Arbeitslastverfolgung in Smartsheet

Die Arbeitslastverfolgung ist für Benutzer mit einem Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet verfügbar. Sie ist auch für Benutzer verfügbar, die über ein Konto für Resource Management verfügen und Smartsheet-Authentifizierung für Resource Management aktiviert haben.

Wenn Sie über einen Resource Management-Plan verfügen und Arbeitslastverfolgung verwenden, sind Ihre Projektdaten in Resource Management für Administratoren und andere Benutzer mit kontoweitem Zugriff sichtbar. 

In Projektsheets können Sie die Arbeitslastverfolgung aktivieren, mit der die Verfügbarkeit der Ressourcen berechnet wird, die der Arbeit am Projekt zugewiesen sind. Sie können die Verfügbarkeit aus allen Zuweisungen von Projekten berechnen, für die die Arbeitslastverfolgung aktiviert ist. Es ist ein Best Practice, die Arbeitslastverfolgung für alle zugesagten Arbeiten zu aktivieren, damit sich Projektmanager ein möglichst genaues Bild von der Verfügbarkeit einer Person machen können. Jedes Projektplan-Sheet enthält eine Spalte für die Zuordnung in Prozent. In dieser Spalte kann angegeben werden, wie viel Zeit einer Person dem Projekt zugeteilt werden kann. 

Die Option zum Nachverfolgen der Arbeitslast Ihres Teams wird angezeigt, wenn:

• Sie mit einem leeren Sheet beginnen und zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ hinzufügen.
• Sie mit einer Gantt-Ansicht, Projekt-Sheet-Vorlage oder Projektassistentenvorlage beginnen, und zwar sofort nach dem Öffnen des Sheets.
• Sie ein bestehendes Sheet mit Daten öffnen, die zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ enthalten.

Wenn Sie bei der Aufforderung Jetzt testen auswählen, wird der Resource Management-Bereich geöffnet, in dem Sie mit der Arbeitslastverfolgung beginnen können. Wenn Sie bei der Aufforderung Verwerfen auswählen, wird die Meldung geschlossen und für 3 Tage nicht mehr in Ihren Sheets angezeigt. Wenn Sie das Kästchen Nicht mehr anzeigen aktivieren und dann Verwerfen auswählen, wird die Aufforderung dauerhaft aus allen Ihren Sheets entfernt. 

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Ein Projektsheet enthält typischerweise die Spalten „Startdatum“, „Enddatum“, „Dauer“, „% abgeschlossen“ und „Vorgänger“. Doch Smartsheet konfiguriert automatisch die zusätzlich erforderlichen Spalten, um ein Sheet mithilfe von Resource Management im Hintergrund in ein Projekt-Sheet umzuwandeln, wenn Sie der Verwendung der Arbeitslastverfolgung zustimmen. 

Arbeitslast-Heatmap

Nachdem Sie die Arbeitslastverfolgung für Ihr Projekt im Resource Management-Bereich aktiviert haben, zeigt der Bereich eine Arbeitslast-Heatmap mit Überbuchungen an. Mit der Arbeitslast-Heatmap können Sie Probleme bei der Personalbesetzung identifizieren. Ein roter Balken zeigt an, dass Ressourcen überbucht sind, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um Probleme bei der Personalbesetzung zu beheben.

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Farben der Arbeitslast-Heatmap

Arbeitszeitplan

Sie können die Arbeitslast-Heatmap in einen Vollbild-Arbeitszeitplan erweitern, um die Bedingungen für die Überbuchung im Detail zu sehen. Hier sehen Sie, welche anderen Projekte zu einer Überbuchung beitragen, und können entweder die Projektzuweisung ändern, um das Problem zu beheben, oder mit anderen Projektinhabern zusammenarbeiten, um die Zuweisungen für ihre Projekte zu ändern. Sie können nur Zuweisungen im Arbeitszeitplan bearbeiten, die sich auf das geöffnete Sheet beziehen. 

Sie müssen das Sheet speichern, damit Zuweisungsänderungen in der Tabelle auf den Arbeitszeitplan übertragen werden. Doch wenn Sie Zuweisungsänderungen im Arbeitszeitplan vornehmen, werden die Änderungen automatisch auf die Tabelle übertragen.Sie müssen den Arbeitszeitplan jedoch nicht speichern, da Zuweisungsänderungen beim Speichern sofort übertragen werden.

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Farben des Arbeitszeitplans

Arbeitslast-Heatmap und Arbeitszeitplan einrichten

1. Öffnen Sie Ihr Projektplan-Sheet.
2. Wählen Sie das Symbol für den Resource Management-Bereich aus.
3. Aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung auf dem Projekt-Sheet.
4. Überprüfen Sie die Arbeitslast-Heatmap, um die zugewiesenen Personen für Arbeit im Projektplan anzuzeigen und sicherzustellen, dass niemand überbucht ist.

