Настройка политики сохранения данных

Применить к

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Системные администраторы могут настраивать политику сохранения данных.
 

Политика сохранения данных определяет, как организация сохраняет информацию для соблюдения норм и законов, а также удаляет её, когда она больше не нужна. 

Используйте средства управления, чтобы настроить политику сохранения данных и указать, какую информацию нужно сохранять и удалять. 

Создать можно только одну политику, но вы вправе назначить её любому количеству групп. В настоящее время условия политики распространяются только на таблицы. Политика может применяться к таблицам, созданным или изменённым раньше указанной даты. 

Когда политика настроена и активирована, она работает в фоновом режиме и проверяет, соответствуют ли хранимые данные вашим требованиям. Если обнаруживаются таблицы, нарушающие политику, их владельцы получают уведомление о том, что данные не отвечают критериям и будут удалены, если они не примут меры. Если владелец ничего не делает, таблица удаляется, а он получает уведомление об этом. 

Настройка политики сохранения данных

Выполните следующие действия:

  1. Войдите в Центр администрирования.
  2. Выберите Средства управления и на плитке Политика сохранения данных нажмите Настроить
  3. Затем следуйте инструкциям на экране, чтобы задать условия: 
    • установите даты создания и последнего изменения;
    • укажите, как часто требуется запускать политику, насколько заранее отправлять уведомления и на какие группы будут распространяться правила.
  4. Нажмите Сохранить и включить, чтобы активировать политику. 

Включить и отключить политику можно в любой момент в меню «Средства управления». 

Чтобы изменить политику сохранения данных, сделайте следующее:

  • в Центре администрирования выберите Средства управления и нажмите Редактировать политику.

После внесения изменений сканирование происходит согласно обновлённому графику. Кроме того, отсчёт времени начинается заново, а включённые группы добавляются или удаляются. 

Политику сохранения данных можно изменить или отключить, но удалить её нельзя. 

Восстановление удалённых элементов

Владельцы могут восстанавливать таблицы, пока они ещё не удалены политикой окончательно. 

Чтобы восстановить удалённый элемент, выполните одно из следующих действий:

  • переместите таблицу из папки удалённых элементов;
  • откройте и измените таблицу, а затем сохраните её.