Назначение задачи пользователям

Применить к

Smartsheet
- Individual
- Business
- Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Для добавления и изменения столбцов необходимы разрешения уровня владельца или администратора таблицы. Также для этого нужна лицензия Smartsheet. Дополнительные сведения о совместном доступе см. в статье Уровни разрешений совместного доступа. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.

Для назначения задач участникам рабочей группы в Smartsheet можно использовать тип столбца "Список контактов". Назначив задачи участникам рабочей группы, вы можете отслеживать исполнителей в представлениях ресурсов и отправлять им уведомления и напоминания с помощью оповещений и действий. Также этот столбец можно использовать для создания отчётов о задачах, назначенных конкретным участникам.


Настройка столбца со списком контактов для назначения задач

Чтобы назначить пользователям задачи в таблице, таблица должна содержать столбец со списком контактов. Если такого столбца нет, его необходимо добавить с помощью перечисленных ниже действий.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Вставить 1 столбец справа или Вставить 1 столбец слева в зависимости от того, где нужно добавить столбец со списком контактов.

    Появится окно "Вставить столбец".

    Вставка столбца со списком контактов
  2. В поле "Имя столбца" введите имя столбца (например, "Назначено").
  3. Выберите тип столбца Список контактов.

    Если некоторые задачи необходимо назначить нескольким пользователям, установите флажок в поле Разрешить добавление в ячейку нескольких контактов

    ПРИМЕЧАНИЕ. В мобильном приложении в столбцы со списками контактов можно добавлять один или несколько контактов в зависимости от параметра, выбранного в настольном приложении; в мобильном приложении изменить этот параметр невозможно.

    Чтобы упростить добавление пользователей в ячейки таблицы, можно создать список предпочитаемых контактов в разделе Значения. Указанные контакты будут отображаться по щелчку на стрелке раскрывающегося списка в ячейке. В качестве предпочитаемого значения можно указать полный контакт (имя и адрес электронной почты), только имя или только адрес электронной почты.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Вот и всё! В таблицу будет вставлен столбец со списком контактов. Теперь вы можете назначать задачи пользователям.

СОВЕТЫ.

  • С помощью фильтров и отчётов можно просматривать задачи, назначенные определённым участникам рабочей группы. Дополнительные сведения см. в статье Просмотр назначенных задач.
  • Если пользователям присвоены разные роли в связи с каждой задачей, необходимо использовать несколько столбцов со списками контактов. Например, инженер контроля качества может утвердить или отклонить запрос на проверку после подтверждения возможности воспроизвести ошибку, обнаруженную тестировщиком контроля качества, который указан в другом столбце.
  • Поскольку поле списка контактов не используется для управления ресурсами, вы можете создать формулу для автоматического назначения задач пользователям в зависимости от условий. Например, с помощью формулы VLOOKUP можно отправить руководителю отдела задачу, которая требует его утверждения. Подробные сведения о создании формул в см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.

Назначение задач нескольким пользователям

Если над задачей должны работать несколько пользователей, необходимо разрешить добавление в ячейку нескольких контактов в столбце со списком контактов.  

После настройки столбца начните вводить имя существующего контакта в ячейку, чтобы открыть список похожих контактов и выбрать из них тот, которому необходимо назначить задачу.

При использовании нескольких контактов в ячейке следует учитывать приведённые ниже соображения.

  • Если разрешено использование нескольких контактов, каждому из них должен соответствовать адрес электронной почты. При вводе в ячейку имени нового контакта появится подсказка о необходимости указать адрес электронной почты.
  • В одну ячейку можно добавить до 20 контактов.
  • Если в столбце "Назначенный ресурс" разрешено использование нескольких контактов, а в параметрах проекта настроен столбец "Выделено %", ресурсы в ячейке будут выделены в соответствии с указанным значением. Если нужно назначить нескольким пользователям одну и ту же задачу, но с разным распределением, можно указать её в нескольких строках таблицы и назначить эти копии разным лицам. См. статью Управление ресурсами и их распределение.
  • Если не задать значение в столбце "Выделено %", все пользователи, указанные в столбце контактов, получат 100 % ресурсов.
  • При создании отчётов столбцы со списками контактов с одиночным и множественным выбором воспринимаются как разные типы столбцов. Это может привести к неожиданным результатам при извлечении данных из нескольких таких столбцов. Дополнительные сведения см. в статье Создание отчёта на основе данных из нескольких таблиц.

СОВЕТЫ.

Ограничение назначаемых исполнителей до одного контакта

Если задачу должен выполнять один человек, настройте в столбце контактов одиночный выбор, сняв флажок в поле Разрешить добавление в ячейку нескольких контактов. Например, при отправке запроса утверждения целесообразно сделать ответственным за все этапы процесса одно и то же лицо (скажем, менеджера), чтобы несколько контактов не заменяли утверждения друг друга.

СОВЕТЫ. 

  • Столбец контактов с одиночным выбором позволяет использовать список предпочтительных контактов для группировки задач по исполнителю, переключившись в представление карточек. Эта возможность отсутствует, если разрешено использование нескольких контактов. Дополнительные сведения о представлении карточек см. в статье Визуализация проекта с помощью представления карточек.
  • Если пользователи работают над разными частями задачи, можно добавить в таблицу несколько столбцов контактов. Например, в проекте по контролю качества ПО разумно использовать разные столбцы контактов для инженеров-тестировщиков ПО и утверждающих менеджеров.

Управление контактами, которые отображаются при вводе данных в ячейку

Когда вы начинаете вводить имя или адрес электронной почты в ячейке столбца со списком контактов, открывается список имен, в котором представлены:

  • все предпочтительные контакты (указанные в поле Значения формы "Вставить столбец" или "Изменить столбец";
  • все соавторы, которым предоставлен доступ к таблице;
  • все другие контакты или адреса электронной почты, которым были назначены другие строки таблицы;
  • пользователи из вашего личного списка контактов Smartsheet (дополнительные сведения об этом см. здесь);
  • для пользователей учётной записи с планом "Бизнес" или "Корпоративный" — другие пользователи этой же учётной записи (дополнительные сведения об Управлении пользователями доступны здесь).

Добавление контактов в список автозаполнения

Если вы начали вводить имя или адрес и не видите списка предлагаемых вариантов, это означает, что в списке контактов нет контакта, соответствующего набранным символам. Чтобы добавить имя и адрес электронной почты контакта в список, а затем назначить его строке, щёлкните стрелку раскрывающегося списка в ячейке и выберите пункт Добавить. Вы также можете добавить контакт в список предпочтительных контактов, внеся соответствующие изменения в свойства столбца.

мария иванова добавить

Удаление дублирующихся контактов из списка

При вводе имени или адреса электронной почты вы можете заметить дублирующиеся значения. Чтобы удалить имена или адреса электронной почты из списка контактов, удалите их из предпочтительных контактов и остальных ячеек столбца. 

Если дублирующийся контакт остался, возможно, имя в вашем личном списке контактов Smartsheet не совпадает с именем, которое указано в его личном профиле. Дополнительные сведения о том, как обеспечить соответствие имён в списке контактов именам в профилях, см. в статьях Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet" и Управление личным профилем.

Соавторов, которым предоставлен доступ, нельзя удалить из списка контактов.