Настройка политики сохранения данных

Применить к

Smartsheet Advance Package

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Системные администраторы могут настраивать политику сохранения данных.
 

Политика сохранения данных позволяет управлять сохранением данных в организации в соответствии со стандартами и нормативными требованиями, а также удалением уже ненужных данных.

Используйте средства управления, чтобы настроить политику сохранения данных и указать, какую информацию нужно сохранять, а какую — удалять.

Создать можно только одну политику, но вы вправе назначить её любому количеству групп. В настоящее время условия политики распространяются только на таблицы и вложения. Политика может применяться к таблицам, созданным или изменённым раньше указанной даты.

Когда политика настроена и активирована, она работает в фоновом режиме и проверяет, соответствуют ли хранимые данные вашим требованиям.

При обнаружении таблиц или вложений, нарушающих политику, их владельцам отправляется уведомление о том, что данные не отвечают критериям и будут удалены, если не принять меры. Если владелец не вносит необходимые изменения, таблица удаляется, а он получает уведомление об этом.

Настройка политики сохранения данных

Выполните следующие действия:

  1. Войдите в Центр администрирования.
  2. Выберите Средства управления и на плитке Политика сохранения данных нажмите Настроить.
  3. Затем следуйте инструкциям на экране, чтобы задать условия:
    • установите даты создания и последнего изменения;
    • укажите, как часто требуется запускать политику, насколько заранее отправлять уведомления и на какие группы будут распространяться правила.
  4. Нажмите Сохранить и включить, чтобы активировать политику.

Включить и отключить политику можно в любой момент в меню "Средства управления". 

Чтобы изменить политику сохранения данных, сделайте следующее: 

  • в Центре администрирования выберите Средства управления и нажмите Редактировать политику.

После внесения изменений сканирование происходит согласно обновлённому графику.  Кроме того, отсчёт времени начинается заново, а включённые группы добавляются или удаляются. 

Политику сохранения данных можно изменить или отключить, но удалить её нельзя. 

Восстановление удалённых элементов

Владельцы могут восстанавливать таблицы, пока они ещё не удалены политикой окончательно. 

Чтобы восстановить удалённый элемент, выполните одно из следующих действий:

  • переместите таблицу из папки удалённых элементов; 
  • откройте и измените таблицу, а затем сохраните её.