Weise können Sie ihn später im Salesforce Connector-Dashboard schnell wiederfinden.
  2. Wenn Sie neue Zeilen in Smartsheet in Elemente in Salesforce umwandeln möchten, aktivieren Sie das Kästchen neben Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Neu erstellte Zeilen in Smartsheet mit Salesforce synchronisieren).
  3. Wählen Sie abschließend nach all Ihren Anpassungen Save Workflow (Workflow speichern) aus.

Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie Werte auf der Seite Settings (Einstellungen) nicht mehr ändern, z. B. die Richtung des Workflows, das synchronisierte Sheet oder das in diesem Workflow enthaltene Salesforce-Objekt.

Nach dem Speichern des Workflows wird das Dashboard angezeigt. Ihr Workflow wird automatisch ausgeführt und aktualisiert Datensätze basierend auf Ihren Workflow-Konfigurationseinstellungen. Eine bidirektionale Synchronisierung läuft automatisch weiter, solange sie nicht deaktiviert oder gelöscht wird. Um die Einrichtung einer unidirektionalen Synchronisierung zu aktualisieren, müssen Sie den Workflow manuell ausführen.

Workflows bearbeiten

Sie können Ihren erstellten Workflow jederzeit bearbeiten. Smartsheet Salesforce-Admins können alle Workflows einer Organisation deaktivieren oder löschen, aber nicht bearbeiten.

Um den Workflow zu bearbeiten, wählen Sie das Zahnradsymbol links neben dem Namen des Workflows und dann eine der folgenden Optionen aus: 

  • Workflow bearbeiten: Öffnet erneut den Workflow-Assistenten, damit Sie Änderungen am Workflow vornehmen können. Sie können die Richtung des Workflows, das synchronisierte Sheet oder das enthaltene Salesforce-Objekt nicht ändern.
  • Workflow umbenennen: Ändern Sie den Namen des Workflows.
  • Workflow aktivieren/deaktivieren: Beenden oder starten Sie die Workflow-Automatisierung.
  • Workflow löschen: Löschen Sie den Workflow vollständig. Gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden.

Filtered out by Connector—not synced (Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert)

Angenommen, eine Sheetzeile wird nicht mehr mit Salesforce synchronisiert, entweder aufgrund von Filterbedingungen im Workflow oder weil der Datensatz in Salesforce nicht mehr vorhanden ist. In diesem Fall wird die Zeile automatisch in den Abschnitt Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert Ihres Sheets verschoben.

Auch wenn eine Zeile nicht mehr synchronisiert wird, kann sie wichtige Spaltendaten, Anlagen oder Kommentare enthalten. Aus diesem Grund löscht Smartsheet keine Zeilen aus Ihrem Sheet. Stattdessen wird der Abschnitt Filtered out by Connector—not synced erstellt, um die vom Connector herausgefilterten Informationen zu speichern. 

Sie können die Funktion Filtered out by Connector—not synced nicht deaktivieren, da sie vor Datenverlust aufgrund von versehentlichen Workflow- oder anderen Änderungen schützt. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Elemente in der Zeile Filtered out by Connector—not synced nicht benötigen, können Sie die Zeilen aus Ihrem Sheet löschen. Die betreffenden Zeilen werden erst dann wieder in das Sheet aufgenommen, wenn sie die im Connector-Workflow festgelegten Filterkriterien erfüllen.

Wenn Sie eine Zeile in Filtered out by Connector—not synced verschieben und sie wieder mit den Filterkriterien übereinstimmt, beginnt die Synchronisierung automatisch erneut und wird aus dem Abschnitt Filtered out by Connector—not synced in den richtigen Abschnitt Ihres Sheets verschoben (basierend auf Zeilengruppierungen).