Konnektoren: Smartsheet mit Salesforce oder Service Cloud synchronisieren

Mit dem Salesforce Connector werden Geschäftschancen, Kontakte und andere Salesforce-Datensätze automatisch und in Echtzeit mit Smartsheet aktualisiert.

Nutzen Sie den Service Cloud Connector, um Kundenservice-Daten zu verfolgen und zu berechnen. Dazu gehört eine genaue eskalierte Fallverfolgung, der Einblick in Interaktionen mit wichtigen Konten und Kontakten und die Dauer des Fallabschlusses Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Zeiten des Servicevertrags einhalten kann.

Diese Konnektoren sind als eigenständige Premium-Angebote erhältlich. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

Nach dem Kauf des Salesforce oder Service Cloud Connectors muss ein Benutzer mit Smartsheet-Systemadministrator-Berechtigungen sowie Salesforce- oder Service Cloud-Administratorberechtigungen den Konnektor gemäß der Schritte in unserem Artikel Einrichten der Smartsheet-Integration mit Salesforce oder Service Cloud installieren.

In diesem Artikel:

Workflows erstellen: Erste Schritte
Beim Konnektor anmelden
Workflow erstellen
Workflow-Assistent
Filter zum Steuern der Datensynchronisierung verwenden
Verwandte Datensätze mit der Smartsheet-Hierarchie zusammenhalten
Workflows verwalten
Synchronisierungsfehler suchen und beheben
Smartsheet for Salesforce: Bewährte Vorgehensweisen zu Workflows


Erstellen von Workflows: Erste Schritte

Installieren der Salesforce oder Service Cloud Connectors

Nach dem Kauf der Integration muss ein Salesforce- oder Service Cloud-Administrator (eine Rolle auf Kontoebene, die für die Integration eindeutig ist) oder jemand, der sowohl Smartsheet-Systemadministrator als auch Salesforce- oder Service Cloud-Administrator ist, die Integration gemäß der Schritte im Artikel   Einrichten der Smartsheet-Integration mit Salesforce oder Service-Cloud installieren.

Für die Nutzung der Konnektoren erforderliche Berechtigungen

Zum Erstellen von Workflows in einem der beiden Konnektoren benötigen Sie alle der folgenden Kontotypen:

  • Lizenzierter Smartsheet-Benutzer: Ihr Smartsheet-Systemadministrator kann Ihnen eine Lizenz erteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benutzern.
  • Salesforce-Benutzer: Ihr Smartsheet-Systemadministrator kann Sie zu einem Salesforce-Benutzer machen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benutzern.
  • Konto in Salesforce: Sie müssen sich bei den Salesforce- oder Service Cloud-Anwendungen anmelden können. Wenden Sie sich außerdem an den Salesforce- oder Service Cloud-Administrator Ihres Unternehmens, um weitere Informationen zu erhalten.

Anmelden bei den Konnektoren

Nach dem Installieren und Konfigurieren des Salesforce oder Service Cloud Connectors erstellen und synchronisieren Sie die Workflows mit einer der beiden Integrationen über folgende URL:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Informationen zur Browserkompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.


Workflow erstellen

Nach der Anmeldung beim Konnektor können Sie Workflows erstellen, die die automatische Synchronisierung verarbeiten. Sie werden mit dem Workflow-Assistenten durch diesen Prozess geführt.

So beginnen Sie mit dem Erstellen eines neuen Workflows:

  1. Klicken Sie oben links auf der Seite auf das Menü und wählen Sie Dashboard aus.

    Dashboard
     
  2. Klicken Sie auf Workflow hinzufügen, um den Workflow-Assistenten zu starten.
    Workflow-Assistent

Workflow-Assistent

Wählen Sie über den Workflow-Assistenten Ihr Blatt und das Salesforce- oder Service Cloud-Objekt aus und ordnen Sie die entsprechenden Spalten und Felder für die Synchronisierung zu.        

