Gilt für
- Enterprise
- Business
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
RM-Administratoren, Portfoliobearbeiter und Personalplaner können Zuweisungen in Resource Management aktualisieren. Inhaber, Administratoren und Sheet-Bearbeiter können Zuweisungen in Smartsheet aktualisieren.
Zuweisungen in Resource Management mit Smartsheet synchronisieren
Änderungen an Zuweisungen, die direkt in Resource Management vorgenommen werden, werden automatisch auf die verknüpften Zeilen in Smartsheet angewendet. Außerdem werden bestimmte in Smartsheet vorgenommene Änderungen automatisch mit Resource Management synchronisiert.
Dieser Artikel richtet sich nur an Benutzer, die sowohl in Resource Management als auch in Smartsheet über ein Konto verfügen.
Erste Schritte
Stellen Sie sicher, dass Sie den Resource Management-Bereich und die Verbindung auf Kontoebene für Ihre Organisation eingerichtet haben.
So aktivieren Sie die Zuweisungssynchronisierung für Projekte, die vor März 2021 verbunden wurden:
- Öffnen Sie im Sheet den Bereich Resource Management.
- Achten Sie auf den Projektnamen ganz oben im Bereich.
- Wählen Sie ganz oben im Bereich das Dreipunkt-Menü und dann Verbindung von Resource Management-Projekt aufheben aus.
- Wählen Sie im nächsten Bildschirm Bestehendes Resource Management-Projekt aus.
- Suchen Sie nach dem zuvor verbundenen Resource Management-Projekt und wählen Sie es aus.
- Wählen Sie Projekt verbinden aus. Das Sheet wird nun mit Resource Management synchronisiert.
Zuweisungen in Resource Management aktualisieren
Sie können Änderungen an Zuweisungen direkt in Resource Management vornehmen und diese Änderungen automatisch auf das verknüpfte Sheet anwenden lassen. In Resource Management vorgenommene Änderungen an der Beschreibung des Arbeitselements, der zugewiesenen Person, den Daten und der Zuordnung können in Smartsheet übernommen werden. Diese Änderungen erfolgen automatisch und es sind keine zusätzlichen Schritte oder Bestätigungen erforderlich.
Alle Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen in der Resource Management können diese Änderungen vornehmen. Benutzer von Resource Management benötigen keinen Zugriff auf das verbundene Sheet. Änderungen werden entsprechend der Änderung durch den Resource Management Synchronisation-Service im Aktivitätsprotokoll des Sheets angezeigt.
Phasenbasierte Zuweisungen werden noch nicht unterstützt und es gibt viele Szenarien, in denen eine Synchronisierung unter Umständen nicht möglich ist. Weitere Informationen finden Sie in den untenstehenden Tabellen für unterstützte Aktionen und nicht unterstützte Aktionen.
Zuweisungen in Smartsheet aktualisieren
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie dann das Sheet. Möglicherweise müssen Sie Ihren Browser aktualisieren, um die Aktualisierungen zu sehen.
So funktioniert die Zuweisungssynchronisierung
Die Zuweisungssynchronisierung gilt nur für Sheets, die über den Resource Management-Bereich mit Resource Management verbunden sind. In Resource Management geänderte Zuweisungen werden verarbeitet und, sofern zulässig, auf das verbundene Sheet angewendet.
Sie möchten einen Änderungsverlauf sehen? Verwenden Sie das Aktivitätsprotokoll.
Hier ist ein Beispiel für einen Workflow:
- Erstellen Sie ein Projekt-Sheet in Smartsheet.
- Verwenden Sie den Resource Management-Bereich, um es mit einem Ressourcenplan in Resource Management zu verbinden.
- Erstellen Sie Platzhalterzuweisungen im Projekt-Sheet.
- Speichern Sie das Sheet. Platzhalterzuweisungen werden mit der Resource Management synchronisiert.
- Weisen Sie in Resource Management die Arbeit der Platzhalter bestimmten Teammitgliedern zu. Die Felder für zugewiesene Personen werden im Sheet automatisch mit den zugewiesenen Teammitgliedern aktualisiert.
Wenn die vorgenommene Änderung nicht im Sheet zulässig ist (z. B. wenn Sie die Daten einer Zuweisung in einer übergeordneten Zeile bearbeiten), wird die Änderung nicht angewendet. In diesem Beispiel müssen die Daten der untergeordneten Zeile(n) im Sheet so aktualisiert werden, dass sie mit den neuen Zuweisungsdaten in Resource Management übereinstimmen.
Das Diagramm fasst zusammen, wie in Resource Management vorgenommene Änderungen in Smartsheet angezeigt werden.
