Workflows mit Smartsheet Jira Connector erstellen

Der Smartsheet Jira Connector ist ein Premium-Angebot. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam. Wenn Sie Smartsheet Jira Connector für Ihren Plan erworben haben, melden Sie sich an, um Workflows zwischen Smartsheet und Jira zu erstellen. 

Bei Smartsheet Jira Connector anmelden

Erste Schritte

Bevor Sie Ihren ersten Workflow zwischen einem Sheet in Smartsheet und Jira erstellen, muss zwischen beiden Anwendungen eine Verbindung hergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass ein*e Administrator*in in Ihrem Plan die Ersteinrichtung der Verbindung durchgeführt hat. 

Voraussetzungen

Um Workflows im Smartsheet Jira Connector zu erstellen, benötigen Sie folgende Berechtigungen: 

• Sie müssen Smartsheet-Benutzer*in sein und mindestens über Bearbeiterberechtigungen für ein zugeordnetes Sheet verfügen.
• Sie benötigen ein Jira-Konto. Sie müssen sich bei Jira anmelden können und Zugriff auf die Projekte haben, für die Sie einen Workflow erstellen möchten.
• Wenn Ihr*e Systemadministrator*in die Einstellung Restrict Users (Benutzer einschränken) in Jira Connector aktiviert, muss er*sie Ihnen in Smartsheet die Rolle „Jira Connector-Benutzer“ zuweisen. Diese Rolle kann über die Oberfläche von Smartsheet Admin Center oder Jira Connector zugewiesen werden.

Workflow erstellen

Sobald Sie über Berechtigungen verfügen und die anfängliche Verbindung zu Ihrer Jira-Umgebung hergestellt haben, können Benutzer*innen Workflows erstellen, um Informationen zwischen Jira und Smartsheet zu synchronisieren. 

Mit Smartsheet Jira Connector können Sie Informationen in eine einzige Richtung (von Jira zu Smartsheet oder von Smartsheet zu Jira) oder in beide Richtungen pushen, sodass Vorgänge direkt in beiden Anwendungen aktualisiert werden.

Sie können die Synchronisierung mit einem bestehenden Sheet durchführen oder ein neues Sheet erstellen, um ein Smartsheet-Projekt mittels Vorgängen in Jira zu starten.

Sie müssen zwar nur Bearbeiterberechtigungen oder höher für das Zielsheet haben, wir empfehlen jedoch mindestens Administratorberechtigungen, da Sie dem Sheet während der Workflow-Erstellung möglicherweise neue Spalten hinzufügen müssen.

Schritt 1: Workflow-Assistenten starten

1. Melden Sie sich bei Smartsheet Jira Connector an. 
2. Wählen Sie Add Workflow (Workflow hinzufügen) aus, um den Workflow-Assistenten zu starten.

Sie können auch in der Tabellenansicht auf den Jira Connector zugreifen, indem Sie Data Integrations > Manage Connectors > Jira (Datenintegrationen > Manage Connectors > Jira) oder Data Integrations > Create workflow (Datenintegrationen > Workflow erstellen) auswählen. Wählen Sie dann im Bereich Datenintegrationen die Kachel Jira aus.

Schritt 2: Einstellungen konfigurieren

1. Wählen Sie die gewünschte Richtung des Workflows aus. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. Dadurch wird festgelegt, ob der Workflow manuell oder automatisch ausgeführt wird.

Um Felder bidirektional zu machen oder die Synchronisierung zwischen Smartsheet und Jira automatisch durchzuführen, wählen Sie Keep issues automatically updated in both Smartsheet and JIRA (Vorgänge automatisch in Smartsheet und JIRA aktualisieren) aus. Bei dieser Einstellung können Sie später entscheiden, ob Sie ein bestimmtes Feld bidirektional oder nur unidirektional synchronisieren möchten.

2. Wählen Sie das Sheet, mit dem Sie Jira-Daten synchronisieren möchten oder Create a new sheet … (Neues Sheet erstellen …) aus. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern.

Pro Sheet kann immer nur ein einzelner Connector-Workflow erstellt werden.

3. Wählen Sie die Jira-Projekte aus, die mit dem Sheet synchronisiert werden sollen. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern.

4. Wählen Sie Continue (Weiter) aus.

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Schritt 3: Felder zuordnen 

Smartsheet ordnet Feldern aus Jira Spalten zu. Die zur Auswahl stehenden Jira-Felder hängen von den verfügbaren Feldern in den für den Workflow ausgewählten Projekten ab. Wenn Sie die Feldzuordnung einrichten, können Sie die Richtung angeben, in die die Daten fließen sollen.

