Smartsheet for Outlook-Add-In

Das Smartsheet for Outlook-Add-In (zuvor als Smartsheet-App für Outlook bezeichnet) ermöglicht Ihnen die Erstellung und Bearbeitung von Smartsheet-Aufgaben sowie die Zusammenarbeit daran in Echtzeit, ohne dass Sie Ihren Outlook-Posteingang verlassen müssen. Sie können E-Mails und E-Mail-Anlagen an Zeilen oder Diskussionen in Ihrem Blatt für alle Ihre Mitarbeiter sichtbar anhängen, sodass diese Aktionen durchführen können.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol Berechtigungsanforderungen Personen mit Berechtigungen als Inhaber, Administrator oder Bearbeiter können mit dem Outlook-Add-In Kommentare zu Smartsheet-Elementen hinzufügen.

Symbol „Planverfügbarkeit“ Alle Plantypen.

Bevor Sie beginnen

Das Smartsheet for Outlook-Add-In funktioniert mit Outlook, wenn es in Verbindung mit einem unterstützten Microsoft-Konto verwendet wird.

Einige der unterstützten Outlook-Versionen sind: 

  • Outlook 2013 oder später für Windows
  • Outlook 2016 für Mac
  • Outlook für iOS
  • Outlook für Android
  • Outlook on the Web

Einige der unterstützten Kontotypen sind:

  • Outlook.com-Konten
  • Office 365 Business 
  • Office 365 Business Platinum
  • Office 365 Pro-Plus
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

HINWEIS: Systeme mit Microsoft Exchange vor Ort (lokal gehostet) werden nicht unterstützt.

 

Add-In installieren und Outlook mit Smartsheet verbinden

Um das Add-In zu verwenden, müssen Sie es zunächst aus dem Microsoft Office Store (https://store.office.com) herunterladen und installieren und es dann mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpfen. Sobald das Add-In installiert wurde (entweder durch Sie oder durch einen Administrator in Ihrem Microsoft-Konto), können Sie Ihr Outlook-Konto mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpfen.

HINWEIS: Sie müssen lediglich das Add-In von einem Gerät aus installieren. Wenn Sie es einmal installieren, wird es auch auf sämtlichen anderen Geräten installiert, an denen Sie angemeldet sind.

Das Add-In von einem Computer aus hinzufügen

So installieren Sie das Smartsheet for Outlook-Add-In von einem Computer aus:

  1. Navigieren Sie im Office Store zum Smartsheet for Outlook-Add-In und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit Ihrem unterstützten Microsoft-Konto an. (Es sollte sich hierbei um die E-Mail-Adresse handeln, die Sie bei Outlook verwenden.)

Von iOS oder Android aus installieren

So installieren Sie das Smartsheet for Outlook-Add-In von einem iOS- oder Android-Gerät aus:

  1. Wählen sie in der Outlook für iOS- oder Outlook für Android-App Einstellungen > Add-Ins aus.
  2. Tippen Sie auf das Plus-Symbol für Smartsheet.

Anweisungen zur Installation von Add-Ins finden Sie auch auf der Microsoft-Support-Seite unter Outlook for Mobile devices (Outlook für Mobilgeräte).

Ihre Outlook- und Smartsheet-Konten verbinden

So verbinden Sie Ihr Outlook-Konto mit Ihrem Smartsheet-Konto:

  1. Navigieren Sie im Web zu Outlook (https://outlook.office365.com/) und öffnen Sie die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendete E-Mail-Nachricht.
  2. Klicken Sie auf das Smartsheet-Logo Smartsheet-Logo rechts oben in der E-Mail-Nachricht, um den Smartsheet-Add-In-Bereich zu öffnen.

    Outlook for Web

    HINWEIS: Wenn Sie das Smartsheet-Logo nicht rechts oben in der E-Mail sehen, vergewissern Sie sich, dass Sie eine E-Mail geöffnet haben, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet wurde.

    Der Add-In-Bereich wird rechts im Outlook-Fenster angezeigt und Sie werden aufgefordert, die Installation von Smartsheet for Outlook zu genehmigen.
     
  3. Wählen Sie im Add-In-Bereich Installieren aus, um die Genehmigung zur Verbindung Ihres Smartsheet-Kontos zu erteilen.

    Outlook installieren
     
  4. Wählen Sie im Add-In-Bereich rechts im Outlook-Fenster Mit Smartsheet verbinden aus.
  5. Melden Sie sich im angezeigten Fenster an Ihrem Smartsheet-Konto an und klicken Sie auf Zulassen.

