Die Smartsheet Calendar App ist ein Premium-Add-on, mit dem Sie anhand von Smartsheet-Daten flexible, anpassbare Kalender erstellen und freigeben können.
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Die Calendar App bietet folgende Möglichkeiten:
- Farbcodierung nach primärer und sekundärer Kategorie
- Einfacher Export des Kalenders für E-Mail oder Druck
- Synchronisierung mit bestehenden Projektdaten
Bei der Smartsheet Calendar App anmelden
Über das Sheet, in dem Sie einen Kalender erstellen möchten, in der Tabellenansicht:
- Wählen Sie Weitere Tools aus.
- Wählen Sie Calendar App aus.
Alternativ können Sie in der Tabellenansicht (klassisch) Folgendes ausführen:
- Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Launcher aus.
- Wählen Sie Calendar App aus.
Oder rufen Sie diese URL auf: calendar.smartsheet.com.
Nach der Anmeldung gelangen Sie zur Seite Kalenderliste. Alle Kalender, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, werden auf dieser Seite angezeigt. Um einen Kalender zu öffnen, wählen Sie seinen Namen aus.
Um die Suche einzugrenzen, verwenden Sie die Filterliste oder geben Sie den Kalendernamen in die Suchleiste ein.
Einfachen Kalender erstellen
Administrator*innen können Kalender mit dem Neu erstellen-Assistenten erstellen.
Wählen Sie zum Starten des Assistenten + Neu hinzufügen aus.
Schritt 1: Sheet auswählen
- Wählen Sie das Sheet oder den Bericht aus, in dem die Smartsheet-Daten enthalten sind, die Sie anzeigen möchten.
- Das ausgewählte Sheet oder der ausgewählte Bericht muss mindestens eine Datumsspalte enthalten.
- Wählen Sie Weiter aus.
Alle Administrator*innen des zugrunde liegenden Sheets oder Berichts sind automatisch Administrator*innen des Kalenders. Verwenden Sie das zugrunde liegende Sheet oder den zugrunde liegenden Bericht, um Berechtigungen zu verwalten.
Schritt 2: Ansicht auswählen
Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um die Standardansicht für Ihren Kalender auszuwählen:
- Monatlich
- Täglich
- Wöchentlich
- Mehrere Monate
- Quartalsweise
- Tag-Monat
Nachdem Sie Ihren Kalender erstellt haben, können Sie jederzeit zwischen diesen Ansichten wechseln.
Schritt 3: Spalten zuordnen
Ordnen Sie die Spalten Ihres Sheets den entsprechenden Feldern im Kalender zu.
- Im Abschnitt Smartsheet-Spalten wählen Sie aus, welche Spalten die Daten enthalten, die Sie im Kalender anzeigen möchten. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.
Wenn Sie einen Bericht als Quelle für Ihren Kalender nutzen, benennen Sie Spaltennamen in Ihren Sheets einheitlich, um sicherzustellen, dass Ihr Kalender übersichtlich und leicht lesbar ist.
- (Optional) Im Abschnitt Datengruppierung wählen Sie alle Spalten aus (bis zu zwei), die Sie verwenden möchten, um Ihre Aufgaben in horizontale Sammlungen zu kategorisieren. Diese Gruppen werden auf der linken Seite des Kalenders angezeigt und kontrollieren die Farbcodierung in Ihrem Kalender.
Nachdem Sie die Spalten unter Datengruppierung ausgewählt haben, können Sie jedem Spaltenwert im Abschnitt Benutzerdefinierte Kategorielistenreihenfolge eine bestimmte Farbe zuweisen.
- Wenn Sie bereit sind, den Kalender anzuzeigen, wählen Sie Hinzufügen aus.
- Wenn Sie Ihren Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren möchten, wählen Sie Erweitert aus.
Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren
Sobald Sie einen einfachen Kalender erstellt haben, können Sie weitere Anpassungen vornehmen. Sie können beispielsweise Folgendes tun:
- Weitere Spalten hinzufügen
- Aufgaben sortieren
- Die Anzeige von Datum und Uhrzeit ändern und Kalenderaufgaben formatieren
- Das Logo des Kalenders ändern
- Wochenenden anzeigen oder ausblenden
Wenn Sie auf die Schaltfläche Erweitert klicken, werden folgende Tabs angezeigt:
- Weitere Spalten
- Zeit und Gestaltung
- Weitere Optionen
- Bestätigen
Wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.
Schritt 4: Dem Kalender weitere Spalten hinzufügen
- Wenn Sie dem Kalender weitere Informationen hinzufügen möchten, verwenden Sie die folgenden Abschnitte:
- Weitere Spalten: Wählen Sie zusätzliche Spalten aus Ihrem Quellsheet oder -bericht aus, die angezeigt werden sollen.