Richten Sie die Zuordnungen auf dieser Seite ein, löschen oder fügen Sie nach Bedarf Jira-Felder und Smartsheet-Spalten hinzu und wählen Sie Continue (Weiter) aus, wenn Sie fertig sind. 

Zu beachtende Punkte

• Sie müssen eine Smartsheet-Spalte für die Zuordnung von Jira-Feldern angeben. Die Smartsheet-Spalte darf nicht leer sein.
• Sie müssen die Spalten Issue Key (Vorgangsschlüssel) und Error (Fehler) angeben, die Ihrem Feld automatisch zugeordnet werden und nur von Jira zu Smartsheet verlaufen. Wenn Sie ein vorhandenes Sheet verwenden, fügt das System eine neue Spalte für Vorgangsschlüssel und Fehler hinzu. Sie können diese Felder jedoch vorhandenen Spalten zuordnen. Der Vorgangsschlüssel dient als primäre Vorgangskennung von Jira und wird der primären Spalte des Sheets zugeordnet, um übergeordnete Zeilen und Hierarchien korrekt zu erstellen. Das Löschen einer dieser Spalten aus Ihrem Smartsheet unterbricht den Workflow und löst bei der nächsten Datensynchronisierung einen Fehlercode aus.
• Bestimmte Felder aus Jira werden nur mit einer unidirektionalen Zuordnungsoption angezeigt: Issue Key (Vorgangsschlüssel), Jira Link (Jira-Link), Issue Link (Vorgangs-Link), Created Date (Erstellungsdatum). Diese Felder sind von Jira schreibgeschützt und können in Smartsheet nicht beschrieben werden. Je nach Ihren Jira-Kontoberechtigungen können Sie nur bestimmte Jira-Felder sehen. 
• Wenn Sie beim Erstellen einer Zuordnung Neue Spalte in Smartsheet auswählen, hängt der Spaltentyp von dem Feld ab, das Sie zuordnen (z. B. wird ein Datum aus Jira einer Datumsspalte in Smartsheet zugeordnet) und der Typ wird in Klammern angezeigt. 
• Das Feld Reporter (Autor) in Jira zeigt im Workflow-Assistenten die Optionen Reporter Email Address (E-Mail-Adresse des Autors bzw. der Autorin) und Reporter Display Name (Anzeigename des Autors bzw. der Autorin) an.
• Das Feld Assignee (Bearbeiter) in Jira zeigt im Workflow-Assistenten die Optionen Assignee (Bearbeitern) und Assignee Display Name (Anzeigename des Bearbeiters) an.
• Um das Feld Assignee (Bearbeiter) in Jira mit einer Kontaktlistenspalte in Smartsheet zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse in Smartsheet mit der in Jira übereinstimmt.

Sie können die Jira-Felder Time to Resolution (Zeit bis zur Problemlösung) und Time to First Response (Zeit bis zur ersten Antwort) zuordnen, allerdings erfordert dies die folgenden Überlegungen:

1. Sowohl Time to First Response (Zeit bis zur ersten Antwort) als auch Time to Resolution (Zeit bis zur Problemlösung) werden in Unterkategorien aufgebrochen, z. B. Earliest Duration Goal (Ziel für kürzeste Dauer), Earliest Duration (kürzeste Dauer) und Ongoing Duration Goal (Ziel für derzeitige Dauer). Jede Unterkategorie muss daher ihrer Spalte im Sheet zugeordnet werden.
2. Daten aus diesen Feldern werden als Ganzzahl in Minuten angezeigt.
3. Die kürzeste Dauer und die längste Dauer bis zur Problemlösung weisen nur dann Werte auf, wenn der Jira-Vorgang mindestens einmal gelöst wird.
4. Die derzeitige Dauer bis zur Problemlösung hat nur dann einen Wert, wenn der Vorgang noch nicht gelöst wurde.

Schritt 4: Optionale Filter

Das Erstellen von Filtern ist eine optionale, aber hilfreiche Möglichkeit, die zwischen Smartsheet und Jira synchronisierten Daten zu steuern. Wenn Sie Ihre Daten nicht filtern möchten, wählen Sie auf den Seiten JIRA Filters (Jira-Filter) und Sheet Filters (Sheetfilter) die Option Continue (Weiter) aus und fahren Sie mit Schritt 5 fort. 

