Erfassen von Informationen mit einem Formular

Erstellen und teilen Sie Formulare, mit denen Sie verschiedene Informationen (z. B. Antworten bei Umfragen, Kaufanfragen, Bestellungen usw.) zusammentragen und in einem Blatt übersichtlich darstellen können. Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es mit anderen teilen. Jede Formulareinreichung wird als neue Zeile am Anfang oder Ende Ihres Blatts hinzugefügt.

HINWEIS: Um jemandem das Bearbeiten einer vorhandenen Zeile zu ermöglichen, senden Sie ihm stattdessen eine Aktualisierungsanforderung. (Im Artikel zu Aktualisierungsanforderungen finden Sie weitere Informationen.)

In diesem Artikel:

Erforderliche Berechtigungen

So erstellen, bearbeiten, konfigurieren oder erzeugen Sie einen Link zu einem Formular: 

  • Sie müssen der Blattinhaber sein ODER das Blatt muss mit Administratorrechten für Sie freigegeben sein
  • Sie müssen eine Smartsheet-Lizenz haben

HINWEIS: Im Rahmen einer 30-tägigen kostenlosen Testversion können Sie Formulare erstellen, als Vorschau anzeigen und testen, aber Sie können keine öffentliche URL generieren oder Code dafür einbetten. Diese Optionen sind nur für Benutzer verfügbar, die über eine Lizenz verfügen.

Alle Benutzer mit Zugriff auf das Blatt können es verwenden, um Daten an das Blatt zu senden.


Erstellen eines neuen Formulars

  1. Öffnen Sie das Blatt, an das Sie das Fomrular anhängen möchten.
  2. Klicken Sie oben im Smartsheet-Fenster in der Menüleiste auf Formulare > Formular erstellen.

    menu-bar
    Im Formulareditor werden der Formulartitel oben und darunter die Namen aller Formularfelder aufgeführt. Standardmäßig entspricht der Formulartitel dem Blattnamen und die Formularfelder entsprechen den Namen der Spalten im Formular.

    Formular erstellen
     
  3. Klicken Sie auf eines der Elemente auf der linken Seite und bearbeiten Sie rechts seine Eigenschaften.
  4. Wenn Sie mit der Einrichtung Ihres Formulars fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Vorschau, um Ihre Änderungen zu speichern.
  5. Nachdem Sie die Vorschau des Formulars angezeigt haben, können Sie das Browserfenster, in dem es geöffnet wird, wieder schließen.
  6. Klicken Sie rechts oben im Fenster auf das X, um es zu schließen und zum Formularfenster zurückzukehren.

Der Name des erstellten Formulars und die URL wird im Fomrularfenster angezeigt (URL nur für Formulare verfügbar, deren Inhaber über eine Lizenz verfügen).

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Verteilen des Formulars

Sobald Sie ein Formular ersstellt haben, können Sie es auch anderen zugänglich machen. 

Link oder E-Mail

Erhalten einer URL zum Formular, die Sie teilen und über die andere auf das Formular zugreifen können:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Formulare > Formulare verwalten, um das Fenster Formulare anzuzeigen.
    menu-bar
  2. Im Fenster Formulare können Sie Folgendes tun:
    • Kopieren Sie die URL unter URL, um sie in anderen Programmen oder E-Mails zu verwenden.
      oder
    • Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol rechts neben der URL, um den Link in einer E-Mail zu versenden.

HINWEIS: Es gibt keine Möglichkeit, die Formular-URL mit Smartsheet anzupassen oder zu kürzen.

Einbetten von Code

Erstellen von eingebettetem Code und dessen Verwenden zum Einbetten des Formulars auf einer Webseite mit HTML:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Formulare > Formulare verwalten, um das Fenster Formulare anzuzeigen.
  2. Klicken Sie neben Mehr auf den Pfeil und anschließend auf Eingebetteten Code abrufen.

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Weitere Arten zum Verwalten und Verteilen eines Formulars

Wenn Sie die Grundlagen des Formulars eingerichtet haben, können Sie es weiter anpassen. Verwenden Sie zur Unterstützung die Optionen der folgenden Tabelle.

Verwenden Sie diese Option um Folgendes zu tun
Neues Formular erstellen (Schaltfläche)Verknüpfen Sie ein weiteres Formular mit dem Blatt.
Sie können pro Blatt mehrere Formulare erstellen, um unterschiedliche Informationen zu sammeln oder um unterschiedlichen Personen unterschiedliche Formate anzuzeigen.
VorschauZeigen Sie eine Vorschau Ihres Formulars an.