- Spalten sortieren: Sortieren Sie Aufgaben anhand der Spaltendaten.
- Wählen Sie Weiter aus.
Schritt 5: Konfigurieren, wie Daten und Zeiträume angezeigt werden
Verwenden Sie den Tab Zeit und Gestaltung, um die Anzeige von Daten und Zeiträumen sowie den Stil der Kalenderaufgaben zu konfigurieren.
Schritt 6: Andere Kalenderdetails bearbeiten
Auf dem Tab Weitere Optionen können Sie Folgendes tun:
- Kalendername hinzufügen
- Ersten Tag der Woche bestimmen
- Monat des Quartalbeginns festlegen
- Aufgaben nur an Wochentagen anzeigen, Wochenenden ausblenden oder sowohl Wochentage als auch Wochenenden anzeigen
- Link zum Webformular öffnen und finden
- Festlegen, wie der Kalender für Benutzer angezeigt wird und was diese im Kalender tun können
Anhänge zulassen
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Personen Dateien an Aufgaben in der Calendar App anhängen können.
An Kommentare angehängte Dateien werden zusammen mit dem Kommentar angezeigt. Sie sehen die Anlagen nicht in der Spalte Anlagen oder in einer Aufgabe der Calendar App.
Kommentare zulassen
Benutzer*innen müssen mindestens über Bearbeiterberechtigungen für das Quellsheet oder den Quellbericht verfügen, um dem Kalender Kommentare hinzufügen zu können. Benutzer*innen mit Betrachterberechtigungen können Kommentare in einem Kalender nur anzeigen.
Wählen Sie diese Option aus, damit andere Benutzer*innen Aufgaben in der Calendar App kommentieren können. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie einen neuen Kalender erstellen.
Wenn Sie einem Kalender Kommentare hinzufügen, werden diese auch dem Quellsheet oder -bericht hinzugefügt.
Verwenden Sie die Funktion „@-Erwähnung“ in Kommentaren, um die Sichtbarkeit Ihrer Kalendereinträge zu erhöhen.
Neue Ereignisse zulassen
Erlauben Sie Personen mit Bearbeiterberechtigungen für das Quellsheet dem Kalender direkt Aufgaben hinzufügen.
Webformular-Link
Wenn das Quellsheet ein Formular enthält, fügen Sie den Link zum Formular in das Feld Webformular-Link ein. Wenn Sie dem Kalender den Link zum Webformular hinzufügen, können Sie über die Calendar App auf das Formular zugreifen.
So rufen Sie das Webformular über die Calendar App auf:
- Wählen Sie im oberen linken Bereich der Calendar App das Dropdown-Symbol aus.
- Wählen Sie Webformular öffnen aus.
454-Kalender verwenden
Um einen 454-Kalender als Anzeigeoption zuzulassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 454 Calendar. Sie können auch Default 454 Calendar auswählen, wenn dies die Standardanzeigeoption sein soll.
In einem 454-Kalender ist das Kalenderjahr in folgendem Format in Monate unterteilt: 4 Wochen – 5 Wochen – 4 Wochen. Das Layout des Kalenders führt die Feiertage auf und stellt sicher, dass in vergleichbaren Monaten die gleiche Anzahl von Samstagen und Sonntagen angezeigt wird. (Das 454-Format wird häufig im Einzelhandel verwendet, um einen genaueren Vergleich der Umsätze zwischen den Jahren zu ermöglichen.)
Schritt 7: Einstellungen überprüfen
Auf dem Tab Bestätigen können Sie die bearbeiteten Einstellungen noch einmal überprüfen. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, wählen Sie Zurück aus, um zur entsprechenden Seite zu navigieren und Anpassungen vorzunehmen. Wählen Sie Hinzufügen oder Aktualisieren aus, wenn Sie bereit sind.
Freigeben des Kalenders
Nachdem Sie Ihren Kalender erstellt haben, wählen Sie den Pfeil in der oberen rechten Ecke und dann Freigeben aus. Hier können Sie die Freigabe ein- und ausschalten, den Kalender für bestimmte Benutzer*innen oder Domänen freigeben, den Freigabelink kopieren und den Kalender veröffentlichen.
Wenn der Freigabeschalter aktiviert ist, wird der Kalender in der Listenansicht für alle Benutzer*innen angezeigt, die Kalenderadministrator*innen sind oder zur Kalenderfreigabeliste hinzugefügt wurden. Wenn der Schalter nicht aktiviert ist, wird der Kalender nur dem*der Administrator*in in der Listenansicht angezeigt.
Alle Benutzer*innen, die einen Kalender anzeigen, sehen den Kalender genauso wie der*die Administrator*in.