Sie können je nach Ihren Datenanforderungen zwischen Jira- und Sheetfiltern wählen. Verwenden Sie Jira-Filter, um spezifische Jira-Informationen in Smartsheet zu importieren, etwa Vorgänge, die an bestimmte Bearbeiter*innen gebunden sind. Verwenden Sie Sheetfilter zur Synchronisierung mit Jira, wenn Sie nur bestimmte Smartsheet-Zeilen verwenden möchten, wie z. B. solche mit einem aktivierten Kontrollkästchen.

Jira-Filter

Wenn Sie nur ein Jira-Projekt synchronisieren, definieren Sie Ihre Filter, indem Sie Add filter (Filter hinzufügen), das Jira-Feld, nach dem gefiltert werden soll, und die Filterkriterien auswählen. Alle auf diese Weise eingerichteten Filter haben eine UND-Beziehung. 

Sie können Jira-Filter mit einer benutzerdefinierten JQL-Abfrage festlegen, wenn Sie mehrere Jira-Projekte synchronisieren. Auf diese Weise können Sie sowohl UND- als auch ODER-Operatoren verwenden.

 Ein ungültiger JQL-Filter deaktiviert den Workflow. Wenn Sie Probleme mit einer JQL-Abfrage im Workflow haben, testen Sie ihre Gültigkeit in Jira.

Sheetfilter

Definieren Sie Sheetfilter, indem Sie „Add filter“ (Filter hinzufügen), die Smartsheet-Spalten, nach denen gefiltert werden soll, und die Filterkriterien auswählen. Alle hinzugefügten Filter haben eine AND-Beziehung.

Die verfügbaren Filterkriterien hängen von den Spalten in Ihrem Sheet ab. Wenn Sie Optionen filtern möchten, die nicht aufgeführt sind, fügen Sie zuerst die neue Spalte zum Sheet hinzu.

Schritt 5: Zeilengruppen definieren (optional)

Standardmäßig behalten Jira Connector-Workflows die Hierarchie der Beziehungen Story (Geschichte), Task (Aufgabe) und Subtask (Unteraufgabe) aus Jira bei. Beispielsweise werden Vorgänge, die einer Story untergeordnet sind, im Sheet unter dieser „Story“ als untergeordnete Zeilen angezeigt. Um dies zu deaktivieren, deaktivieren Sie Maintain Jira hierarchy grouping: Story, Task, Subtask (JIRA-Hierarchiegruppierung beibehalten: Story, Task, Subtask) usw.

Sie können Ihrem Sheet optional Zeilen und Untergruppierungen nach Jira-Feldern oder primären Spaltenwerten hinzufügen. Um eine Zeilengruppierung hinzuzufügen, wählen Sie Add group (Gruppe hinzufügen) aus und wählen Sie dann entweder das Jira-Feld aus, nach dem Sie gruppieren möchten, oder listen Sie unter Add Custom Group (Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen) den Wert der primären Spalte auf, nach dem Sie gruppieren möchten.

Wenn Ihr Workflow die Jira-Hierarchie beibehält, werden untergeordnete Vorgänge unter dem übergeordneten Vorgang angezeigt.

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Wenn Sie benutzerdefinierte Zeilengruppen nach der primären Spalte Ihres Sheets definieren, können Sie einen vorhandenen Wert in Ihrer primären Spalte verwenden oder einen neuen Wert erstellen, um eine neue übergeordnete Zeilengruppierung zu erstellen. Wenn Ihre benutzerdefinierte Zeilengruppe nicht innerhalb der bestehenden Hierarchie platziert wird, wird die neue übergeordnete Zeile unten in Ihrem Sheet angezeigt.

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Beachten Sie bei der Definition von Zeilengruppen Folgendes:

• Wenn Ihr Feld Issue Key (Vorgangsschlüssel) einer Spalte zugeordnet ist, die nicht die primäre Spalte des Sheets ist, können Sie von Smartsheet aus keine neuen Vorgänge in Jira erstellen, solange die Zeilengruppierung aktiviert ist. Sie können neue Vorgänge weiterhin in Jira erstellen und diese mit Smartsheet synchronisieren.
• Vorgänge ohne Gruppierungswert in Jira werden in einer Hierarchie mit dem Namen Field [Group] not set (Feld „[Gruppe]“ nicht festgelegt) angezeigt.  