  1. Auf der Seite Einstellungen legen Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihren Workflow fest:
    • Wählen Sie neben Was soll dieser Workflow tun? die Synchronisierungsrichtung des Workflows (zu Salesforce oder Service Cloud, zu Smartsheet oder bidirektional zwischen beiden Anwendungen).
    • Wählen Sie neben Blattname ein vorhandenes Blatt aus oder wählen Sie Neues Blatt erstellen, um sofort ein neues Blatt in Smartsheet zu erstellen.
    • Wählen Sie ein Salesforce- oder Service Cloud-Objekt aus der nächsten Dropdown-Liste aus.

      HINWEIS: Nach dem Speichern des Workflows können das Blatt, das Salesforce- oder Service Cloud-Objekt und ihre Synchronisierungsrichtungen nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch einen neuen Workflow erstellen, um andere Einstellungen zu wählen.
  2. Klicken Sie auf Weiter, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
  3. Ordnen Sie im Abschnitt Felder die Felder zwischen Salesforce oder Service Cloud und Smartsheet zu.

    Bei Bedarf können Sie in der Dropdown-Auswahl eine neue Spalte auswählen, um eine neue Spalte in das Blatt einzufügen. Wählen Sie Feld hinzufügen aus, um weitere Salesforce- oder Service Cloud-Objektfelder im Workflow hinzuzufügen.
    Sie können die Synchronisierungsrichtung zwischen Objektfeldern und Spalten über die Ablauf-Dropdownlisten Auswahl der Synchronisierungsrichtung ändern.

    HINWEIS: Möglicherweise können Sie die Synchronisierungsrichtungen bestimmter Zuordnungen nicht ändern. Dies hängt von Ihren Berechtigungen sowohl in Salesforce oder Service Cloud und Smartsheet ab und davon, wie das Feld in der Integration verwendet wird (wie zum Beispiel als Salesforce- oder Service Cloud-ID).
     
  4. Klicken Sie auf Weiter, um Ihre Auswahl der Feldzuordnung zu bestätigen.
  5. Auf den Seiten „Filter“ können Sie Filter erstellen, um Art und Menge der Daten, die von beiden Anwendungen gemeinsam genutzt werden, besser zu steuern. (Weitere Informationen dazu finden Sie unten im Abschnitt Filter.)
  6. Auf der Seite Speichern benennen und speichern Sie Ihren Workflow und überprüfen eine Übersicht der Aktualisierungen, die an Ihrem Salesforce- oder Service Cloud-Objekt und Ihrem Blatt vorgenommen werden.

    Wenn Sie feststellen, dass die Übersicht der Aktualisierungen eine unerwartete Anzahl von Änderungen anzeigt, haben Sie die Möglichkeit, durch den Assistenten zurückzugehen und zusätzliche Änderungen am Workflow vorzunehmen, wie zum Beispiel Filter hinzufügen.
     
  7. Klicken Sie auf Workflow speichern, um die Workflow-Synchronisierung zu starten und alle in der Übersicht der Aktualisierungen angegebenen Salesforce- oder Service Cloud-Datensätze und -Zeilen hinzuzufügen.

Nach dem Speichern des Workflows schließen Sie den Assistenten ab und gelangen zum Dashboard. Ihr Workflow wird ausgeführt und aktualisiert automatisch Datensätze in Salesforce oder Service Cloud und Zeilen in Ihrem Blatt in Smartsheet gemäß den Regeln, die Sie im Workflow festgelegt haben.

Führen Sie die Schritte im Abschnitt Verwalten von Workflows unten aus, um einen bestehenden Workflow zu bearbeiten.

Filter zum Steuern der Datensynchronisierung verwenden

Salesforce- oder Service Cloud-Filter

Sie haben die Möglichkeit, Filter hinzuzufügen, um die Salesforce- oder Service Cloud-Datensätze, die in das Blatt einfließen, besser zu steuern. Mit diesen Filtern können Sie sicherstellen, dass Sie nur Felder synchronisieren, die beispielsweise zu einem bestimmten Projekt, Kunden oder Mitarbeiter gehören.

So erstellen Sie Salesforce- oder Service Cloud-Filter:

  1. Klicken Sie auf Feld hinzufügen, um die Liste der verfügbaren Objektfelder auszufüllen, und wählen Sie dann eines davon aus, um den Filter zu erstellen.
     
  2. Wählen Sie die Bedingung des Filters anhand der Dropdown-Liste aus. Beispiel: ist gleich, enthält, ist leer.

    HINWEIS: Wenn Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, erscheint rechts ein Textfeld.
     
  3. Klicken Sie auf Weiter, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.

Sie sehen die Anzahl der Felder, die in Ihrem Salesforce- oder Service Cloud-Objekt aktualisiert werden, auf der Seite „Speichern“ des Assistenten neben „Übersicht der Aktualisierungen“. Damit können Sie die Menge der Daten abschätzen, die aus Ihrem Blatt in das Objekt fließen.

Wenn die Anzahl unter „Übersicht der Aktualisierungen“ unerwartet hoch oder niedrig erscheint, können Sie zurückgehen, um bei Bedarf Filter hinzuzufügen oder zu entfernen.

Smartsheet-Filter

Sie haben die Möglichkeit, Filter hinzuzufügen, um die Zeilen zu steuern, die mit Objekten in Salesforce oder Service Cloud synchronisiert werden. Mit diesen Filtern können Sie die Datensätze, die mit Ihrem Objekt synchronisiert werden, besser steuern. Verwenden Siebeispielsweise einen Filter, um nur bestimmte Zeilen zu synchronisieren, die einen Lead zurück zu einem Leads Objekt in Salesforce haben.

So erstellen Sie Smartsheet-Filter:

  1. Klicken Sie auf Feld hinzufügen, um die Liste der verfügbaren Blattspalten auszufüllen, und wählen Sie dann eine Spalte aus, die im Filter eingetragen wird.
     
  2. Wählen Sie die Bedingung des Filters anhand der Dropdown-Liste aus. (Beispiele: ist gleich, enthält, ist leer.)

    HINWEIS: Wenn Sie weitere Filterkriterien eingeben müssen, erscheint rechts ein Textfeld.
     
  3. Klicken Sie auf Weiter, um die Filter zu bestätigen und anzuwenden.

Die Anzahl der Zeilen, die in Ihrem Blatt hinzugefügt und aktualisiert werden, wird auf der Seite „Speichern“ des Assistenten neben „Übersicht der Aktualisierungen“ angezeigt, um ein Verständnis für die Änderungen zu erhalten, die nach dem Speichern des Workflows vorgenommen werden.

Wenn die Anzahl unter „Übersicht der Aktualisierungen“ unerwartet hoch oder niedrig erscheint, können Sie zurückgehen, um bei Bedarf Filter hinzuzufügen oder zu entfernen.

Verwandte Datensätze mit der Smartsheet-Hierarchie zusammenhalten

Definieren Sie Zeilengruppen in Ihrem Workflow, um Ihre Salesforce- oder Service Cloud-Datensätze als übergeordnete und untergeordnete Aufgaben in Smartsheet zusammenzuhalten. Erstellen Sie Zeilengruppen, damit Ihr Workflow Ihre Salesforce-Datensätze nach den Optionen eines bestimmten Feldes wie „Stufen von Geschäftschancen“ (z. B. Erfolgreich abgeschlossen, Nicht erfolgreich abgeschlossen, Analysebedarf) organisieren kann, ohne dass Sie diese nach der Synchronisierung manuell in Ihrem Blatt verschieben müssen.

Salesforce-Zeilengruppe

Beachten Sie bei der Definition von Zeilengruppen Folgendes:

  • In Gruppieren nach können Sie ein vorhandenes Salesforce- oder Service Cloud-Feld auswählen oder einen neuen Wert eingeben, um Datensätze bei der Synchronisierung mit Ihrem Blatt zu gruppieren. Die Option Gruppieren nach bestimmt den Wert der primären Spalte der übergeordneten Zeilen in Ihrem Blatt. Wenn Sie beispielsweise mit Gruppieren nach nach der Stufe einer Geschäftschance gruppieren, werden in Ihrem Blatt für jede Stufe (z. B. Erfolgreich abgeschlossen, Nicht erfolgreich abgeschlossen, Analysebedarf) übergeordnete Zeilen erstellt.
  • Neue übergeordnete Zeilen werden am unteren Ende Ihres Blattes erstellt, es sei denn, die Option Gruppieren nach stimmt vollständig mit dem Wert einer primären Spalte des Blatts überein.
  • Sie können eine Untergruppe für eine weitere Organisationsebene definieren. Lassen Sie Datensätze beispielsweise unterhalb einer übergeordneten Zeile „International“ synchronisieren, die gleichzeitig eine untergeordnete Zeile einer Zeile „Vertrieb“ in Smartsheet ist.
  • Salesforce- oder Service Cloud-Datensätze müssen die richtigen Hyperlinks in der Spalte „Salesforce- oder Service Cloud-ID“ auf Ihrem Blatt haben. (Wenn noch keine Spalte „Salesforce- oder Service Cloud-ID“ vorhanden ist, wird sie automatisch zu Ihrem Blatt hinzugefügt, wenn der Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird.) Das manuelle Kopieren und Einfügen von Salesforce- oder Service Clous-IDs in Ihr Blatt kann dazu führen, dass der Workflow nicht wie erwartet synchronisiert wird.

Verwalten von Workflows

Sie verwalten Workflows vom Dashboard aus. Klicken Sie oben links auf der Seite auf das Menü und wählen Sie „Dashboard“ aus, um eine Liste der von Ihnen erstellten Workflows anzuzeigen.

HINWEIS: Smartsheet-Systemadministratoren sehen zusätzlich zu ihren eigenen Workflows die von allen Benutzern ihres Teams erstellten Workflows. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten des Systemadministrators in den Konnektoren finden Sie in unserem Artikel Administratoreinrichtung.

Seite „Dashboard“

Einstellungen

Klicken Sie auf „Einstellungen“, um die folgenden Optionen zu erweitern:

  • Workflow bearbeiten: Führt Sie über den Workflow-Assistenten zurück, damit Sie Änderungen am Workflow vornehmen können.
  • Workflow umbenennen: Ermöglicht Ihnen, den Titel des Workflows zu ändern.
  • Workflow aktivieren/deaktivieren: Stoppt oder startet die Automatisierung des Workflows.
  • Workflow löschen: Entfernt den Workflow aus dem Dashboard.

    HINWEIS: Die Aktion des Löschens eines Workflows kann nicht rückgängig gemacht werden, und gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden.

Synchronisierungsfehler suchen und beheben

Es stehen verschiedene Ressourcen zur Verfügung, die Sie bei der Erkennung und Behebung von Workflow-Fehlern unterstützen, darunter:

  • Die Seite „Ausführungsverlauf“: Hier wird die Anzahl der Synchronisierungsfehler für einen Workflow aufgeführt und eine Fehlermeldung mit Details zu dem Problem angezeigt. Weitere Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie unten im Abschnitt Ausführungsverlauf.
  • E-Mails mit Fehlerberichten: Wenn Probleme auftreten, wird eine E-Mail-Nachricht an den Workflow-Eigentümer und an die Person gesendet, die das Feld oder die Zeile in dem Workflow bearbeitet hat, der das Problem verursacht hat.
  • Die Spalte „Synchronisierungsfehler“ in Smartsheet erstellt eine Nachricht zu Zeilen mit einem Synchronisierungsproblem. (Diese Spalte sollte auf jedem Blatt vorhanden sein, das mit einem Salesforce- oder Service Cloud-Objekt verknüpft ist.)

Synchronisierungsfehler auf der Seite „Ausführungsverlauf“ beheben

Nach dem Erstellen eines Workflows sehen Sie dessen Synchronisierungsverlauf einschließlich der aufgetretenen Fehler auf der Seite „Ausführungsverlauf“ des Workflows.

So gelangen Sie zur Seite „Ausführungsverlauf“:

  1. Klicken Sie im Menü (oben links) auf Dashboard, um die Liste der Workflows aufzurufen.

    Connector-Dashboard

  2. Klicken Sie auf den Zeitstempel unter Ausführungsdatum, um die Seite „Verlauf ausführen“ eines Workflows anzuzeigen.

  3. Sie können dann auf den Zeitstempel unter Letzte Ausführung einer bestimmten Ausführungsinstanz klicken, um sämtliche Fehlermeldungen anzuzeigen.

    Letzte Ausführung

Bewährte Vorgehensweisen zu Konnektor-Workflows

Oft speichern und aktualisieren

Da Sie über zwei Anwendungen hinweg arbeiten, erhöhen sich die Möglichkeiten für Synchronisierungsfehler, da mehr Personen zusammenarbeiten. Um das Risiko von Synchronisierungsproblemen zu minimieren, speichern Sie Änderungen und aktualisieren Sie Ihre Blätter bei Aktualisierungen. Durch häufiges Speichern und Aktualisieren stellen Sie sicher, dass andere Ihre Änderungen sehen und dass diese entsprechend der von Ihnen eingerichteten Workflows mit Salesforce oder Service Cloud und Smartsheet synchronisiert werden.

Weitere Informationen zum Speichern und Aktualisieren von Blättern in Smartsheet finden Sie im Artikel Speichern und Aktualisieren von Blättern im Hilfecenter.

Ansichtsberechtigungen für Blätter erteilen

Um versehentliche Änderungen am Blatt zu verhindern, die möglicherweise Synchronisierungsprobleme zwischen Smartsheet und Salesforce oder Service Cloud verursachen, können Sie Mitarbeitern auf Ihrem Blatt Ansichtsberechtigungen erteilen.

Mit Ansichtsberechtigungen können die Mitarbeiter die Blattdaten zwar sehen, aber nicht bearbeiten.

Änderungen anzeigen

In Smartsheet können Sie anhand der Funktion „Verlauf anzeigen“ einen Datensatz mit den Änderungen anzeigen, die an einer Zelle vorgenommen wurden. Bei Blättern, die von Smartsheet und Salesforce oder Service Cloud gemeinsam genutzte Daten enthalten, ist der Name des Benutzers, der mit der Änderung verbunden ist, die Person, die den Workflow erstellt hat.

Diese Informationen können Ihnen helfen, den Workflow eines bestimmten Benutzers zu isolieren, wenn Sie feststellen, dass unerwartete Änderungen an Ihrem Blatt vorgenommen werden, möglicherweise durch falsch zugeordnete Spalten, und Sie keine Fehlermeldungen in der Spalte „Synchronisierungsfehler“ erhalten.

Weitere Einzelheiten zum Verfolgen von Änderungen in Smartsheet finden Sie unter Anzeigen des Zellenverlaufs im Hilfecenter.

Daten aus Smartsheet zu Salesforce oder Service Cloud nur für bestimmte Zeilen verschieben

Um eine größere Kontrolle darüber zu erhalten, welche Zeilen explizit Daten an Salesforce oder Service Cloud zurückschieben, erstellen Sie eine Aktualisierung in der Dienstleistung-Spalte im Blatt in Smartsheet sowie einen Filter im Konnektor-Workflow:

  1. Erstellen Sie in Smartsheet in dem Blatt, das Sie mit Salesforce- oder Service Cloud-Objekt verbinden möchten, eine neue Spalte (Schritte zum Erstellen neuer Spalten in einem Blatt sind im Hilfecenter verfügbar), wählen Sie den Kontrollkästchentyp aus und benennen Sie die Spalte „In Salesforce oder Service Cloud synchronisieren“.

  2. Melden Sie sich auf der Seite „Smartsheet for Salesforce oder Service Cloud“ an, und führen Sie die Schritte zur Erstellung eines Workflows aus.

  3. Geben Sie im Workflow-Assistenten einen bidirektionalen Workflow an und erstellen Sie Filter, um nur Zeilen aus dem Blatt zu synchronisieren, bei denen die Spalte „In Salesforce oder Service Cloud aktualisieren“ aktiviert ist.

Wenn das Blatt und das Salesforce- oder Service Cloud-Objekt das nächste Mal aktualisiert werden, werden nur Daten für die Zeilen zurück zu Salesforce oder Service Cloud verschoben, für die das Kontrollkästchen „In Salesforce oder Service Cloud aktualisieren“ aktiviert ist.

Blattberechtigungen bei unerwartet leeren Spalten überprüfen

Je nach Ihren Freigabeberechtigungen werden die Daten in einem Blatt möglicherweise zwar nicht aktualisiert, doch Sie erhalten keinen Fehler. Wenn eine Spalte auf einem Blatt, das Sie in Ihrem Workflow zugeordnet haben, leer angezeigt wird, ist die Spalte auf dem Blatt möglicherweise gesperrt. Bitten Sie den Blattinhaber (oder einen anderen Administrator), die Schritte im Hilfecenter-Artikel Freigabe von Blättern auszuführen, um Ihnen Administratorrechte auf dem Blatt zu erteilen.

Abfragehäufigkeit beim Zuordnen von Beziehungsfeldern anpassen

Salesforce und Service Cloud verwenden manchmal Feldtypen innerhalb eines Objekts, die sich auf andere Objekte beziehen, wie zum Beispiel Beziehungsfelder für die Suche (z. B. Kontoname im Kontoobjekt) und Polymorphe Beziehungsfelder (z. B. das Feld „Was“ eines Ereignisses).

Behalten Sie für diese Feldtypen Folgendes im Hinterkopf:

  • Wenn Sie im Konnektor Workflows erstellen, die diese Felder zuordnen, muss die Integration dieses Objekt und alle damit verbundenen Objekte prüfen. Dadurch wird die Anzahl der Anforderungen in Abhängigkeit von der Anzahl der mit dem zugeordneten Feld verbundenen Objekte multipliziert.
  • Wenn ein Smartsheet- und ein Salesforce- oder Service Cloud-Systemadministrator die Abfragehäufigkeit so anpassen, dass weniger Anforderungen gestellt werden, können Sie die an Ihre Salesforce-Organisation gestellten API-Anforderungen reduzieren.

Felder „Suchen nach...“ zur einfachen Bearbeitung von Bezugsobjektfeldern in Smartsheet zuordnen

Sie können eine „Suchen nach...“-Version eines Bezugsobjektfeldes zuordnen, um ein Feld aus Smartsheet heraus zu bearbeiten, das sonst schreibgeschützt wäre. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Inhaber eines Salesforce- oder Service Cloud-Datensatzes von Smartsheet aus zu ändern, ohne eine Benutzer-ID kopieren und einfügen zu müssen. (Weitere Informationen finden Sie im Salesforce Knowledge Base-Artikel zu Suchen einer Benutzer-ID.)

Beispielsweise können Sie das Feld „Inhaber-ID“ (Nach vollständigem Benutzernamen suchen) zuordnen, um das Feld „Vollständiger Name“ des Benutzerobjekts (das normalerweise mit anderen Objekten, wie z. B. Konto und Geschäftschance verknüpft ist) zu synchronisieren.

Salesforce-lookup (Suche in Salesforce)
 
Es gibt zwei Optionen für die Zuordnung des Felds „Inhaber-ID“. Das Feld „Inhaber-ID“ enthält eine Benutzer-ID, die eine Reihe von Zeichen aus dem Benutzerobjekt darstellt, das den Inhaber eines bestimmten Salesforce- oder Service Cloud-Datensatzes (wie Konto oder Geschäftschance) darstellt. (Weitere Informationen finden Sie im Salesforce Knowledge Base-Artikel zu Suchen einer Benutzer-ID.)

Obiges Szenario der Zuordnung des Objekts „Geschäftschance“ als Beispiel:

  • Sie können die Inhaber-ID als schreibgeschützt zuordnen, die die Zeichenfolge (z. B: 00530000000ibYc) mit Smartsheet synchronisiert.
    -ODER-
  • Sie können die Inhaber-ID (Nach vollständigem Benutzernamen suchen) zuordnen, wodurch das Feld „Vollständiger Name“ (z. B.: Sally Smart) vom Benutzerobjekt mit Smartsheet als bearbeitbar synchronisiert. Dies ermöglicht es Ihnen, die Inhaber-ID eines Datensatzes zu ändern, indem Sie einen anderen Namen in Ihr Blatt eingeben.