Salesforce und Service Cloud Connectors: Administratoreinrichtung

Mit dem Salesforce Connector erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre Vertriebsdaten und fördern die teamübergreifende Ausführung von Arbeiten. Der Connector kann eine Vielzahl von Business-Prozessen automatisieren und rationalisieren, einschließlich der Übergabe von Verkäufen an professionelle Dienstleister, der Kanalisierung von Überprüfung und Prognose, der Berechnung und Genehmigung von Provisionen und des Gebietsmanagements.

Nutzen Sie den Service Cloud Connector, um Servicedaten für Ihre Organisation zu verfolgen und zu berechnen. Dazu gehört eine genaue eskalierte Fallverfolgung, der Einblick in Interaktionen mit wichtigen Konten und Kontakten und die Dauer des Fallabschlusses Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Zeiten des Servicevertrags einhalten kann.

Die Salesforce und Service Cloud Connectors sind als eigenständige Premium-Angebote erhältlich. Für Informationen zu Preisen und Käufen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

Dieser Artikel informiert Sie über die neuesten Connectors. Im Einrichtungsleitfaden erfahren Sie, wie Sie Informationen in der früheren Integration von Smartsheet-Links in Salesforce finden.

Bei den Connectors anmelden

Nach dem Kauf von Smartsheet for Salesforce oder Service Cloud Connector melden Sie sich über folgende URL an und erstellen Synchronisierungs-Workflows in einem der beiden Connectors:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Bevor Sie beginnen:Anforderungen

Zum Einrichten eines Connectors benötigen Sie mindestens die folgenden Berechtigungen in den Salesforce- oder Service Cloud-Anwendungen:

  1. API aktiviert
  2. Einrichtung und Konfiguration anzeigen
  3. Alle Daten anzeigen

Sie benötigen auch die folgenden Berechtigungen in Smartsheet:

  • Das Konto, das für die Einrichtung der ersten Verbindung verwendet wurde, muss einem lizenzierten Smartsheet-Benutzer gehören.
  • Systemadministrator in Smartsheet. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzertypen.)

    -ODER-
  • Connector-Verwalter (eindeutige Rolle auf Kontoebene für die Connectors, weitere Informationen finden Sie unter Smartsheet for Salesforce-Berechtigungstypen).

Der Benutzer, der den Connector einrichtet, muss ein Salesforce-Administrator sein.


Verbindung zwischen Salesforce oder Service Cloud und Smartsheet einrichten

  1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zur Anmeldeseite des Connectors und klicken Sie auf Bei Smartsheet anmelden.
     
  2. Wenn Sie aufgefordert werden, den Zugriff auf Ihr Smartsheet-Konto zu erlauben, klicken Sie auf Zulassen.
     
  3. Klicken Sie oben links auf der Seite auf das Menü-Symbol und wählen Sie Kontoverwaltung aus.

    Kontoverwaltung
     
  4. Klicken Sie auf Neue Salesforce-Organisation registrieren > Salesforce-Organisation.

    Die Salesforce-Anmeldeseite wird angezeigt.

    Salesforce-Anmeldung
     
  5. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce- oder Service Cloud-Konto an (falls Sie nicht bereits angemeldet sind) und klicken Sie auf Zulassen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Herzlichen Glückwunsch! Fertig. Sie sollten sich nun auf der Seite Kontoverwaltung befinden, auf der Sie Zugriff auf alle Werkzeuge haben, die Sie zum Erstellen und Verwalten von Workflows zwischen Smartsheet und der Salesforce- oder Service Cloud-Instanz, mit der Sie gerade verbunden wurden, benötigen.

Der Name Ihrer Salesforce- oder Service Cloud-Organisation wird auf der Seite „Kontoverwaltung“ angezeigt.

Salesforce Org (Salesforce-Organisation)

Im Smartsheet-Hilfeartikel Erstellen und Bearbeiten von Workflows finden Sie Details zur Erstellung von Workflows, die Daten zwischen Smartsheet und Salesforce oder Service Cloud synchronisieren.


Connector-Zugriff und Workflow-Berechtigungen verwalten

Welche Möglichkeiten Ihnen im Connector zur Verfügung stehen, hängt von den aktivierten Beschränkungen sowie von den Berechtigungen ab, die Sie für Elemente sowohl in Smartsheet (Blattfreigabeberechtigungen) als auch in Salesforce oder Service Cloud (Lese-/Schreibberechtigungen für Objekte) haben.

Connector-Workflows berücksichtigen anwendungsspezifische Berechtigungen

Der Connector berücksichtigt die Berechtigungen, die Sie sowohl in Salesforce oder Service Cloud als auch in Smartsheet erhalten haben. Der Connector kann folglich Daten entsprechend der Berechtigungen, die dieser Person in beiden Anwendungen gewährt werden, lesen, schreiben, aktualisieren und löschen.