Schritt 6: Workflow speichern

Das Feld Update Summary (Aktualisierungszusammenfassung) auf der Seite Save (Speichern) zeigt die Anzahl der Felder, die in Jira und Smartsheet aktualisiert werden sollen. Wenn die in Update Summary (Aktualisierungszusammenfassung) angegebene Anzahl überraschend hoch oder niedrig ist, gehen Sie zurück und fügen Sie Filter nach Bedarf hinzu oder entfernen Sie sie.

1. Sobald Sie mit der Anzahl in der Aktualisierungszusammenfassung zufrieden sind, benennen Sie Ihren Workflow unter Workflow Name (Workflow-Name). Dadurch können Sie ihn später im Jira Connector-Dashboard schneller wiederfinden.
2. Um neue Zeilen in Smartsheet in Jira-Elemente umzuwandeln, aktivieren Sie das Kästchen neben Sync new rows created in Smartsheet to Jira (Neue in Smartsheet erstellte Zeilen mit Jira synchronisieren).
3. Wählen Sie abschließend nach all Ihren Anpassungen Save Workflow (Workflow speichern) aus.

Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie die Werte auf der Seite Settings (Einstellungen) nicht mehr ändern, z. B. die Richtung des Workflows, das zu synchronisierende Sheet oder die in diesem Workflow enthaltenen Jira-Projekte.

Nach dem Speichern des Workflows wird das Dashboard angezeigt. Ihr Workflow wird automatisch ausgeführt und aktualisiert Datensätze basierend auf Ihren Workflow-Konfigurationseinstellungen. 

Eine bidirektionale Synchronisierung wird automatisch ausgeführt, sofern sie nicht deaktiviert oder gelöscht wird. Um die Einrichtung einer unidirektionalen Synchronisierung zu aktualisieren, müssen Sie den Workflow manuell ausführen.

Workflows bearbeiten

Sie können Ihren erstellten Workflow jederzeit bearbeiten. Smartsheet Jira-Admins können Organisations-Workflows deaktivieren oder löschen, aber nicht bearbeiten.

Um den Workflow zu bearbeiten, wählen Sie das Zahnradsymbol links neben dem Namen des Workflows und dann eine der folgenden Optionen aus: 

• Edit Workflow (Workflow bearbeiten): Sie kehren zum Workflow-Assistenten zurück und können Änderungen am Workflow vornehmen (die Richtung des Workflows, das synchronisierte Sheet oder die enthaltenen Jira-Projekte können nicht geändert werden).
• Rename Workflow (Workflow umbenennen): Ändern Sie den Namen des Workflows.
• Disable/Enable Workflow (Workflow aktivieren/deaktivieren): Beenden oder starten Sie die Workflow-Automatisierung.
• Delete Workflow (Workflow löschen): Löschen Sie den Workflow komplett (gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden).

Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert

Angenommen, eine Sheetzeile wird nicht mit Jira synchronisiert, entweder aufgrund von Filterbedingungen im Workflow oder weil der Vorgang in Jira nicht mehr existiert. In diesem Fall wird die Zeile automatisch in den Bereich Filtered out by Connector—not synced (Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert) Ihres Sheets verschoben. 

Auch wenn eine Zeile nicht mehr synchronisiert wird, kann sie wichtige Spaltendaten, Anlagen oder Kommentare enthalten. Aus diesem Grund löscht Smartsheet keine Zeilen aus Ihrem Sheet. Stattdessen wird der Abschnitt Filtered out by Connector—not synced (Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert) erstellt, um die vom Connector herausgefilterten Informationen zu speichern. 

Sie können die Funktion Filtered out by Connector—not synced nicht deaktivieren. Sie schützt vor Datenverlust aufgrund von versehentlichen Workflow- oder anderen Änderungen. 

Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Elemente unterhalb der Zeile Filtered out by Connector—not synced nicht benötigen, können Sie die Zeilen aus Ihrem Sheet löschen. Die betreffenden Zeilen werden erst dann wieder in das Sheet aufgenommen, wenn sie die im Connector-Workflow festgelegten Filterkriterien erfüllen.

In der Abbildung unten werden derzeit beispielsweise vier untergeordnete Zeilen vom Connector herausgefiltert (nicht synchronisiert).

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Wenn eine Zeile in Filtered out by Connector—not synced (Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert) verschoben wurde, aber wieder mit den Filterkriterien übereinstimmt, wird die Synchronisierung automatisch erneut gestartet und die Zeile aus dem Abschnitt Filtered out by Connector—not synced (Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert) Ihres Sheets in den richtigen Sheetabschnitt verschoben (basierend auf Zeilengruppierungen usw.).