Indikatoren für eine Überbuchung werden mit zunehmender Wahrscheinlichkeit angezeigt, wenn die Arbeitslastverfolgung für andere Projekte aktiviert wird, an denen Ressourcen arbeiten. Andere Projektmanager sollten die Arbeitslastverfolgung für ihre Projekte aktivieren. Das verbessert die Transparenz für alle Arbeiten, die Ressourcen zu erledigen haben.

5. Erweitern Sie die Arbeitslast-Heatmap in den Vollbild-Arbeitszeitplan, um zu sehen, welche anderen Projekte viel Zeit beanspruchen und zu einer Überbuchung beitragen.
6. Passen Sie Projektzuweisungen im Arbeitszeitplan oder im Projekt-Sheet an, um eine Überbuchung zu beheben. Arbeiten Sie mit anderen Projektmanagern zusammen, um Zuweisungen bei ihren Projekten nach Bedarf anzupassen.
7. Überprüfen Sie regelmäßig die Arbeitslast-Heatmap, um andere Probleme mit der Personalbesetzung während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren. 

Sie können die Arbeitslast für externe Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff derzeit nicht verfolgen. Sie sollten sie im Admin Center zu unlizenzierten Benutzern umwandeln, um ihre Arbeitslast zu verfolgen.

Arbeitslastverfolgung deaktivieren

Wählen Sie im Resource Management-Bereich das Ellipsenmenü und dann Arbeitslastverfolgung deaktivieren aus. Die Daten zur Arbeitslastverfolgung werden archiviert und sind nicht mehr sichtbar. 

Archivierte Projekte werden im Arbeitszeitplan ausgeblendet. Wenn Sie über ein Konto in Resource Management verfügen, melden Sie sich bei diesem an, um archivierte Projekte im Resource Management-Zeitplan anzuzeigen. 

Stellen Sie vor dem Löschen eines Sheets sicher, dass Sie die Arbeitslastverfolgung deaktiviert haben. Zuweisungen in diesem Sheet werden dann nicht im Arbeitszeitplan von Projekten angezeigt. 

Zwischen Resource Management-Konten wechseln

Wenn Sie über mehrere Resource Management-Konten verfügen, können Sie das Projekt bei Bedarf in ein anderes Konto verschieben. 

1. Wählen Sie das Ellipsenmenü aus. Wählen Sie „Arbeitslastverfolgung deaktivieren“ aus.
2. Wählen Sie im Resource Management-Bereich Arbeitslast verfolgen aus.
3. Wählen Sie das Konto aus, das Sie für das Projekt verwenden möchten. 

Upgrade auf Resource Management-Funktionen durchführen

Die Resource Management-Funktionen von Smartsheet bieten verbesserte und erweiterte Profile für die Erfassung der Fähigkeiten, Rolle, Disziplin, Teilzeitverfügbarkeit und mehr einer Person. Mithilfe dieser Informationen kann Resource Management kompetenzbasierte Personalempfehlungen aussprechen, Zeitpläne von Mitarbeitern zur Planung nutzen und vieles mehr.

Weitere Informationen zum Kauf von Smartsheet Resource Management erhalten Sie von Ihrem Kundenteam oder unserem Support.

Resource Management erstellt automatisch Benutzerprofile (nicht verwaltete Ressourcen), wenn sie einem Projekt zugewiesen werden, das Arbeitslastverfolgung nutzt. Resource Management arbeitet hinter den Kulissen an der Verbesserung der Arbeitslastverfolgung. Wenn Sie sich für ein Upgrade auf Resource Management-Funktionen entscheiden, stehen Ihnen diese Daten zur Verfügung. Weitere Informationen zu Profilen für nicht verwaltete Ressourcen.  

Wenn Sie Smartsheet Resource Management bereits verwenden, werden die Daten der Arbeitslastverfolgung automatisch mit Ihrer Resource Management-Instanz synchronisiert. 

Arbeitslastverfolgung in der kostenlosen Smartsheet-Testversion aktivieren

Wenn Sie kein Smartsheet-Konto haben, aber die Arbeitslastverfolgung ausprobieren möchten, können Sie eine kostenlose Smartsheet-Testversion buchen. So aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung nach dem Start der Testversion:

1. Wählen Sie Ihr Profilsymbol und dann Benutzerverwaltung aus. 

   Die Option „Benutzerverwaltung“ steht nur der Person zur Verfügung, die die kostenlose Testversion gebucht hat. 

2. Wählen Sie Benutzer hinzufügen aus. 
3. Geben Sie im Fenster „Kontoeinrichtung“ den Kontonamen ein.
4. Speichern Sie die Änderungen. 
5. Nun wird auf der rechten Seite das Resource Management-Symbol angezeigt. Wählen Sie das Symbol aus, um die Arbeitslastverfolgung zu starten.