Einrichtung und Verwaltung von Smartsheet Salesforce Connector

Smartsheet Salesforce Connector ist als Premium-Angebot erhältlich. Für Preisinformationen wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam.

Wenn Sie den Smartsheet Salesforce Connector für Ihren Plan erworben haben, melden Sie sich über die Schaltfläche unten an, um Workflows zwischen Smartsheet und Salesforce zu erstellen. 

Bei Smartsheet Salesforce Connector anmelden

Terminologie und Berechtigungsstufen 

• Verbindung: Das ist die Verknüpfung zwischen dem Salesforce Connector (z. B. Smartsheet) und einer bestimmten Salesforce-Umgebung.
• Workflow: Das ist die Verknüpfung, die im Salesforce Connector zwischen bestimmten Elementen innerhalb von Salesforce und einem Sheet in Smartsheet hergestellt wird. 

Drei Benutzertypen können mit Smartsheet Salesforce Connector interagieren:

• Smartsheet-Systemadmin: Verwaltet und schränkt Salesforce Connector-Verwalter und Salesforce Connector-Benutzer ein.
• Salesforce Connector-Verwalter: Stellt die Verbindung zwischen einer Salesforce-Instanz und dem Smartsheet Salesforce Connector her.
• Salesforce Connector-Benutzer: Erstellt Workflows, die Informationen zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisieren.

Informationen zu den Voraussetzungen für die Erstellung von Workflows mit Smartsheet Salesforce Connectorfinden Sie unter Workflows mit Smartsheet Salesforce Connector erstellen.

Funktionen nach Benutzertyp

Verwenden Sie dieses Diagramm als Referenz für die Funktionen, die Benutzern nach Benutzertyp, die auf den Connector zugreifen können, zur Verfügung stehen.

* Smartsheet-Systemadmins und Connector-Verwalter können Workflows frei erstellen und bearbeiten, wenn die Funktion Restrict Access (Zugriffsbeschränkung) deaktiviert ist. Wenn diese Funktion jedoch aktiviert ist, müssen diese Administratoren die Rolle „Connector-Benutzer“ innehaben, um diese Berechtigung zu behalten. Weitere Informationen zum Beschränken des Zugriffs auf den Smartsheet Salesforce Connector

Einrichtung der Verbindung

Um den Smartsheet Salesforce Connector zu verwenden, müssen Sie zunächst eine Verbindung zwischen Ihren Smartsheet- und Salesforce-Umgebungen einrichten, damit Benutzer Workflows erstellen können, die bestimmte Elemente in Smartsheet und Salesforce verbinden. 

Voraussetzungen

Um Smartsheet und Salesforce zu verbinden, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen. 

In Salesforce:

• Salesforce-Systemadministratorrolle
• API aktiviert
• Einrichtung und Konfiguration anzeigen
• Alle Daten anzeigen

In Smartsheet:

• Kostenpflichtiger Zugriff auf einen Smartsheet-Plan (Lizenz im alten Modell oder Mitglied im Benutzermodell).
• Smartsheet-Systemadministratorrolle (weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzertypen auf Kontoebene) oder Smartsheet Salesforce Connector-Administratorrolle (eine Rolle auf Kontoebene, die nur für Connectors gilt; weitere Informationen finden Sie unter Terminologie und Berechtigungsstufen).

Es ist zwar nur die Rolle „Smartsheet-Systemadministrator“ oder die Rolle „Smartsheet Salesforce Connector-Verwalter“ erforderlich, es wird jedoch empfohlen, beide Rollen innezuhaben, um den Connector einzurichten.

Anweisungen zur Verbindungseinrichtung

1. Melden Sie sich beim Smartsheet Salesforce Connector an. Wenn Sie aufgefordert werden, den Zugriff auf Ihr Smartsheet-Konto zu erlauben, wählen Sie Allow (Zulassen) aus.
    

2. Wählen Sie das Menüsymbol oben links auf der Seite und dann Account Admin (Kontoverwaltung) aus.

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3. Wählen Sie Register new Salesforce organization Geben Sie dann an, ob Sie eine Verbindung zu einer Salesforce-Organisation oder einer Salesforce-Sandbox-Organisation herstellen. In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass Sie eine Verbindung zu einer Salesforce-Organisation herstellen.
    

4. Die Salesforce-Anmeldeseite wird angezeigt. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Konto an (falls Sie nicht bereits angemeldet sind) und wählen Sie Allow (Zulassen) aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

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Sie befinden sich jetzt auf der Seite Smartsheet Salesforce Connector Account Admin (Smartsheet Salesforce Connector-Kontoverwaltung). Auf dieser Seite erhalten Sie Zugriff auf Tools, mit denen Sie Workflows zwischen Smartsheet und der Salesforce-Instanz erstellen und verwalten können. Der Name Ihrer Salesforce-Organisation wird auf der Seite Account Admin (Kontoverwaltung) angezeigt.