Fertig! Nachdem Sie es installiert und verknüpft haben, wird das Smartsheet for Outlook-Add-In im Startverzeichnis Ihres Smartsheet-Kontos angezeigt. Das Add-In ist auch sofort für Sie in sämtlichen anderen kompatiblen Versionen von Outlook verfügbar, bei denen Sie sich mit Ihrem unterstützten Microsoft-Konto angemeldet haben.

Das Smartsheet for Outlook-Add-In verwenden

Fügen Sie E-Mail-Nachrichten zu neuen oder bestehenden Zeilen in Ihrem Blatt hinzu, während Sie Arbeiten nachverfolgen, ohne dabei Ihren Outlook-Posteingang zu verlassen. Öffnen Sie Blätter von Outlook aus, um sofort Ihre Blattdaten in Smartsheet zu sehen.

Von verschiedenen Outlook-Versionen aus auf Smartsheet for Outlook zugreifen

Wenn Sie das Add-In installiert haben, ist es in jeder Version von Outlook verfügbar, die Sie mit Ihrem unterstützten Microsoft-E-Mail-Konto verwenden. Wie Sie E-Mail-Nachrichten mit dem Smartsheet for Outlook-Add-In zu Blättern hinzufügen, hängt von der von Ihnen verwendeten Outlook-Version ab.

Smartsheet for Outlook on the Web

So greifen Sie auf Smartsheet for Outlook on the Web zu:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail-Nachricht, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet wurde.
  2. Wählen Sie zum Anzeigen des Smartsheet-Bereichs in Outlook das Smartsheet-Logo Smartsheet-Logo oben rechts in der E-Mail aus.
    Outlook for Web
    In Abhängigkeit der Anzahl von Add-Ins, die Sie haben, müssen Sie vielleicht das Add-Ins-Caret in der E-Mail neben Ihren anderen Add-Ins und dann Smartsheet auswählen.

    Add-Ins-Caret

HINWEIS: Wenn Sie das Smartsheet for Outlook-Add-In nicht sehen, muss es möglicherweise installiert werden.

Smartsheet for Outlook 2013 oder neuer (Outlook 2016 auf dem Mac)

So greifen Sie über die Outlook-Desktop-Anwendung auf das Add-In zu:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet wurde.
  2. Wählen Sie rechts oben im Outlook-Fenster Zu Smartsheet hinzufügen aus.
    Outlook Desktop
    HINWEIS: Wenn Sie das Smartsheet for Outlook-Add-In nicht sehen, muss es möglicherweise installiert werden.

Smartsheet for Outlook auf iOS und Android

So greifen Sie über die Outlook-Anwendung unter iOS oder Android auf das Add-In zu:

  1. Tippen Sie auf eine E-Mail, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet wurde, um sie zu öffnen.
  2. Tippen Sie auf das Add-In-Symbol Add-In-Mobile, und tippen Sie dann auf das Smartsheet-Logo „Zu Smartsheet hinzufügen“.
  3. Wenn Sie das Smartsheet for Outlook-Add-In nicht sehen, muss es möglicherweise installiert werden.

E-Mails und E-Mail-Anlagen zu Zeilen hinzufügen

Fügen Sie E-Mails und ihre Anlagen zu neuen oder bestehenden Zeilen in Smartsheet hinzu:

Standardmäßig wird der Zeile ein neuer Kommentar mit dem Nachrichtentext der E-Mail hinzugefügt.

TIPP: Sie können auf den Namen des Blattes oben im Add-In-Bereich klicken, um ihn zu öffnen und daran in Smartsheet zu arbeiten. Das Blatt wird in einer neuen Registerkarte Ihres Browsers geöffnet.

So fügen Sie E-Mail-Informationen zu einem Blatt in Smartsheet hinzu:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet wurde.
  2. Wählen Sie das Smartsheet-Symbol im Outlook-Fenster aus. Dies variiert in Abhängigkeit der von Ihnen verwendeten Outlook-Version.
  3. Verwenden Sie in Outlook eine der folgenden Methoden, um das Blatt zu suchen und auszuwählen, zu dem Sie den Inhalt der E-Mail hinzufügen möchten:
    • Geben Sie oben im Add-In-Bereich den Namen des Blattes in das Suchfeld ein.
    • Navigieren Sie durch Ihr Smartsheet-Startverzeichnis unter dem Suchfeld im Add-In-Bereich.
  4. Sie haben folgende Optionen zum Hinzufügen des Inhalts Ihrer E-Mail zu einem Blatt:
    • Als neue Zeile hinzufügen – Um die E-Mail als neue Zeile unten in Ihrem Blatt hinzuzufügen, wählen Sie unten im Add-In-Bereich „Zeile hinzufügen“ aus.
    • Zu bestehender Zeile hinzufügen – Um die E-Mail zu einer bestehenden Zeile im Blatt hinzuzufügen, wählen Sie die Zeile im Add-In-Bereich aus.

