Änderungen an Zuweisungen, die direkt in Resource Management vorgenommen werden, werden automatisch auf die verknüpften Zeilen in Smartsheet angewendet. Außerdem werden bestimmte in Smartsheet vorgenommene Änderungen automatisch mit Resource Management synchronisiert.
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Dieser Artikel richtet sich nur an Benutzer*innen, die sowohl in Resource Management als auch in Smartsheet über ein Konto verfügen.
Erste Schritte
Stellen Sie sicher, dass Sie den Resource Management-Bereich und die Verbindung auf Kontoebene für Ihre Organisation eingerichtet haben.
Zuweisungen in Resource Management aktualisieren
Sie können Änderungen an Zuweisungen direkt in Resource Management vornehmen und diese Änderungen automatisch auf das verknüpfte Sheet anwenden lassen. In Resource Management vorgenommene Änderungen an der Beschreibung des Arbeitselements, der zugewiesenen Person, den Daten, Phasen und der Zuordnung können in Smartsheet übernommen werden. Diese Änderungen erfolgen automatisch und es sind keine zusätzlichen Schritte oder Bestätigungen erforderlich.
Alle Benutzer*innen mit Bearbeiter-Berechtigungen in Resource Management können diese Änderungen vornehmen. Benutzer*innen in Resource Management benötigen keinen Zugriff auf das verbundene Sheet. Änderungen werden als Änderungen durch den Resource Management Synchronisation-Service im Aktivitätsprotokoll des Sheets angezeigt.
In einigen Fällen wird eine Synchronisierung eventuell nicht möglich sein. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Tabellen.
Zuweisungen in Smartsheet aktualisieren
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie dann das Sheet. Möglicherweise müssen Sie Ihren Browser aktualisieren, um die Aktualisierungen zu sehen.
So funktioniert die Zuweisungssynchronisierung
Benutzer*innen müssen zahlungspflichtige Mitglieder des Smartsheet-Plans sein, dem das Sheet gehört, um auf den Resource Management-Bereich zugreifen zu können.
Die Zuweisungssynchronisierung gilt nur für Sheets, die über den Resource Management-Bereich mit Resource Management verbunden sind. In Resource Management geänderte Zuweisungen werden verarbeitet und, sofern zulässig, auf das verbundene Sheet angewendet.
Hier ist ein Beispiel für einen Workflow:
- Erstellen Sie ein Projekt-Sheet in Smartsheet.
- Verwenden Sie den Resource Management-Bereich, um es mit einem neuen Ressourcenplan in Resource Management zu verbinden.
- Erstellen Sie Platzhalterzuweisungen im Projekt-Sheet.
- Speichern Sie das Sheet. Platzhalterzuweisungen werden mit der Resource Management synchronisiert.
- Weisen Sie in Resource Management die Arbeit der Platzhalter bestimmten Teammitgliedern zu. Die Felder für zugewiesene Personen werden im Sheet automatisch mit den zugewiesenen Teammitgliedern aktualisiert.
Sie möchten einen Änderungsverlauf sehen? Verwenden Sie das Aktivitätsprotokoll.
Phasen in verbundenen Projekten
Phasen können nur in Smartsheet hinzugefügt, gelöscht oder bearbeitet werden. Das Startdatum der ersten Zuweisung ist das Startdatum der Phase und das Enddatum der letzten Zuweisung ist das Enddatum der Phase. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen und Bearbeiten von Phasen.
In Resource Management können Sie Zuweisungen und Ressourcen hinzufügen, Zeit nachverfolgen, Phasenbudgets erstellen, Abrechnungssätze für eine Phase hinzufügen und Berichte über die Phase erstellen.
Wenn die vorgenommene Änderung nicht im Sheet zulässig ist (z. B. wenn Sie die Daten einer Zuweisung in einer übergeordneten Zeile bearbeiten), wird die Änderung nicht angewendet. In diesem Beispiel müssen die Daten der untergeordneten Zeile(n) im Sheet so aktualisiert werden, dass sie mit den neuen Zuweisungsdaten in Resource Management übereinstimmen.
Das Diagramm fasst zusammen, wie in Resource Management vorgenommene Aktionen mit Smartsheet synchronisiert werden.
