Назначить людей на выполнение задания

Настройте колонку списка контактов для назначения

Назначайте задачи из таблицы сотрудникам из столбца контактов. Если в нем нет колонки "Список контактов", ее можно вставить, выполнив следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на имени любого столбца и выберите Insert Column Right или Insert Column Left.
2. Откроется окно Новый столбец.
3. Введите название столбца в поле Name (например, "Assigned To").

4. Столбец типа "Список контактов"

   Если у вас есть задачи, которые нужно назначить нескольким людям, отметьте Разрешить несколько контактов в одной ячейке. 

    

   В мобильном приложении вы сможете добавить один или несколько контактов в колонку списка контактов в зависимости от того, какая опция была установлена в веб-приложении; однако в мобильном приложении эту опцию установить нельзя.

    

   Чтобы упростить добавление определенных людей в ячейки с контактами на листе, вы можете ввести список предпочтительных контактов в поле "Добавить контакты" - люди, которых вы здесь укажете, будут появляться, когда вы нажмете стрелку выпадающего списка в ячейке. 

5. Нажмите кнопку ОК.

Вот и все! Столбец "Список контактов" будет вставлен в ваш лист. Теперь вы можете назначать людей на задания.

• Вы можете создавать фильтры или строить отчеты, чтобы увидеть все задачи, назначенные конкретным членам команды. Подробнее о просмотре назначенных заданий.
• Вставьте несколько столбцов списка контактов, когда люди имеют разные роли, связанные с каждой задачей. 
• Вы можете создавать оповещения для автоматической отправки уведомлений и запросов людям, которым назначены задачи. Узнайте, как на сайте автоматизировать свою работу с помощью оповещений и действий.
• Если поле списка контактов не используется для управления ресурсами, вы можете создать формулу, которая будет автоматически назначать людей на задачи в зависимости от условий. Например, назначьте руководителя отдела на задачу, которая требует его одобрения, с помощью формул INDEX и MATCH. Узнайте, как создавать и редактировать формулы в Smartsheet и создавать комбинации формул для межлистовых ссылок.
• Вы также можете использовать рабочие процессы для автоматического добавления контактов в ячейку. Чтобы назначить пользователей в рамках автоматизированного рабочего процесса, выполните указанные действия.

Новые возможности: назначение задач нескольким пользователям

Если вы хотите, чтобы над задачей работало несколько человек, настройте столбец "Список контактов" на "Разрешить несколько контактов в одной ячейке".  

Когда столбец настроен, введите имя существующего контакта в ячейку, чтобы отобразить список подходящих контактов, затем выберите нужный контакт, чтобы добавить его в список контактов, назначенных для задачи.

При работе с несколькими контактами в ячейке помните о следующем:

• Каждый контакт должен быть связан с адресом электронной почты. Если вы введете в ячейку имя нового контакта, вам будет предложено ввести и его адрес электронной почты.
• В каждую ячейку можно добавить до 20 контактов.
• Столбцы с несколькими контактами нельзя использовать для группировки в отчете. Подробнее о настройке группировки для организации результатов в построителе отчетов.

Кроме того, представление ресурсов позволяет понять, в каких отделах организации имеется избыток или недостаток ресурсов, определять, могут ли сотрудники взять на себя новые задачи, а также прогнозировать кадровые потребности и принимать информированные решения о подборе персонала.

Ограничение назначения одному контакту

Если задача должна быть назначена только одному человеку, ограничьте столбец "Контакты" одним контактом, сняв флажок "Разрешить несколько контактов в одной ячейке" . Например, в запросе на утверждение вы хотите убедиться, что только один человек, например руководитель, утверждает каждый шаг процесса, чтобы несколько контактов не перезаписывали утверждения друг друга.

• Благодаря колонке "Один контакт" вы можете использовать список контактов для группировки задач по назначению, если вы переключитесь на режим просмотра карточек.Подробнее об использовании представления карточек.
• Колонки отдельных контактов также можно использовать для группировки в отчете. 
• Вы можете добавить несколько колонок контактов, если люди работают над разными частями каждой задачи.

Вы можете выбрать, какие контакты будут отображаться при вводе данных в ячейку.

Когда вы вводите имя или адрес электронной почты в столбце списка контактов, отображаются следующие имена:

• Любые предпочтительные значения контактов, которые вы задали в окне свойств столбца.
• Все соавторы поделились на лист.
• Любые другие контакты или адреса электронной почты, которые были назначены другим строкам листа.
• Люди из вашего личного списка контактов Smartsheet. 
• Если ваша учетная запись является частью тарифного плана Business или Enterprise, то все остальные люди, которые являются частью этого плана. Подробнее больше о добавлении пользователей.

Добавьте контакты в подборщик автопредложений

Если вы начинаете вводить имя или адрес электронной почты и не видите автопредложения списка контактов, значит, в вашем списке контактов нет контактов, соответствующих введенному вами значению. Чтобы добавить их в столбец "Список контактов", щелкните стрелку выпадающего списка в ячейке и выберите Добавить новый, чтобы добавить имя контакта и адрес электронной почты в список и назначить их строке. Вы также можете изменить свойства столбцов, чтобы добавить их к предпочтительным значениям контактов.

Удаление дубликатов контактов из списка контактов

При вводе имени или адреса электронной почты в ячейку иногда появляются дубликаты контактов. Чтобы удалить имена или адреса электронной почты из списка контактов, удалите их из предпочтительных значений контактов и других ячеек в столбце. 

Если вы все еще видите дублирующиеся значения контактов, возможно, имя, которое вы задали для контакта в личном кабинете Smartsheet Contacts, не совпадает с именем, которое он связал со своим личным профилем. См. управление контактами в списке контактов моего Smartsheet и управление личным профилем, чтобы убедиться, что имя в контактах совпадает с именем в их профиле.

Вы не сможете удалить общих соавторов из списка контактов.