      Die App wird aktualisiert und zeigt sämtliche existierenden Daten in der primären Spalte der Zeile. Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen, wird die primäre Spalte mit dem Betreff der E-Mail ausgefüllt.
  5. Klicken Sie unten rechts auf Speichern, wenn Sie fertig sind. Die Änderungen werden direkt auf das Blatt in Smartsheet angewendet.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie E-Mail-Informationen zu Blättern hinzufügen:

  • Wählen Sie Mehr anzeigen, um die anderen Spalten im Blatt zu überprüfen und sie wie gewünscht zu bearbeiten.
  • Standardmäßig wird der Zeile ein neuer Kommentar mit dem Nachrichtentext der E-Mail hinzugefügt. Sie können den Kommentar wie gewünscht bearbeiten.
  • Wenn Sie die E-Mail in einer Spalte anzeigen möchten, statt in einem Kommentar, kopieren Sie sie aus dem Kommentarfeld und fügen Sie sie in das entsprechende Feld ein. Löschen Sie dann die Informationen aus dem Kommentar.
  • Sämtliche E-Mail-Anlagen werden standardmäßig auch in die Zeile hochgeladen. Wenn Sie sie nicht einfügen möchten, heben Sie die Auswahl der Kontrollkästchen neben den Anlagennamen auf.
  • Sie können auf den Namen des Blattes oben im Add-In-Bereich klicken, um ihn zu öffnen und daran in Smartsheet zu arbeiten. Das Blatt wird in einem neuen Fenster Ihres Browsers geöffnet.

Bestehende Blätter von Outlook aus öffnen

Sie können in Outlook Blätter durchsuchen, die in Ihrem Smartsheet-Konto verfügbar sind, und diese in einem neuen Browser-Fenster öffnen. 

So öffnen Sie ein Blatt von Outlook aus:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail, die an das unterstützte Microsoft-Konto gesendet wurde, mit dem Smartsheet for Outlook verknüpft ist.
  2. Wählen Sie das Smartsheet-Symbol im Outlook-Fenster aus. Dies variiert in Abhängigkeit der von Ihnen verwendeten Outlook-Version.
  3. Verwenden Sie in Outlook eine der folgenden Methoden, um das Blatt zu suchen und auszuwählen, das Sie öffnen möchten:
    • Geben Sie oben im Add-In-Bereich den Namen des Blattes in das Suchfeld ein.
    • Navigieren Sie durch Ihr Smartsheet-Startverzeichnis unter dem Suchfeld im Add-In-Bereich.
       
    Wenn Sie das gewünschte Blatt ausgewählt haben, sehen Sie die Daten der primären Spalte dieses Blattes.
     
  4. Wählen Sie den Blattnamen oben im Add-In-Bereich aus. Dadurch wird das Blatt in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.

 


Smartsheet-Daten können nicht in Outlook bearbeitet werden

Einige Werte können über das Outlook-Add-In nicht in Ihrem Blatt aktualisiert werden, sondern müssen direkt in Ihren Blättern bearbeitet werden:

  • Sämtliche Zellen mit einer Formel.
  • Sämtliche Werte für das Enddatum oder die Dauer in Blättern mit aktivierten Abhängigkeiten. Beachten Sie, dass Sie die Werte für das Startdatum und die Dauer ändern können, um das Enddatum zu beeinflussen. (Siehe Abhängigkeiten aktivieren und Vorgänger verwenden für weitere Informationen zur Funktion für Abhängigkeiten.)
  • Sämtliche Kontaktlistenspalten, die mehrere Kontakte pro Zelle zulassen. (Mehr dazu finden Sie hier.)

Fehlerbehebung beim Smartsheet for Outlook-Add-In

Ich habe das Add-In installiert, aber das Smartsheet-Symbol wird in meinen Nachrichten nicht angezeigt.

  • Das Smartsheet-Symbol Smartsheet-Logo wird nur in E-Mails angezeigt, die an Ihre unterstützte Microsoft-E-Mail-Adresse gesendet werden. 
  • In Abhängigkeit der Anzahl von Add-Ins, die Sie haben, müssen Sie vielleicht das Add-Ins-Caret in der E-Mail neben Ihren anderen Add-Ins und dann Smartsheet auswählen, wenn Sie Outlook for Web verwenden.

Woher weiß ich, ob mein Microsoft-Konto unterstützt wird?

Sie können hier herausfinden, welche Microsoft-Konten unterstützt werden.

Wie kann ich herausfinden, welche Outlook-Version ich verwende?

Sie können anhand dieses Microsoft-Supportartikels herausfinden, welche Version von Outlook Sie verwenden.