Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet"

Один из инструментов управления контактами — список "Мои контакты Smartsheet". Это своего рода облачный каталог задач Smartsheet, где можно хранить адреса электронной почты коллег, с которыми вы будете сотрудничать в Smartsheet.

Чтобы просмотреть контакты в списке, на панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

Кому доступны ваши контакты Smartsheet

"Мои контакты Smartsheet" — ваш личный список, доступный только вам. Однако если назначить задачу одному из контактов или предоставить ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям с доступом к той же таблице.

Перед началом работы: форматирование CSV-файла

Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл. Затем добавьте в CSV-файл столбцы First Name, Last Name и Email Address. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

Пример формата CSV-файла:

First Name	Фамилия	Email Address
Мария	Иванова	mariya.ivanova@smartsheet.com
Владимир	Петров	vladimir.petrov@smartsheet.com
Иван	Борисов	ivan.borisov@smartsheet.com

Количество контактов не ограничено, но одновременно можно импортировать только 1000 контактов.

Добавление контактов в список "Мои контакты Smartsheet"

Пакетный импорт контактов

1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet. 
2. Выберите Импорт контактов. 
3. Выберите один из вариантов и выполните указанные действия:
   • Gmail
     1. Если появится приглашение для входа в Google, введите свои учётные данные Google. Затем нажмите Войти. В противном случае переходите к следующему шагу. 
     2. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите Импорт. 

• CSV (Outlook, Yahoo и т. д.)
  1. Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить.
  2. Выберите контакты, которые следует импортировать в Smartsheet, и нажмите Импорт.
• VCF (файл vCard)
  • Выберите файл vCard, нажмите кнопку Продолжить, а затем — Импорт.

Добавление контактов по отдельности

1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
2. Нажмите Добавить.
3. Введите имя и адрес электронной почты контакта.
4. Нажмите ОК.

Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к объекту Smartsheet

Когда вы предоставляете доступ к объектам Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес добавляется в список "Мои контакты Smartsheet" автоматически. 

Чтобы связать имя с адресом, сделайте следующее:

• Измените данные о контакте с помощью формы "Мои контакты Smartsheet" или
• Если вы находитесь в форме Совместный доступ к таблице или Совместный доступ к отчёту, добавьте контакт в список с помощью формы Выбрать контакты:
  1. В поле Пригласить соавторов нажмите значок Выбрать контакты. 
  2. В форме Выбрать контакты нажмите Добавить.
  3. Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите OK.

Изменение или удаление контактов

1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
2. В форме Мои контакты Smartsheet правой кнопкой мыши щёлкните контакт, который нужно изменить или удалить. 
3. Выберите один из указанных ниже вариантов.

• Изменить контакт: введите имя, связанное с адресом электронной почты.
• Удалить контакт: удалить контакт из списка контактов.
  • Удаление или изменение контакта в списке контактов не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах. Как переназначить задачи см. в статье Поиск и замена значений в таблице.

Вы не можете изменить адрес электронной почты контакта, только имя. Чтобы исправить адрес электронной почты, потребуется создать новый контакт для этого пользователя.

Экспорт контактов из списка "Мои контакты Smartsheet"

1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet. 
2. Выберите Экспортировать контакты > CSV.

Контакты из списка "Мои контакты Smartsheet" будут экспортированы в формате CSV в папку загрузок на компьютере.

Советы и рекомендации по использованию контактов

• Вы можете выбрать, какие контакты будут отображаться при вводе данных в ячейку.
• Чтобы использовать данные из всего списка контактов Smartsheet, в столбце Список контактов введите имя контакта в ячейку. Как только вы начнёте набирать текст, результаты появятся в списке контактов. 
  В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц нельзя.
• Администраторы групп в планах "Бизнес" и "Корпоративный" могут объединять контакты в группы. Это упрощает предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям.
• Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. В других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet.