In ServiceNow einen Datensatz aus einer Smartsheet-Zeile erstellen

Überblick

Sie können Smartsheet Bridge verwenden, um bestimmte Anforderungen in ServiceNow zu verschieben und so bei der Nachverfolgung in Smartsheet für eine detailliertere Sichtung bzw. detailliertere Einblicke in den Fortschritt zu sorgen. 

Beispielsweise können Sie ein Aufnahmeformular in Smartsheet erstellen, um Probleme mit einem vorgeschlagenen Schweregrad zu erfassen. Die Smartsheet Bridge-Vorlage wandelt alle Zeilen mit hohem Schweregrad automatisch in Datensätze in ServiceNow um. 

Verwendete Systeme

• Smartsheet
• ServiceNow

Workflow-Auslöser

• Smartsheet – When Column Values are Changed (Wenn Spaltenwerte geändert werden)

Workflows in dieser Vorlage

• Anforderungen mit hohem Schweregrad in ServiceNow-Datensätze umwandeln

Erforderliche Berechtigungen

Der Workflow-Generator von Smartsheet Bridge muss sicherstellen, dass beide Integrationen authentifiziert sind. Außerdem müssen sie in beiden Apps die folgenden Berechtigungen haben:

• Smartsheet: Der Benutzer, der den Workflow in Smartsheet Bridge erstellt, sollte mindestens eine Bearbeiterberechtigung für das Sheet haben. 
• ServiceNow: Der Benutzer, der den Workflow in Smartsheet Bridge erstellt, sollte in der Lage sein, der gewünschten Tabelle Datensätze hinzuzufügen.

ServiceNow- und Smartsheet-Integrationen authentifizieren

Lesen Sie die folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie beide Apps authentifizieren:

• ServiceNow-Integration einrichten
• Smartsheet Bridge-Integration: Übersicht und Einrichtung

Sheet einrichten

Smartsheet-Voraussetzungen für die Verwendung dieser Vorlage

Erstellen Sie ein neues Sheet mit den folgenden erforderlichen Spalten oder fügen Sie sie Ihrem vorhandenen Sheet hinzu: 

• Die Sheet-ID – um diese zu finden, wählen Sie in Ihrem Sheet Datei > Eigenschaften aus.
• Eine Dropdown-Spalte (Einfachauswahl) – geben Sie den Schweregrad als Spaltennamen ein und fügen Sie die folgenden Werte als Listenoptionen hinzu:
  • Niedrig 
  • Mittel 
  • Hoch 
• Eine Text-/Zahlenspalte – geben Sie die ServiceNow-Datensatz-ID als Spaltennamen ein. 

Je nachdem, wie Ihre ServiceNow-Tabelle eingerichtet ist, sollten die Spalten in Ihrem Sheet den Feldern für Ihre Datensätze entsprechen. Im Beispielsheet unten werden die Spalten Request (Anforderung), Severity (Schweregrad) und Details im Workflow verwendet. 

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Vorlage bereitstellen

1. Melden Sie sich bei Ihrem Smartsheet Bridge-Konto an. 
2. Suchen Sie in Solution Center die Vorlage Anforderungen mit hohem Schweregrad in ServiceNow-Datensätze umwandeln und wählen Sie sie aus.
3. Geben Sie dem Workflow einen Namen. 
4. Wählen Sie Bereitstellen aus, um Ihren Workflow der Liste mit Workflows hinzuzufügen. 
5. Wählen Sie aus, in welchem Arbeitsbereich die Bereitstellung erfolgen soll. Der neue Workflow wird dann in der Liste der Workflows in diesem Arbeitsbereich verfügbar gemacht. 
6. Wählen Sie den Namen aus, um den erstellten Workflow zu öffnen.

Datensatzfelder festlegen

ServiceNow-Voraussetzungen für die Verwendung dieser Vorlage

Sie benötigen Folgendes: 

• den Namen der Tabelle in ServiceNow, in der Sie Datensätze hinzufügen möchten
• die Namen der Felder, die aus Smartsheet in Ihren ServiceNow-Datensatz eingefügt werden sollen

Um Daten aus der Smartsheet-Zeile in Ihren neuen ServiceNow-Datensatz zu verschieben, müssen Sie die Felder zuordnen.

Ein Teil der Zuordnung ist bereits für Sie ausgefüllt. Sie müssen lediglich die Werte im Feld Schlüssel an die Felder in Ihrem Datensatz anpassen. 

Auf dem Foto unten sehen Sie die Felder Key (Schlüssel) und Value (Wert). Ersetzen Sie die Werte der Key-Felder (Schlüssel) so, dass sie mit den Feldern in Ihrem ServiceNow-Datensatz übereinstimmen (dies hängt von Ihrer ServiceNow-Einrichtung ab). 