Wenn beispielsweise die Person, die einen Workflow im Connector erstellt hat, nicht berechtigt ist, bestimmte Objektdaten zu bearbeiten, wenn sie sich in der Salesforce- oder Service Cloud-Anwendung befindet, kann der von ihr erstellte Workflow die Daten dieses Objekts nicht über den Connector bearbeiten.

Verwalten, wer auf den Connector zugreifen kann

Smartsheet-Systemadministratoren und Connector-Verwalter können steuern, wer Zugriff auf den Connector hat. Ein Smartsheet-Systemadministrator muss eine Einstellung aktivieren, um den Zugriff auf den Connector einzuschränken, sodass nur bestimmte Benutzer ihre eigenen Workflows erstellen und bearbeiten können.

TIPP: Connector-Benutzer können Smartsheet- und Salesforce- oder Service Cloud-Daten durch von ihnen erstellte Connector-Workflows bearbeiten. Daher möchten Systemadministratoren und Connector-Administratoren vielleicht den Zugriff auf die Benutzer in ihrer Organisation einschränken, die sich sowohl mit Smartsheet als auch mit Salesforce oder Service Cloud gut auskennen.

So aktivieren Sie die Einstellung, durch die der Zugriff auf die Integration eingeschränkt wird:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten beim Connector an (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce).
  2. Klicken Sie links oben auf der Seite auf das Menü und wählen Sie dann Benutzerverwaltung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Einschränken, welche Benutzer auf die Smartsheet for Salesforce-Integration zugreifen können.Zugriff in Salesforce einschränken
    Die E-Mail-Adresse einer Person, die zuvor Workflows erstellt hat, wird automatisch zur Liste der Benutzer hinzugefügt, die auf den Connector zugreifen dürfen. Bei Bedarf können Sie den Zugang zum Connector für diese Person einschränken, indem Sie ihre E-Mail-Adresse aus dieser Liste entfernen.
     
  4. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer hinzu, die Zugriff auf den Connector haben sollen.

Den Zugriff eines Benutzers auf den Connector entziehen

Smartsheet-Systemadministratoren und Connector-Administratoren können auch Connector-Benutzer löschen, indem sie rechts neben den Kontodaten dieser Person auf das Symbol Symbol löschen Symbol „Benutzer löschen“ klicken.

Sämtliche Benutzer, die aus der Liste entfernt wurden, können keine eigenen Workflows mehr erstellen oder diese bearbeiten.

Salesforce Connector-Benutzer

HINWEIS: Wenn ein Benutzer, der zuvor Workflows erstellt hatte, aus der Zugriffsliste entfernt wird, sind seine Workflows noch bis zu 10 Minuten aktiv. Danach werden sie automatisch deaktiviert.

Als Smartsheet-Systemadministrator können Sie auch Salesforce Connector-Verwalter und Salesforce-Benutzer in der Smartsheet-Anwendung verwalten. Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung über die Smartsheet-Anwendung finden Sie im Artikel Benutzer verwalten.


Berechtigungstypen in Smartsheet for Salesforce

Drei Arten von Benutzern können mit dem Connector interagieren:

  • Smartsheet-Systemadministratoren: Diese können Connector-Administratoren und Connector-Benutzer in der Smartsheet-Anwendung verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Verwalten von Benutzern. Systemadministratoren können auch über eine Einstellung den Zugriff auf die Integration einschränken.
  • Salesforce Connector-Verwalter: Ein eindeutiger Benutzertyp für die Integration, der eine Verbindung zwischen einer Salesforce-Organisation und dem Connector herstellen kann. Wenn ein Smartsheet-Systemadministrator die Einstellung der Zugriffsbeschränkungsliste aktiviert, können Salesforce Connector-Verwalter auch steuern, wer den Connector verwenden darf. Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkungsliste finden Sie unter Verwalten, wer auf den Connector zugreifen kann.
  • Salesforce Connector-Benutzer: Ein eindeutiger Benutzertyp für die Integration. Kann Workflows erstellen, die Informationen zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisieren.

Funktionen nach Berechtigungstyp

Verwenden Sie dieses Diagramm als Referenz für Funktionen basierend auf den Benutzertypen, die auf den Connector zugreifen können.

