Genehmigungen mit Workflows anfordern

Genehmigungsanforderungen pausieren den Workflow, bis die Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. Bei jeder Genehmigung oder Ablehnung bestimmen die Bedingungen und Aktionen auf dem Pfad, was als Nächstes geschieht.

Siehe Workflow-Berechtigungen, um zu verstehen, welche Berechtigungen zum Anfordern von Genehmigungen mithilfe automatisierter Workflows erforderlich sind.

Ihren Genehmigungs-Workflow einrichten

Bei geöffnetem Sheet:

1. In der Menüleiste wählen Sie Automatisierung > Workflow ausgehend von Vorlage erstellen ….
2. Im Abschnitt Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen wählen Sie Eine Genehmigung anfordern, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden … > Vorlage verwenden aus.
3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein.
4. Legen Sie im Auslöserblock die Kriterien fest, die den Workflow auslösen.
5. Optional: Erstellen Sie Bedingungsblöcke, um die spezifischen Zeilen zu filtern, die in der Zustellung der Genehmigungsanforderung enthalten sein sollen.
6. Verwenden Sie im Aktionsblock das Feld Name oder E-Mail hinzufügen, um den Stakeholder auszuwählen, der die Genehmigung erteilen muss. 

Wenn Sie nur einen einzigen Kontakt hinzufügen, lautet der Standardname, den Smartsheet für den Genehmigungsstatus erstellt: Kontaktname Genehmigung (z. B. Max Mustermann Genehmigung). Wenn Sie mehrere Kontakte hinzufügen, lautet der Standardname Genehmigungsstatus. 

7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Antwort speichern unter die Spalte aus, in der Sie den Genehmigungsstatus erfassen möchten.
8. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um den Betreff und die Nachricht der E-Mail zu bearbeiten.
9. Wählen Sie die Schaltflächen zum Hinzufügen unter Wenn genehmigt und Wenn abgelehnt aus.
10. Definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, je nachdem, ob die Stakeholder eine Genehmigung oder Ablehnung erteilt haben.
11. Wählen Sie Speichern aus.
    
    

Das war's! Ihr Workflow weist nun mehrere, verbundene Aktionen basierend auf dem Status „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ einer ursprünglichen Genehmigungsanforderung auf.

Erweiterte Optionen

Wählen Sie im Block Genehmigung anfordern das Menü Mehr und dann Erweiterte Optionen … aus.Dort können Sie die folgenden Felder bearbeiten:

• Wenn eingereicht – Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte für den Genehmigungsstatus angezeigt wird, nachdem Sie eine Genehmigungsanforderung eingereicht haben.
• Wenn genehmigt – Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte für den Genehmigungsstatus (oder einer anderen ausgewählten Spalte) für genehmigte Anforderungen angezeigt wird.
  • Schaltflächentext – Passen Sie die Beschriftung für die Genehmigungsschaltfläche an (z. B. „Genehmigen“, „Abgezeichnet“ usw.).
• Wenn abgelehnt – Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte für den Genehmigungsstatus (oder einer anderen ausgewählten Spalte) für abgelehnte Anforderungen angezeigt wird.
  • Schaltflächentext – Passen Sie die Beschriftung für die Schaltfläche zum Ablehnen an (z. B. „Ablehnen“, „Verweigern“ usw.).

Beachten Sie Folgendes

• Verwenden Sie unterschiedliche Genehmigungswerte oder fügen Sie Bedingungen nach jeder genehmigten oder abgelehnten Anforderung hinzu, um doppelte Warnmeldungen zu vermeiden.
• Aktionen, die mit dem Resultat einer Genehmigungsanforderung verbunden sind, werden durch den Status durch Eingabe von Genehmigt oder Abgelehnt ausgeführt und berücksichtigen keine der vor der Genehmigungsanforderung definierten Bedingungen. 
• Es ist ein Best Practice, die Spalten mit dem Genehmigungsstatus im Quellsheet zu sperren oder das Sheet nicht für Personen freizugeben, von denen Sie eine Genehmigung benötigen, um zu verhindern, dass jemand die Spalte mit dem Genehmigungsstatus im Sheet manuell ändert.
• Wenn eine Zeile gesperrt ist, kann niemand eine eingereichte Genehmigungsanforderung für diese Zeile genehmigen oder ablehnen. Eine gesperrte Genehmigungsspalte verhindert jedoch nicht das Einreichen, Genehmigen oder Ablehnen einer Genehmigungsanforderung.
• Sie können höchstens 5.000 Genehmigungsanforderungsaktionen in einer einzigen Workflow-Ausführung senden.

Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Aktion Genehmigungsanforderung nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.