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Weitere Informationen zum Synchronisieren von Sheets in Smartsheet mit Salesforce-Daten finden Sie im Smartsheet-Hilfeartikel Workflows mit Smartsheet Salesforce Connector erstellen.

Zugriff auf Smartsheet Salesforce Connector beschränken

Ihre Fähigkeiten im Salesforce Connector hängen von den aktiven Einschränkungen und den Berechtigungen ab, die Sie in Smartsheet (z. B. Sheetfreigabeberechtigungen) und in Salesforce (z. B. Lese-/Schreibberechtigungen für Objekte) haben.

Um einen Workflow zwischen einem Salesforce-Objekt und einem Sheet in Smartsheet einzurichten, benötigen Sie mindestens Bearbeiter-Berechtigungen für das Sheet und Berechtigungen zum Lesen, Schreiben, Aktualisieren und Löschen für das Salesforce-Objekt.

So schränken Sie den Zugriff ein

Sie können einschränken, wer Workflows mit Salesforce Connector erstellen kann. Dazu muss der*die Smartsheet-Systemadmin / Salesforce-Admin die Einstellung Restrict Access (Zugriffsbeschränkung) aktivieren.

So aktivieren Sie die Einstellung Restrict Access (Zugriffsbeschränkung):

1. Verwenden Sie Ihre Smartsheet-Anmeldedaten, um sich beim Salesforce Connector anzumelden.
2. Wählen Sie links oben auf der Seite das Menüsymbol und dann User Management (Benutzerverwaltung) aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce Integration (Einschränken, welche Benutzer auf die Smartsheet-Integration für Salesforce zugreifen können) .

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   Die E-Mail-Adressen aller Personen, die zuvor Workflows erstellt haben, werden automatisch zur Liste der Benutzer hinzugefügt, die auf den Connector zugreifen dürfen. Bei Bedarf können Sie den Zugriff auf Salesforce Connector für diese Personen einschränken, indem Sie ihre E-Mail-Adressen aus dieser Liste entfernen.

4. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer hinzu, die Zugriff auf Salesforce Connector haben sollen.

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können nur Benutzer mit der Smartsheet-Berechtigung „Salesforce-Benutzer“ oder „Salesforce-Administrator“ auf Salesforce Connector zugreifen. Verwalten Sie diese Berechtigungsstufen über die Salesforce Connector-Benutzeroberfläche und die Smartsheet-Anwendung.  

Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung über die Smartsheet-Anwendung finden Sie im Admin Center-Artikel.

So entfernen Sie den Zugriff

Smartsheet-System-/Salesforce-Admins können auch Salesforce Connector-Benutzer entfernen, indem sie das Symbol Löschen rechts neben dem Benutzernamen auswählen.

Wenn Sie aus der Liste entfernt werden, können Sie keine Workflows mehr erstellen oder bearbeiten.

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Wenn Sie keinen Zugriff mehr haben, sind Ihre Workflows noch bis zu 10 Minuten aktiv. Nach dieser Zeit werden Ihre Workflows automatisch deaktiviert.

Abfragehäufigkeit

Sie können die Abfragehäufigkeit für Anforderungen zwischen Smartsheet und Salesforce anpassen. In Salesforce gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der automatischen Aktualisierungen von Informationen pro Minute. Wenn Sie diesen Grenzwert überschreiten, geben aktive Workflows Fehler zurück und synchronisieren keine Informationen. Um dieses Problem zu beheben, entfernen Sie die Salesforce-Beschränkung oder legen Sie die Abfragehäufigkeit auf ein längeres Intervall fest.

Sie können die Verbindung zwischen Smartsheet und Salesforce besser verwalten, indem Sie benutzerdefinierte API-Nutzungsbenachrichtigungen in Salesforce erstellen. Beachten Sie, dass Salesforce Feldtypen verwenden kann, die sich auf andere Objekte beziehen (z. B. Lookup Relationship Fields oder Polymorphe Beziehungsfelder), wodurch sich die Anzahl der Anforderungen erhöht, die vom Smartsheet Salesforce Connector an Salesforce gesendet werden.

Abfragehäufigkeit festlegen

So ändern Sie die Abfragehäufigkeit in Salesforce Connector:

1. Wählen Sie oben links das Menü und dann Account Admin (Kontoverwaltung) aus. 

2. Wählen Sie auf der rechten Seite Preferences aus, um den Bereich Polling Frequency neben Ihrer Organisation zu öffnen.
    

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Sie können dann eine bestimmte Rate (in Sekunden) für alle Workflows in Ihrer Organisation festlegen, um zu verhindern, dass sie das Anforderungslimit überschreiten.