  Smartsheet-Systemadministrator Salesforce Connector-Verwalter Salesforce Connector-Benutzer
Workflows in Smartsheet for Salesforce erstellen Ja* Ja* Ja
Eigene Workflows bearbeiten Ja* Ja* Ja
Ihre eigenen Workflows deaktivieren Nein Nein Ja
Die Workflows aller Benutzer anzeigen Ja Ja Nein
Die Workflows aller anderen Benutzer deaktivieren Ja Ja Nein
Die Workflows aller anderen Benutzer aktivieren oder ausführen Nein Nein Nein
Jemanden zum Salesforce Connector-Benutzer machen Ja Ja Nein
Jemanden zum Salesforce Connector-Verwalter machen Ja Nein Nein
Die Einstellung zur Zugriffsbeschränkung aktivieren Ja Ja Nein
Personen zur Liste für die Zugriffsbeschränkung hinzufügen (nachdem Einschränkungen aktiviert wurden) Ja Ja Nein

*Smartsheet-Systemadministratoren und Connector-Verwalter können eigene Workflows erstellen und bearbeiten, wenn die Funktion für die Zugriffsbeschränkungsliste aktiviert ist. Wenn die Zugriffsbeschränkungsliste aktiviert ist, müssen sie die Rolle „Connector-Benutzer“ haben. Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkungsliste finden Sie unter Verwalten, wer auf den Connector zugreifen kann.


Abfragehäufigkeit festlegen

Abfragehäufigkeit anpassen, um Fehler bei der Ratenbegrenzung zu vermeiden

Administratoren können die Abfragehäufigkeit für Anfragen zwischen Smartsheet und Salesforce oder Service Cloud über den Connector festlegen. In den Salesforce- und Service Cloud-Anwendungen ist die Anzahl der automatischen Aktualisierungen von Informationen pro Minute beschränkt. Wenn diese Grenzwerte überschritten werden, geben aktivierte Workflows Fehler zurück und synchronisieren die Informationen erst in den folgenden Fällen:

  • Nachdem der Salesforce-Grenzwert entfernt wurde
    -ODER-
  • Nachdem die Abfragehäufigkeit auf ein längeres Intervall festgelegt wurde, so dass der Grenzwert nicht erreicht wird

HINWEIS: Workflows versuchen weiterhin, Daten zu synchronisieren. Daher müssen Sie keine weiteren Maßnahmen ergreifen, nachdem der Salesforce-Grenzwert entfernt oder die Abfragehäufigkeit angepasst wurde.

Benachrichtigungen zu Ratenbegrenzungen von den Salesforce- oder Service Cloud-Anwendungen erhalten

Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Benachrichtigungen zur API-Nutzung innerhalb von Salesforce oder Service Cloud finden Sie in der Salesforce-Hilfedokumentation. Mit Benachrichtigungen zur API-Nutzung können Administratoren in den Salesforce- oder Service Cloud-Anwendungen Benachrichtigungen erstellen, die an eine ausgewählte Gruppe von Benutzern gesendet werden, wenn bestimmte Schwellenwerte für API-Aufrufe erreicht wurden.

Abfragehäufigkeit festlegen

So ändern Sie die Abfragehäufigkeit innerhalb der Connectors:

  1. Wählen Sie das Menü oben links und dann Kontoverwaltung aus. 
  2. Wählen Sie neben Ihrer Organisation auf der rechten Seite die Option Einstellungen, um den Bereich „Abfragehäufigkeit“ zu öffnen.
    Salesforce-Einstellungen

Sie können dann eine bestimmte Rate in Sekunden für alle Workflows innerhalb Ihrer Organisation festlegen, um zu verhindern, dass Ihre Workflows die Beschränkungen der Anforderungen überschreiten.

Beziehungsfelder und Salesforce- oder Service Cloud-Ratenbegrenzungen

Salesforce und Service Cloud verwenden möglicherweise Feldtypen innerhalb eines Objekts, die sich auf andere Objekte beziehen, wie zum Beispiel Beziehungsfelder für die Suche (z. B. Kontoname im Kontoobjekt) und Polymorphe Beziehungsfelder (z. B. das Feld „Was“ eines Ereignisses).

WICHTIG: Wenn Sie im Connector Workflows erstellen, die diese Felder zuordnen, muss der Connector dieses Objekt und alle damit verbundenen Objekte prüfen. Dadurch wird die Anzahl der Anforderungen in Abhängigkeit von der Anzahl der mit dem zugeordneten Feld verbundenen Objekte multipliziert. Die Anpassung der Abfragehäufigkeit für weniger Anforderungen kann mögliche Fehler bei der Ratenbegrenzung verhindern.


Workflows erstellen und bearbeiten

Lesen Sie nach dem Einrichten des Connectors unseren Artikel Erstellen und Bearbeiten von Workflows, um detaillierte Informationen über den Synchronisierungsprozess zwischen den beiden Systemen zu erhalten.