| Aktion in Smartsheet | Aktion in Resource Management |
|---|---|
Hinzufügen eines neuen Phasenwerts zu einer Zeile* | Erstellen einer neuen Phase (Aktion kann nur in Smartsheet ausgeführt werden.) |
Löschen einer an mehrere Zeilen gebundenen Phase* | Löschen der Phase in RM.* Wenn eine Phase Zeiteinträge hat, verbleibt sie zu historischen Berichtszwecken in RM (Aktion kann nur in Smartsheet ausgeführt werden) |
Bearbeitung eines Phasennamens* | Aktualisieren eines Phasennamens (Aktion kann nur in Smartsheet ausgeführt werden.) |
Hinzufügen einer neuen Zeile zu einem Projekt mit einem bestehenden Phasenwert* | Erstellung der Zuweisung in der bestehenden Phase (Aktion kann nur in Smartsheet ausgeführt werden.) |
Aktualisierung eines Zuweisungsdatums, das mit einer Phase verknüpft ist | Aktualisierung des zugehörigen Phasendatums |
Aktualisierung des Werts für zugewiesene Person im Sheet | Änderung der Zuweisung von einer Person oder eines Platzhalters zu einer anderen Person oder einem anderen Platzhalter |
Umrechnung der Zuordnung in entsprechende % (bei Verwendung anderer Zuordnungstypen in Resource Management) und Aktualisierung im Sheet | Änderung des Zuordnungswerts oder -typs |
Aktualisierung der Daten im Sheet | Datumsänderung |
Aktualisierung des Texts im primären Feld | Aktualisierung der Beschreibung des Arbeitselements (hinzugefügt, geändert oder entfernt) |
Aktualisierung der neu zugewiesenen Person in der Zeile, wobei alle anderen Felder unberührt bleiben | Neuzuweisung in Zeile mit Mehrfachzuweisung |
Aktualisierung der Zuordnung für die Zeile und alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind | Zuordnungsänderung in Zeile mit Mehrfachzuweisung |
Aktualisierung der Datumsangaben für diese Zeile und alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind | Datumsänderung in Zeile mit Mehrfachzuweisung |
Aktualisierung des Texts im primären Feld, was für alle Personen, die dieser Zeile zugewiesen sind, übernommen wird | Aktualisierung der Beschreibung des Arbeitselements in Zeile mit Mehrfachzuweisung |
Hinzufügen einer neuen Zeile mit den Zuweisungsdetails am unteren Ende des Sheets | Erstellung einer neuen Zuweisung |
Entfernung der zugewiesenen Person aus der Zeile, wobei die Zeile und die zugehörigen Details im Sheet verbleiben | Entfernung einer Zuweisung |
Aktualisierung des Enddatums der verbundenen Zeile im Sheet im ersten Teil der Zuweisung. Erstellung des zweiten Teils der Zuweisung als neue Zeile am unteren Ende des Sheets. | Aufteilung einer Zuweisung |
Erstellung der zusätzlichen Zuweisungen als neue Zeilen am unteren Ende des Sheets | Wiederholung einer Zuweisung |
Entfernung der zugewiesenen Personen aus den verknüpften Sheetzeilen bei Zuweisungen, die in Resource Management entfernt werden. | Entfernung sich überschneidender Zuweisungen |
Aktualisierung von Zellenwerten im Sheet, die von einem bzw. einer Sheetadmin bearbeitet werden können. Beachten Sie, dass dadurch in die Zelle eingegebene Formeln gelöscht werden können. | Bearbeiten von Werten einer Zuweisung in einem Sheet mit gesperrten Zeilen, Spalten oder Formeln |
Nicht unterstützte Aktionen
Manchmal wird eine in Resource Management vorgenommene Änderung möglicherweise nicht im verbundenen Sheet angezeigt. Dies kann auf gesperrte Felder, Projekthierarchien oder Abhängigkeiten zurückzuführen sein.
Es werden keine Benachrichtigungen gesendet, wenn ein Synchronisierungsproblem auftritt (siehe Warnungen zu Synchronisierungsfehlern). Dieses Diagramm zeigt Situationen, in denen die in Resource Management vorgenommene Änderung häufig nicht für das verbundene Sheet übernommen wird.
| In Resource Management vorgenommene Änderung | Synchronisierungsproblem in Smartsheet |
|---|---|
| Bearbeitung der Datumsangaben für eine Person, die einer übergeordneten Zeile zugewiesen ist | Datumsangaben von übergeordneten Zeilen in Smartsheet können nicht bearbeitet werden. |
| Bearbeitung der Zuordnung einer Person, die einer übergeordneten Zeile zugewiesen ist | Die Zuordnung einer übergeordneten Zeile in Smartsheet kann nicht bearbeitet werden. |
| Bearbeitung des Startdatums für eine Person, die einer abhängigen Zeile zugewiesen ist | Startdaten von Zeilen mit einem Vorgänger können nicht bearbeitet werden. |
| Neuzuweisung eines Arbeitselements zu einer Person, die nicht in Smartsheet vorhanden ist oder nicht vom Smartsheet-Konto verwaltet wird | Die Benutzer-E-Mail-Adresse für Resource Management wird im Sheet aktualisiert, aber diese*r Benutzer*in wird nicht vom Resource Management-Bereich erkannt. |
| Neuzuweisung einer Zuweisung mit Mehrfachzuweisung von einer Person zu einem Platzhalter | Kombinationen aus benannten Personen und Platzhaltern werden von Zeilen in Smartsheet nicht unterstützt. Die Aktualisierung schlägt fehl, sodass die bestehende Person im Sheet zugewiesen bleibt. |
| Bearbeitung der Zuordnung einer Zuweisung, wenn das Sheet eine Spaltenformel zur Berechnung der Zuordnung verwendet | Zellen mit einer Spaltenformel können nicht bearbeitet werden. |
| Entfernung einer zugewiesenen Person aus einer Zuweisung, ohne das nicht zugewiesene Arbeitselement aus Resource Management zu entfernen | Die Person wird in Smartsheet aus der Zeile entfernt und die Verbindung zwischen diesem Arbeitselement in Resource Management und Smartsheet wird entfernt. Künftige Änderungen an den Zuweisungen werden so behandelt, als würde es sich um unterschiedliche Zuweisungen handeln. |
| Änderung des Status des Arbeitselements | Der Status des Arbeitselements wird derzeit nicht mit den Daten im Sheet synchronisiert. |
| Änderung von Notizen oder Unteraufgaben | Notizen und Unteraufgaben werden derzeit nicht mit den Daten im Sheet synchronisiert. |
| Erfassung der Zeit für die Zuweisung | Die Zeit kann für Projekte, Phasen und Kategorien erfasst werden, aber die Erfassung von Zeit für Aufgaben wird derzeit nicht unterstützt. |
| Aufnahme benutzerdefinierter Informationen | Die über den Bereich synchronisierten Felder sind die primären Felder für diese Zeile sowie zugewiesene Personen, die Zuordnung und Datumsangaben. Andere benutzerdefinierte Informationen können derzeit nicht aufgenommen werden. |