Smartsheet Gov: Отчеты по данным из нескольких листов

Обзор

Отчеты по строкам позволяют объединить информацию о строках с нескольких листов. Например, если вы хотите увидеть все задачи, которые назначены вам, помечены как высокоприоритетные и не завершенные, и если вы хотите увидеть эти задачи на нескольких листах, вы можете сделать это с помощью отчета по строкам.

Отчет можно отправить, поделиться и опубликовать, как лист. Вы также можете редактировать и сортировать данные в отчете. Обратите внимание, что отчет отличается от листа тем, что в нем не хранится информация. Из-за этой разницы отчеты не входят в лимит листов по вашему плану.

Владелец отчета и администраторы могут редактировать критерии отчета в конструкторе отчетов.

• Чтобы редактировать данные в ячейках отчета, необходимо открыть общий доступ к отчету и исходным листам с правами редактора или выше.
• Чтобы просмотреть данные в ячейках отчета, необходимо открыть общий доступ к отчету и исходным листам с правами Viewer или выше. 

Постройте отчет по строкам

Шаг 1: Создание контейнера отчета

Вы создадите отчет в Конструкторе отчетов. Вот как это сделать.

1. Выберите вкладку Создать решение (плюс значок) на левой боковой панели.
2. Выберите плитку Report, а затем выберите Row Report.
3. Введите имя отчета, выберите "Отчет по строкам" и нажмите OK.

Ваш новый отчет будет создан в папке "Листы".

Шаг 2: Выберите критерии для включения в отчет

Постройте отчет, используя параметры критериев, доступные в Конструкторе отчетов.

Где?

выберите кнопку Где?, чтобы выбрать листы и рабочие пространства, которые необходимо включить в отчет. Из этого списка доступны листы, которые вы создали или которые были вам предоставлены.

Чтобы отчет автоматически включал новые листы, можно сослаться на всю рабочую область. При добавлении нового листа в рабочую область отчет будет ссылаться на него автоматически. Дополнительные сведения о рабочих пространствах см. на странице Управление элементами в рабочем пространстве.

Необходимо учитывать изложенные ниже моменты.

• Вы должны выбрать хотя бы один лист, папку или рабочую область на сайте Где?, прежде чем другие опции (Кто?, Что? и Когда?) станут доступны в построителе отчетов.
• Если вы выберете папку, новые листы, добавленные в эту папку после того, как вы ее выбрали , не будут включены в ваш отчет. Удалите папку с Where?, а затем добавьте ее обратно, чтобы включить новые добавленные листы.

Кто?

выберите кнопку Who?, чтобы выбрать людей, которых вы хотите видеть в отчете (например, Assigned To - Steve). выберите имя столбца, в который включены люди, которых вы хотите включить в отчет. Здесь можно выбрать столбцы с типом столбца Список контактов. На шаге 2 из 2 выберите имена людей, чьи задачи вы хотите видеть. (Дополнительные сведения о типах столбцов см. на сайте Типы столбцов.)

Вы можете сделать отчет более универсальным, выбрав Текущий пользователь в качестве критерия для Кто. Например, если вы планируете поделиться отчетом и хотите сделать так, чтобы человек, просматривающий отчет, видел назначенные ему задачи, выберите столбец Assigned To, а затем выберите Current user.

Что?

Выберите критерии отчета, на которых будут основываться результаты (например, % Полный равен 1-, где 1 означает 100 %).

Когда?

Выберите конкретную дату или диапазон дат для отображения (например, отобразите строки, в которых дата выполнения находится в ближайшие 7 дней). Из этого списка можно выбрать только столбцы типа Дата.

Шаг 3: Выберите, какая информация будет отображаться в отчете

Чтобы выбрать, какие столбцы листа будут отображаться в отчете, выберите Columns в форме Report Builder. Чтобы упорядочить столбцы, можно перетащить их в разные места листа. По умолчанию столбцы, которые вы используете для критериев отчета, автоматически добавляются в отчет вместе с основным столбцом и столбцом "Имя листа". Вы можете не отображать эти столбцы по умолчанию и добавить дополнительные столбцы, выбрав их названия.

Шаг 4: Запустите отчет и просмотрите его

выберите Сохранить, чтобы создать отчет.

Обратите внимание, что первый запуск отчета обычно занимает больше времени, чем последующие.

Закройте Конструктор отчетов, чтобы просмотреть отчет.

В отчете будет показано 500 строк на странице. Если критериям отчета соответствует более 500 строк, используйте кнопки Prev и Next в нижней части отчета для перемещения между страницами.

СОВЕТ: Если в отчете есть столбцы с датами, вы можете просмотреть данные в режиме просмотра Ганта и календаря. Для переключения между этими видами используйте кнопки Gantt View и Calendar View на левой панели инструментов.

Изменение существующего отчета

В существующем отчете откройте построитель отчетов, выбрав кнопку Report Builder в верхней части отчета.

Чтобы добавить или удалить столбцы в отчете, выделите правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите Добавить столбец или Удалить столбец.

Вот о чём нужно помнить, выполняя поиск.

• Форматирование (ячейки, цвет шрифта, цвет фона, жирный текст и т. д.), которое отображается в отчете, основано на форматировании исходного листа.
• Иерархии строк не отображаются в отчетах.
• Ячейки, содержащие формулы, не могут быть изменены из отчета.
• Если для листа включены зависимости:
  • Даты окончания для строк в этих листах нельзя редактировать в отчете, поскольку они рассчитываются автоматически на основе настроек зависимости. Вместо этого вы можете изменить Дату начала и Длительность в строке, чтобы автоматически пересчитать Дату окончания.
  • Дата начала любой задачи, которая управляется предшественником, не будет доступна для редактирования в отчете. Вместо этого можно изменить дату начала или продолжительность задачи-предшественницы, чтобы автоматически пересчитать даты, связанные с зависимыми задачами.

Дополнительные сведения см. в статье Справочного центра Включение зависимостей и использование предшественников.

Советы по работе с критериями отчета

Удаление критериев отчета

В существующем отчете откройте построитель отчетов, выбрав кнопку Report Builder в верхней части отчета.

выберите существующее значение, чтобы изменить его.

Чтобы удалить критерий отчета, наведите на него курсор и выберите кнопку удаления (x), которая появится справа от критерия.

Используйте несколько критериев

Чтобы добавить несколько критериев в любой раздел, снова выберите Кто, Что, или Когда. Например, в разделе Что вы можете установить такие критерии, как Приоритет высокий и Статус в работе.

Используйте операторы And и Or в разделах с несколькими критериями

По умолчанию при наличии нескольких критериев в разделе отображается оператор And: это означает, что строка должна соответствовать всем критериям, чтобы отобразиться в отчете. Выберите любой оператор и, чтобы изменить операторы на операторы или. В этом случае, если строка соответствует одному из критериев, она появится в отчете. Не существует способа смешивать операторы And и Or в одной секции.

Используйте операторы And и Or в разных разделах

По умолчанию операторы And располагаются между разделами Who, What, и When конструктора отчетов. Вы можете выбрать любой оператор And, чтобы изменить их все на Or, но вы не можете использовать между разделами смесь операторов And и Or.

Создайте условие "Не является"

Если вы хотите исключить информацию из отчета, воспользуйтесь флажком Исключить выбранные элементы. Например, если вы хотите отобразить строки, для которых столбец адреса не пуст, выберите условие is blank и установите флажок Exclude selected items.

Устранение проблем с отчетами

Поле "Кто" показывает неправильное число в скобках

Числа в круглых скобках, указанные рядом с именами контактов, означают количество раз, когда этот контакт появляется в столбцах списка контактов на выбранных листах. Если это число не совпадает с количеством строк, созданных отчетом, это может быть связано с тем, что имя контакта было набрано вручную в ячейках листов, а не выбрано из списка контактов Smartsheet.

Чтобы исправить это, откройте исходный лист и наведите курсор на имя члена команды в каждой ячейке. Если появится сообщение "Добавить контактную информацию", выберите ссылку и добавьте адрес электронной почты к имени контакта. При повторном запуске отчета число в скобках должно отображать ожидаемое количество строк.

Общий отчет отображается пустым

Отчеты будут выглядеть пустыми или содержать меньше информации, когда кто-то другой просматривает отчет, не имея доступа к базовым листам, на которых просматривается отчет. Отчет не дает доступа к листам, которые еще не были переданы кому-либо (Дополнительные сведения см. на сайте Share sheets, reports, and dashboards).

Если им не нужно редактировать данные в отчете, вы можете опубликовать отчет, чтобы отобразить его в формате, доступном только для чтения. При публикации не нужно предоставлять общий доступ к основным листам, чтобы данные были видны в опубликованной версии. См. Публикация отчета.

Столбцы в отчетах отображаются пустыми

Это может произойти, если столбцы, используемые в разделах "Кто", "Что" или "Когда" в построителе отчетов, изменили свои имена на базовом листе. Вы увидите [Имя столбца] - (столбец не найден), если столбец, настроенный в Построителе отчетов, не присутствует на листе.

Чтобы исправить ситуацию, обновите конструктор отчетов, указав на обновленное имя столбца, и удалите старое имя столбца.