HINWEIS: Einreichungen im Vorschaumodus werden in Ihrem Blatt als neue Zeilen angezeigt.
BearbeitenÖffnen Sie das Formular zur Bearbeitung im Formulareditor.
Mehr > Eingebetteten Code abrufen(Nur für lizenzierte Nuter verfügbar) Zeigen Sie den eingebetteten Code an, sodass Sie das Formular für eine Website kopieren und einfügen können.
Mehr > KlonenErstellen Sie eine exakte Kopie des Formulars, jedoch mit einer neuen URL.
Mehr > EigenschaftenZeigen Sie den Status des Formulars an, die Anzahl der eingereichten Einträge, den Zeitstempel der ersten und der letzten Formulareinreichung, die E-Mail-Adresse der Person, die das Formular erstellt hat, und das Erstellungsdatum.
Mehr > DeaktivierenDeaktivieren Sie die URL (beim Zugriff darauf wird eine Fehlermeldung angezeigt), behalten Sie sie und das Formular aber bei, falls Sie URL oder Formular noch einmal benötigen.
Mehr > Löschen

Entfernen Sie das Formular und die entsprechende URL aus Smartsheet.

Die URL kann nicht wiederhergestellt werden. Löschen Sie Formulare mit großer Aufmerksamkeit.

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Bearbeiten oder Entfernen von Feldern und anderen Elementen in einem Formular

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Formulare > Formulare verwalten, um das Fenster Formulare anzuzeigen.
    menu-bar
  2. Klicken Sie im Formular, das Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.

Wenn Sie ein Element aus einem Formular entfernen möchten, wählen Sie es im Formular aus und klicken Sie dann auf Aus Formular entfernen (x auf der rechten Seite). Die Spalte wird dadurch nicht aus dem Blatt gelöscht. Sie können über den Abschnitt Feld hinzufügen jederzeit ein Element wieder hinzufügen.

Zum Ändern der Position eines Felds im Formular wählen Sie es aus und ziehen Sie es nach unten oder oben. Diese Änderungen wirken sich nicht auf die Reihenfolge der Spalten in Ihrem Blatt aus.

Wenn Sie die Eigenschaften der jeweiligen Formularelemente rechts im Formulareditor bearbeiten, wird auf der linken Seite angezeigt, wie das aktuelle Basislayout im Formular dargestellt wird.

Sie können das Formular jederzeit unten anschauen, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern und Vorschau klicken.

Hier eine Zusammenfassung der verschiedenen Eigenschaften, die Sie für Formfelder einstellen können.

Verwenden dieser Eigenschaftum Folgendes zu tun
BeschriftungWählen Sie entweder den Namen der Spalte oder eine benutzerdefinierte Beschriftung als Namen für das Formularfeld aus.
HilfetextFügen Sie eine Beschreibung oder Anweisung hinzu, die unter dem Formularfeld angezeigt wird.
AnzeigetypNur für die Typen Kontrollkästchen, Dropdownliste und Symbolspalten). Hiermit können Sie festlegen, wie diese im Formular angezeigt werden.

HINWEIS: Zum Ändern der Feldtypen und Werte müssen Sie die entsprechende Spalte innerhalb des Blatts konfigurieren. Diese Eigenschaften können also nicht über den Formulareditor konfiguriert werden. Um diese Änderungen vorzunehmen, schließen Sie den Formulareditor und bearbeiten Sie die Spalteneigenschaften im Blatt. 
TextfeldhöheLegen Sie fest, ob eine oder mehrere leere Zeilen im Formularfeld angezeigt werden sollen.
Erforderliches FeldErforderliche Felder müssen ausgefüllt werden, damit das Formular eingereicht werden kann. Wenn Sie frei bleiben, wird dem Einreichenden eine Fehlermeldung angezeigt.
Ausgeblendetes FeldAusgeblendete Felder sind im Formular nicht sichtbar, im Blatt hingegen schon.
Verwenden Sie ein ausgeblendetes Feld, wenn Sie möchten, dass ein Standardwert in einer Spalte des Blattes angezeigt wird, ohne dass derjenige, der das Formular einreicht, ihn erstellen muss. Wenn beispielsweise ein Feld "Eingereicht von" vorhanden ist, können Sie als Standardwert "Formular" festlegen und dieses Feld ausblenden. Auf diese Weise können Sie Zeilen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter dem Blatt hinzugefügt haben, von denen unterscheiden, die über ein Webformular eingereicht wurden.
StandardwertLegen Sie hiermit einen Standardwert für das Feld fest.