1. Wählen Sie im Workflow das Modul ServiceNow: Create Record (Datensatz erstellen) aus. 
2. Fügen Sie den Namen Ihrer ServiceNow-Tabelle in das Feld Table Name (Tabellenname) ein.
3. Erweitern Sie den Bereich Columns (Spalten). 
4. Ersetzen Sie den Wert im Feld Key #1 (Schlüssel 1) durch den Feldnamen im ServiceNow-Datensatz, in dem die Daten der Spalte Details angezeigt werden sollen. 
5. Ersetzen Sie den Wert im Feld Key #2 (Schlüssel 2) durch den Feldnamen im ServiceNow-Datensatz, in dem die Daten der Spalte Request (Anforderung) angezeigt werden sollen. 
6. Um den Wert der Spalte „Severity“ (Schweregrad) in Key #3 (Schlüssel 3) zu übernehmen, ersetzen Sie den Wert durch den entsprechenden Feldnamen.

Wenn Sie weitere Daten in Ihren Datensatz importieren möchten, fügen Sie im nächsten Key-Feld (Schlüssel) den Namen des Datensatzfelds hinzu. Geben Sie dann den Datenverweis in das Feld Value (Wert) ein. 

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Auslöser einrichten

Der von Ihnen eingerichtete Auslöser führt Ihren neuen Workflow jedes Mal aus, wenn sich der Wert in der Spalte Severity (Schweregrad) ändert. 

So richten Sie den Auslöser ein

1. Wählen Sie nach der Authentifizierung den Tab Triggers (Auslöser) aus und erweitern Sie den Bereich Triggers (Auslöser).
2. Wählen Sie Add to Triggers (Zu Auslösern hinzufügen) aus. 
3. Geben Sie im Feld Trigger Name (Name des Auslösers) einen eindeutigen Namen für den Auslöser ein.

4. Geben Sie im Feld Sheet ID (Sheet-ID) die eindeutige ID des Sheets ein. 
    

   Sie finden diese ID in Ihrem Sheet unter File > Properties (Datei > Eigenschaften).

    

5. Wählen Sie im Feld Event Type (Ereignistyp) den Auslöser When Column Values are Changed (Wenn Spaltenwerte geändert werden) aus. 
6. Geben Sie im Feld Column Name or ID (Spaltenname oder -ID) den Wert Severity (Schweregrad) ein. 
7. Wählen Sie in der Liste Workflow Ihren neuen Workflow aus. 

Workflow-Aufschlüsselung

Unten erfahren Sie, was die einzelnen Elemente der Workflows In dieser Vorlage bewirken. 

Die meisten Module in dieser Liste verwenden Datenverweise.

• Smartsheet: Get Row (Smartsheet: Zeile abrufen) – wenn der Workflow eine Änderung des Schweregradwerts in Ihrem Smartsheet-Sheet erkennt, ruft das Modul Get Row die Daten aus dieser Zeile ab. 
• Junction: Check Severity Column (Verzweigung: Schweregrad-Spalte prüfen) – überprüft den Wert in der Spalte Severity (Schweregrad), in der ein statischer Wert (z. B. „Hoch“) mit einem Datenverweis verglichen wird (d. h. dem Zellenwert in der Spalte Severity (Schweregrad) aus dem Modul „Get Row“). Wenn der Wert im Datenverweis dem statischen Wert entspricht, folgt der Workflow dem Pfad zur Erstellung eines ServiceNow-Datensatzes. Jeder andere Wert führt zum entgegengesetzten Pfad, wodurch der Workflow gestoppt wird. 
• ServiceNow: Create Record (Datensatz erstellen) – erstellt einen Datensatz in einer bestimmten ServiceNow-Tabelle. Sie müssen den Namen der Tabelle angeben, in der der Datensatz erstellt werden soll. Die Felder Key (Schlüssel) und Value (Wert) in diesem Modul rufen Verweise aus dem Modul „Get Row“ ab und fügen die Werte der Spalten Details, Request (Anforderung) und Severity (Schweregrad) in die Felder Ihres ServiceNow-Datensatzes ein. Sie müssen die Key-Werte (Schlüssel) in diesem Modul so umbenennen, dass sie mit der Stelle übereinstimmen, an der diese Daten in Ihrem ServiceNow-Datensatz angezeigt werden sollen. 
• Smartsheet: Update Row (Smartsheet: Zeile aktualisieren) – verwendet die Nummer im Datenverweis aus dem erstellten Datensatz. Anschließend wird der Wert in das ServiceNow-Feld Record ID (Datensatz-ID) im Smartsheet-Sheet eingefügt. Wenn dieser Wert in Ihrem Sheet angezeigt wird, wurde der Workflow erfolgreich ausgeführt und hat die ID, um Ihren Datensatz in ServiceNow zu finden.

Vorlage anpassen

Sie haben folgende Möglichkeiten, um diese Vorlage anzupassen:

• Verwenden Sie eine Kontrollkästchenspalte und lassen Sie das Modul „Update Row“ das Kontrollkästchen auswählen, wenn die Zeile in einen ServiceNow-Datensatz umgewandelt wurde.
• Wenn ein bestimmtes Team nur in ServiceNow arbeitet, wandeln Sie stattdessen alle diesem Team zugewiesenen Zeilen in ServiceNow-Datensätze um.