Назначение задачи пользователям

В Smartsheet для назначения задач участникам рабочих групп можно использовать столбец типа «Список контактов». После назначения задач участникам вы можете отслеживать их в качестве ресурсов в представлениях ресурсов, а также отправлять им уведомления и напоминания с помощью функции «Оповещения и действия». Кроме того, этот столбец можно использовать для создания отчётов, в которых отображается список задач, назначенных определенному участнику рабочей группы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для создания или изменения столбца необходимо быть владельцем таблицы либо иметь доступ к ней с правами администратора на предоставление доступа. Также необходима лицензия Smartsheet. Дополнительные сведения о совместном доступе см. в статье Уровни разрешений совместного доступа. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Настройка столбца со списком контактов для назначения задач

Для назначения пользователям задач по работе с таблицей эта таблица должна содержать столбец типа «Список контактов». Если такого столбца в ней нет, добавьте его с помощью инструкций ниже.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Вставить 1 столбец справа или Вставить 1 столбец слева в зависимости от того, куда вы хотите добавить дополнительный столбец со списком контактов.

    Появится окно «Вставка столбца».

    Вставка столбца со списком контактов
  2. В поле имени введите название столбца (например, «Назначено»).
  3. Выберите тип столбца Список контактов.

    Если вы планируете назначать задачи нескольким пользователям одновременно, установите флажок, разрешающий использование нескольких контактов в одной ячейке

    ПРИМЕЧАНИЕ. В мобильном приложении количество контактов, которые можно добавить в столбце списка контактов, зависит от значения соответствующего параметра в классическом приложении, но настроить этот параметр в мобильном приложении нельзя.

    Чтобы в ячейки контактов в таблице было проще добавлять определённых пользователей, можно задать список Значения с предпочтительными контактами, и указанные здесь люди будут появляться при щелчке по стрелке раскрывающегося списка в ячейке. В качестве предпочтительных можно вводить имена с адресами электронной почты либо только имена или адреса.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Готово! В таблицу будет добавлен столбецСписок контактов. Теперь можно назначать задачи пользователям.

СОВЕТЫ

  • Для просмотра всех задач, назначенных определённому участнику рабочей группы, можно использовать фильтры или отчёты. Соответствующие инструкции см. в статье Просмотр назначенных задач.
  • Если у человека может быть несколько ролей в одной задаче, добавьте в таблицу несколько столбцов типа «Список контактов». Например, инженер отдела контроля качества может утверждать и отклонять запросы на утверждение результатов проверки сообщения разработчиками после того, как разработчики подтверждают, что им удалось воспроизвести ошибку, сообщение о которой было отправлено тестировщиком, указанным в другом столбце.

Назначение задачи нескольким пользователям

Если над задачей будет работать несколько человек, разрешите использование нескольких контактов в одной ячейке для столбца со списком контактов.  

Настроив столбец, введите имя существующего контакта в ячейку, а затем выберите из списка совпадений нужный контакт, чтобы добавить его в список назначенных для данной задачи.

Если в ячейке разрешено указывать несколько контактов, учитывайте приведённые ниже замечания.

  • Если разрешено использование нескольких контактов, каждый из них должен быть связан с адресом электронной почты. При вводе имени нового контакта в ячейку вам будет предложено ввести и его адрес электронной почты.
  • В ячейку можно добавить до 20 контактов.
  • Если разрешено использование нескольких контактов в каждой ячейке столбца назначенных ресурсов и в параметрах проекта задан процент распределения (параметр «Выделено %»), все указанные в ячейке ресурсы распределяются в соответствии с заданным процентным значением. Если нужно назначить людям одну и ту же задачу, но с разным процентным распределением с точки зрения управления ресурсами, можно указать эту задачу в нескольких строках таблицы и назначить её копии разным лицам. См. статью Управление ресурсами и их распределение.
  • Если распределение в столбце «Выделено %» не указано, всем ресурсам в столбце контактов автоматически назначается 100-процентное участие.

СОВЕТЫ

  • Для автоматической отправки уведомлений людям, которым назначены задачи, можно настроить оповещения. Дополнительные сведения см. в статье Автоматизация рабочих процессов с помощью оповещений и действий.
  • Когда несколько человек работает над несколькими частями одной задачи, можно создать подзадачи, сместив соответствующие строки под родительской задачей с помощью отступов, а затем назначить исполнителей для каждой из них. Дополнительные сведения см. в статье Иерархия: отступы и выступы строк.

Установка ограничения в один контакт на задачу

Если задача должна быть назначена только одному пользователю, не устанавливайте флажок Разрешить несколько контактов в одной ячейке, чтобы ограничить число записей в ячейке столбца списка контактов одним человеком. Например, в случае с запросами на утверждение можно сделать так, чтобы каждый этап рабочего процесса утверждался одним человеком (например, руководителем) и разные пользователи не перезаписывали утверждения друг друга.

СОВЕТЫ 

  • В столбцах с ограничением в один контакт для группировки задач по исполнителю в представлении карточек можно использовать список предпочитаемых контактов. Когда в одной ячейке разрешено несколько контактов, такая возможность недоступна. Дополнительные сведения о представлении карточек см. в статье Визуализация проекта с помощью представления карточек.
  • Если один человек может работать над несколькими частями задачи, в таблицу можно добавить несколько столбцов с контактами. Например, в проекте по контролю качества программного обеспечения можно добавить по одному столбцу со списком контактов для ролей «Тестировщик ПО» и «Утверждающий руководитель».

Выбор контактов, появляющихся при вводе текста в ячейку

При вводе имени или адреса электронной почты в ячейку столбца со списком контактов отображаются имена следующих категорий пользователей:

  • предпочитаемые контакты, заданные в поле Значения окна «Вставка столбца» или «Редактирование свойств столбца»;
  • все соавторы, которым предоставлен доступ к таблице;
  • все прочие контакты и адреса электронной почты, назначенные другим строкам таблицы;
  • люди из вашего личного списка контактов Smartsheet (дополнительные сведения об этом см. здесь );
  • если вы входите в состав многопользовательской учётной записи — другие пользователи этой учётной записи (дополнительные сведения об управлении пользователями см. здесь).

Добавление контактов в окно выбора с автозаполнением

Если при вводе имени или адреса электронной почты не появляются предложения из списка контактов, это значит, что в списке контактов нет пользователя, соответствующего введённому тексту. Чтобы добавить его в столбец списка контактов, щёлкните по стрелке раскрывающегося списка в ячейке, выберите Добавить и введите имя и адрес электронной почты; после этого данный контакт можно будет назначить строке. Вы также можете отредактировать свойства столбца и добавить нужный контакт в список предпочитаемых.

«умное» добавление контакта, полоса «салли»

Удаление дубликатов из списка контактов

Иногда при вводе имени или адреса электронной почты в ячейку отображаются дубликаты контактов. Чтобы удалить имена или адреса электронной почты из списка контактов, удалите их из списка предпочитаемых контактов и из остальных ячеек столбца. 

Если в ячейке все равно отображаются дубликаты, возможно, имя, заданное для пользователя в вашем личном списке контактов Smartsheet, не совпадает с именем, которое этот пользователь связал со своим личным профилем. Сведения о том, как сделать так, чтобы имена в вашем списке контактов всегда совпадали с именами в профилях соответствующих пользователей, см. в статьях Управление контактами в списке «Мои контакты Smartsheet» и Управление личным профилем.

ПРИМЕЧАНИЕ. Удалить из списка контактов соавторов, которым предоставлен доступ, нельзя.

Вам помогла эта статья?
ДаНет

Возникли вопросы? Мы будем рады вам помочь.

Чат в реальном времени