| In Resource Management vorgenommene Änderung | Ergebnis in Smartsheet |
|---|---|
| Änderung der Zuweisung von einer Person oder eines Platzhalters zu einer anderen Person oder einem anderen Platzhalter | Aktualisierung des Werts für zugewiesene Person im Sheet |
| Geänderter Zuordnungswert oder -typ | Umrechnung der Zuordnung in entsprechende % (bei Verwendung anderer Zuordnungstypen in Resource Management) und Aktualisierung im Sheet |
| Datumsänderung | Aktualisierte Daten im Sheet |
| Aktualisierung der Beschreibung des Arbeitselements (hinzugefügt, geändert oder entfernt) | Aktualisierung des Texts im primären Feld |
| Neuzuweisung in Zeile mit Mehrfachzuweisung | Aktualisierung der neu zugewiesenen Person in der Zeile, wobei alle anderen Felder unberührt bleiben. |
| Zuordnungsänderung in Zeile mit Mehrfachzuweisung | Aktualisierung der Zuordnung für diese Zeile und alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind*. |
| Datumsänderung in Zeile mit Mehrfachzuweisung | Aktualisierung der Daten für diese Zeile und alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind*. |
| Aktualisierung der Beschreibung des Arbeitselements in Zeile mit Mehrfachzuweisung | Aktualisierung des Texts im primären Feld, was für alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind, übernommen wird*. |
| Erstellung einer neuen Zuweisung | Hinzufügen einer neuen Zeile mit den Zuweisungsdetails am unteren Ende des Sheets. |
| Entfernung einer Zuweisung | Entfernung der zugewiesenen Person aus der Zeile, wobei die Zeile und die zugehörigen Details im Sheet verbleiben. |
Aufteilung einer Zuweisung
| Aktualisierung des Enddatums der verbundenen Zeile im Sheet im ersten Teil der Zuweisung. Erstellung des zweiten Teils der Zuweisung als neue Zeile am unteren Ende des Sheets. |
| Wiederholung einer Zuweisung | Erstellung der zusätzlichen Zuweisungen als neue Zeilen am unteren Ende des Sheets. |
| Entfernung sich überschneidender Zuweisungen | Entfernung der zugewiesenen Personen aus den verknüpften Sheet-Zeilen bei Zuweisungen, die in Resource Management entfernt werden. |
| Bearbeiten von Werten einer Zuweisung in einem Sheet mit gesperrten Zeilen, Spalten oder Formeln | Aktualisierung von durch einen Sheet-Administrator bearbeitbare Zellenwerte im Sheet. Beachten Sie, dass dadurch in die Zelle eingegebene Formeln gelöscht werden können. |
Nicht unterstützte Aktionen
Manchmal wird eine in Resource Management vorgenommene Änderung möglicherweise nicht im verbundenen Sheet angezeigt. Dies kann auf gesperrte Felder, Projekthierarchien oder Abhängigkeiten zurückzuführen sein.
Es werden keine Benachrichtigungen gesendet, wenn ein Synchronisierungsproblem auftritt (siehe Warnungen zu Synchronisierungsfehlern). Dieses Diagramm zeigt Situationen, in denen die in Resource Management vorgenommene Änderung häufig nicht für das verbundene Sheet übernommen wird.
| In Resource Management vorgenommene Änderung | Synchronisierungsproblem in Smartsheet |
|---|---|
| Bearbeitung der Daten für eine Person, die einer übergeordneten Zeile zugewiesen ist | Daten von übergeordneten Zeilen in Smartsheet können nicht bearbeitet werden. |
| Bearbeitung der Zuordnung einer Person, die einer übergeordneten Zeile zugewiesen ist | Die Zuordnung einer übergeordneten Zeile in Smartsheet kann nicht bearbeitet werden. |
| Bearbeitung des Startdatums für eine Person, die einer abhängigen Zeile zugewiesen ist | Startdaten von Zeilen mit einem Vorgänger können nicht bearbeitet werden. |
| Neuzuweisung eines Arbeitselements zu einer Person, die nicht in Smartsheet vorhanden ist oder nicht vom Smartsheet-Konto verwaltet wird | Die E-Mail-Adresse des Benutzers für Resource Management wird im Sheet aktualisiert, aber dieser Benutzer wird nicht vom Resource Management-Bereich erkannt. |
| Neuzuweisung einer Zuweisung mit Mehrfachzuweisung von einer Person zu einem Platzhalter | Kombinationen aus benannten Personen und Platzhaltern werden von Zeilen in Smartsheet nicht unterstützt. Die Aktualisierung schlägt fehl, sodass die bestehende Person im Sheet zugewiesen bleibt. |
| Bearbeitung der Zuordnung einer Zuweisung, wenn das Sheet eine Spaltenformel zur Berechnung der Zuordnung verwendet | Zellen mit einer Spaltenformel können nicht bearbeitet werden. |
| Erstellung einer Zuweisung auf Phasenebene oder Kopieren einer Zuweisung in eine Phase | Phasen werden von der Integration für den Resource Management-Bereich derzeit nicht unterstützt. Die neu erstellte Zuweisung wird nicht im Bereich angezeigt und auch nicht dem Sheet hinzugefügt. |
| Entfernung einer zugewiesenen Person aus einer Zuweisung, ohne das nicht zugewiesene Arbeitselement aus Resource Management zu entfernen | Die Person wird in Smartsheet aus der Zeile entfernt und die Verbindung zwischen diesem Arbeitselement in Resource Management und Smartsheet wird entfernt. Künftige Änderungen an den Zuweisungen werden so behandelt, als würde es sich um unterschiedliche Zuweisungen handeln. |
| Änderung des Status des Arbeitselements | Der Status des Arbeitselements wird derzeit nicht mit Daten im Sheet synchronisiert. |
| Änderung von Notizen oder Unteraufgaben | Notizen und Unteraufgaben werden derzeit nicht mit Daten im Sheet synchronisiert. |
| Erfassung der Zeit für die Zuweisung | Die Zeit kann für Projekte, Phasen und Kategorien erfasst werden, aber die Erfassung von Zeit für Aufgaben wird derzeit nicht unterstützt. |
| Aufnahme benutzerdefinierter Informationen | Die über den Bereich synchronisierten Felder sind das primäre Feld für diese Zeile sowie zugewiesene Personen, die Zuordnung und Daten. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, andere benutzerdefinierte Informationen aufzunehmen. |
| Verwaltung der Ressourcenzuweisung nach Phase | Phasen in Ressource Management werden derzeit nicht in Smartsheet unterstützt. |