Smartsheet-Benutzer*innen über Entra ID verwalten

Überblick

Alle neuen Benutzer*innen, die über Entra ID bereitgestellt werden, verfügen über Betrachterberechtigungen mit der Möglichkeit, eine qualifizierende Aktion vorzunehmen und mit der Erstellung zu vorläufigen Mitgliedern zu werden. Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist die Rolle „Systemadmin“, die als Nicht-Mitglied (Betrachter) bereitgestellt werden kann. Darüber hinaus können Sie für bestehende Benutzer*innen nur über die Seite Platztypen und Ausgleich in Admin Center ein Upgrade oder Downgrade durchführen.

Vorläufige Mitglieder haben den gleichen Zugriff auf Funktionen wie reguläre Mitglieder, jedoch nur für eine begrenzte Zeit. Erfahren Sie mehr über vorläufige Mitglieder.

Voraussetzungen

System- und IT-Admins können Active Directory mit Smartsheet einrichten. Sofern sie auch Entra ID-Admins sind, können Systemadmins Benutzer*innen über Active Directory verwalten (Bereitstellung, Aufhebung der Bereitstellung und Verwaltung von Benutzerprofilen und Rollen).

1. Kontaktieren Sie den*die für Ihr Smartsheet-Konto zuständige*n Mitarbeitende*n oder den Smartsheet-Support, um diese Funktion für Ihren Unternehmensplan aktivieren zu lassen.
2. Nehmen Sie an der Onlineschulung zur Integration von Entra ID in Smartsheet teil.

Entra ID mit Smartsheet verbinden

Verwenden Sie diese SCIM-URL, um die Entra ID-Integration zu konfigurieren: https://scim.smartsheet.com/v2/
EU-Konten sollten stattdessen diese verwenden: https://scim.smartsheet.eu/v2/

1. Melden Sie sich mit Ihren Systemadmin-Anmeldedaten bei Smartsheet an.
2. Generieren Sie in Smartsheet einen API-Token unter Konto > Apps & Integrationen > API-Zugriff > Neuen Zugriffstoken erstellen. Der generierte Token funktioniert mit Ihren Anmeldedaten – er ist ein Kennwort für Ihr Konto. Behandeln Sie ihn entsprechend.
3. Wenden Sie sich an Ihre*n IT-Admin, um in Entra ID die Katalogkachel für Smartsheet mit der Anwendungs-ID 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270 zu aktivieren.

Benutzer-Provisioning und Provisioning-Aufhebung in Smartsheet konfigurieren

In den folgenden Ressourcen erfahren Sie, wie Sie den Entra ID-Bereitstellungsdienst konfigurieren. Mit dieser Einrichtung können Sie Benutzer*innen und Gruppen in Smartsheet je nach Zuweisung in Ihrem Verzeichnis erstellen, aktualisieren und deaktivieren:

• Automatisiertes Benutzer-Provisioning für Smartsheet in Entra ID konfigurieren
• Informationen über den Entra ID-Dienst, seine Funktionen und häufige Anfragen

Benutzer*innen, deren Bereitstellung aufgehoben wurde, werden deaktiviert. Deaktivierte Benutzer*innen können sich nicht mehr bei Smartsheet anmelden und erhalten keine Mitgliedsbezeichnung mehr. Diese Mitgliedsbezeichnung kann von Ihnen neu zugewiesen werden.

Wenn Sie die zugehörigen Smartsheet-Konten löschen möchten:

1. Deaktivieren Sie die Entra ID-Integration in Smartsheet.
2. Entfernen Sie die Benutzer*innen manuell in Admin Center.

Informationen zu bestehenden Gruppen in Entra ID oder Smartsheet

Der Entra ID-Bereitstellungsdienst aktualisiert nur Benutzer*innen, die der Smartsheet-Anwendung zugewiesen sind. Weisen Sie Benutzer*innen zu, indem Sie sie in bestimmte Entra ID-Gruppen mit Rollenzuordnung aufnehmen.

• Wenn Sie Benutzer*innen keiner Smartsheet-Rollengruppe in Entra ID hinzufügen, werden sie in der Smartsheet-App nicht aktualisiert oder berücksichtigt.
• Wenn Sie Benutzer*innen in Entra ID einer Smartsheet-Rollengruppe zuweisen, sie dadurch in Smartsheet bereitgestellt und später aus dieser Gruppe entfernt werden, werden sie während des nächsten Bereitstellungszyklus deaktiviert.
• Wenn ein*e Smartsheet-Benutzer*in über ein Konto in Entra ID verfügt, aber keiner Entra ID-Gruppe mit Smartsheet-Rollenzuordnung angehört, ignoriert Entra ID den*die Benutzer*in beim Provisioning.

Benutzerlistenbericht

So laden Sie Ihre aktuelle Benutzerliste herunter:

1. Wählen Sie in Admin Center oben links das Symbol für das Menü aus.
2. Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.
3. Wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzerliste aus. Weitere Informationen finden Sie unter Admin Center: Benutzer*innen verwalten, Rollen definieren und mehr. Verwenden Sie diese Liste, um Benutzer*innen die richtigen Rollen in Entra ID zuzuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Benutzer*innen in Ihrem Konto bereitgestellt werden, wenn sie sich zum ersten Mal bei Smartsheet anmelden.

Dieser Bericht enthält folgende Felder:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Status
• Team
• Abteilung
• Kostenstelle

Die Daten für Team, Abteilung und Kostenstelle werden durch Ihren Active Directory-Dienst eingefügt. Wenn für diese Felder Daten vorhanden sind, werden diese im Bericht zur Benutzerliste angezeigt. Wenn keine Daten aus dem Verzeichnisdienst vorhanden sind, sind die Felder im Bericht zur Benutzerliste leer.

Die Daten im Bericht sollten automatisch mit dem Verzeichnisdienst synchronisiert werden, wobei die genaue Aktualisierungsrate vom Verzeichnisdienst bestimmt wird.

Hinweise

Seien Sie nach der Einrichtung vorsichtig, wenn Sie wichtige Änderungen vornehmen, z. B. manuelle oder geskriptete Massenänderungen. Unzureichend vorbereitete Skripte können zur versehentlichen Aufhebung der Bereitstellung führen, wenn sie in Zusammenhang mit der Entra ID-Integration verwendet werden. Sollten Sie Fragen haben oder weitere Hilfe bei wichtigen Änderungen benötigen, kontaktieren Sie den Support.