HINWEIS: Systemspalten und gesperrte Spalten können nicht als Felder zu einem Formular hinzugefügt werden. Allerdings können Sie dem Blatt Systemspalten hinzufügen, in denen automatisch das Datum und die Uhrzeit erfasst werden, zu denen die Zeile über das Formular eingereicht wurde.  

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Hinzufügen weiterer Elemente zu einem Formular

  1. Klicken Sie im unteren Teil des Formulars auf Feld hinzufügen.
    Sie können die Elemente überall unterhalb der Beschreibung oben im Formular anordnen. Wenn Sie Elemente auf die linke Seite des Formulars hinüberziehen, wird eine gestrichelte Linie angezeigt, die zeigt, wo das Element eingefügt wird.

    Formularfelder per Drag-&-Drop verschieben
     
  2. Wählen Sie die passende Option aus, um das Formular nach Ihren Vorstellungen anzupassen:
     
    • Fügen Sie das Feld Datei hochladen hinzu, mit dem derjenige, der das Formular einreicht, einen Anhang in das Formular hochladen kann (max. 30 MB pro Datei, 10 Dateien pro Formulareinreichung).
    • Ziehen Sie ein Element aus dem Abschnitt Abschnittstrennzeichen hinzufügen, um Ihr Formular mit Überschriften und waagrechten Trennzeichen zu strukturieren und besser zu verwalten.

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Steuern der Anzeige- und Einreichungsoptionen für Formulare

Öffnen Sie zur Verwaltung der Anzeige- und Einreichungsoptionen des Formulars das Formular im Formulareditor und klicken Sie unten im Editor auf Formularoptionen.

Formularoptionen

Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl:

Verwenden Sie diese Option um Folgendes zu tun
Bestätigungsoptionen

Steuern Sie, was demjenigen, der das Formular einreicht, nach der Einreichung angezeigt wird.

Sie können entweder eine Bestätigungsnachricht anzeigen lassen, das Formular erneut laden, damit es nochmals übermittelt werden kann, oder den Einreicher zu einer anderen URL umleiten (die URL wird nicht auf derselben Browser-Registerkarte geöffnet).

Bestätigungs-E-Mail aktivieren

Ein Kontrollkästchen Eine Kopie meiner Antworten an mich senden unten in das Formular einfügen.

Wählt derjenige, der das Formular einreicht, dieses Kontrollkästchen aus, kann er seine E-Mail-Adresse eingeben und erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, wenn das eingereichte Formular angenommen wurde. Die E-Mail enthält die Daten, die eingereicht wurden.

TIPP: Selbst wenn es keine Möglichkeit gibt, die Bestätigungs-E-Mail des Formulars an den Blattinhaber oder an Mitarbeiter zu senden, können Sie auf dem Blatt eine Benachrichtigung einrichten, um E-Mail-Alarme zu erhalten, wenn neue Einträge eingehen.

Speicherort für neue EinträgeWählen Sie aus, ob über ein Formular eingefügte Zeilen oben in jedem Blatt oder unten in jedem Blatt angezeigt werden sollen. Es gibt keine Möglichkeit, die Zeilen unter einer angegebenen übergeordneten Zeile oder an einer anderen Stelle anzuzeigen.
StilLegen Sie fest, ob das Formular das auf dem Blatt angezeigte Branding erbt oder es einen reinen Stil ohne Hintergrundfarbe oder Logo erbt.
Zugriff für

Steuern Sie, ob Berichte von allen Benutzern mit dem Link oder nur von lizenzierten Smartsheet-Benutzern in Ihrem eigenen Konto angezeigt werden können. Mit der letzteren Option erhalten alle, die die Formular-URL aufrufen, eine Aufforderung, sich bei Smartsheet anzumelden (falls sie noch nicht angemeldet sind), bevor sie den Inhalt einsehen können. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse von Personen, die Formulare einreichen, wenn die Option Bestätigungs-E-Mail aktivieren ausgewählt ist, automatisch eingefüllt, wenn sie das Feld Eine Kopie meiner Antworten an mich senden auswählen.

Frage/Antwort für mehr Sicherheit aktivierenWenn diese Option aktiviert ist, müssen die Personen möglicherweise beweisen, dass sie keine Maschinen sind, indem sie vor dem Einsenden ihres Formulareintrags ein CAPTCHA ausfüllen. Dies verhindert automatische Einsendungen für Formulare, um so Spam zu reduzieren.

HINWEIS: Wenn es eine Systemspalte Erstellt von im Blatt gibt und nur registrierte Smartsheet-Benutzer das Formular einreichen können, spiegelt die Spalte die E-Mail-Adressen der Benutzer wider, die das Formular einreichen. Wenn jede Person, die den Link hat, auf das Formular zugreifen kann, zeigt die Spalte "Erstellt von" [email protected] (Weitere Informationen zu Systemspaltentypen finden Sie unter Automatisches Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile mithilfe einer Systemspalte.)

TIPP: Um den Text „Unterstützt von Smartsheet Formulare“ unten aus dem Formular und von der Bestätigungsseite zu entfernen, klicken Sie auf Formularoptionen, klicken Sie rechts auf den Link Erweiterte Formularoptionen und aktivieren Sie das gewünschte Kontrollkästchen. (Diese Option ist für Pläne für einen Benutzer nicht verfügbar. Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.)


Verwenden von Abfragezeichenfolgen mit der Format-URL

Wenn Sie über die URL zum Formular navigieren, wird es auf dem Bildschirm angezeigt. Hierbei sind alle Felder leer, mit Ausnahme der Felder mit Standardwerten.

An die URL des Formulars können auch Abfragezeichenfolgen angefügt werden, um Informationen an die Felder zu übergeben. Dies ist hilfreich, wenn mehrere Personen das gleiche Formular mit unterschiedlichen Standardwerten in den Feldern ausfüllen sollen.

Betrachten Sie als Beispiel ein Vertriebsteam, das mit einem Formular seine Anrufe bei Kunden protokolliert. Jeder Vertriebsmitarbeiter reicht das Formular ein, sodass alle Kundenanrufe an zentral gespeichert werden und der Manager leicht darauf zugreifen kann. Das Vertriebsteam verwendet die folgende URL, um auf das Formular zuzugreifen:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b

Das Formular sieht so aus:

Die Vertriebsmitarbeiter können die Felder manuell ausfüllen. Um ihnen die Arbeit zu erleichtern, können Sie die URL jedoch auch für jeden Mitarbeiter mit Abfragezeichenfolgen anpassen.

  1. Geben Sie am Ende der URL ein Fragezeichen ein (?):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?

    HINWEIS: Bisherige Abfragezeichenfolgen, die mit dem kaufmännischen Und (&) hinzugefügt wurden, funktionieren weiterhin. Die erste Abfragezeichenfolge muss mit einem Fragezeichen (?) an die URL angefügt werden.
     
  2. Geben Sie das Formularfeld an, das ausgefüllt werden soll. In diesem Fall soll das Feld Rep mit dem Namen eines Vertriebsmitarbeiters ausgefüllt werden:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep

    HINWEIS: Bei Formularfeldern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt.
     
  3. Geben Sie ein Gleich-Zeichen (=) ein:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
     
    1. Geben Sie den Wert ein, der als Standardwert verwendet werden soll. In diesem Fall wird der Name des Mitarbeiters auf Sally Smart festgelegt:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

      Wenn Sie die Formularoptionen so eingerichtet haben, dass ein Benutzer eine E-Mail-Bestätigung für das Einreichen seines Formulars erhält, können Sie mit Abfragezeichenfolgen automatisch diese Option in einem Formular auswählen und eine Standard-E-Mail-Adresse festlegen. Verwenden Sie ECA, um Informationen an dieses Feld zu übergeben. Zum Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
       
      Zum Ausfüllen …… dies in die URL eingeben.
      Leerzeichen%20
      = (entspricht Symbol)%3D
      % (Prozentzeichen)%25
      zusätzliche Formularfelder& (Et-Zeichen und Ihren zusätzlichen Wert)

      Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]
      # (Nummernzeichen)%23
  4. Senden Sie diese angepasste URL an Sally. Wenn sie zu diesem Link navigiert, ist das Feld Rep mit ihrem Namen ausgefüllt, so dass sie ihn nicht manuell eingeben muss.
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